helloCash ofrece un sistema de caja adaptado para la mayoría de las industrias, con un amplio conjunto de funcionalidades. Muchas de estas funcionalidades proporcionan un valor añadido significativo, además de las funciones básicas.
¿Qué necesitas para empezar con helloCash y cuáles son las funciones más utilizadas que debes conocer? En esta guía encontrarás las respuestas.
Primer paso: Crear una cuenta de demostración
En la página de inicio de helloCash, puedes crear una cuenta de prueba en el área de “Prueba gratuita“. Antes de empezar con una cuenta real/estándar es necesario registrarse con la versión de prueba/demostración (es gratuito y sin compromiso).
El objetivo de la versión de demostración o prueba es que veas cómo es helloCash por dentro y cómo funciona.
Una vez tengas la cuenta de prueba, podrás actualizarla a una cuenta estándar (ya sea a nuestro plan gratuito o a alguno de nuestros planes de pago) en cualquier momento.
Recuerda que la cuenta de demostración/prueba tiene una duración máxima de 30 días.
Sin embargo, en la cuenta de demostración podrás ajustar todas las configuraciones necesarias sin ningún tipo de limitación. Todos los ajustes, artículos, servicios, clientes, etc., se transferirán al cambiar de la cuenta de demostración a la cuenta real. Solo se eliminarán las facturas (las facturas que hayas hecho en la cuenta de prueba/demostración).
Si al final del período de demostración decides no optar por helloCash, tu cuenta NO se actualizará a ninguna versión superior ni de pago. La cuenta de demostración siempre será gratuita y sin compromiso.
Segundo paso: Introducir los datos principales
En el área de “Mi Cuenta” tienes que introducir los datos principales de tu empresa, como la dirección, el NIF, entre otros.
Tercer paso: Crear artículos y servicios
En el área de “Artículo – Gestión de artículos” puedes crear artículos y, si es necesario, clasificarlos en categorías y subcategorías. Al crear artículos, será necesario que introduzcas el nombre del artículo, el impuesto sobre las ventas y el precio de venta. Todo los demás datos son opcionales.
La sección “Servicios” opera de manera similar a la gestión de artículos. Aquí también puedes organizar los servicios en diferentes categorías para tenerlo todo bien organizado.
Además, en el plan Premium o planes superiores, puedes utilizar la función “Gestión de inventario”.
En nuestro plan Gastro (se trata de un plan diseñado para los negocios de gastronomía), no puedes crear servicios, pero puedes añadir áreas y mesas para que puedas asignar tus comidas y bebidas a mesas específicas y llevar el control de todos los pedidos de forma eficiente.
Importante: En la versión de demostración puedes probar tanto las funcionalidades de nuestro plan para negocios de gastronomía como las de la versión estándar de helloCash.
Para cambiar entre la vista de gastronomía y la vista estándar en la versión de demostración, dirígete a “Caja registradora – Ajustes – General – Caja” y cambia la interfaz de usuario a tu gusto.
Esta guía de inicio solo ofrece una visión general de las completas funcionalidades de gestión de artículos de helloCash. Encontrarás más información sobre esta funcionalidad en nuestra guía sobre cómo gestionar los artículos de venta con helloCash, así como sobre otras funcionalidades en el resto de guías de uso o en nuestra sección de preguntas frecuentes (FAQ).
Cuarto paso: Crear facturas
La función principal de cualquier sistema de caja es la creación de facturas. Después de completar los primeros 3 pasos, estarás listo para crear tu primera factura.
Para ello, dirígete a “Crear una factura”.
Aquí puedes seleccionar todos los artículos y servicios que deseas vender a tus clientes. Si aún no has agregado un artículo concreto al inventario del sistema, simplemente haz clic en “+ Unidad” para hacerlo.
Para terminar, dirígete a “Pago” y selecciona el método de pago con el que el cliente pagará.
Una vez hecho el pago, puedes descargar tu factura haciendo clic a la derecha en “Comprobante”, “PDF”, “Recibo digital”, etc.
Importante: Antes de finalizar el pago, puedes hacer clic en “Volver” y realizar correcciones si es necesario. Después del pago, la factura queda registrada en el sistema. A partir de entonces, por razones legales, no podrás cambiar ningún detalle de la factura. Si cometiste un error, debes cancelar la factura en la sección “Administrar facturas” y emitir una nueva si es necesario.
