Iniciar un negocio en España es una aventura emocionante llena de oportunidades, pero también requiere una cuidadosa preparación y conocimiento de los requisitos legales y trámites administrativos.
Este proceso puede variar significativamente dependiendo del tipo de negocio que se desea establecer, la localización del mismo y la forma jurídica elegida.
En otros artículos, ya explicamos en detalle los requisitos para abrir un local comercial o qué hacer para empezar un negocio desde 0. En el artículo de hoy, no obstante, nos centraremos en los requisitos y trámites necesarios para abrir un negocio en lo que a la tramitación de la forma jurídica se refiere, asumiendo que la forma que se elije es la de la SL (Sociedad Limitada).
Abarcaremos desde los requisitos iniciales, como qué modelos hay que cumplimentar o cuánto cuesta abrir la empresa o negocio, hasta trámites más específicos como la inscripción en el Registro Mercantil y la gestión de los libros de sociedades.
No obstante, lo más recomendable es que consultes tu situación específica con un abogado e incluso que delegues todos los trámites de la constitución de la empresa en una gestoría. Te ahorrará mucho tiempo, errores y posibles sanciones.
Sin más dilación, empecemos.
Abrir un negocio o empresa en España – Índice
- Cuánto dinero se necesita para abrir un negocio en España.
- Cómo abrir un negocio: Paso a paso.
- Requisitos para abrir un negocio
- Resumen: Qué se necesita entonces para abrir un negocio
Cuánto dinero se necesita para abrir un negocio en España
A día de hoy, abrir una SL (Sociedad Limitada)/ negocio en España puede costar entre 200 y 500 euros en concepto de gastos administrativos y registro notarial, y además, necesitarás como mínimo unos 3.000 euros más de dinero en efectivo o en otro tipo de activos para poder abrirla, que es la cantidad mínima de capital social requerida para la apertura de una sociedad.
A todo esto tienes que sumarle entre 200 y hasta 1.000 euros en concepto de honorarios si decides delegar la apertura y todos los trámites en una gestoría.
El desglose de gastos se quedaría de la siguiente forma:
- Notaría: Entre 100 y 400 euros, aunque la cuantía total dependerá del capital social aportado. Cuanto más capital social aportes, mayores serán los honorarios que cobrará la notaría.
- Gastos administrativos: Entre 30 y 100 euros. Se incluyen, por ejemplo, la certificación negativa del nombre de la empresa o la obtención del certificado electrónico, entre otros.
- Honorarios de la gestoría: En caso de que decidieses delegar la apertura de la empresa en una gestoría. El coste es de entre 200 y 1.000 euros.
Aunque España no es el país en el que más sencillo resulte abrir un negocio en cuanto a trámites y gestiones con las administraciones públicas, la situación ha mejorado bastante en la última decada.
Cómo abrir un negocio: Paso a paso
Abrir una Sociedad Limitada (SL) en España es un proceso que involucra varios pasos legales y administrativos. No es un proceso sencillo, por lo que aconsejamos que, o bien te asesores con un gestor especializado o bien delegues la constitución de la empresa en una gestoría.
En resumen, los pasos necesarios para abrir un negocio en España son los siguientes:
- Obtención de la certificación negativa del nombre de la empresa.
- Redacción de los estatutos sociales.
- Cumplimentación del modelo 036 (alta en el ROI y obtención del NIF definitivo).
- Acta de constitución de la empresa (ante notario).
- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), si procede.
- Alta como autónomo.
- Registro de la empresa en el registro mercantil.
- Libros de sociedades.
- Obtención del certificado electrónico.
- Apertura de una cuenta bancaria y depósito del capital social.
Certificación negativa del nombre de la empresa
La certificación negativa del nombre es el primer paso al abrir una Sociedad Limitada en España.
Este documento acredita que el nombre elegido para la empresa no está ya en uso o registrado por otra entidad.
Para obtenerlo, debes dirigirte al Registro Mercantil, donde realizarás una solicitud para verificar la exclusividad del nombre deseado. En la solicitud, tendrás que proporcionar 5 nombres posibles para tu empresa.
Es fundamental elegir un nombre único, epresentativo de tu negocio, que no sea demasiado genérico y que no sea fácilmente confundible con otros nombres de empresas o marcas conocidas.
Si alguno o todos los nombres que proporcionaste en la solicitud no están ya en uso o no incumplen con ninguna normativa, recibirás la certificación negativa del nombre de la empresa (que certifica que el nombre elegido está libre).
