Cómo usar una caja registradora

Si acabas de abrir un comercio minorista, debes saber que la caja registradora, en tu negocio, es probablemente uno de los elementos más importantes, forma parte del corazón del mismo. 

Pero, ¿Cómo usar una caja registradora exactamente? ¿Cómo realizar la configuración inicial? ¿Cómo imprimir tickets y recibos? 

Si es la primera vez que utilizas una caja registradora, es muy probable que te estés haciendo todas estas preguntas.

En el siguiente artículo, te explicaremos paso a paso cómo utilizar una caja registradora. Veremos desde cómo realizar la configuración inicial pasando por la impresión de tickets y recibos, hasta la realización de tareas de contabilidad como el cierre de caja diario.

También te recomendamos que le eches un ojo a los siguientes artículos:

• Qué tipos de cajas registradoras existen: Donde exploramos los tipos que existen y cuál te conviene elegir en función del tipo de negocio que tengas.
• Caja registradora para negocios pequeños: Te presentamos más en profundidad a nuestra solución de caja registradora virtual, helloCash, y te mostramos por qué es la mejor opción (o, al menos, una de las mejores).
• Cuánto cuesta una caja registradora: Vemos cuál es el precio de una caja registradora convencional, así como el precio de los distintos tipos de cajas registradoras.

Cómo usar una caja registradora – Índice

• ¿Cuál es la función de la caja registradora? ¿Qué se puede hacer con ella?
• Qué lleva una caja registradora: Partes de las cajas registradoras.
• Cómo usar una caja registradora.
• ¿Cómo se organiza el dinero en una caja registradora?
• Caja registradora virtual vs Caja registradora convencional.

Antes que nada: Debes saber esto para evitar sanciones de hasta 50.000 euros

Si tienes una caja registradora en tu negocio o estás pensando en adquirir una, debes saber que es muy probable que su uso vaya a ser ilegal muy pronto, es decir, que vaya a quedar obsoleta legalmente.

En los últimos años se han introducido normativas que obligan a los comerciantes a utilizar dispositivos y software de gestión de cobros y contabilidad que cumplan con determinados estándares técnicos.

Esto se ha introducido en La Ley Antifraude 11/2021 y en el Reglamento VeriFactu, que entrará en vigor en 2025.

Básicamente, a partir de ahora, el hardware (por ejemplo, las cajas registradoras) o software que los negocios utilicen para gestionar la contabilidad va a tener que cumplir ciertos requisitos.

Si utilizas soluciones que no cumplan esos requisitos, las sanciones recaerán sobre ti y, según lo estipulado en la ley, podrían ascender hasta los 50.000 euros por cada solución de contabilidad / cobro que no cumpla los requisitos y año fiscal en que la hayas utilizado desde la introducción de la ley.

La mayoría de cajas registradoras ahora en uso van a quedar obsoletas, ya que no cumplen ni pueden cumplir con los requisitos introducidos en las nuevas normativas.

Nuestra recomendación

Nuestra recomendación es que, en lugar de utilizar una caja registradora, optes por un software TPV.

Los sistemas TPV son el eslabón tecnológico que sucede a las cajas registradoras, son la evolución de estas. La mayoría de negocios están sustituyendo sus cajas registradoras por soluciones de sistema TPV, a un ritmo muy acelerado.

Te permitirán hacer lo mismo que una caja registradora convencional y mucho más, pero de forma mucho más fácil y más rápida.

Además, la ventaja que tiene el software es que es más fácil de adaptar a los cambios normativos, cada vez que cambia una normativa, la empresa desarrolladora lo actualiza. En cambio, con una caja registradora, si las normativas cambian de nuevo no queda más remedio que comprar una nueva.

Cómo utilizar helloCash – nuestro sistema TPV

Nuestro software TPV incluye una gran cantidad de funcionalidades y es extremadamente fácil de usar. Puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro TPV para negocios aquí.

Para empezar a utilizarlo, basta con crearse una cuenta e iniciar sesión desde nuestra web (nuestro software se utiliza desde nuestra web). Te llevará menos de 2 minutos. Sí, es así de fácil.

