Cada vez más personas prefieren pagar con tarjeta o dispositivos móviles en lugar de efectivo. Además, los negocios recurren cada vez más a la digitalización de sus procesos comerciales, motivo por el cual la gran mayoría adquieren un TPV (en lugar de las ya anticuadas cajas registradoras).
No obstante: ¿es obligatorio contar con un Terminal de Punto de Venta (TPV)?
En este artículo, analizaremos la normativa vigente y si es o no obligatorio tener un TPV o un datáfono en tu negocio.
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- ¿Es obligatorio tener un TPV en una peluquería?: Respondemos a la misma pregunta que en este artículo, pero centrándonos en las particularidades de los negocios de peluquería y estética.
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- Cómo facturar en un negocio pequeño: Vemos todo lo que necesitarás saber para empezar a facturar en un negocio pequeño o que hayas acabado de abrir.
Obligatoriedad de tener un TPV en un establecimiento – Índice
- ¿Es obligatorio tener TPV en un negocio o establecimiento?
- No, tener un TPV en un establecimiento no es obligatorio.
- ¿Qué TPV puedo elegir para cumplir con las normativas?
- ¿Es obligatorio tener un datáfono en España en 2024?
- Diferencia entre un datáfono y un TPV (no son lo mismo).
- ¿Qué pasa si un establecimiento no tiene datáfono?
- ¿Cuándo es obligatorio el pago con tarjeta?
- Conclusión: ¿Es obligatorio tener un TPV en un negocio?
¿Es obligatorio tener TPV en un negocio o establecimiento?
No, no es obligatorio tener un TPV en un establecimiento, no existe ninguna ley que lo exija de forma explícita. Sin embargo, para cumplir con las normativas de facturación y contabilidad que se han introducido estos últimos años sí necesitarás soluciones de software adecuadas, como un TPV.
Las obligaciones que se derivan de estas leyes incluyen emitir tickets de compra numerados, mantener un registro digital de facturación que cumpla con ciertos requisitos técnicos, emitir facturas electrónicas cuando estas vayan dirigidas a otros profesionales o autónomos, entre otros.
Estas normativas, son:
- La Ley Antifraude 11/2021, que prohíbe el software de doble uso, los pagos en efectivo superiores a los 1.000 euros, las facturas que no cumplan con ciertos requisitos (que no sean facturas verificables), entre otros.
- El Reglamento VeriFactu, donde se establecen los requisitos técnicos de funcionamiento que los sistemas de gestión y facturación deberán cumplir..
- La Ley Crea y Crece, que establece la factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos.
Cumplir estas obligaciones implica adoptar soluciones tecnológicas avanzadas, ya que las facturas en PDF o Excel dejarán de ser válidas. El incumplimiento puede resultar en sanciones de hasta 50.000 euros. Por ello, aunque no sea obligatorio, si tienes un pequeño comercio, contar con un TPV es prácticamente la única forma de adaptarse a las exigencias legales vigentes.
No, tener un TPV en un establecimiento no es obligatorio
En resumidas cuentas, tener un TPV en tu establecimiento no es obligatorio, pero resulta esencial para cumplir con las normativas actuales de facturación y evitar sanciones. Aunque existen soluciones alternativas, como ciertos sistemas de gestión adaptados, el software TPV sigue siendo la opción más práctica, moderna y completa para garantizar el cumplimiento legal y facilitar la operativa diaria.
Así que, no, tener un TPV en un establecimiento no es obligatorio, pero sí es necesario.
¿Qué TPV puedo elegir para cumplir con las normativas?
Como ya hemos comentado, tener un TPV no es obligatorio, pero sí es necesario para poder facturar de forma legal, por lo que, en la práctica, te va a tener que terminar haciendo falta uno.
No obstante, si tienes un TPV, según lo estipulado en las normativas antes mencionadas, será necesario que la solución que utilices cumpla con ciertos requisitos técnicos de funcionamiento.
Algo muy importante que tendrás que tener en cuenta a la hora de elegir un TPV para un negocio es que cumpla con estos requisitos de funcionamiento, de lo contrario, la sanción recaerá sobre ti, y esta podría llegar a ser de hasta 50.000 euros por cada dispositivo que no cumpla con los requisitos y año fiscal en el que lo hayas utilizado desde la introducción de estas obligaciones.
Por ejemplo, el software debe crear un registro digital de todas las transacciones que realices, este registro debe ser inalterable e inmodificable. También debe dar la posibilidad de enviar los registros de facturación a Hacienda a través del protocolo informático que la AEAT ha habilitado para ello.
Pero, ¿qué software elegir?
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¿Es obligatorio tener un datáfono en España en 2024?
