Abrir un local comercial y empezar así un negocio es una aventura emocionante que marca el inicio de un nuevo capítulo en la vida de cualquier emprendedor. Sin embargo, este proceso viene acompañado de un laberinto de trámites burocráticos que no es fácil recorrer.
Para ayudarte con toda la burocracia, hemos compilado una guía exhaustiva que abarca todos los aspectos legales que es necesario tener en cuenta para abrir un local comercial, desde los requisitos técnicos que el local debe cumplir, hasta las licencias, trámites y permisos que son necesarios, sus costes e incluso qué sistema de cobro/TPV escoger.
Sí, esto último es también muy importante, ya que, como veremos a lo largo del artículo, también habrá una serie de obligaciones y normativas que tendrás que cumplir en relación al procesamiento de datos de clientes (las famosas normativas de protección de datos) y en relación a tus dispositivos de cobro, son las conocidas como leyes antifraude (entre otras).
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Sí, las sanciones recaen sobre el comerciante (sobre ti), y tú eres el responsable de que tus dispositivos de cobro cumplan las normativas de todo tipo.
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Cómo abrir un local comercial – Guía completa
- Pasos a seguir para abrir un local comercial
- Cuánto cuesta un permiso para abrir un local comercial
- Documentación necesaria para abrir un local
- Requisitos técnicos que debe cumplir el local
- Trámites y permisos para abrir un local comercial
- Obligaciones posteriores a la apertura del local
- Resumen: Qué se necesita entonces para abrir un local comercial
Pasos a seguir para abrir un local comercial
Como comentábamos, uno de los aspectos más tediosos, pero no obstante necesarios, son los procedimientos burocráticos.
Cabe mencionar que estos cambian de ayuntamiento en ayuntamiento, ya que cada municipio tiene potestad para realizar modificaciones en los requisitos y trámites involucrados en la apertura de actividades comerciales.
Los pasos a seguir también dependerán del tipo de actividad (si se trata de una actividad inocua o una actividad clasificada) y el tamaño del local.
Las diferencias entre un tipo de actividad y otra, son las siguientes:
- Actividad inocua: Una actividad inocua se refiere a aquellas actividades empresariales o industriales que, por su naturaleza y escala, no generan impactos significativos en el medio ambiente ni presentan riesgos importantes para la salud pública. Estas actividades suelen estar exentas de ciertos requisitos regulatorios más estrictos.
- Actividad clasificada: Por otro lado, una actividad clasificada abarca aquellas actividades empresariales o industriales que, debido a su potencial impacto ambiental o riesgo para la salud, están sujetas a regulaciones más rigurosas. Estas actividades requieren una licencia específica y deben cumplir con normativas detalladas para garantizar la seguridad y protección de la comunidad y el entorno.
Si se trata de una actividad inocua y el tamaño del local es inferior a 300 metros cuadrados, podrás iniciar tu actividad por la vía rápida, la de la presentación de una declaración responsable, con la que podrás empezar tu actividad desde su presentación y sin haber obtenido todavía la respuesta del ayuntamiento.
Si se trata de una actividad clasificada o el tamaño del local es superior a 300 metros cuadrados, tendrás que obtener una licencia de apertura y actividad, para lo cual tendrás que esperar a la respuesta del ayuntamiento y a que envíen a los técnicos pertinentes para que verifiquen que cumples con todas las normativas.
Así, de forma simplificada, los pasos a seguir para abrir un local comercial son los siguientes:
- Elaboración del informe técnico o proyecto técnico de tu local: Por parte de un profesional colegiado (por ejemplo, un arquitecto técnico).
- Pago de las tasas municipales pertinentes: La siguiente fase implica el pago de las tasas municipales relacionadas con tu actividad o con la apertura del local per se.
- Presentación de la declaración responsable mediante una comunicación previa de apertura o, si se trata de una actividad clasificada, solicitud de la licencia de apertura: En las siguientes secciones veremos qué es exactamente una declaración responsable y una comunicación previa de apertura. En resumen, se trata de un documento, de una declaración, que acredita que tu local y actividad cumple con los requisitos y normativas y por el que te haces responsable de ello. En este paso, debe aportarse también el informe técnico y los justificantes del pago de las tasas municipales, entre otros documentos.
Con tan solo seguir estos 3 pasos, ya podrías iniciar tu actividad, antes de esperar a la respuesta del ayuntamiento si tu actividad es inocua y el tamaño de tu local será inferior a los 300 metros cuadrados.
Cuando el ayuntamiento responda a tu solicitud, en función de la actividad y el local, también solicitará la realización de una inspección por parte de un técnico competente para verificar que, efectivamente, tu local y tu actividad cumplen con todas las normativas.
