Cómo abrir una pastelería en España

Abrir una pastelería, así como abrir cualquier tipo de negocio, no es algo fácil. Te entendemos. Sabemos lo complicado que es gestionar un negocio, especialmente al principio. 

Inacabables trámites burocráticos y permisos, cuantiosos gastos, muchas horas y dolores de cabeza, obras que no terminan… Te entendemos, sabemos lo complicado que es.

Por ello, hemos escrito el siguiente artículo, para intentar hacerlo todo un poco más fácil. En esta guía, te explicaremos el paso a paso de cómo abrir una pastelería en España: qué requisitos y normativas deberás cumplir, qué documentación y trámites son necesarios, cómo gestionar tu pastelería, qué stock necesitarás, por qué elegir helloCash como el software TPV para tu pastelería, entre otros.

Esperamos que te sea de ayuda y ¡mucho ánimo con tu emprendimiento!

Abrir un negocio de pastelería – Índice

• Documentación y trámites: ¿Qué se necesita para abrir una pastelería en España?
• ¿Qué tipo de negocio es una pastelería?
• Requisitos: ¿Qué permisos necesito para abrir una pastelería?
• Stock y mobiliario: ¿Qué es necesario para abrir una pastelería?
• ¿Cómo administrar una pastelería?
• Conclusión.

Documentación y trámites: ¿Qué se necesita para abrir una pastelería en España? 

Hay ligeras variaciones (respecto a lo aquí expuesto) en las normativas, documentación y trámites necesarios para montar este tipo de negocio entre los distintos municipios y comunidades autónomas, ya que fijar estas es una competencia municipal. No obstante, como hemos comentado, estas variaciones no suelen ser significativas. 

Por lo general, la documentación y los trámites para abrir una pastelería en España son los siguientes:

• Licencia de obras: La necesitarás si quieres hacer obras o reformas en el local. Debes obtenerla en el Ayuntamiento. Será necesario presentar un proyecto técnico elaborado por un arquitecto o ingeniero, planos, entre otros documentos. 
• Licencia o permiso de apertura: Existen dos tipos:
  • Para actividades inocuas: Para aquellas pastelerías que solo venden productos de terceros, que no fabrican ellas mismas sus propios productos y en las que los productos no serán consumidos en el propio local. Podrás abrir el negocio una vez hayas presentado toda la documentación, sin esperar una respuesta del Ayuntamiento.
  • Para actividades “clasificadas”: Para pastelerías en las que sí se consumirán los productos vendidos (dentro de ellas) y/o que elaboran sus propios productos.
• Informe técnico y visado del proyecto: Elaborado y firmado por un profesional colegiado.
• Plan de protección contra incendios: Documento obligatorio que garantiza la seguridad del local frente a incendios. Para locales pequeños es probable que no sea necesario.
• NIF o CIF de la sociedad: Identificación fiscal de la empresa.
• Pago de tasas municipales: Comprobante del abono de las tasas correspondientes.
• Permiso para instalación de veladores: Obligatorio si se desea colocar mesas, sillas o sombrillas en la vía pública.
• Carnet de manipulador de alimentos: Requerido para los empleados que participen en la elaboración de productos. No será necesario si no vas a elaborar o procesar productos alimenticios.
• Registro sanitario: Certificación que acredita el cumplimiento de las normativas higiénicas y sanitarias tras una inspección oficial. No será necesario si no vas a elaborar o procesar productos alimenticios.

¿Qué tipo de negocio es una pastelería?

Una pastelería es un negocio del sector alimenticio y de la hostelería, específicamente dentro de la industria de productos de panadería y repostería. Se clasifica como un establecimiento de comercio minorista dedicado a la elaboración y/o venta de productos como pasteles, tartas, galletas, bollería y otros dulces, que pueden ser hechos artesanalmente o mediante procesos semi-industriales.

Dependiendo de sus actividades, una pastelería puede pertenecer a las siguientes categorías:

1. Actividad inocua: Si solo vende productos elaborados previamente (por terceros, es decir, por otras empresas) y no cuenta con áreas para consumo dentro del local.
2. Actividad de hostelería o clasificada: Si incluye zonas de degustación, cafetería o servicio de bebidas y alimentos para consumir en el lugar.