Haz clic en “Iniciar Sesión” y, si todavía no tienes una cuenta, haz clic a continuación en “Crear acceso” para crear tu cuenta. Te llevará menos de 2 minutos.

En secciones posteriores veremos cómo es el proceso de arranque inicial para utilizar una caja registradora convencional; verás que es mucho más complicado.

Configuración inicial

Realizar la configuración inicial consiste en:

• Añadir los datos de tu empresa en el software (ya que, por ejemplo, aparecerán en los tickets y recibos).
• Añadir los artículos / servicios que vendes y sus precios.
• Configurar tus métodos de pago (es muy sencillo).

Puedes ver cómo realizar esta “configuración inicial” aquí. Es muy sencillo e intuitivo, y te llevará a penas unos minutos.

Dicho todo esto y sin más dilación, veamos ahora cómo se utiliza y configura una caja registradora convencional (verás que es mucho más complicado).

¿Cuál es la función de la caja registradora? ¿Qué se puede hacer con ella?

La función de la caja registradora es registrar y procesar las transacciones de venta en un negocio. Con una caja registradora se puede hacer todo lo relacionado con la gestión y procesamiento de pagos de un negocio: se pueden ingresar precios, calcular totales, aplicar impuestos, recibir pagos en efectivo o tarjeta, y emitir recibos para los clientes. Además, ayuda a llevar un control del dinero y de las ventas realizadas durante el día.

Cómo usar una caja registradora

Utilizar una caja registradora es algo complicado, sobre todo al principio. La configuración inicial puede resultar algo tediosa y darte algo de miedo al principio, pero, una vez realizada, todo irá cuesta abajo. Dicho esto, para utilizar una caja registradora tendrás que:

• Ubicarla en el espacio adecuado.
• Introducir el papel para recibos y las baterías.
• Encenderla y configurarla.
• Configurar los productos que vayas a vender, sus precios y los impuestos aplicables.
• Configurar usuarios y roles.

Primeros pasos: Cómo configurar tu caja registradora

El primer paso para utilizar una caja registradora es configurarla. 

1. Primero que nada, tienes que ubicar la caja registradora en una superficie dura y plana, por ejemplo, en una encimera, donde haya suficiente espacio para que los clientes coloquen los productos que vayan a comprar. 

1. Es importante que conectes la caja registradora directamente a un enchufe y que evites utilizar prolongadores.  

2. A continuación, tendrás que conectar las baterías de respaldo. Estas serán utilizadas por la caja registradora en caso de que hubiese un corte de luz. El compartimento para las baterías normalmente se encuentra detrás de la cubierta de papel para recibos.
   
3. El siguiente paso es instalar el papel para recibos. Para ello, comienza retirando la tapa del compartimento correspondiente. Asegúrate de que el extremo del rollo de papel esté cortado recto para facilitar su introducción en el alimentador. Coloca el rollo de manera que el papel se deslice hacia la parte frontal de la caja registradora. Finalmente, presiona el botón “FEED” (alimentar) para que el papel avance y quede correctamente posicionado para imprimir los recibos.

4. El cajón de la caja registradora generalmente puede cerrarse con una llave. Una vez hayas comprobado que el cajón y la llave funcionan, guarda la llave en un sitio seguro donde no vayas a perderla. 

5. Es momento de encender la caja registradora; Busca el interruptor de encendido, que puede estar en la parte trasera o lateral de la máquina, o utiliza la llave en la parte delantera. A continuación, gira la llave a la posición “REG” (registro) o presiona el botón “MODE” (modo) hasta seleccionar el modo operativo “REG”.

6. El último paso es programar la caja registradora. 

1. Puedes acceder al modo de programación girando la llave a “PRG” o “P”, o utilizando el botón “MODE” para seleccionar “PROGRAM”.
2. A continuación, podrás configurar  las categorías para los diferentes tipos de productos que vendes, especificando también sus precios y los impuestos asociados a cada uno.
3. También tendrás que configurar la fecha y hora del sistema de la caja registradora para así asegurar que los registros de venta que se generen sean correctos.