El proceso puede realizarse en línea a través de la página web del Registro Mercantil.
Modelo 036
El modelo 036 es un formulario administrativo mediante el cual se solicita el alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, obteniendo así el Número de Identificación Fiscal (NIF) definitivo de la empresa. Básicamente, es el trámite administrativo para declarar el inicio de actividad de la empresa y solicitar el NIF definitivo.
Además, el modelo 036 sirve para inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), vital para las empresas que realizarán operaciones dentro de la Unión Europea.
Este trámite puede realizarse electrónicamente a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Alta como autónomo societario
El alta como autónomo societario es un requisito para aquellos socios de una Sociedad Limitada que tengan control efectivo de la empresa (por lo general, más del 25% del capital social, aunque es un tema más complejo y hay más casuísticas y casos estipulados) y/o desempeñen funciones de dirección y gestión.
Este estatus especial dentro del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) implica la obligación de cotizar a la Seguridad Social.
El proceso de alta requiere la inscripción en el RETA a través de la Tesorería General de la Seguridad Social, presentando el modelo TA.0521 y documentación que acredite la condición de socio y la actividad a realizar.
Una vez estés inscrito, tendrás la obligación de pagar la cuota de autónomos mensualmente. Hasta hace poco, exactamente hasta 2020, los autónomos societarios no tenían derecho a acogerse a las bonificaciones de la cuota, no obstante, el Tribunal Supremo dictó varias sentencias que sentaron jurisprudencia al respecto.
Desde entonces, los autónomos societarios pueden acogerse a la reducción de la cuota mensual a la que pueden acogerse el resto de autónomos.
Redacción de los estatus sociales
Los estatutos sociales son el corazón normativo de cualquier Sociedad Limitada, estableciendo las reglas bajo las cuales operará tu empresa.
La redacción de estos estatutos requiere una atención meticulosa a los detalles, pues en ellos se definen aspectos cruciales como la distribución del capital social, la organización interna, los derechos y obligaciones de los socios, y las directrices para la toma de decisiones.
Es recomendable que este documento se elabore con la ayuda de un asesor legal o gestor especializado, para garantizar que cumpla con la legislación española vigente y con las necesidades específicas de tu negocio.
Los estatutos sociales deben ser firmados por todos los socios fundadores ante notario, como parte del acta de constitución de la empresa, lo que oficializa la estructura y funcionamiento de tu negocio ante la ley.
Acta de constitución de la empresa (ante notario)
Este acto notarial oficializa la existencia de tu empresa, mediante el cual los socios fundadores firman la escritura de constitución, incluyendo los estatutos sociales previamente redactados.
Este documento debe contener información esencial como la identidad de los socios, el capital social suscrito, la distribución de participaciones, y la descripción de la actividad empresarial a realizar, entre otros.
Es el paso previo y necesario a la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.
Así, tras la firma, por lo general, el notario se encarga de inscribir la empresa en el Registro Mercantil y, a partir de entonces, se obtiene la personalidad jurídica y la entidad se considera constituida a efectos legales.
Registro de la empresa en el Registro Mercantil
Por lo general, la notaría es la que se encargará de registrar a la empresa en el Registro Mercantil una vez se haya firmado el acta de constitución.
De lo contrario, se trata de un trámite que puede ser realizado por los propios socios.
Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
El Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es un impuesto municipal que grava el ejercicio de actividades empresariales o profesionales. El IAE también sirve también tiene utilidad censal para las autoridades públicas, sirviendo como una especie de censo.
Básicamente, se trata de una división y clasificación detallada de las distintas actividades económicas existentes. Tendrás que buscar qué clasificación (denominado como epígrafe) es en la que se ha clasificado a tu actividad y darte de alta en el mismo.
Es obligatorio declarar el inicio de operaciones mediante el alta en el IAE tanto para personas físicas como para personas jurídicas (para empresas) independientemente de las cantidades que se hayan o vayan a facturar. Además, tendrás la obligación de dar de alta a tu empresa en el epígrafe correspondiente en un plazo máximo de 1 mes desde el inicio de la actividad.
No obstante, el impuesto asignado a cada actividad/epígrade solo lo pagarán aquellas sociedades que tengan un importe neto de la cifra de negocios superior al millón de euros. Todas las sociedades que no alcancen esta cifra estarán exentas de pagar dicho tributo.
