Las cajas registradoras son dispositivos esenciales para cualquier negocio local. No solo te ayudarán en aspectos como la gestión de pagos en efectivo o el cálculo del cambio, sino que también también te facilitarán la contabilidad.
Hoy en día, no obstante, la caja registradora tradicional se ha quedado anticuada frente a las soluciones tecnológicas modernas, debido a la gran cantidad de funcionalidades que incluyen estas últimas.
Así, la solución para la gestión de pagos más popular entre los negocios hoy en día suelen ser los sistemas TPV.
Un sistema TPV para negocios consiste en un conjunto de dispositivos para la gestión de pagos, la aceptación de pagos con tarjeta y la gestión comercial.
Los sistemas TPV, a diferencia de las cajas registradoras convencionales, incluyen una cantidad inmensa de funcionalidades de gestión comercial, es decir, de funcionalidades que te permitirán automatizar u optimizar determinados aspectos de tu negocio, como por ejemplo: la contabilidad, la facturación, la administración del inventario, la realización de campañas de email marketing o programas de fidelización, la gestión de empleados, entre otros.
Los sistemas TPV se componen de:
- Un ordenador, tablet o móvil: En el que se instala el software TPV (también llamado comúnmente caja registradora virtual).
- Un lector de tarjetas: Para la lectura de tarjetas y, así, el procesamiento de pagos con tarjetas o móviles.
- Un software TPV: Que servirá para recibir y procesar la información del lector de tarjetas y registrar/gestionar los pagos. Es el software que se usará para cobrar en tu negocio y para gestionarlo. Por ejemplo, con el software TPV de helloCash, podrás automatizar tu contabilidad y tu facturación (cuestiones como el cierre de caja diario serán cuestión de 2 clics), optimizar la gestión de inventario, gestionar empleados y clientes y mucho más.
Si estás pensando en adquirir una caja registradora convencional, debes saber que los sistemas TPV suelen ser una opción mucho mejor, más completa, más sencilla e incluso más económica. Básicamente, hacen lo mismo que una caja registradora, pero también incluyen funcionalidades de gestión comercial.
Caja registradora para negocios – Índice
- Dónde comprar una caja registradora para un negocio
- Precio de las cajas registradoras para negocios locales: ¿Cuánto vale una?
- Por qué un sistema TPV es mejor que una caja registradora
- helloCash: La caja registradora para negocios más económica
- Conclusión: helloCash es mejor que una caja registradora
Dónde comprar una caja registradora para un negocio
Comprar una caja registradora para tu negocio es más fácil de lo que piensas, y tienes varias opciones y lugares en los que puedes hacerlo. Por ejemplo, podrás comprar una caja registradora, por lo general, en tiendas de electrónica, online en plataformas como Amazon o directamente a los fabricantes.
- Tiendas de electrónica y suministros de oficina: Empieza por las tiendas donde normalmente comprarías equipos de oficina o electrónicos. Tanto en grandes cadenas como en tiendas de electrónica de barrio.
- Plataformas de comercio electrónico: Sitios como Amazon, eBay, y MercadoLibre son excelentes para comparar precios y modelos. Aquí puedes encontrar desde los modelos más sencillos hasta sistemas de caja registradora más avanzados y valoraciones de usuarios que te pueden ayudar a tomar una mejor decisión.
- Compra directa a fabricantes: Algunos fabricantes de cajas registradoras venden directamente a los negocios a través de sus sitios web. Esta puede ser una buena opción si ya tienes claro qué marca y modelo quieres, ya que podrías obtener mejores precios o condiciones de garantía.
Consejos al comprar:
- Evalúa tus necesidades: Antes de comprar, piensa bien en lo que tu negocio necesita. ¿Necesitas algo básico que solo maneje efectivo, o algo más avanzado que pueda gestionar inventario, pagos con tarjeta y automatizar tu contabilidad (en cuyo caso, un sistema TPV podría ser una mejor opción)?
- Investiga y compara: Mira las opiniones de otros usuarios, compara precios y verifica las funcionalidades para asegurarte de que estás obteniendo lo mejor para tu negocio.
- Considera su facilidad de uso: Elige una caja registradora virtual que sea sencilla e intuitiva de manejar para ti y tu equipo. Esto te permitirá ahorrar tiempo en capacitación y reducir errores en la operación diaria del negocio.
- Considera el soporte técnico y la garantía: Asegúrate de que el producto viene con una buena garantía y soporte técnico disponible. Esto puede ser crucial si tienes algún problema o necesitas ayuda para configurar tu sistema.
- Asegúrate de que cumple con todas las normativas: Especialmente con las normativas antifraude. Por ejemplo, con La Ley Antifraude 11/2021 y el posteriormente introducido Reglamento VeriFactu, las sanciones por poseer dispositivos de cobro que no cumplan con los estándares técnicos estipulados en la ley recaen sobre el comerciante (es decir, sobre ti). La sanción podría ascender hasta los 50.000 € por máquina que no esté actualizada
- Considera decantarte por un TPV en su lugar: Los TPV son más flexibles, más fáciles de utilizar e incluyen muchas más funcionalidades. Si utilizas helloCash, no tendrás que preocuparte de actualizar tú mismo nada cada vez que haya cambios en las normativas, nuestro software se actualizará automáticamente.