Antes de empezar a usarla

Antes de empezar a vender, tendrás que asegurarte de que la caja registradora está operativa y funciona correctamente:

• Cuenta el dinero del cajón portamonedas: Antes de empezar el día, asegúrate de contar con dinero en efectivo, billetes y monedas en el cajón de cambio. Es fundamental que esta suma sea la correcta para no descuadrar la contabilidad.
• Comprueba el papel de la impresora: Verifica que la impresora de tickets tenga suficiente papel para emitir los recibos de los clientes. Si el rollo está a punto de terminarse (normalmente verás una franja de color en el papel), cámbialo por uno nuevo.
• Introduce el código de empleado y/o inicia sesión: Una vez hayas comprobado que todo está bien, coloca el cajón de cambio o portamonedas en la caja registradora e ingresa tu código de empleado para iniciar tu sesión.

Qué lleva una caja registradora: Partes de las cajas registradoras

Una caja registradora típicamente incluye un teclado numérico, botones de funciones (como subtotal, impuestos, y total), un cajón portamonedas para almacenar efectivo, una impresora de recibos, y una pantalla para mostrar la información de la venta. En modelos más avanzados, puede tener un lector de tarjetas de crédito y una pantalla táctil para facilitar la gestión de operaciones.

• Teclado numérico: Se utiliza para ingresar precios, cantidades, códigos de productos, impuestos, entre otros. 
• Botones de funciones: Estos botones te permitirán realizar operaciones específicas como calcular subtotales, aplicar impuestos, calcular el total, procesar cancelaciones o devoluciones, entre otros. También pueden incluir funciones de cálculo como multiplicaciones o divisiones.
• Cajón portamonedas: Es el compartimento donde se almacena el dinero en efectivo, tanto billetes como monedas. 
• Pantalla: La pantalla muestra la información de la transacción en curso, como el precio de los productos, el importe total a pagar por el cliente, el cambio a devolver, los impuestos de la operación, entre otros. En modelos más modernos, la pantalla suele ser táctil.
• Impresora de recibos: Su función es imprimir los recibos que tendrás que entregar a los clientes después de cada transacción. 
• Lector de tarjetas: En modelos avanzados, esta parte de la caja registradora permite procesar pagos con tarjeta de crédito o débito, lo que facilita transacciones más rápidas y seguras. Otros modelos no incluyen lector de tarjetas pero sí la posibilidad de conectar uno periféricamente.
• Pantalla del cliente: Algunas cajas registradoras incluyen una pantalla adicional orientada hacia el cliente, donde se muestran los precios y el total de la compra en tiempo real.
• Llave de seguridad y botón de encendido/apagado: Las cajas registradoras suelen tener una llave o un botón que permite encender, apagar, o bloquear la máquina para mayor seguridad.

Botones básicos de una caja registradora

La mayoría de modelos de cajas registradoras suelen compartir ciertas características básicas y botones que deberás conocer:

• Números: Se utilizan para ingresar precios, cantidades y códigos especiales.
• Funciones matemáticas: Se trata de botones como porcentaje, suma y resta, útiles para calcular descuentos o cambios.
• Total e impuestos: Calculan el coste total de una compra, con la posibilidad de añadir impuestos si es necesario.
• Efectivo o tarjeta: Sirve para procesar pagos en efectivo o con tarjeta, mostrando el cambio en la pantalla.
• Anular: Se utiliza para corregir errores en la introducción de productos o precios.

Funcionalidades básicas de las cajas registradoras

Existen una gran cantidad de modelos de cajas registradoras y todas ellas utilizan tecnologías distintas, no obstante, al igual que sucede con ciertos botones, todas ellas también comparten ciertas funcionalidades básicas:

• Ingreso de pedidos y precios: Dependiendo del modelo, puede que tengas que ingresar los precios manualmente o que lo hagas mediante una pantalla táctil.  
• Configuración de artículos y precios: En muchas cajas registradoras podrás configurar los precios de cada producto de antemano, lo que te salvará de tener que estar añadiendo el precio de cada artículo cada vez que vayas a realizar una venta.
• Procesamiento de pagos y cálculo del cambio: Una vez indicados todos los productos, puedes presionar el botón de subtotal para mostrar el importe total al cliente. Luego, indica a la caja registradora la cantidad entregada en efectivo (para que esta calcule automáticamente el cambio) o procesa el pago con tarjeta de crédito.  
• Impresión de tickets: En España, es obligatorio proporcionar el ticket de compra a los clientes. Las cajas registradoras modernas suelen incorporar un sistema de impresión de tickets o suelen poder integrarse fácilmente con impresoras de recibos periféricas.

