Estás buscando una caja registradora para tu negocio y te has topado con una gran cantidad de tipos y modelos en internet y, como es normal, no sabes cuál elegir.
¿Qué tipos de cajas registradoras existen? ¿Cuál debería elegir? ¿Un sistema TPV / POS? ¿Una caja registradora con cajón inteligente? ¿Cuál es más económico?
En el siguiente artículo, veremos qué tipos de cajas registradoras existen y cómo elegir uno. También veremos cuál es la mejor opción calidad-precio (te adelantamos ya que son los sistemas TPV / terminales de punto de venta, luego veremos por qué).
Nuestro objetivo con este artículo es ayudarte a que tengas cierta información y a que te formes un mínimo de criterio con el que poder decidir de forma correcta y no acabar pagando de más por algo que realmente no se ajusta a lo que necesitas.
Además, te aconsejamos que también les eches un ojo a los siguientes artículos:
- Cuánto cuesta una caja registradora (precios): Vemos qué precios puedes esperar de los distintos tipos de cajas registradoras y cuánto deberías gastarte en una según las necesidades de tu negocio.
- Diferencia entre una caja registradora y un TPV: Vemos las principales diferencias entre ambos, entrando más a fondo en ellas que en el presente artículo.
- Qué es mejor, un TPV o una caja registradora: Te explicamos con detalle por qué un TPV es mejor que una caja registradora y por qué deberías elegir helloCash.
Tipos de cajas registradoras – Índice
- Debes saber esto antes de elegir una caja registradora.
- Tipos de cajas registradoras.
- Componentes adicionales.
- ¿Qué tipo de caja registradora elegir?
- Conclusión.
Debes saber esto antes de elegir una caja registradora
Antes que nada, debes saber algo muy importante para elegir la caja registradora adecuada: esta debe cumplir con las normativas antifraude, más concretamente, con la Ley Antifraude 11/2021 y con el Reglamento VeriFactu (aunque todavía hay más normativas con las que deben cumplir, estas son las más importantes).
Se trata de dos normativas que han sido introducidas hace poco (en 2021 y en 2023, respectivamente) y en las que se estipulan los requisitos técnicos que deben cumplir todos los dispositivos de cobro, incluyendo las cajas registradoras.
Si tu caja registradora – o la que compres – no cumple estos requisitos, la sanción recaerá sobre ti.
Las sanciones no son en absoluto laxas, pueden ascender hasta los más de 50.000 euros por cada dispositivo que no cumpla con las normativas y año en que este haya sido utilizado desde la introducción de dichas normativas.
Por ello, es de esencial importancia que te asegures de que adquieres tu caja registradora de un vendedor reputado, preferiblemente radicado en Europa, y que ofrezca alguna garantía de cumplimiento normativo o cuyo producto esté homologado.
Tipos de cajas registradoras
Una vez dicho esto, vayamos al grano y veamos qué tipos de cajas registradoras existen:
- Las cajas registradoras virtuales o POS (Sistema de punto de venta).
- Cajas registradoras mecánicas.
- Cajas registradoras electrónicas.
- Cajas registradoras inteligentes / con cajón inteligente.
- Cajas registradoras táctiles.
- Cajas registradoras con balanza.
No obstante, cabe mencionar que el uso de la mayoría de los tipos de cajas registradoras / modelos que están ahora mismo disponibles en el mercado dejará de ser legal a partir de julio de 2025, que es cuando entra en vigor VeriFactu, a excepción de los POS.
El motivo es que la mayoría de modelos de cajas registradoras actualmente en uso o en el mercado no cumplen con los estándares técnicos introducidos en las normativas de los que hemos hablado antes.
Si vas a comprar una caja registradora nueva, asegúrate de que cumpla con VeriFactu.
Caja registradora virtual o POS (Sistema de punto de venta)
Las cajas registradoras virtuales, también conocidas como sistemas POS (Point of Sale, por sus siglas en inglés), son programas informáticos que permiten realizar todas las funciones de una caja registradora electrónica convencional (y mucho más), pero de forma digital.
Básicamente, se trata de un software (conocido como software TPV o software de caja registradora virtual) instalado en un ordenador, tablet o smartphone, con el que podrás hacer lo mismo que con una caja registradora normal.
Esta es probablemente la opción más potente y económica.
Para empezar, no tendrás que adquirir una caja registradora convencional, únicamente un software, lo que, en la mayoría de casos, es mucho más económico.
Además, podrás hacer muchas más cosas que una solución de caja registradora tradicional. Con un software TPV, podrás:
- Gestionar tu inventario.
- Gestionar empleados.
- Gestionar clientes.
- Automatizar tu contabilidad y facturación.
- Almacenar tus tickets de forma digital.
- Hacer email marketing.
- Y mucho más.
Además, son mucho más versátiles. Normalmente, podrás usar el software en más de un dispositivo a la vez, lo que te permitirá tener “más de una caja registradora” (tantas como quieras) a la vez y de forma interconectada entre ellas.