No, tener un datáfono no es obligatorio en España. Actualmente, no existe ninguna normativa que exija explícitamente a los comercios disponer de un datáfono para aceptar pagos con tarjeta. Sin embargo, hay consideraciones importantes a tener en cuenta:
- Pagos en efectivo: Según la normativa actual, el límite para los pagos en efectivo es de 1.000 euros siempre que alguna de las partes intervinientes sea una empresa o autónomo. Si necesitas aceptar pagos de importes mayores, te hará falta un datáfono.
- Prácticas comerciales: Aunque no es obligatorio, contar con un datáfono puede ser esencial para atraer y retener clientes, ya que muchas personas prefieren pagar con tarjeta o métodos digitales. Negocios que no ofrecen esta opción podrían perder ventas.
- Cambios legislativos futuros: En el marco europeo, se ha planteado la idea de garantizar el derecho de los consumidores a pagar electrónicamente, lo que podría llevar a la obligatoriedad en el futuro.
En resumen, aunque no es obligatorio por ley, disponer de un datáfono es una práctica muy recomendada para mejorar la experiencia del cliente y adaptarse a la tendencia de los pagos digitales.
Diferencia entre un datáfono y un TPV (no son lo mismo)
Mucha gente piensa que los datáfonos son lo mismo que los TPV, y utilizan ambos términos de forma intercambiable. Lo cierto es que un datáfono y un TPV (Terminal de Punto de Venta) no son lo mismo:
- Datáfono: Es un dispositivo específico para procesar pagos con tarjeta o métodos electrónicos. Su función principal es permitir transacciones entre el cliente y el banco. Puede ser portátil, fijo o integrado en otros sistemas, pero no gestiona inventarios ni genera facturas. Básicamente, es lo que se utiliza para procesar pagos con tarjeta.
- TPV: Es un sistema más completo que incluye hardware (como una pantalla, impresora de tickets y cajón portamonedas) y software de gestión. Además de procesar pagos, el TPV organiza inventarios, registra ventas, emite tickets, controla reportes y, en algunos casos, integra funciones de datáfono. El datáfono es, de hecho, parte del sistema TPV.
¿Qué pasa si un establecimiento no tiene datáfono?
Así pues, si un establecimiento no tiene datáfono, no pasa absolutamente nada, no incurre en ninguna ilegalidad, ya que actualmente no es obligatorio disponer de este dispositivo.
No obstante, no tener un datáfono puede acarrear ciertas consecuencias para tu negocio:
- Pérdida de clientes: Muchos consumidores prefieren pagos con tarjeta o métodos electrónicos. No ofrecer esta opción puede resultar en ventas perdidas.
- Impacto en la competitividad: Los establecimientos que no aceptan pagos electrónicos pueden parecer menos modernos y atractivos frente a la competencia.
- Futuras regulaciones: Aunque actualmente no es obligatorio, podrían surgir leyes en el futuro que requieran aceptar pagos electrónicos.
- Adaptación al cliente: Ofrecer pagos digitales es una práctica recomendada para mejorar la experiencia del cliente y adaptarse a las tendencias actuales.
¿Cuándo es obligatorio el pago con tarjeta?
Como comentábamos, no es obligatorio (por ahora) aceptar pagos con tarjeta en España por lo general, no obstante, salvo ciertas excepciones en las que sí puede ser necesario:
- Límites al uso de efectivo (Ley Antifraude 11/2021):
- Máximo de 1.000 € para pagos entre empresas o autónomos.
- Máximo de 10.000 € para no residentes fiscales en España.
- Sectores específicos: En algunos sectores, como comercio electrónico o servicios públicos, aceptar pagos electrónicos, incluyendo tarjeta, puede ser obligatorio por normativa o exigencias contractuales.
- Convenios colectivos o normativas internas: Algunas empresas, especialmente las que trabajan con fondos públicos, pueden estar obligadas a aceptar métodos de pago electrónicos.
Conclusión: ¿Es obligatorio tener un TPV en un negocio?
En conclusión, no, no es obligatorio tener un TPV en un negocio según la normativa actual en España. Sin embargo, contar con un sistema TPV es prácticamente imprescindible para cumplir con las obligaciones legales de facturación y registro impuestas por normativas como la Ley Antifraude, el Reglamento VeriFactu y la Ley Crea y Crece, especialmente si se busca evitar sanciones y simplificar la gestión diaria.
Aunque existen alternativas, como sistemas de facturación adaptados, el TPV sigue siendo la solución más eficiente y versátil para garantizar el cumplimiento normativo, gestionar ventas y atender las necesidades de los clientes modernos, que cada vez prefieren métodos de pago digitales.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.