Precio de las cajas registradoras para negocios locales: ¿Cuánto vale una?
El precio de una caja registradora para negocios locales puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como la marca, el modelo, las características específicas y la otras funcionalidades. Por lo general, el precio de una caja registradora estándar es de entre 200 y 400 €. Si necesitas una caja registradora más avanzada o una caja registradora especializada, el precio podría ser de entre 200 y hasta 1000 €.
Además del precio de adquisición, en función del tipo de caja registradora que hayas adquirido, puede que también necesites adquirir un software aparte, especialmente si quieres aceptar pagos con tarjeta (por ejemplo, mediante un datáfono). En este caso, el pago del software (cuando se necesita) suele ser mensual, de entre 15 y 10 € al mes, dependiendo de varios factores.
Respecto al datáfono o lector de tarjetas que utilices, el pago suele ser también mensual, de entre 0 y hasta 100 € al mes, además de una comisión por transacción, que suele ser de entre el 1 y el 3%.
Si necesitas ayuda para instalar y configurar la caja registradora, un técnico especializado podría costarte entre 100 y 200 € euros por la configuración inicial.
Además, necesitarás mantener tu caja registradora actualizada conforme a las constantemente cambiantes normativas antifraude.
En estas normativas se especifican los requisitos y características técnicas que todos los dispositivos de cobro deben cumplir para evitar el fraude. Si tus dispositivosno están actualizados, la sanción recaerá sobre ti. Por ejemplo, con La Ley Antifraude 11/2021, la sanción podría ascender hasta los 50.000 € por máquina que no esté actualizada.
Para mantener tus dispositivos de cobro actualizados, o bien requerirás de los servicios de algún profesional o técnico de la empresa a la que compraste la caja registradora cada vez que se introduzcan cambios en las leyes, o bien tendrás que reemplazar tus dispositivos por completo por dispositivos nuevos ya actualizados.
Utilizar un sistema TPV puede ser una solución más económica y funcional en el largo plazo, ya que:
- El software se mantiene siempre actualizado de forma automática sin que tú te tengas que preocupar por nada (al menos, así es en el caso de helloCash),
- No necesitas comprar ningún dispositivo especializado, te bastará con cualquier ordenador o tableta para usar ahí el software. Como mucho, necesitarás comprar un lector de tarjetas si quieres aceptar pagos con tarjeta, el coste es de entre 40 y 90 €.
- Con helloCash, dispones de un plan completamente gratuito que podrás usar de forma indefinida. Además, si necesitases más funcionalidades, nuestros planes de pago cuentan con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado.
Por qué un sistema TPV es mejor que una caja registradora
Un sistema de Punto de Venta (TPV) ofrece varias ventajas sobre una caja registradora tradicional, lo que lo hace una mejor opción para muchos negocios. Por ejemplo,:
- Muchas más funcionalidades: Los sistemas TPV integran diversas funciones necesarias para la gestión de un negocio en una sola plataforma. Esto incluye gestión de inventario, seguimiento de ventas, gestión de clientes, y reportes financieros. La caja registradora tradicional se limita principalmente a registrar ventas y almacenar dinero.
- Eficiencia y velocidad: Los sistemas TPV suelen ser más rápidos que las cajas registradoras tradicionales, ya que permiten escanear productos y automáticamente aplicar descuentos o promociones. La gestión de pagos también es más rápida. Esto puede mejorar la experiencia del cliente al reducir los tiempos de espera.
- Gestión de inventario: Una de las mayores ventajas de un sistema TPV es su capacidad para gestionar el inventario en tiempo real. Puede avisarte sobre productos con bajo stock y ayudater en la toma de decisiones para reabastecimiento, algo que una caja registradora no puede hacer.
- Reportes y análisis: Los sistemas TPV como helloCash ofrecen capacidades avanzadas de reportes y análisis. Puedes generar fácilmente reportes de ventas, identificar tendencias, y tomar decisiones basadas en datos reales para mejorar tu rentabilidad.
- Movilidad y flexibilidad: helloCash ofrece opciones móviles o basadas en la nube, lo que permitirá gestionar tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo. Esto es particularmente útil si tu negocio participa en eventos temporales o tiene múltiples ubicaciones.
- Mejoras en la gestión de clientes: helloCash integra funcionalidades de gestión de clientes, lo que te permitirá recopilar y analizar datos de tus clientes y sus patrones de compra para mejorar el servicio y personalizar las ofertas. Además, podrás hacer campañas de email marketing o crear programas de fidelización.
- Flexibilidad y escalabilidad: helloCash utiliza tecnología cloud, lo que significa que podrás acceder a todos los datos de todos tus dispositivos TPV desde cualquier dispositivo y lugar. Esto hará tu negocio mucho más escalable, ya que tendrás siempre toda la información y gestión centralizadas en cualquier dispositivo.