Cierre de caja: Asegurando un final del día ordenado

Cuando termines el día, es fundamental que te asegures de que los importes en tu caja registradora cuadran con tu contabilidad y que generes los informes contables pertinentes:

• Cerrar el turno: Genera un informe de todas las transacciones del día. Este informe te indicará el total de ventas y debe coincidir con el efectivo disponible en el cajón.
• Contar el dinero: Lleva el cajón portamonedas a un lugar seguro para contar el dinero tranquilamente. Retira el dinero extra y deja únicamente la cantidad necesaria para el próximo turno.
• Verificación: Compara el efectivo contado con el total de cierre del día. Si hay alguna discrepancia, revísala y comunícala al encargado de la tienda.

Por cierto, con helloCash, el cierre de caja diario es muchísimo más sencillo que con una caja registradora convencional, es cuestión de unos pocos clics y no tendrás que hacer ningún tipo de trabajo manual adicional.

¿Cómo se organiza el dinero en una caja registradora?

En las cajas registradoras, el dinero está organizado de una forma que permite el fácil acceso al mismo, su recuento y su contabilidad de forma efectiva.

En el cajón portamonedas, los billetes se organizan en compartimentos separados, generalmente de mayor a menor valor de izquierda a derecha. En cada compartimento se colocan billetes o monedas de un valor determinado (por ejemplo, hay un compartimento para los billetes de diez euros, otro para los billetes de cinco euros y así sucesivamente).

Este orden permite a los empleados acceder rápidamente a la cantidad correcta de cambio sin que haya ningún tipo de confusión o error.

Los billetes de un valor más elevado (por ejemplo, de cincuenta euros para arriba) suelen ubicarse en un compartimento más seguro debajo de los billetes de menor valor.

Caja registradora virtual vs Caja registradora convencional

La caja registradora convencional es un dispositivo físico que ha sido utilizado durante décadas en la mayoría de comercios minoristas. Su función principal es registrar transacciones de venta y calcular el cambio. Además, en muchos casos, también emite recibos en papel.

Aunque ha sido ampliamente utilizada en el pasado, como hemos comentado antes, su capacidad de adaptación es limitada y se ha quedado atrás con respecto a las nuevas soluciones que han ido saliendo al mercado esta última década.

Una de estas soluciones es la caja registradora virtual, también conocida como software TPV.

Una caja registradora virtual, también conocida como software TPV, es lo mismo que una caja registradora convencional, con la salvedad de que es virtual, es decir, es un software y no un dispositivo físico. 

Una caja registradora virtual te permitirá hacer lo mismo que una caja registradora convencional y mucho más, ya que también incluye funcionalidades de distintas índoles que te permitirán optimizar muchos de los aspectos de tu negocio.

Por ejemplo, con helloCash, nuestra caja registradora virtual, cuestiones como el cierre de caja diario son cosa de unos pocos clics. Además, te permitirá almacenar información de tus clientes (incluyendo sus patrones de compra), hacer campañas de email marketing, generar detallados informes y estadísticas sobre el rendimiento de tu negocio, gestionar tu stock y mucho más.

helloCash es, además, una de las soluciones con los precios más competitivos del mercado (puedes ver nuestros precios aquí) y cuenta con un plan gratuito que podrás usar de forma indefinida.

Es muy fácil e intuitivo de utilizar, mucho más que una caja registradora convencional, y no requiere de  ningún tipo de instalación o configuración complicada.

No tienes que descargar nada, nuestro software se utiliza desde nuestra propia web, basta con crearse una cuenta e iniciar sesión (te llevará menos de 2 minutos). 

No se requiere tarjeta de crédito ni hay ningún tipo de compromiso.

helloCash es ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.

Empieza a usar helloCash – Crearte una cuenta te llevará 2 minutos.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.