La principal diferencia entre las actividades clasificadas como inocuas y las clasificadas, es que, en estas últimas, tendrás que esperar a la respuesta e inspección del Ayuntamiento en cuestión para poder iniciar tu actividad. En las actividades consideradas inocuas, podrás iniciar tu actividad desde el momento en el que presentes toda la documentación, sin necesidad de esperar ninguna respuesta por parte de ningún ayuntamiento.

Según la clasificación del CNAE de 2009, si no se van a procesar o elaborar los propios productos que se comercialicen, el código del CNAE que le correspondería a la pastelería en cuestión es el 4724, comercio al por menor de pan y productos de panadería, confitería y pastelería en establecimientos especializados.

Por el contrario, si sí se elaborarán o procesarán productos alimenticios, el código correspondiente del CNAE es el 1071: fabricación de pan y de productos frescos de panadería y pastelería.

Requisitos: ¿Qué permisos necesito para abrir una pastelería?

Existen una serie de requisitos que tendrás que cumplir para poder iniciar tu actividad. Además, si fabricarás tú mismo los productos de pastelería, tendrás que adherirte a normativas higiénicas y de trazabilidad adicionales. En este artículo, las revisaremos de forma general, ten en cuenta que existen variaciones de comunidad autónoma en comunidad autónoma y de municipio en municipio, por lo que, aunque nuestro resumen te dará una panorámica general, deberás consultar todos los requisitos específicos en el ayuntamiento del municipio en el que vayas a operar.

Veamos pues las normativas y requisitos principales que tendrás que cumplir:

Normativas sanitarias

Las normativas de carácter sanitario que deben cumplir las pastelerías vienen recogidas en el Real Decreto 496/2010 y en el Real Decreto 2419/1978, de 19 de mayo, por el que se aprueba la Reglamentación Técnico-Sanitaria para la elaboración, circulación y comercio de productos de confitería-pastelería, bollería y repostería, así como en otros textos legales complementarios. Estas normativas aplican únicamente si vas a fabricar o procesar alimentos en tu negocio, y no aplican si únicamente vas a dedicarte a la reventa.

Si vas a fabricar o procesar alimentos en tu pastelería, deberás cumplir con las siguientes obligaciones:

Requisitos del local e higiene de las instalaciones (Reglamento CE 852/2004)

• Mantener las áreas de producción limpias, organizadas y aisladas de cualquier actividad que pueda alterar la calidad o salubridad de los productos elaborados.
• Salida de humos adecuada.
• Diseñar las instalaciones para evitar la contaminación cruzada entre materias primas y productos terminados.
• Almacenes independientes para harina, combustible y productos terminados, con condiciones adecuadas de ventilación y limpieza.
• Pavimentos, paredes y techos impermeables, lisos, lavables, resistentes y bien mantenidos.
• Servicios sanitarios separados y accesibles, con lavamanos de accionamiento no manual, agua caliente y jabón líquido.
• Disponer de sistemas adecuados para la eliminación de residuos y aguas residuales. En normativas como el Reglamento (CE) 852/2004 y el Código Alimentario Español, se establecen principios básicos que los sistemas deben cumplir, por ejemplo:
  • Las instalaciones deben contar con sistemas de drenaje que permitan una evacuación rápida y eficiente del agua.
  • Los desagües deben estar diseñados para evitar acumulaciones de agua y facilitar la limpieza.
  • Conectarse al sistema público de alcantarillado, si está disponible.
  • Deben instalarse dispositivos anti-retorno para evitar que el agua contaminada del sistema de alcantarillado vuelva a las zonas de producción.
  • En algunos casos, especialmente si se generan aguas residuales con grasas (por ejemplo, de pastelerías que usan aceites), puede ser obligatorio instalar separadores de grasas antes de la conexión al alcantarillado.
  • Otros.

Control de microorganismos (Reglamento CE 2073/2005)

• Realizar controles periódicos de los productos para garantizar que cumplen con los límites microbiológicos establecidos (por ejemplo, ausencia de Salmonella o E. coli).
• Asegurar la refrigeración de productos perecederos para evitar el crecimiento de microorganismos.

Etiquetado (Real Decreto 1334/1999 y Reglamento 1169/2011):

• Si los productos se van a vender empaquetados, indicar claramente los ingredientes, alérgenos, fecha de caducidad, lote y condiciones de conservación en cada producto.
• Asegurar que las etiquetas sean legibles y estén en el idioma local (castellano en España).

