La factura electrónica lleva existiendo desde hace años en España, no obstante, la obligatoriedad de la misma se ha planteado de forma reciente con la introducción de la Ley Crea y Crece.
En este contexto, la facturación electrónica se estima que será una herramienta clave en la transformación digital de las empresas, permitiendo registrar y gestionar las transacciones comerciales de manera más eficiente, agilizando los procesos contables y tributarios y, además, reduciendo la morosidad.
En el siguiente artículo, veremos qué es la factura electrónica exactamente, qué ventajas ofrece su implementación, las leyes en las que esta ha sido regulada y en qué casos deberá utilizarse de forma obligatoria con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
Además, si quieres ahondar más y tener respuesta a las dudas que los autónomos y empresarios se hacen más frecuentemente sobre esto, te aconsejamos que le eches un vistazo a los otros artículos que tenemos sobre la facturación electrónica:
- Guía completa sobre La Ley Crea y Crece: Lo vemos absolutamente todo sobre la facturación electrónica y La Ley Crea y Crece. En este artículo encontrarás respuesta a todas tus preguntas, pero es un poco largo.
- Quién debe facturar electrónicamente en 2024: Vemos qué empresas están obligadas a facturar electrónicamente.
- Qué empresas no están obligadas a facturar electrónicamente: No todas las empresas estarán obligadas a utilizar la factura electrónica. En este artículo, vemos qué empresas están exentas.
- Cuándo entra en vigor: Vemos cuándo entra en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica.
Factura electrónica – Índice
- Qué es la factura electrónica y para qué sirve.
- En qué casos se deberá usar la factura electrónica.
- Cronología de la regulación de la factura electrónica.
- Requisitos de la factura electrónica.
- Datos obligatorios en la factura electrónica.
- Y, ¿Qué es eso de VeriFactu?
- Objetivos de la Ley Crea y Crece en relación con la factura electrónica.
- Implementación de la factura electrónica en empresas.
- Conclusión.
Qué es la factura electrónica y para qué sirve
La factura electrónica es un documento comercial en formato digital que registra la compra o venta de bienes o servicios, con la misma validez legal y fiscal que una factura en papel. Al generarse y transmitirse electrónicamente, permite agilizar y automatizar procesos de facturación, facilitando su envío sin necesidad de documentos físicos.
Sirve para dar constancia legal de una operación comercial y cumple una función fiscal, ya que permite a las empresas y autónomos documentar sus transacciones de cara a Hacienda.
Básicamente, tiene la misma validez que la factura en papel tradicional y los mismos campos mínimos obligatorios.
Con el avance de las normativas recientes introducidas en La Ley Crea y Crece, su uso será obligatorio dentro de poco en las operaciones entre empresas y autónomos.
Cuál es el otro nombre que recibe la factura electrónica
En este contexto, otra duda frecuente que hemos visto que los emprendedores y dueños de pequeños negocios suelen tener es qué otros nombres recibe la factura electrónica y si se refieren todos ellos a la misma cosa.
El otro nombre que recibe la factura electrónica es “e-factura” o “facturae”, y sí, es lo mismo que la factura electrónica, se refieren al mismo tipo de factura.
En qué casos se deberá usar la factura electrónica
Ahora mismo y desde 2015, la factura electrónica únicamente debe utilizarse de forma obligatoria en operaciones con la Administración Pública cuando los importes superen ciertas cantidades. Estas cantidades las establece cada administración de forma autónoma, no obstante, por lo general son de 5.000 euros.
Según lo introducido en La Ley Crea y Crece y una vez se apruebe el reglamento de la ley, utilizar la factura electrónica será también necesario en operaciones comerciales B2B, es decir, en operaciones entre empresas y autónomos.
Cronología de la regulación de la factura electrónica
En España, el uso de la factura electrónica es obligatorio en operaciones con el sector público desde la Ley 25/2013, aunque algunas administraciones eximen a facturas de menos de 5.000 €.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en septiembre de 2022, la obligatoriedad se extenderá al sector privado, obligando a todos los autónomos y empresas a emitir facturas electrónicas en operaciones B2B.
