Cómo facturar en un negocio pequeño

Si eres dueño de un pequeño negocio local y necesitas hacer facturas (tanto para clientes, que en los comercios locales usualmente son particulares, como para proveedores), has entrado en el lugar adecuado.

En la siguiente página, te explicaremos:

• Evitar sanciones de hasta 50.000 euros: Qué tener en cuenta a la hora de hacer facturas y de elegir un software de facturación, especialmente en relación a las nuevas leyes antifraude introducidas en los últimos años.
• Cómo facturar en un negocio pequeño: Cómo deben ser las facturas, qué campos mínimos deben contener, y cómo hacerlas exactamente.
• Software: Qué software utilizar para un negocio pequeño, y qué tener en cuenta a la hora de elegir uno.

Además, si necesitas una solución de software de punto de venta para tu pequeño negocio, tenemos una recomendación para ti: helloCash.

helloCash te permitirá hacer tickets de compra (facturas simplificadas) para tus clientes particulares y gestionarlas de forma digital, en cumplimiento con lo expuesto en las normativas antifraude y en el famoso Reglamento VeriFactu. 

También podrás emitir facturas electrónicas en tus operaciones con otros negocios o autónomos que cumplirán con todos los requisitos introducidos en la Ley Crea y Crece.

Además de optimizar y gestionar tu facturación, helloCash también incluye una gran cantidad de funcionalidades de gestión comercial. Podrás gestionar tu stock (y recibir alertas cuando los niveles de determinados artículos estén por debajo de ciertos umbrales que definas), gestionar clientes, hacer email marketing, crear programas de fidelización, gestionar empleados, automatizar tu contabilidad y mucho más.

helloCash destaca porque:

• Precios: Cuenta con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver nuestros precios y planes aquí).
• Plan gratuito: Dispone de un plan gratuito que podrás utilizar de forma indefinida y sin compromiso.
• Funcionalidades: Podrás optimizar una gran cantidad de tareas en tu negocio. Cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cuestión de 2 clics. Además, podrás hacer facturas tanto a particulares (facturas simplificadas) como a otras empresas o autónomos.
• Garantía de cumplimiento normativo: Nos comprometemos a cumplir con todas las normativas españolas y europeas. Más adelante veremos por qué esto es tan importante.
• Tecnología cloud: Todos los dispositivos estarán interconectados entre ellos, y tu información siempre centralizada. Podrás acceder a la gestión de tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo.
• Fácil de usar: No se requiere de ningún tipo de descarga ni instalación complicada. El software se utiliza desde nuestra web, iniciando sesión en ella.

Te invitamos a que te crees una cuenta (te llevará menos de 2 minutos) y veas por ti mismo cómo es nuestro software por dentro. Es gratuito, no se requiere tarjeta de crédito y no hay ningún tipo de compromiso.

Haz clic aquí para crear una cuenta y ver cómo es por dentro.

¿Qué tengo que hacer para comenzar a facturar? – Índice

• Cómo facturar en un negocio pequeño.
• ¿Cómo se realiza una factura?
• Tus obligaciones: ¿Qué debo tener en cuenta para facturar?
• ¿Qué negocios no están obligados a facturar?
• Conclusión: Elige helloCash para facturar en tu negocio.

Cómo facturar en un negocio pequeño

Empezar a facturar en un negocio pequeño es algo muy sencillo. Básicamente, lo único que tendrás que hacer es elegir un software adecuado y empezar a emitir facturas con él. Idealmente, el software que elijas debe ser un software de gestión comercial integral, es decir, un software que, además de permitirte gestionar la facturación, te permita gestionar otros aspectos de tu negocio como tu inventario, a tus empleados y clientes, tu contabilidad, entre otros. Además, el software debe cumplir con todas las normativas introducidas en estos últimos años, de lo contrario, podrías enfrentar sanciones de hasta más de 50.000 euros.

En resumen, para facturar en un negocio pequeño debes hacer lo siguiente:

1. Elige un software TPV.
2. Asegurarte de que cumple con todas las normativas.
3. Configurarlo.
4. Recuerda que tendrás que conservar todas tus facturas (ya sea digitales o físicas) durante al menos 4 años.

1. Elige un software TPV

Elige un TPV para tu negocio pequeño que incluya funcionalidades de facturación, por ejemplo, helloCash. Asegúrate de que el software te permita crear facturas tanto para particulares (es decir, tickets de compra / facturas simplificadas) como para empresas y autónomos.

Además, es muy posible que también necesites que tenga funcionalidades de gestión comercial, como:

• Gestión de inventario.
• Automatización de la contabilidad.
• Gestión de pagos en efectivo y tarjeta (con nuestro software, también podrás cobrar en tu negocio, tanto con tarjeta como con móvil o efectivo).
• Gestión de empleados.
• Gestión de clientes.
• Gestión de agenda (si tienes un negocio de servicios, como una peluquería).

helloCash incluye todas estas funcionalidades y más. 