En el modo de demostración, no necesitas preocuparte por esto, ya que todas las facturas se eliminarán al cambiar a un plan estándar. Sin embargo, los artículos, servicios y clientes que hayas creado en el modo de demostración sí se pueden transferir al plan estándar al que actualices tu cuenta (ya sea un plan gratuito o de pago).
Sólo para el plan Gastro: En nuestro plan para negocios de gastronomía, primero debes tomar los pedidos de tus clientes, desde la vista de mesas. Después, puedes generar una factura a partir de los pedidos y descargarla de manera similar a como lo harías en la versión estándar.
Paso 5: Configurar la impresora de tickets
¡Felicidades! Ahora ya sabes como utilizar las principales funcionalidades de tu sistema de caja. En muchos casos será necesario proporcionar un recibo a tus clientes. En esta guía, te explicamos cómo configurar una impresora para generar los recibos.
Versión para navegador: En la versión para navegador de helloCash, necesitas una impresora de tickets conectada a tu ordenador a través de un cable compatible. Conecta esta impresora a tu dispositivo e instala todos los controladores necesarios. En la configuración de la impresora de helloCash, NO debe estar marcada ninguna casilla.
Versión para móviles: Para imprimir recibos desde nuestra App para móviles, necesitarás una impresora de tickets Bluetooth compatible. En este caso, es necesario marcar la casilla “Bluetooth” en el apartado de impresora, en la sección de ajustes.
La opción “WLAN-Combi” NO debe estar marcada NUNCA. Para agregar una impresora Bluetooth, abre la aplicación y dirígete al menú/a los tres puntos en la parte derecha (Android) o al área de Menú (iOS), selecciona “Modelo de impresora” y elige la marca y modelo de tu impresora.
Paso 6: Cambio al modelo real
Ahora que ya conoces las características básicas de tu sistema de caja, puedes cambiar tu cuenta al modelo real.
Para hacerlo, ve a “Mi Cuenta – Productos” y selecciona “Modelos de caja registradora” y elige el modelo que deseas.
Aquí puedes seleccionar un método de pago y, si procediese, ingresar un código de descuento. Todas tus facturas de prueba se eliminarán, pero tus clientes, productos, servicios y artículos se mantendrán para que puedas continuar donde lo dejaste en la demo.
No es posible volver al modo de demostración, pero en el modo real hay un modo de prueba propio que puedes encontrar en la parte superior en “Ajustes”, con el que podrás hacer pruebas y cambios en el sistema para ver cómo quedarían sin tener que arriesgarte a hacerlo en en plan real.
Una vez se introduzcan las obligaciones relativas a la Ley Antifraude, en las que se obligará a los comerciantes a utilizar software de facturación y software TPV que esté homologado y que cumpla con los estándares dispuestos en la propia ley, podrás descargar nuestro certificado de cumplimiento normativo en cualquiera de nuestros planes reales.
Importante: Nuestro plan de demostración no cumple con las disposiciones de la ley antifraude ya que está pensado para que sirva como una demo de nuestro software con la que ver cómo es por dentro y cómo funciona, y NO como un software de facturación con el que operar tu negocio. Como el propio nombre indica, se trata de un modelo de demostración, y no de un modelo/plan real.
Paso 7: Primeros pasos en el modelo real
A continuación, te ofrecemos una visión general de las principales funciones que debes conocer antes de comenzar con el modelo real de helloCash.
Libro de Caja:
Si vas a “Caja registradora – Libro de caja”, puedes realizar ingresos o retiros en tu libro de caja con el botón “Deposito/ Retiro”. De esta manera, puedes registrar el dinero cambiado en helloCash o también los retiros, por ejemplo, cuando llevas tu recaudación diaria al banco o retiras efectivo de la caja para hacer compras operativas en efectivo.
Cierre Diario:
Si vas a “Cierre Diario”, puedes realizar tu cierre del día aquí y también configurar si deseas que se haga automáticamente a una hora específica.
Atención: Crear un cierre del día no significa automáticamente que los ingresos en efectivo de ese día se retirarán del libro de caja. Esto lo puedes hacer manualmente en el libro de caja, como hemos indicado anteriormente.
Para obtener información detallada sobre otros aspectos de helloCash, te recomendamos echarle un ojo a nuestros numerosos artículos de preguntas frecuentes (FAQ) y al contenido de nuestro blog.
Si tienes una consulta personal y necesitas ayuda, no dudes en ponerte en contacto con nuestro soporte.