Control del uso de aditivos (Real Decreto 142/2002, 2001/1995 y 2002/1995):

• Usar únicamente colorantes, edulcorantes y otros aditivos autorizados.
• Documentar y controlar las cantidades añadidas para que no superen los límites permitidos.

Agua potable:

• Garantizar que el agua usada en el proceso de producción y limpieza cumpla con los estándares de calidad y potabilidad.
• Realizar controles regulares del suministro de agua.

Equipos y utensilios:

• Usar recipientes, máquinas y herramientas fabricadas con materiales no tóxicos y que no alteren las propiedades de los alimentos.
• Limpiar y desinfectar diariamente los utensilios utilizados en la producción.

Formación del personal:

• Asegurar que todo el personal manipulador de alimentos tenga formación en higiene alimentaria (deben estar en posesión del carnet de manipulador de alimentos).
• Supervisar que usen ropa específica para el trabajo y elementos como redecillas para el cabello.
• Prohibido fumar, comer o pernoctar en áreas de fabricación o almacenamiento.

Requisitos de conservación y transporte (Real Decreto 640/2006):

• Utilizar vitrinas refrigeradas para productos que contengan crema, nata o ingredientes perecederos.
• Transportar los productos en vehículos acondicionados para mantener la temperatura adecuada y evitar contaminación.

Licencia y registro sanitario:

• Obtener un registro sanitario del local otorgado por las autoridades competentes.
• Renovar los certificados sanitarios y licencias según lo estipulado por la ley.

Condiciones específicas para la venta:

• Exponer los productos en vitrinas cerradas que protejan de contaminantes como polvo, insectos o suciedad.
• Usar utensilios (pinzas, paletas) para servir productos al público y evitar el contacto manual.

Calidad del aire e iluminación:

• Instalar sistemas de ventilación que aseguren la renovación constante del aire en las áreas de producción.
• Proporcionar iluminación suficiente para mantener condiciones higiénicas durante la manipulación.

Requisitos técnicos del local (no sanitarios)

El local también debe cumplir con una serie de requisitos, tanto si fabricarás o procesarás artículos de repostería (pasteles, bollería, entre otros) como si no:

• Altura mínima: 2.5 metros en áreas abiertas al público y 2.2 metros en espacios reservados al personal.
• Gestión de residuos: Coordinar con vecinos o instalar un basurero propio.
• Baños para clientes: Obligatorio en locales superiores a 200 m².
• Instalaciones en la fachada: Aparatos como aire acondicionado no pueden sobresalir más de 30 cm ni alterar la estética de la fachada.
• Locales grandes (más de 500 m²): Requieren zonas específicas para carga y descarga, entre otros requisitos adicionales.

Normativas antifraude y de facturación

Si tienes un comercio local, debes saber que hay ciertas leyes que han implementado cambios importantes en la forma en la que debes facturas, estas son la Ley Antifraude 11/2021 y la Ley Crea y Crece. En estas, se exige que las facturas se emitan en un formato específico y a través de medios informáticos que cumplan con ciertos requisitos técnicos, entre otros. Las facturas en formato Excel o PDF ya no serán válidas.

El software que utilices para gestionar tu facturación o contabilidad (software TPV) debe cumplir con los requisitos de funcionamiento técnico establecidos en las normativas. 

Si utilizas un software que no cumple con las normativas, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros. 

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Otras normativas

Por supuesto, hay muchas otras normativas más con las que tendrás que cumplir como dueño de un negocio. Estas incluyen normativas laborales, normativas de protección de datos (si vas a almacenar, procesar o solicitar datos personales), protección de los derechos del consumidor, entre otros.

Stock y mobiliario: ¿Qué es necesario para abrir una pastelería? 

Para abrir una pastelería, es necesario disponer de stock, ya sea en forma de productos elaborados por otras empresas y que comercializarás en tu tienda, o en forma de materias primas para elaborar tú tus propios productos (harina, azúcar, mantequillas, entre otros), también es necesario disponer del mobiliario y electrodomésticos necesarios, y de un sistema TPV.

Veamos el desglose completo y detallado de todo lo que necesitarás:

Stock inicial

El stock inicial no solo incluye los ingredientes básicos, sino también materias primas específicas que dependerán del tipo de productos que vayas a elaborar y ofrecer.