Libros de sociedades
La llevanza de los libros de sociedades es un requisito legal imprescindible para cualquier Sociedad Limitada. Estos libros incluyen el Libro de Actas, donde se registran las decisiones de la Junta General de Socios y del órgano de administración; el Libro Registro de Socios, que refleja todas las modificaciones en la titularidad de las participaciones sociales; los Libros Contables, que documentan todas las operaciones económicas y financieras de la empresa; y los Libros Fiscales.
Estos registros deben ser legalizados electrónicamente en el Registro Mercantil tras su apertura y, posteriormente, actualizados con la información del ejercicio correspondiente.
Posteriormente, tendrás la obligación de mantener al día estos libros.
Certificado electrónico
El certificado electrónico es una herramienta digital indispensable para cualquier persona física o jurídica, ya que permite a la empresa realizar trámites administrativos de forma telemática.
Este certificado actúa como una firma digital que acredita la identidad de la empresa ante las administraciones públicas, facilitando la presentación de documentos, la realización de declaraciones fiscales, la solicitud de subvenciones, o cualquier otro trámite en línea.
Obtener un certificado electrónico requiere solicitarlo ante una entidad emisora reconocida, como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o a través de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), presentando la documentación necesaria que acredite la representación legal de la empresa.
Cuenta bancaria y depósito del capital social
Los socios estarán obligados a realizar el desembolso del capital social acordado, en las proporciones acordadas. Para realizar dicho desembolso, la empresa tendrá que disponer de una cuenta bancaria, a la que tendrán que enviar dichas cuantías.
Obtención del NIF definitivo
El NIF definitivo lo obtendrás mediante la presentación del modelo 036 anteriormente mencionado. Hasta que no te proporcionen el NIF definitivo, dispondrás de uno provisional, con el que podrás realizar ciertos trámites con las administraciones públicas o abrir una cuenta bancaria.
Requisitos para abrir un negocio
Para abrir un negocio en España, los emprendedores deben navegar a través de una serie de requisitos legales y administrativos que garantizan el correcto funcionamiento y la legalidad de la actividad comercial.
Estos requisitos varían dependiendo del tipo de negocio, la ubicación y la forma jurídica elegida para operar.
No obstante, por lo general, siempre necesitarás:
- Tener tu documentación en vigor y ser residente en España
- Obtener una licencia de apertura o presentar una declaración responsable
- Disponer del capital social mínimo de 3000 euros (en caso de que vayas a operar como empresa, que es lo que se asume en el siguiente artículo)
- Cumplir con ciertas obligaciones fiscales y contables, entre otros.
NIF o NIE
Para iniciar un negocio en España, es necesario contar con un Número de Identificación Fiscal (NIF) para ciudadanos españoles o un Número de Identidad de Extranjero (NIE) para no residentes y con todos los papeles y documentación en regla.
Licencias de apertura
La obtención de las licencias de apertura y actividad es otro requisito indispensable para empezar un negocio.
Estas licencias, otorgadas por el ayuntamiento del municipio donde se ubicará el negocio, certifican que el local cumple con la normativa vigente en términos de accesibilidad, seguridad, sanidad y medio ambiente, permitiendo ejercer la actividad comercial.
El proceso para obtener estas licencias varía según el tipo de actividad y la localización del negocio, ya que es algo que depende del ayuntamiento de cada municipio.
En el caso de actividades calificadas como inocuas, suele ser suficiente con una declaración responsable que permita el inicio inmediato de la actividad. La declaración responsable es básicamente un documento en el que informas al Ayuntamiento del inicio de tu actividad y en el que declaras por escrito que te comprometes a cumplir con las normativas y requisitos vigentes.
En el caso de las actividades inocuas, por lo general, podrás empezar tu actividad una vez hayas presentado la declaración responsable (y otros documentos que se pudiesen requerir), sin necesidad de esperar una respuesta o aprobación por parte del Ayuntamiento.
Sin embargo, para las conocidas como actividades clasificadas o si el tamaño del local es superior a los 300 metros cuadrados, se requerirá una licencia de actividad/apertura, cuya obtención puede implicar la presentación de estudios técnicos y pasar por un proceso de evaluación más riguroso.
Encontrarás información más detallada sobre este tipo de licencias y sobre cómo abrir un local comercial en este artículo.
¿Se puede abrir un negocio sin licencia de apertura?
En lo que respecta a los negocios físicos, por lo general, sí, es posible abrir un negocio sin licencia de apertura, siempre que la actividad sea inocua, cumplas con los requisitos y regulaciones vigentes y hayas presentado la declaración responsable y la documentación pertinente al Ayuntamiento.