Cuánto cuesta un permiso para abrir un local comercial
El precio de las tasas para el inicio de actividades inocuas suele ser de 400 €. Recuerda que el precio de estas tasas lo fija cada ayuntamiento, por lo que será diferente en cada municipio. Ten en cuenta que a esto debes añadirle el coste del proyecto técnico, que ronda los 800 €.
Si se trata de una actividad clasificada, los costes serán mayores. En este caso, el precio del permiso de apertura del local (es decir, la licencia de actividad y apertura) es de alrededor de 1.000 €. El precio del proyecto técnico para este tipo de actividades ronda los 800 – 1.500 €.
Además, recuerda que hay otros trámites que deberás llevar a cabo y otros permisos que deberás obtener:
Documentación necesaria para abrir un local
La documentación que necesitarás para abrir un local comercial, es decir, para obtener las licencias y permisos necesarios y para completar los trámites requeridos, dependerán del ayuntamiento del municipio en el que te encuentres y del tipo de actividad que vayas a realizar (si se trata de una actividad clasificada o una actividad inocua).
Pero, por lo general, necesitarás la siguiente documentación:
- DNI y fotocopia del DNI.
- Escrituras de constitución de la empresa (en caso de que vayas a llevar a cabo la actividad como empresa).
- Contrato de arrendamiento o compra-venta del local.
- Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), en el epígrafe correspondiente.
- Referencia catastral del local.
Además, necesitarás realizar los trámites que veremos a continuación para obtener los siguientes documentos:
- Informe técnico y/o proyecto técnico.
- Declaración responsable
- Proyecto técnico en materia de incendios o PCI
- Licencias de obras (si fuese necesario hacerlas).
Requisitos técnicos que debe cumplir el local
Los requisitos técnicos que el local comercial debe cumplir varían en función del tamaño del local, la actividad que se realizará en él y la normativa concreta establecida por cada ayuntamiento, por lo que lo ideal es que te informes en tu propio ayuntamiento antes de iniciar tu actividad o de elegir un local.
A grandes rasgos, estos son los requisitos que deberás cumplir:
- Altura adecuada: Asegúrate de que la altura del local sea de al menos 2.5 metros en las áreas abiertas al público y de 2.2 metros en los espacios reservados al personal.
- Manejo de residuos: Será necesario coordinar el uso del basurero con vecinos o establecer uno propio.
- Servicios sanitarios para clientes: En locales superiores a 200 metros cuadrados, instalar un baño para clientes suele ser obligatorio.
- Aparatos en la fachada: Si planeas instalar sistemas en la fachada, por ejemplo, sistemas de climatización o de aire acondicionado, debes saber que, por lo general, estos no pueden sobresalir más de 30 centímetros ni afectar a la estética de la fachada de forma significativa.
- Grandes espacios, grandes responsabilidades: Los locales de mayor tamaño (generalmente los que cuenten con una superficie superior a los 500 metros cuadrados) requerirán zonas específicas para carga y descarga, entre otros.
Trámites y permisos para abrir un local comercial
Como hemos mencionado antes, los requisitos y trámites necesarios para abrir un local comercial varían en función de la actividad que vayas a desarrollar y el municipio en el que te encuentres. Cada actividad está sujeta a unas normativas diferentes, y cada municipio tiene potestad para modificar, hasta cierto punto, dichas normativas y requisitos.
No obstante, por lo general, los requisitos y trámites que tendrás que llevar a cabo para abrir tu local son los siguientes:
Declaración responsable municipal de apertura
Este documento es una manifestación por parte del titular de la actividad, en la que declara que el local cumple con los requisitos establecidos por la normativa local para la apertura de un local comercial y se compromete a poseer y facilitar los documentos a la administración pertinente.
La figura de la declaración responsable permite agilizar la burocracia y los trámites, así como hacer más rápida y eficiente la apertura de nuevos negocios o locales, ya que, para una gran cantidad de actividades y tipos de locales comerciales, presentar una declaración responsable será suficiente para poder iniciar la actividad y obtener la licencia de apertura y actividad.
No obstante, la responsabilidad de que tu local y actividad se ajusten a las normativas recaerá sobre ti. El ayuntamiento realizará las comprobaciones e inspecciones pertinentes para ello a posteriori.
Qué negocios no necesitan licencia de apertura
Las actividades en las que generalmente será suficiente presentar una declaración responsable para poder iniciarlas (en lugar de obtener una licencia de apertura y actividad) suelen ser aquellas clasificadas como inocuas. Es el caso de, por ejemplo:
- Textiles, venta de ropa, confección de calzado, entre otros.
- Productos de papelería, como libros, cuadernos, libertas, entre otros.
- Muebles y equipamiento del hogar en general.
- Establecimientos de alimentos y bebidas (por ejemplo, kioskos).