Además del precio, un aspecto muy importante que tendrás que tener en cuenta es el cumplimiento normativo, de lo contrario, si empleases una solución que no cumpliese con las normativas introducidas en los últimos años, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros.

2. Cumplimiento normativo

Asegúrate de que el software te permita crear facturas a particulares (es decir, facturas simplificadas, popularmente conocidas como tickets de compra) que cumplan con todos los requisitos legales introducidos en las nuevas normativas TPV: Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu. 

Además, puesto que es probable que también tengas que recibir y gestionar facturas de otros autónomos o empresas (o incluso emitirles facturas a ellos), asegúrate de que cumple con todo lo establecido en la Ley Crea y Crece y de que te permite hacer facturas electrónicas (ya que, en cuanto se apruebe el reglamento de esta ley, estas pasarán a ser obligatorias en todas las operaciones entre empresas y autónomos).

Puedes ver en qué consiste cada normativa, qué cosas van a cambiar y cuáles van a ser tus obligaciones haciendo clic en los enlaces que hemos dejado en esta sección.

Algunos de los cambios más importantes, son:

• Hacer facturas sin utilizar software de facturación homologado no estará permitido.
• Esto quiere decir que las facturas en Excel, PDF o Word no estarán permitidas.
• El software que utilices debe estar homologado y cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento.

Así, asegurarte de que también te permitan emitir facturas empleando los protocolos y formatos introducidos en estas leyes, el software per se también debe cumplir unos requisitos técnicos de funcionamiento determinados.

Si el software que utilizas no cumple con estos requisitos, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros, incluso si no conoces el contenido de estas leyes o los requisitos técnicos que mencionamos. La ley asume que es tu responsabilidad elegir la solución adecuada que cumpla con todas las normativas.

A este respecto, una de las ventajas de helloCash es que garantizamos el cumplimiento normativo: Nos comprometemos legalmente a mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos.

¿Cuándo entrarán todas estas normativas en vigor?

En la fecha en la que escribimos esto (noviembre de 2024), estas normativas todavía no han entrado en vigor y la mayoría de proveedores de software de facturación y de gestión comercial todavía estamos adaptando nuestras soluciones a los requisitos introducidos en estas nuevas leyes.

Las obligaciones expuestas en estas normativas entrarán en vigor entre 2025 y 2026 (puedes ver los artículos que hemos enlazado para más información). Nuestro software estará listo y adaptado dentro de los plazos legales de adaptación establecidos.

3. Configura el software

Una vez te hayas decantado por un software, tendrás que configurarlo. Por ejemplo, tendrás que introducir la información de tu negocio, los artículos que vendes y tienes en stock, los tipos impositivos que se aplicarán a cada producto o servicio, entre otros.

Haz clic en el siguiente enlace para ver una explicación detallada y paso a paso de cómo realizar esta configuración inicial en helloCash. Es muy sencillo.

Si has elegido helloCash, podrás empezar a emitir facturas nada más hayas realizado esta configuración inicial.

Emitir facturas es muy, muy sencillo. Si no te aclaras, puedes enviarnos un email y te responderemos cualquier duda que tengas. De todas formas, te invitamos a que también le eches un vistazo a esta otra guía, en la que explicamos paso a paso como emitir y gestionar facturas.

4. Conserva tus facturas

Según la Ley General Tributaria, las facturas deben conservarse durante el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, que es de cuatro años. Este periodo comienza a contar desde el final del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente.

Puedes conservar estas facturas tanto en formato digital como en papel. Te recomendamos que las conserves en formato digital, es un formato más seguro y más fácil de gestionar. 

¿Cómo se realiza una factura?

Crear y gestionar facturas con helloCash es muy sencillo. Para realizar una factura, tendrás que seguir los siguientes pasos:

1. Primero que nada, dirígete a la sección de “Crear facturas” (seleccione “Caja registradora” y a continuación “Crear factura”). En esta sección, podrás añadir los artículos o servicios sobre cuya venta se realizará la factura.
2. Haz clic en “Pago”. Esto te llevará a una nueva pantalla en la que podrás seleccionar el método de pago y en la que aparecerá el importe total.
3. En esta pantalla, también podrás imprimir un comprobante o ticket de compra. 
4. Una vez hayas emitido la factura, podrás imprimirla, enviarla por correo o enviarla por Whatsapp.

Como comentábamos, en la sección de “Crear facturas” podrás añadir los artículos que vas a vender. Puedes verlo más claramente en la imagen de debajo.

Cuando hagas clic en “Pago”, la ventana que te aparecerá será la siguiente:

La columna de la izquierda te permitirá especificar el método de pago. Si el pago se realizase el efectivo, nuestro software calculará de forma automática el cambio que hay que devolverle al cliente.

En la columna de la derecha podrás imprimir el ticket o enviarlo por correo o por whatsapp. 

Tus obligaciones: ¿Qué debo tener en cuenta para facturar?

Además de elegir el software adecuado, para facturar debes tener en cuenta una serie de obligaciones tributarias y fiscales:

1. Alta en Hacienda: Debes darte de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores mediante el modelo 036 o 037, indicando la actividad económica que desarrollarás. Este trámite es obligatorio para cualquier persona que inicie una actividad empresarial o profesional por cuenta propia en España.