En dichos casos, por lo general, no será necesario esperar a la respuesta o aprobación del Ayuntamiento para poder iniciar la actividad.
No obstante, si tu actividad se considera una actividad clasificada, necesitarás la aprobación del Ayuntamiento (es decir, la concesión de la Licencia de Actividad/Apertura) antes de poder abrir tu negocio.
Capital social
Actualmente, el capital social mínimo para constituir una empresa en España es de 3000 euros. Esto no quiere decir que “pierdas” ese dinero o que ese dinero sea un gasto. El dinero no lo pierdes, sino que lo transfieres a la empresa, el dinero pasará a ser propiedad de la empresa en lugar de tuyo.
Puedes retirar el capital social en cualquier momento, pero tendrás que hacer ciertos trámites.
Obligaciones fiscales y contables
Una vez inicies tu actividad empresarial, tendrás que cumplir con una serie de obligaciones contables, fiscales y determinadas de forma recurrente. Estas son las principales obligaciones que todas las empresas deben cumplir:
- Liquidaciones trimestrales del IVA.
- Retenciones de IRPF de los empleados.
- Declaración anual y pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades.
- Libros de sociedades: Conservación y actualización periódica de los libros sociales (de los Libros Contables, del Registro de Socios, entre otros).
- Presentación de cuentas anuales.
- Alta en la Seguridad Social de los trabajadores y/o socios y pago de las cotizaciones de los mismos.
Otros requisitos
En función del tipo de negocio y del municipio en el que te encuentres, es muy probable que haya ciertos requisitos adicionales que debas cumplir, como por ejemplo:
- Disponer de un seguro de responsabilidad civil
- Presentar un proyecto técnico
- Obtención de una licencia de obras (en caso de que se fuesen a realizar)
- Presentar un proyecto técnico en materia de incendios
Una vez hayas iniciado tu actividad, también tendrás que cumplir con ciertas normativas y requisitos específicos, como por ejemplo:
- Las leyes de protección de datos (LOPD).
- Las leyes antifraude (por ejemplo, La Ley Antifraude 11/2021.
Es de especial importancia prestar atención a este tipo de requisitos, pues las sanciones son muy, muy elevadas.
Por ejemplo, en lo que a La Ley Antifraude 11/2021 se refiere, si dispones de sistemas o software para cobrar en tu negocio (cajas registradoras, TPV, entre otros) que no estén actualizados a los estándares técnicos introducidos en la ley, podrías ser sancionado con hasta 50.000 € por máquina que no esté actualizada y ejercicio fiscal que haya pasado desde la entrada en vigor de las obligaciones expuestas en la ley.
Si no quieres tener que estar pendiente de los cambios normativos y tener que actualizar tú mismo todos tus dispositivos de cobro (o incluso reemplazarlos todos) cada vez que se introduzcan cambios legislativos, te aconsejamos que utilices un TPV en tu negocio como el de helloCash.
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Si quieres ver qué más podrás hacer con helloCash y cómo puede ayudarte en el negocio que estás a punto de abrir, te invitamos a leer nuestro artículo sobre qué TPV para negocios elegir.
Resumen: Qué se necesita entonces para abrir un negocio
Entendemos que navegar por el complejo entramado de trámites y requisitos legales puede resultar abrumador, especialmente al enfrentarse a la burocracia y a la inversión de tiempo y esfuerzo que esto conlleva.
El tiempo y el esfuerzo requerido pueden ser desalentadores. Sin embargo, este proceso inicial es una inversión en la estabilidad y legalidad de tu empresa. Las exigencias, aunque complejas, están diseñadas para proteger tanto al empresario como al consumidor.
Además, cabe mencionar que, cada paso a completar, desde la selección de la forma jurídica de tu empresa, pasando por el registro del nombre en el Registro Mercantil, hasta la obtención del NIF y la apertura de una cuenta bancaria corporativa, no lleva tanto tiempo como pueda parecer.
Es más, es posible realizar la totalidad del proceso de constitución en menos de 1 mes.
Para el cumplimiento de las obligaciones recurrentes posteriores a la constitución, especialmente aquellas de naturaleza contable, o incluso aquellas relacionadas con el procesamiento de datos de clientes o las leyes antifraude, te recomendamos que delegues toda la contabilidad y gestión en una gestoría y que utilices un software TPV y de gestión comercial como el de helloCash, con el que automatizarás una gran cantidad de procesos, facilitándote así la gestión de tu negocio.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.