Podrás acceder a la información de tu negocio y a su gestión desde cualquier lugar y dispositivo.
En adición, el mantenimiento es mucho más sencillo y económico, y es mucho más fácil estar al día con las constantemente cambiantes normativas.
Por ejemplo, imagínate que las normativas antifraude volviesen a cambiar y, por culpa de ello, la caja registradora que adquirieses quedase obsoleta. Tendrías que comprar una nueva.
Por otro lado, si lo que tienes es un software TPV, basta con actualizarlo a la última versión (asumiendo que el proveedor de software lo ha actualizado para cumplir con las nuevas normativas) o con cambiarse de software. Mucho más sencillo y barato.
A este respecto, nuestra recomendación es que utilices helloCash (puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestra caja registradora para negocios locales aquí).
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Además, dispone de un plan completamente gratuito y que podrás utilizar de forma indefinida, por tanto tiempo como quieras. Con él, podrás gestionar pagos en efectivo y llevar la contabilidad básica de tu negocio.
helloCash también ofrece una garantía de cumplimiento normativo, tendrás la tranquilidad de que tu método de cobro está siempre al día con las constantemente cambiantes normativas. Cuando haya alguna actualización, esta se ejecutará de forma automática y en segundo plano, sin que tú tengas que hacer nada ni que preocuparte por nada.
No hay ningún tipo de compromiso ni de permanencia, puedes suscribirte y desuscribirte de nuestros planes cuando quieras. Básicamente, es lo mismo que suscribirse a Netflix.
No se requiere de ningún tipo de descarga ni instalación complicada, nuestro software se utiliza desde nuestra propia web, basta con acceder a ella e iniciar sesión. Si todavía no tienes una cuenta, crearte una te llevará menos de 2 minutos. Nuestra caja registradora virtual es muy sencilla y fácil de usar.
Con helloCash, dispondrás de múltiples y potentes funcionalidades, a un precio mucho más económico que con una caja registradora convencional. Por ejemplo, cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cosa de 2 clics.
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Caja registradora mecánica
Una caja registradora mecánica es un dispositivo de gestión del cobro y de cálculo del efectivo que funciona de forma mecánica, sin necesidad de electricidad. Usualmente disponen de una manivela mecánica que, al ser girada, acciona los circuitos mecánicos del dispositivo para hacerlo funcionar.
Se trata de un tipo de caja registradora en desuso y buscada principalmente por los coleccionistas o anticuarios, hoy en día lo habitual es disponer de modelos electrónicos.
Caja registradora electrónica
La caja registradora electrónica es una evolución de la caja registradora mecánica y es la que se utiliza hoy en día con más frecuencia.
La caja registradora electrónica utiliza electricidad y funciona con circuitos eléctricos. En la práctica, puede hacer lo mismo o ligeramente más que las cajas registradoras antiguas (las mecánicas).
Este tipo de caja es más versátil y eficiente que la versión mecánica, ya que permite el almacenamiento de datos, la generación de informes, facilita la contabilidad, es más rápida, es más segura, entre otros.
Caja registradora con cajón inteligente
Las cajas registradoras con cajón inteligente incluyen funciones avanzadas de seguridad y gestión del efectivo. Básicamente, se trata de cajas registradoras normales, pero que cuentan con lo que se conoce como cajón automático o inteligente.
Se trata de cajones en los que no es necesario manipular el efectivo ni colocarlo en su compartimento correspondiente; basta con introducirlo en la ranura (es como si fuese una hucha) y el propio cajón los organizará automáticamente.
También permiten llevar la contabilidad de forma más fácil y automatizada.
Además, algunos modelos permiten contar automáticamente el efectivo al final del día, lo que facilita el cierre de caja diario.
Suelen ser más seguros, el acceso al efectivo de dentro suele estar bloqueado, únicamente podrás abrirlo con una llave o introduciendo un código de seguridad. De esta forma, proteges el efectivo contra robos y reduces la exposición de tus empleados a este. A tus empleados no les hará falta abrir el cajón de efectivo para nada, únicamente tendrán que introducir el dinero en las ranuras y la caja devolverá el cambio de forma automática.
Si no quieres comprar la caja registradora entera, puedes adquirir estos cajones por separado y añadirlos de forma periférica a tu sistema actual.
Se trata probablemente del modelo más caro, el precio de una caja registradora inteligente oscila entre los 3.000 y 10.000 euros.
Caja registradora táctil
Es exactamente lo mismo que una caja registradora electrónica convencional, pero con una gran diferencia – no tiene teclas ni botones (o, tiene muy pocos). En su lugar, tiene una pantalla táctil con la que podrás hacerlo todo.
El resto de elementos son los mismos que en las cajas registradoras electrónicas. También existen modelos táctiles con cajones inteligentes, pero son exponencialmente más caros (ya que el elemento que más caro suele ser es el propio cajón automático / inteligente).