No obstante, esta obligación no es inminente, se establece un período de adaptación de 1 año desde la aprobación del reglamento de la ley para las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales, y de 2 años para las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones de euros anuales. En la fecha en la que escribimos esto, el reglamento todavía no se ha aprobado, por lo que no hay fechas concretas.
Requisitos de la factura electrónica
Una vez entre en vigor la obligatoriedad de la factura electrónica, La Ley Crea y Crece exige que todas las empresas y autónomos cumplan con varios requisitos para la emisión de este tipo de facturas en sus operaciones con otros autónomos y empresas en España. Estos incluyen:
- Formato electrónico: Todas las facturas deben emitirse en formato digital.
- Software certificado: Las facturas deben generarse con el programa de facturación de la AEAT o un software autorizado.
- Identificación: Es obligatorio incluir un código alfanumérico único y un código QR en cada factura.
- Verificación: Las facturas deben llevar la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU” para facilitar su autenticación.
- Acceso digital para el cliente: Los clientes deben poder acceder, descargar, copiar e imprimir las facturas de forma gratuita, y este acceso debe estar disponible durante al menos 4 años.
- Seguridad de los registros: El software de facturación que se utilice debe garantizar que los registros de facturación sean íntegros y no puedan ser alterados.
Datos obligatorios en la factura electrónica
Los datos obligatorios que debe contener una factura electrónica para ser válida legal y fiscalmente son los siguientes:
- Numeración: Un número único y correlativo para identificar cada factura.
- Fecha de emisión: La fecha en que se emite la factura.
- Datos de identificación: Información fiscal tanto del emisor como del receptor, incluyendo nombre o razón social, domicilio y número de identificación fiscal (NIF).
- Descripción de los conceptos: Detalle de los bienes o servicios vendidos, incluyendo cantidad y precio unitario.
- Base imponible: El importe total de la venta antes de aplicar impuestos.
- Tipo impositivo: El porcentaje de impuestos aplicables, como el IVA.
- Importe total: La cantidad final a pagar, incluyendo impuestos.
Además, en el caso de la factura electrónica, deben incluirse:
- Código identificativo y QR: Un código alfanumérico único y un código QR para identificación y verificación.
- Mensaje de verificación: La frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU” para facilitar su validación en la AEAT.
Y, ¿Qué es eso de VeriFactu?
En los últimos años, además de la Ley Crea y Crece, se han introducido otras normativas que han realizado cambios sustanciales en la forma de facturar de los negocios, son la Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu.
Entre otros, las facturas tendrán que ser verificables e inalterables. Puedes ver más sobre estos cambios haciendo clic en los enlaces a los artículos dedicados al respecto que hemos dejado en el párrafo de arriba.
Uno de los cambios más importantes será la obligatoriedad de utilizar software o hardware de gestión y facturación que cumpla con ciertos requisitos técnicos de funcionamiento. Puedes encontrar más información sobre esto en nuestro artículo sobre qué software VeriFactu elegir.
Aquellos dueños de negocios que utilicen un software que no cumpla con estos requisitos, podrían ser sancionados con hasta más de 50.000 euros. Sí, la sanción recaería sobre el dueño o el gestor del negocio, la ley asume que es su responsabilidad elegir la solución de software adecuada.
En este contexto, si tienes un negocio minorista o cuyos clientes son principalmente particulares, nuestra recomendación es que utilices helloCash.
helloCash es un software TPV diseñado para comercios minoristas que posee una de las estructuras más competitivas del mercado. Puedes ver nuestros planes y precios aquí. Por otro lado, puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro software TPV aquí.
Además de los precios y de sus múltiples y potentes funcionalidades, helloCash destaca por ofrecer una garantía de cumplimiento normativo: Nos comprometemos a mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos. Todas las actualizaciones se realizarán de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada.
helloCash es ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa. Te invitamos a que te crees una cuenta (te llevará menos de 2 minutos) y veas por ti mismo cómo es por dentro. No se requiere de ningún tipo de descarga ni instalación, el software se utiliza desde nuestra web, únicamente tienes que iniciar sesión.