- Cumplimiento normativo: Con sistemas TPV como el de helloCash, no tendrás que preocuparte por estar al tanto del BOE y actualizar tú mismo tus dispositivos de cobro para cumplir con las cambiantes normativas antifraude. Nuestro software se actualiza automáticamente, sin que tú tengas que hacer nada. Además, te avisaremos cada vez que haya alguna actualización o cambio normativo.
helloCash: La caja registradora para negocios más económica
Como hemos comentado antes, helloCash es una caja registradora virtual o software TPV. Es un software que incluye funcionalidades de gestión de pagos y de gestión comercial. Prácticamente, te permitirá hacer lo mismo que una caja registradora (gestionar pagos) y más (incluye funcionalidades de gestión comercial, tecnología cloud, entre otros).
Podrás utilizarlo desde cualquier lugar y dispositivo. Además, no requiere de ningún tipo de descarga o instalación complicada, se utiliza desde el propio navegador, basta con iniciar sesión en nuestra web.
Tampoco necesitas comprar ningún dispositivo adicional, te será suficiente con cualquier ordenador o tablet en el que poder utilizar nuestro software.
Si también quieres aceptar pagos con tarjeta, bastará con adquirir un lector de tarjetas o datáfono, suelen costar entre 40 y 140 €.
Además, helloCash dispone de un plan completamente gratuito, que podrás utilizar de forma indefinida. Si necesitases más funcionalidades, contamos con planes muy, muy económicos y accesibles, nuestra estructura de precios se encuentra entre las más competitivas del mercado.
De esta forma podrás tener un sistema de cobro flexible, sencillo, económico y completo, con el que no solo podrás aceptar y gestionar pagos, sino también optimizar e incluso automatizar una gran cantidad de aspectos de tu negocio, como por ejemplo:
- Registro de ventas eficiente: Podrás registrar transacciones de manera rápida y precisa y mantener un control integral de tus ventas, pagos e ingresos.
- Automatización de la contabilidad y la facturación: Por ejemplo, el cierre de caja diario será cuestión de 2 clics.
- Asequibilidad inigualable: helloCash dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado.
- Flexibilidad y escalabilidad: helloCash utiliza tecnología cloud, lo que significa que podrás gestionar tu negocio y acceder a sus datos desde cualquier lugar y dispositivo.
- Actualizaciones automáticas y cumplimiento normativo garantizado: helloCash se actualizará de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada ni preocuparte por nada. Realizamos actualizaciones de forma periódica para que esté siempre actualizado conforme a las cambiantes normativas.
- Gestión de clientes: helloCash incluye una gran cantidad de funcionalidades de gestión de clientes. Podrás almacenar y gestionar sus datos de forma segura y conforme a las normativas, realizar campañas de email marketing, programas de fidelización y más.
- Generación de informes: helloCash recoge, almacena y procesa todos los datos de ventas e inventario. Gracias a ello, podrás generar poderosos informes sobre el rendimiento de tu negocio. Por ejemplo, sobre los distintos perfiles de clientes que visitan tu negocio, sus preferencias, qué productos te dejan mayores márgenes, qué productos se venden peor, entre otros.
Qué dispositivos de hardware necesitarás
Para disponer de un sistema TPV completo, nuestra recomendación es que adquieras los siguientes elementos de hardware que utilizarás en conjunción con nuestro software TPV:
- Un dispositivo en el que usar el software: Con helloCash, cualquier ordenador, tablet o móvil te servirá.
- Un lector de tarjetas o datáfono: Con el que aceptar pagos con tarjeta. Si solo aceptarás efectivo en tu negocio, este componente no te haría falta.
- Una impresora de recibos: Suele ir incorporada en el propio lector de tarjetas / datáfono.
- Un cajón de efectivo: Con el que almacenar y gestionar de forma eficiente el efectivo de tu negocio. Se trata de algo opcional.
Si quieres hacerte una idea de cuánto puede costar cada elemento o incluso adquirirlos ya mismo, te recomendamos que le eches un ojo a nuestra tienda online haciendo clic aquí.
Conclusión: helloCash es mejor que una caja registradora
En la era digital, donde la eficiencia y la adaptabilidad son claves para el éxito empresarial, las soluciones innovadoras como helloCash emergen como alternativas superiores a las cajas registradores convencionales.
helloCash destaca como la mejor opción frente a las cajas registradoras tradicionales, gracias a su flexibilidad, facilidad de uso, compatibilidad con múltiples métodos de pago y un fuerte enfoque en la seguridad y el cumplimiento normativo.
Ofrece ventajas significativas que optimizan la gestión del negocio y mejoran la experiencia tanto para los empleados como para los clientes.
Básicamente, podrás hacer lo mismo que con una caja registradora y mucho más. Por ejemplo, las cajas registradoras no suelen incluir funcionalidades de gestión comercial (o las incluye, pero de forma muy limitada).
Lo mejor de todo es que disponemos de un plan completamente gratuito, que podrás utilizar de forma indefinida. Sí, completamente gratuito y sin compromisos. Si necesitases más funcionalidades, contamos con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado.
Es por todas estas ventajas y más que somos la opción favorita de más de 45.000 negocios en toda Europa.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.