• Harina de diferentes tipos (fuerza, integral, etc.) según las recetas que utilices.
• Azúcar en sus distintas variedades (blanco, moreno, glas, invertido).
• Mantequillas, margarinas y aceites de calidad.
• Levaduras (químicas, frescas o secas) y agentes de fermentación.
• Huevos frescos y/o pasteurizados, según las necesidades de tu producción.
• Coberturas de chocolate, cacao en polvo y otros productos derivados del cacao.
• Frutas frescas, deshidratadas o en almíbar para decoraciones y rellenos.
• Frutos secos como almendras, avellanas, nueces o pistachos.
• Gelatinas, estabilizantes y espesantes para elaboraciones como mousses o gelatinas.
• Colorantes y aromas alimentarios para personalizar tus creaciones.
• Materiales de empaque, como cajas de pasteles, bandejas desechables, bolsas y etiquetas personalizadas.
• Bebidas complementarias como café en grano o molido, té en diferentes variedades, leche (incluyendo opciones vegetales).

Mobiliario necesario

El mobiliario y los equipos se dividen en tres áreas principales: producción, venta y servicio al cliente. Los elementos esenciales que necesitarás para cada una, son:

Zona de producción

Para las zonas de producción, principalmente, necesitarás hornos, ya sea de gas o eléctricos, así como otras herramientas y electrodomésticos.

• Hornos de convección o específicos para repostería, con capacidad suficiente para atender la demanda esperada.
• Batidoras y amasadoras industriales para preparar masas, cremas y rellenos.
• Mesas de trabajo amplias y de acero inoxidable para garantizar la higiene y durabilidad.
• Refrigeradores y congeladores para almacenar ingredientes perecederos y productos terminados.
• Básculas de precisión para medir ingredientes con exactitud.
• Moldes, bandejas y utensilios de repostería como espátulas, rodillos, cortadores y boquillas.
• Laminadoras de masa si produces hojaldres o productos similares.
• Fregaderos industriales con agua caliente y fría para mantener la limpieza.

Zona de venta

En las zonas de venta, necesitarás principalmente vitrinas y mostradores, para poder exponer tus productos y atender a tus clientes. 

• Vitrinas refrigeradas para exponer tartas, pasteles y productos que necesitan conservación a temperatura controlada.
• Mostradores para atender a los clientes y exponer productos secos o empaquetados.
• Estanterías para galletas, pan o productos de larga duración.
• Máquina registradora o terminal de punto de venta (TPV) para gestionar las transacciones.
• Iluminación adecuada para resaltar la presentación de los productos.
• Decoración funcional que refuerce la imagen de tu marca.

Zona de degustación (si aplica)

Si vas a incluir una zona de degustación o un área en la que los clientes podrán sentarse y consumir tranquilamente los productos de la pastelería, también necesitarás mesas y sillas, entre otros.

• Mesas y sillas confortables para los clientes.
• Vajilla como tazas, platos y cubiertos para el consumo en el lugar.
• Servilletas, azucareros y otros complementos de mesa.
• Mobiliario decorativo que aporte un ambiente acogedor y atractivo.

Otros elementos esenciales

Además del stock y mobiliario básico, hay otros elementos importantes que no puedes olvidar:

• Sistema de ventilación y extracción para cumplir con las normativas de higiene y seguridad.
• Extintores y señalización de emergencia según la normativa de seguridad laboral.
• Un software de gestión o caja registradora con funciones para controlar inventarios, ventas y pedidos.
• Uniformes para los empleados, incluyendo gorros y delantales para garantizar la higiene (en caso de que vayáis a fabricar o procesar productos alimenticios).
• Equipos de limpieza para mantener todas las áreas impecables, incluyendo productos desinfectantes y mopas.
• Otros.

¿Cómo administrar una pastelería?

Administrar una pastelería requiere habilidades de gestión empresarial, organización, marketing y atención al cliente, así como una planificación y gestión financiera adecuada.

Gestión financiera

En primer lugar, es fundamental tener un control financiero claro y que sepas exactamente cuánto ganas y cuánto gastas en todo momento. 

Esto incluye elaborar un presupuesto inicial y mensual, que te permita identificar los gastos fijos como el alquiler, salarios y servicios, y los gastos variables como la compra de ingredientes y materiales. Es fundamental que lleves un registro detallado de ingresos y gastos, utilizando herramientas como software de gestión (software TPV). 