2. Alta en la Seguridad Social: Si la actividad es habitual, personal y directa, es necesario darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Este paso implica el pago de la famosa cuota de autónomos.

3. Emisión de facturas: Cada factura debe incluir una serie de datos mínimos obligatorios. Además, con la introducción de las normativas mencionadas anteriormente, las facturas deberán tener un formato determinado y emitirse obedeciendo unos protocolos concretos.

4. Aplicación de impuestos: Generalmente, se aplica el 21% de IVA, aunque existen tipos reducidos del 10% y 4% para ciertos productos y servicios. Si estás dado de alta en actividades profesionales y facturas a empresas o autónomos, debes aplicar una retención del 15% de IRPF. Para nuevos autónomos, durante los tres primeros años, la retención puede ser del 7%.

5. Conservación de facturas: Como ya hemos comentado, es obligatorio conservar las facturas durante al menos cuatro años según la normativa fiscal vigente.  

6. Herramientas de facturación: Utiliza software de facturación (como el de helloCash) va a ser necesario para poder cumplir con las nuevas normativas de facturación. Además, utilizar este tipo de herramientas te facilitará la gestión y emisión de facturas.

¿Qué es obligatorio poner en una factura?

En España, para que una factura sea válida y cumpla con la normativa fiscal, debe incluir los siguientes datos obligatorios:

1. Número y, en su caso, serie de la factura: La numeración debe ser correlativa y, si se utilizan series, éstas deben estar claramente identificadas.
2. Fecha de expedición: Indica el día en que se emite la factura.
3. Datos del emisor (vendedor o prestador del servicio): Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, Número de Identificación Fiscal (NIF) y domicilio fiscal.
4. Datos del destinatario (cliente): Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, Número de Identificación Fiscal (NIF), especialmente en operaciones intracomunitarias o cuando el destinatario sea sujeto pasivo del impuesto, y el domicilio fiscal.
5. Descripción de las operaciones: Detalle de los bienes entregados o servicios prestados, incluyendo el precio unitario sin impuestos y cualquier descuento o rebaja aplicable.
6. Tipo impositivo aplicado: Porcentaje de IVA aplicado a las operaciones.
7. Cuota tributaria: Importe del IVA que se repercute, que debe consignarse por separado.
8. Fecha de realización de las operaciones: Si es distinta a la fecha de expedición de la factura, debe indicarse.

Además, en casos específicos, pueden ser necesarias menciones adicionales, como:

• Operaciones exentas de IVA: Referencia a la normativa que justifica la exención.
• Inversión del sujeto pasivo: Indicación de “inversión del sujeto pasivo” cuando el destinatario es el obligado a declarar el impuesto.

Finalmente, aunque no es obligatorio, incluir datos de contacto como el teléfono o el correo electrónico suele ser recomendable.

¿Qué negocios no están obligados a facturar?

En España, la normativa general establece que todos los empresarios y profesionales deben expedir factura por las operaciones que realicen. Sin embargo, existen excepciones específicas en las que no es obligatorio emitir factura.

Los negocios que no están obligados a facturar son los siguientes:

1. Operaciones exentas de IVA según el artículo 20 de la Ley del IVA: Estas incluyen, entre otras, servicios médicos, educativos y financieros. No obstante, hay excepciones dentro de estas exenciones que sí requieren la emisión de factura, como ciertos servicios sanitarios y de hospitalización, entregas de bienes inmuebles y operaciones relacionadas con seguros.
2. Actividades acogidas al régimen especial del recargo de equivalencia: Este régimen se aplica principalmente a comerciantes minoristas que venden productos sin transformación. En estos casos, no es obligatorio emitir factura, salvo en operaciones específicas como la venta de bienes inmuebles.
3. Actividades bajo el régimen simplificado del IVA: Los empresarios o profesionales que tributan bajo este régimen no están obligados a emitir factura, excepto en la venta de activos fijos.
4. Operaciones autorizadas por la Agencia Tributaria: En ciertos sectores o actividades, la Agencia Estatal de Administración Tributaria puede autorizar la no emisión de facturas para evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas.

Ten en cuenta que, incluso en estos casos, si el destinatario de la operación solicita una factura para ejercer derechos de naturaleza tributaria, estarás obligado a expedirla.

Conclusión: Elige helloCash para facturar en tu negocio

Para garantizar que la facturación de tu negocio cumpla con las normativas actuales y evitar sanciones de hasta más de 50.000 euros, es necesario contar con un software integral de gestión comercial que incluya funcionalidades de facturación y que cumpla con todas las normativas vigentes (de lo contrario, las sanciones recaerán sobre ti).

helloCash es una excelente opción, ya que ofrece un sistema de facturación fácil de usar, dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, garantiza el cumplimiento normativo, emplea tecnología cloud, entre muchas otras ventajas. 

A día de hoy, helloCash es ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.