Basta con crearse una cuenta en 2 minutos para empezar a usar helloCash
Objetivos de la Ley Crea y Crece en relación con la factura electrónica
El uso obligatorio de la factura electrónica bajo la Ley Crea y Crece persigue varios objetivos de gran importancia:
- Reducción de la morosidad: La morosidad es un problema recurrente en el ámbito empresarial. La implementación de la factura electrónica facilita el seguimiento y control de los pagos, lo cual ayuda a reducir los plazos de pago y mejora la liquidez de las empresas.
- Aumento de la transparencia: La factura electrónica garantiza un registro digital claro y verificable de las transacciones, lo cual pretende reducir las prácticas ilegales y mejorar la transparencia en las relaciones comerciales.
- Simplificación de los procesos: Al eliminar el papel y digitalizar los documentos, las empresas pueden automatizar sus procesos de facturación, reduciendo así los tiempos de gestión y aumentando la eficiencia operativa.
- Facilitación de la financiación: Con un registro digital de las transacciones, las empresas pueden demostrar su solvencia y mejorar su acceso a financiamiento, pues las entidades financieras pueden acceder a datos claros y actualizados sobre su actividad económica.
- Alineamiento con los estándares europeos: La Ley promueve la homogeneización de los estándares, formatos y regulaciones en materia de facturación electrónica en Europa, facilitando la interoperabilidad entre los distintos países de la Unión.
- Agilización de los procesos contables: La digitalización y automatización de la facturación permite optimizar los procesos contables, reduciendo tiempos y minimizando errores. Por ejemplo, se podrán automatizar las declaraciones de impuestos.
Implementación de la factura electrónica en empresas
La implementación de la factura electrónica en una empresa puede variar según su tamaño y recursos tecnológicos. Por lo general, si se trata de un negocio pequeño o con un volumen de facturación bajo, la implementación debería de ser relativamente sencilla, basta con elegir un software de facturación homologado y configurarlo.
El paso a paso simplificado para implementar la factura electrónica en tu negocio sería el siguiente:
- Seleccionar una plataforma o software: Existen múltiples soluciones en el mercado que permiten realizar facturas electrónicas. Asegúrate de escoger uno que no solo cumpla con los requisitos introducidos en La Ley Crea y Crece, sino también con aquellos introducidos en La Ley Antifraude 11/2021 y en el Reglamento VeriFactu. Por ejemplo, la opción que nosotros recomendamos es helloCash. Con helloCash, podrás emitir y recibir facturas electrónicas de forma fácil e intuitiva.
- Configurar el sistema de facturación: Una vez seleccionada la plataforma, es importante configurar correctamente el sistema de facturación para que las facturas incluyan todos los datos requeridos sobre tu negocio.
- Capacitar al personal: La transición a la factura electrónica implica un cambio en los procesos internos de la empresa, por lo que es importante capacitar al personal en el uso del nuevo sistema y en las mejores prácticas de facturación digital.
Y ya está, así de sencillo resultará la transición si tienes un negocio pequeño. En el caso de los negocios de gran tamaño, la transición puede resultar algo más complicada y requerir una auditoría de procesos.
Conclusión
En conclusión, la factura electrónica representa un paso crucial hacia la modernización y transparencia de los procesos contables y tributarios en España y en Europa.
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, su uso se extenderá a todas las operaciones B2B (es decir, a todas las operaciones entre empresas y autónomos), lo cual aportará múltiples beneficios, como la reducción de la morosidad, la mejora en la eficiencia contable y una mayor seguridad y control en la gestión fiscal.
Para adaptarse a estos cambios, es fundamental elegir un software de facturación que cumpla con los requisitos de funcionamiento introducidos en esta y otras normativas.
En este sentido, helloCash es una excelente opción para negocios que operen principalmente con particulares (B2C). Nuestro software TPV no solo ofrece una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, sino que, además, garantizamos el cumplimiento normativo: Nos comprometemos legalmente a mantener nuestro software siempre actualizado y al día con las constantemente cambiantes regulaciones.
Ya somos la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.
Te invitamos a que te crees una cuenta (te llevará menos de 2 minutos) y veas por ti mismo cómo es nuestro software por dentro.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.