La digitalización es un paso esencial para cualquier negocio que busque mejorar su eficiencia, reducir costes y adaptarse a un mercado cada vez más competitivo. Además, es de especial importancia para los negocios pequeños y locales.
El proceso de digitalización proceso implica integrar tecnologías digitales en todas las áreas de la empresa, desde la automatización de tareas administrativas hasta el manejo de ventas y la relación con los clientes en línea.
En este artículo, exploraremos cómo digitalizar un negocio pequeño, haciendo énfasis en el comercio minorista o local. Veremos qué herramientas elegir y qué cuestiones tener en cuenta a la hora de decantarse por una u otra herramienta.
Cómo digitalizar tu negocio paso a paso: Índice
- ¿Qué significa digitalizar un negocio exactamente?
- Qué se necesita para digitalizar un negocio.
- Cómo empezar el proceso de digitalización.
- Conclusión.
¿Qué significa digitalizar un negocio exactamente?
Digitalizar un negocio significa incorporar tecnologías digitales en todos los aspectos de una organización (de un negocio) para optimizar procesos y mejorar la eficiencia.
Este proceso abarca desde la automatización de tareas administrativas hasta la implementación de plataformas de comercio electrónico y el uso de análisis de datos para la toma de decisiones, entre muchas otras cuestiones.
La digitalización permite a los negocios ahorrar dinero, ya que con ella podrán automatizar una gran cantidad de procesos. También les permite ahorrar tiempo, al automatizar procesos, estos pueden realizarse de forma más rápida y con una menor intervención humana.
Qué se necesita para digitalizar un negocio
Lo que se necesita para digitalizar un negocio dependerá del tipo de negocio y de su tamaño. No es lo mismo ni requerirá el mismo enfoque digitalizar una tienda de barrio que digitalizar una pyme de 30 empleados.
Por lo general, son los comercios minoristas y las pequeñas empresas o pymes las que suelen tener más problemas para digitalizarse y para implementar nuevas tecnologías, principalmente por la falta de conocimientos tecnológicos, recursos y acceso a profesionales expertos en digitalización.
Digitalización de pequeñas pymes
Digitalizar una pyme es un proceso más complicado que digitalizar un negocio minorista local. Además, el tipo de procesos y soluciones a implementar dependerán de la vertical en la que opere la pyme y de su estructura.
Por lo general, los aspectos que se pueden digitalizar en una pyme, son:
- Marketing y ventas: Uso de plataformas digitales para promocionar productos y servicios, y gestionar relaciones con clientes. Puedes implementar desde CRM (para la gestión de clientes) hasta herramientas para gestionar la presencia en múltiples redes sociales a la vez.
- Operaciones internas: Implementación de software para la gestión de inventarios, finanzas y recursos humanos.
- Atención al cliente: Incorporación de canales digitales como chats en línea, redes sociales y sistemas de tickets para soporte.
- Comunicación interna: Utilización de herramientas digitales para mejorar la colaboración y comunicación entre empleados. Una herramienta muy común en este ámbito es slack.
- Formación y desarrollo: Empleo de plataformas de e-learning para la capacitación continua del personal.
Lo más común a la hora de digitalizar una pyme es que tengas que implementar más de una solución tecnológica o de software a la vez, y que tengas que conectarlas e integrarlas entre ellas.
Digitalización de pequeños comercios minoristas
Para digitalizar un comercio minorista o un negocio de tipo local, deberás implementar soluciones que te permitan gestionar tus pagos de forma digital, gestionar tu inventario y venta, entre otros. En otras palabras, deberás implementar un TPV en tu negocio.
También puedes intentar tener una presencia en línea y captar clientes por internet, aunque esto no siempre es una buena idea para todos los negocios (no todos los negocios tienen que tener una presencia en línea ni van a sacar una rentabilidad de ello).
- Sistema de pedidos y pagos en línea: Para ampliar el alcance, puedes permitir a los clientes que les sea posible realizar pedidos por WhatsApp o integrar un sistema de pedidos online en la web o redes sociales. Además, es clave aceptar pagos digitales (como Bizum, PayPal o tarjetas), lo cual agiliza las compras y ofrece comodidad. Esto no es algo necesario para todos los negocios locales, pero sí que es muy recomendable para aquellos que ofrecen servicios (peluquerías, centros de estética, entre otros).
- Inventario y facturación digital: Digitalizar la gestión de inventario, los registros de ventas, la contabilidad y la facturación te permitirá tener un mayor control, ahorrar tiempo y dinero y minimizar errores.
- Gestión de clientes: También es posible digitalizar la gestión de clientes, es decir, almacenar en un formato digital su información, sus historiales de compras, sus patrones de compra, hacer email marketing, enviarles promociones e información sobre nuevos productos o servicios, entre otros.
- Gestión de empleados: Por ejemplo, llevar un control automatizado de su productividad o, si tienes un negocio de servicios (por ejemplo, una peluquería), de la agenda de cada uno.