- Productos de decoración y pinturas.
- Productos deportivos (ropa, calzado, material de entrenamiento, entre otros).
- Venta de aparatos médicos, fotográficos y ortopédicos y óptimos, siempre que en estos últimos no se realice ningún tipo de adaptación individualizada al paciente.
- Artículos de joyería y relojería.
- Juguetes.
- Artículos de drogería, limpieza, cosméticos, perfumería, entre otros.
- Herbolarios.
- Artículos de coleccionismo y souvenirs.
- Tiendas de sex-shop
- Vehículos, incluyendo aeronaves y embarcaciones.
- Venta de artículos en régimen de expositores en depósito.
- Venta de semillas y productos de floristería o jardinería.
- Comercialización de artículos diversos mediante el uso de dispositivos automáticos (por ejemplo, máquinas expendedoras), excepto alimentación, bebidas y tabaco.
- Ciertos establecimientos de venta al por mayor.
- Agencias de viaje, de seguros, inmobiliarias, de alquileres de bienes muebles o inmuebles, agencias de servicios a empresas y profesionales como gestorías, despachos de abogados, entre otros.
- Locutorios y video-clubs.
- Autoescuelas y academias.
- Otros
Comunicación previa municipal de apertura
La comunicación previa es un trámite en el cual se informa a la autoridad municipal sobre la intención de abrir un local comercial. Es en esta en la que se adjunta la declaración responsable, entre otros documentos, como justificante y documento acreditativo de que tu local y actividad cumplen con las normativas.
Licencia de actividad y apertura
La licencia de actividad y apertura es un permiso otorgado por la autoridad municipal que autoriza específicamente el inicio de la actividad comercial en el local. Para obtenerla, generalmente es necesario presentar toda la documentación requerida y cumplir con los requisitos establecidos por la normativa local, aportando justificantes de ello.
Por lo general, la licencia de actividad solo será necesaria en aquellos casos en los que la declaración responsable no sea suficiente, generalmente en las actividades clasificadas o cuando el tamaño del local sea superior a los 300 metros cuadrados.
¿Existe alguna diferencia entre la licencia de apertura y la licencia de actividad?
En realidad, no hay ninguna diferencia entre la licencia de apertura y la licencia de actividad, ambas son lo mismo, ambas son dos formas diferentes de referirse al mismo hecho: a la autorización por parte del ayuntamiento o autoridad competente para la apertura de un local comercial / para el inicio de una actividad económica.
Es más, esta licencia también recibe otros nombres como licencia de ocupación o licencia de funcionamiento.
Básicamente es la denominación la que cambia en función del municipio (recordemos que las normativas de apertura varían de ayuntamiento en ayuntamiento, ya que estos tienen el poder de regularlas y modificarlas).
Documentación técnica o proyecto técnico
Este documento, elaborado por un arquitecto, arquitecto técnico o ingeniero, describe detalladamente la distribución y características del local y acredita que este cumple con las normativas de carácter técnico. Puede incluir planos, esquemas, y demás detalles necesarios para garantizar el cumplimiento de normativas de construcción y seguridad.
Este documento será necesario tanto si vas a iniciar tu actividad mediante la obtención de una licencia de apertura y actividad como si lo vas a hacer mediante una declaración responsable, en cuyo caso suele denominarse “Certificado técnico para la puesta en funcionamiento de actividad inocua”.
Si fuese necesario efectuar obras en el local, estas también deberían contemplarse en el proyecto técnico.
Proyecto técnico en materia de incendios o PCI (proyecto contra incendios)
Enfocado específicamente en la prevención y control de incendios, este proyecto técnico detalla las medidas de seguridad contra incendios que se han implementado en el local. Suele incluir sistemas de extinción, señalización de evacuación, y otras medidas de seguridad contra incendios.
No siempre es obligatorio presentarlo para iniciar la actividad, pero sí disponer de él.
En ocasiones puede que también se requiera un acta de comprobación de incendios emitida por un organismo de control.
Este documento certifica que se han realizado las comprobaciones necesarias para verificar que el local cumple con las normativas de seguridad contra incendios. Puede ser emitida por un organismo de control autorizado.
Estudio de impacto acústico
Un estudio de impacto acústico es una evaluación técnica que se realiza para determinar y analizar los posibles efectos sonoros generados por una actividad, infraestructura o proyecto en su entorno.
Será obligatorio para los locales que sean susceptibles de generar algún tipo de contaminación acústica, como bares, restaurantes, talleres, entre otros.
Si el local no cumple con las especificaciones requeridas, será necesario llevar a cabo medidas de insonorización
Medidas higiénicas
Si tu local va a estar destinado a algún tipo de actividad relacionada con el tratamiento de residuos, la sanidad o la alimentación (por ejemplo, si quieres abrir un kiosco, un bar de copas o un restaurante), tendrás que contar con ciertas medidas y cumplir con ciertas normativas higiénicas.