En base a tu estructura de gastos y tu situación financiera, deberás establecer unos precios u otros. 

También es aconsejable que crees un fondo de emergencia para imprevistos o temporadas de baja demanda.

Con el software de helloCash, sabrás con detalle cuánto gastas y cuánto ganas, sin que tengas que llevar tú mismo las cuentas de forma manual. helloCash registra todas las ventas y transacciones del negocio de forma automática y, con toda esta información, te permitirá crear detallados informes y estadísticas sobre los distintos aspectos de tu negocio.

Gestión de inventario y de la demanda

La gestión de inventarios es otro aspecto de gran importancia. Es necesario mantener un control estricto sobre los ingredientes, asegurando la disponibilidad de los productos frescos y evitando el desperdicio. Es importante que sepas qué tienes y en qué cantidad en todo momento, para que nunca te quedes sin stock. 

Además, saber qué necesidades exactas tienes de stock (y cuánta demanda hay) en cada época del año, mes o incluso día, te ayudará a optimizar tu planificación e incluso a mejorar tus finanzas. Por ejemplo, en los meses en los que más stock necesites, puedes hacer encargos más grandes, lo que, por lo general, resultará en un coste precio por artículo.

Por ejemplo, en las franjas horarias de menos demanda puedes encargarte de estar tú en la tienda, en lugar de que estén tus empleados, y aprovechas ese período menos ajetreado para realizar mientras tanto otras tareas de tipo administrativo. Otra opción, por ejemplo, sería no abrir en dichas franjas horarias.

helloCash te permitirá hacer todo esto y más. Podrás configurar alertas, para que el software te avise cuando los niveles de stock bajen por debajo de los umbrales que hayas definido. Además, podrás generar detallados informes con los que identificarás en qué meses, épocas o días necesitas más stock y en cuáles menos.

Planificar las compras y negociar con proveedores para obtener mejores precios es esencial. También se debe evitar el sobrealmacenamiento, especialmente en productos perecederos, para minimizar las pérdidas económicas.

Marketing

El marketing incluye la decoración del local, el logo, la presentación de los productos, el tipo de “atmósfera” que quieras crear en tu tienda, el tipo de público que quieras atraer (de ello dependerá la estética que le tengas que dar a tus productos y a tu local), las acciones de promoción a llevar a cabo, entre otros. 

Te aconsejamos que leas nuestro artículo sobre cómo hacer marketing para tiendas, para que veas cuáles son todas las posibilidades que existen para atraer clientes en el ámbito del comercio local.

helloCash también puede ayudarte con el marketing. Para empezar, te permitirá generar detallados informes sobre el rendimiento de tu negocio, con lo que podrás tomar decisiones de marketing informadas. En adición, te permitirá crear programas de fidelización, gestionar los datos de tus clientes o hacer email marketing, entre otros.

Organización de los equipos de trabajo

El equipo de trabajo juega un papel determinante en el éxito de la pastelería. Es importante contratar personal capacitado y confiable, desde pasteleros y ayudantes hasta empleados de atención al cliente. Es aconsejable ofrecer formación (aunque sea breve) al principio.

Si vas a fabricar o procesar productos alimenticios, asegúrate de que tienen el carnet de manipulador de alimentos.

La gestión del tiempo también es esencial. La organización del tiempo y de las tareas tendrá un impacto directo en tu capacidad de producción y en tu capacidad de atender y satisfacer más o menos demanda y, en definitiva, en tu eficiencia.

Los informes y estadísticas que te proporcionará helloCash también te ayudarán a tomar decisiones importantes sobre este aspecto. Además, también incluye funcionalidades de gestión de empleados.

Conclusión

Abrir y gestionar una pastelería en España no es sencillo. Esperamos que este artículo te haya sido de ayuda y haya hecho las cosas un poco más fáciles. Sabemos que, especialmente al principio, abrir un negocio puede ser complicado. La temida y pesada burocracia, el riesgo a fallar, la inversión inicial, el tiempo y dolores de cabeza necesarios… Al principio, las cosas son difíciles.

Te deseamos mucho ánimo y mucha suerte en tu emprendimiento. Sabemos que al principio las cosas son complicadas, pero una vez tu negocio haya cogido tracción y hayas implementado los sistemas de gestión adecuados, todo irá más cuesta abajo.

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.