- Presencia en línea: Crear una página web sencilla o un perfil en redes sociales (como Facebook o Instagram) ayuda a que los clientes puedan encontrar tu negocio, conocer sus productos y saber cuándo está abierta. Para una tienda pequeña, una opción fácil es usar plataformas como Google My Business, que facilita la visibilidad en búsquedas locales. No todos los comercios tienen que tener necesariamente una página web o presencia en redes sociales, pero tener un perfil de Google My Business es algo recomendable para casi todos, ya que es gratis, sencillo de crear y no requiere ningún mantenimiento.
- Marketing digital local: Por ejemplo, atraer clientes mediante promociones en redes sociales o anuncios locales. Ofrecer descuentos o recompensas por comprar online o recomendar la tienda puede atraer más clientes a través de medios digitales. Una buena opción son los anuncios geolocalizados en Facebook e Instagram. En general, hacer marketing digital en tu negocio. No obstamte, no todos los negocios van a obtener rentabilidad de este tipo de acciones publicitarias.
- Servicio al Cliente Online: Establecer un canal de comunicación digital como WhatsApp o un chat en redes sociales ayuda a resolver dudas de clientes rápidamente. Además, ofrecer soporte al cliente de esta manera puede aumentar la confianza y satisfacción del comprador.
- Evaluación Continua: Revisar y analizar datos de ventas y comportamiento de los clientes es crucial para identificar qué funciona y qué no. Esto puede hacerse con software de gestión (software TPV).
Como puedes ver, hay una gran cantidad de aspectos que son automatizables en un negocio local.
Por un lado, están las cuestiones de gestión comercial (automatización de la contabilidad, gestión de la facturación, gestión de clientes, entre otros).
Por otro lado, existe la posibilidad de establecer una presencia en canales digitales (como redes sociales o Google) para atraer clientes o para comunicarte con ellos por estos medios.
No obstante, captar clientes a través de Internet no es algo factible para todos los negocios y, generalmente, requiere tener ciertos conocimientos de marketing digital. No es algo que, por lo tanto, sea necesario. Lo que sí que recomendamos es que crees un perfil de Google My Business, es algo rápido y fácil de hacer y una vez lo crees no tendrás que hacer nada más.
Sobre cómo crear un perfil en Google My Business encontrarás una gran cantidad de tutoriales en Internet, no obstante, por ejemplo, este.
Después de haber visto todo esto, puede que te estés pensando, ya sé qué cosas se pueden digitalizar, pero ¿cómo automatizo los procesos de gestión comercial?
Automatizar estas cuestiones en un negocio local es muy sencillo: utilizando un software TPV.
Utilizar un software TPV
Si tienes un comercio minorista, para digitalizar todos los aspectos de gestión comercial que hemos mencionado será suficiente con que utilices un software TPV.
Un software TPV (Terminal Punto de Venta) es un tipo de programa informático diseñado para gestionar, de forma integral, los distintos aspectos comerciales en negocios de diferentes sectores, como tiendas, restaurantes, bares, peluquerías, entre otros.
Se trata de software todo en uno, es decir, podrás gestionar todas las cuestiones comerciales que hemos visto en la sección anterior, con un único software, con una única solución. Además, empezar a utilizar este tipo de solución en tu negocio es muy sencillo.
Nuestra recomendación a este respecto es que utilices helloCash, un software punto de venta gratis, con planes avanzados de pago altamente competitivos.
Con helloCash, podrás:
- Gestionar cobros: helloCash es un software TPV, que te permitirá hacer de todo. Entre otras cuestiones, es un software que te permitirá cobrar en tu negocio, tanto con tarjeta como con móvil o efectivo.
- Automatizar tu contabilidad: Cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cosa de 2 clics.
- Gestionar tu facturación: Podrás conservar todas tus facturas en formato digital para cumplir así con las normativas tributarias. Además, gestionarlas en este formato es más fácil.
- Gestionar tu inventario: Ver cuánto stock queda de cada cosa con un simple golpe de vista. Recibir alertas cuando los niveles de stock bajen por debajo de un umbral determinado.
- Gestionar clientes: Almacenar su información (historial de compras, datos personales, entre otros) de forma segura y conforme a las normativas de protección de datos.
- Hacer email marketing: Enviar correos, automatizados o no, a tus clientes o a segmentos de clientes que definas.
- Generar informes: Generar detallados informes sobre el rendimiento de tu negocio, que responderán a preguntas como qué se vende más, qué se vende menos, qué productos son más rentables, entre otras cuestiones. Esto te permitirá tomar decisiones de negocio informadas.
- Y mucho más.
Pero, ¿por qué deberías utilizar helloCash? ¿Qué lo hace mejor que los demás?
- Precios más competitivos: Contamos con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
- Plan gratuito: Disponemos de un plan completamente gratuito, que podrás utilizar de forma indefinida.
- Múltiples y potentes funcionalidades: Con las que podrás optimizar la totalidad de la gestión de tu negocio.
- Tecnología cloud: Todos los dispositivos de tu sistema TPV estarán interconectados entre ellos en todo momento. Toda la información y la gestión del negocio estarán siempre centralizadas, sin que tú tengas que hacer nada. Podrás acceder a tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo.