Dependiendo del ayuntamiento, bastará con informar de estas medidas en tu declaración responsable o tendrás que obtener licencias y documentos aparte para probar la implementación de estas medidas en tu negocio.
Licencia de obras
En caso de que se tengan que hacer obras o adecuaciones en el local, será necesario obtener una licencia de obras que, dependiendo de la envergadura y alcance de las mismas, se distingue entre licencia de obra mayor y licencia de obra menor.
Será necesario que obtengas una u otra, independientemente de la complejidad de las obras.
Cuándo debe solicitarse una licencia de obra menor
Una licencia de obra menor sería necesaria cuando se planifican trabajos de pequeña envergadura, como la colocación de revestimientos, reparaciones generales, modificaciones por decoración, modificaciones en instalaciones eléctricas o de fontanería, instalación de sistemas de climatización, entre otros.
Estos trabajos no requieren la presentación de un proyecto técnico y son de menor complejidad y coste.
Cuándo es necesario una licencia de obra mayor
Una licencia de obra mayor sería necesaria para proyectos de gran envergadura, dificultad técnica y presupuesto más importante.
Se solicitaría para obras nuevas, rehabilitación integral, modificación estructural, demolición o reestructuración, ampliación de altura o volumen, modificaciones para salidas de emergencia, cambio de uso o finalidad de la edificación, y modificaciones que afecten áreas comunes de un edificio.
Este tipo de licencia implica el pago de una tasa y la presentación de un proyecto elaborado por un profesional, como un arquitecto o ingeniero.
Seguro de responsabilidad civil
El seguro de responsabilidad civil es una herramienta crucial para proteger a las empresas y profesionales contra posibles daños a terceros durante la operación del negocio.
En el contexto de un local comercial, el seguro de responsabilidad civil puede cubrir accidentes que ocurran dentro del establecimiento, como resbalones y caídas, así como posibles daños a la propiedad de los clientes. Además, este seguro puede ser fundamental para cubrir gastos legales asociados con demandas, ayudando a salvaguardar los activos y la reputación del negocio.
Obligaciones posteriores a la apertura del local
Lidiar con la burocracia y con las administraciones públicas no es algo que termine una vez ya hayas abierto el local e iniciado tu actividad.
En el desarrollo de tu actividad comercial, se trata de algo que vas a tener que hacer de forma regular.
Una vez ya hayas iniciado tu actividad, estas son algunas de las obligaciones de la mayoría de locales comerciales:
- Normativas sobre el local: Tu local debe cumplir todas las normativas técnicas, tal y como hemos comentado anteriormente.
- Normativas específicas: Debes cumplir con todas las normativas específicas a tu actividad, estar inscrito en el epígrafe correspondiente del IAE (Impuesto de Actividades Económicas) y pagar dicho impuesto de forma regular.
- Normativas de protección de datos: Si vas a almacenar o gestionar cualquier tipo de dato personal de tus clientes, debes hacerlo conforme a las leyes de protección de datos vigentes, de lo contrario, las sanciones podrían ascender hasta más de 40.0000 €.
- Normativas antifraude: Todos tus dispositivos de cobro (TPV, cajas registradoras, entre otros) deben cumplir con las cambiantes normativas antifraude. Según se introduce en la ley podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 € por la tenencia de programas ilegales o dispositivos no actualizados.
- Declaraciones de impuestos: Deberás estar dado de alta como autónomo o haber abierto una empresa con la que realizar la actividad y hacer adelantos de los impuestos regularmente (por ejemplo, trimestrales, si eres autónomo).
- Adelantos del IVA
- Alta en la Seguridad Social: Tanto si eres autónomo como si desarrollas la actividad a través de una empresa, tendrás que estar dado de alta en la Seguridad Social y pagar la famosa cuota de autónomos.
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Resumen: Qué se necesita entonces para abrir un local comercial
Para abrir un local comercial, necesitarás un informe técnico o proyecto técnico por parte de un profesional colegiado, realizar el pago de las tasas municipales pertinentes, y hacer una declaración responsable que enviarás al ayuntamiento, tras lo cual, podrás iniciar tu actividad.
Si se trata de una actividad clasificada o tu establecimiento tendrá un tamaño superior a los 300 metros cuadrados, habrá más trámites y requisitos y no podrás iniciar tu actividad hasta no haber recibido una respuesta del ayuntamiento.
Recuerda que los requisitos, la documentación a presentar y los trámites varían significativamente dependiendo del municipio, y el tipo de actividad comercial y/o el tamaño del local.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.