- Actualizaciones automáticas: No tendrás que pagar a técnicos cada vez que haya una actualización ni que instalar tu las actualizaciones manualmente en todos tus dispositivos uno a uno. Todo lo contrario, las actualizaciones son automáticas y se ejecutarán sin que tú tengas que hacer nada en todos los dispositivos a la vez.
- Garantía de cumplimiento normativo: Nos comprometemos legalmente a mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos. Esto es muy, muy importante para ti, ahora veremos por qué.
Además, helloCash es muy fácil de usar y muy intuitivo.
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Ten esto en cuenta a la hora de elegir un software TPV y evita sanciones de hasta 50.000 euros
A la hora de elegir un software TPV, uno de los factores más importantes que tienes que tener en cuenta para decantarte por uno u otro es el cumplimiento normativo.
En los últimos años, se han introducido una serie de leyes que van a modificar sustancialmente la forma de facturar y gestionar la contabilidad en los negocios, estas leyes son:
- La Ley Antifraude 11/2021: En la que se prohíbe el software de doble uso y se introduce la obligación de que el software de gestión y facturación que se utilice cumpla con ciertos requisitos técnicos de funcionamiento y esté homologado, entre otras cosas. Además, las facturas, a partir de ahora, tendrán que emitirse en un formato estándar determinado y siguiendo ciertos protocolos.
- El Reglamento VeriFactu: Es el reglamento de la ley anterior, en el que se definen los requisitos técnicos que tendrán que cumplir los dispositivos y software de gestión (TPV).
- La Ley Crea y Crece: Introduce la obligatoriedad del uso de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y autónomos, entre otras cuestiones.
En cuanto entren en vigor las obligaciones introducidas en las leyes, cambiarán una gran cantidad de cuestiones en lo que respecta a la forma de facturar entre las más destacadas:
- Software homologado: El software que utilices tendrá que cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento técnico.
- Facturas: Las facturas tendrán que seguir unos estándares concretos y ser emitidas siguiendo unos protocolos informáticos determinados. Las facturas en PDF, Excel o Word dejarán de ser válidas.
- Envío de registros a Hacienda: El software que utilices debe brindar la posibilidad de enviar todos los registros de facturación a Hacienda a través de un protocolo informático creado por la AEAT.
- Factura electrónica: Como comentábamos, en las operaciones entre autónomos y empresas, será obligatorio utilizar la factura electrónica. Además, también será obligatorio notificar el estado de las facturas (pagadas, rechazadas, pendientes, etc).
- Otros: El software que utilices debe garantizar que los registros de facturación son inalterables, las facturas deben ser verificables de forma online, entre otros.
A la hora de elegir un software TPV, tienes que tener mucho cuidado. Asegúrate de que eliges una solución que cumple con todas las normativas y que ofrece una garantía de cumplimiento normativo, de lo contrario, la sanción recaerá sobre ti, pudiendo ser de hasta más de 50.000 euros.
En Internet hay muchísimas opciones de software que no está actualizado, no cumplen con estas (ni otras) normativas, o proceden de proveedores de países de fuera de la UE y que, por lo tanto, no han adaptado sus soluciones a las normativas españolas.
Ten cuidado con este tipo de soluciones. Recuerda que si eliges una solución que no cumpla con las normativas, la sanción caerá sobre ti, pudiendo llegar a ser de hasta más de 50.000 euros.
Este es otro de los grandes motivos para elegir helloCash: ofrecemos una garantía de cumplimiento normativo.
En helloCash, nos comprometemos legalmente a mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos.
Tú no tendrás que preocuparte de nada, todas las actualizaciones se ejecutarán de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada.
Cómo empezar el proceso de digitalización
Empezar la digitalización de un negocio pequeño es en realidad bastante sencillo. Además, como comentábamos, en la mayoría de casos únicamente será necesario utilizar una única solución de software (un software TPV). Los pasos a llevar a cabo serían los siguientes:
- Evaluación del estado actual del negocio: Analiza los procesos actuales para identificar áreas que podrían beneficiarse de la digitalización, como la gestión de inventario, ventas, atención al cliente y marketing. Elabora una lista con las áreas que quieres poder gestionar de forma digital y otra lista con las funcionalidades que el software de gestión que elijas debería tener.
- Selección de herramientas digitales adecuadas: Busca, compara opciones e implementa un sistema de punto de venta (TPV) que facilite la gestión de ventas, inventario y clientes, y que incluya todas las funcionalidades que hayas decidido que necesitarás.
- Capacitación del personal: Asegúrate de que tú y tu equipo estéis capacitados para utilizar las nuevas herramientas digitales de manera efectiva. De todas formas, helloCash es muy fácil e intuitivo de usar.
Conclusión
Digitalizar un negocio puede parecer algo complejo, pero los beneficios a largo plazo son innegables. Además, en el caso de los negocios locales, la digitalización es relativamente sencilla, basta con adquirir un sistema TPV.
Con una herramienta todo en uno como helloCash, la digitalización se vuelve mucho más accesible y sencilla, permitiendo gestionar de manera integral la facturación, el inventario, y la contabilidad, todo bajo un sistema actualizado y en cumplimiento con la normativa vigente.
Por todas las ventajas que ofrece, no es de extrañar que helloCash sea ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.