Muchas de ellas se integran fácilmente con sistemas de inventario y CRM (Customer Relationship Management).
Caja registradora con balanza
Se trata de una caja registradora normal y corriente, pero que lleva integrada una balanza para pesar los artículos. Suelen ser utilizadas en negocios minoristas que venden artículos por peso, por ejemplo, en las fruterías o en las carnicerías. En ocasiones, la balanza también puede adquirirse como un elemento periférico e integrarse en una caja registradora normal sin balanza.
Componentes adicionales
Además de la caja registradora per se, existen ciertos componentes adicionales o periféricos que pueden mejorar la funcionalidad de esta y que puede que te interese adquirir, como por ejemplo:
- Impresoras de recibos: Se trata de pequeñas impresoras que emiten comprobantes de las transacciones (es decir, para imprimir los tickets). La mayoría de cajas registradoras suelen llevar una incorporada.
- Lectores de códigos de barras: Sirven para escanear los códigos de barras de los productos y así agilizar la introducción de información de la compra del cliente en la caja registradora.
- Pantalla secundaria: Permite al cliente ver el total de la compra mientras se registra la transacción.
- Lector de tarjetas: Te permitirá procesar pagos con tarjeta y teléfono móvil.
- Cajones de efectivo: Puedes añadir más cajones de efectivo de distintos tipos.
Si finalmente te vas a decantar por un sistema TPV en lugar de por una caja registradora (como hemos visto, los TPV son una opción mucho mejor), te invitamos a que le eches un vistazo a nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.
¿Qué tipo de caja registradora elegir?
La elección del tipo de caja registradora dependerá en gran medida del tipo de negocio que operes y de tus necesidades específicas.
Si necesitas una caja registradora para un comercio o tienda minorista, en la mayoría de casos, la opción convencional electrónica o con pantalla táctil será suficiente (por supuesto, siempre que esta cumpla con todas las normativas, especialmente con las normativas antifraude y el reglamento VeriFactu).
Un sistema TPV o caja registradora virtual sería una opción todavía preferible. Un sistema con cajón automático podría ser excesivo e innecesario para un negocio de estas características ya que, como hemos mencionado, su precio suele ser muy elevado.
Si tienes un negocio que vende artículos de alto ticket y que suele almacenar bastante efectivo, o simplemente tienes un negocio con una facturación muy elevada, podrías considerar un sistema con cajón automático. Aun así, en este caso, la utilización de un sistema TPV sigue siendo preferible (puedes utilizar el propio sistema TPV con el cajón automático).
Para prácticamente casi todas las tipologías de negocio, el sistema TPV es la opción recomendada, ya que:
- Te permitirá hacer muchas más cosas.
- Te ahorrará mucho más tiempo (por ejemplo, el cierre de caja diario será cuestión de 2 clics y podrás automatizar la gestión de inventario).
- Es mucho más flexible y versátil.
- Es mucho más económico.
- Es mucho más fácil de mantener.
- Entre otros.
Es esencial que evalues cuidadosamente las características de cada tipo de caja registradora en relación con los requisitos de tu negocio. Considera la facilidad de uso, los costes asociados, y la capacidad de integración con otros sistemas que ya tengas para tomar una decisión.
En la mayoría de los casos, la mejor decisión suele ser elegir un sistema TPV.
Conclusión
En resumen, elegir la caja registradora adecuada para tu negocio es una decisión crucial que puede afectar significativamente a la eficiencia y seguridad de tus operaciones diarias.
Con la amplia variedad de opciones disponibles, es fácil perderse. Es importante que consideres factores clave como el cumplimiento normativo, la facilidad de uso, los costes asociados y la capacidad de integración con otros sistemas que ya utilices.
Las cajas registradoras electrónicas son opciones básicas y accesibles para negocios pequeños, mientras que las cajas registradoras con cajón inteligente y las táctiles ofrecen mayor seguridad y comodidad, aunque a un precio mucho más elevado. Recuerda, no obstante, que la solución que elijas debe cumplir con las recientemente introducidas normativas antifraude, incluyendo el reglamento VeriFactu.
Muchos de los modelos de cajas registradoras existentes actualmente o que los comerciantes ya tengan en posesión van a ser ilegales, van a quedar obsoletos cuando entre en vigor en 2025 el reglamento VeriFactu del que antes hemos hablado, ya que la gran mayoría de modelos no cumplen con los requisitos técnicos estipulados en la ley.
Por otro lado, los sistemas TPV, también conocidos como sistemas POS por sus siglas en inglés, destacan como la opción más versátil y económica para todos los negocios, especialmente para aquellos que requieren funcionalidades avanzadas como gestión de inventario y análisis de datos en tiempo real.
Al fin y al cabo, los sistemas TPV son el eslabón tecnológico que sucede a las cajas registradoras; son lo que las está reemplazando a un ritmo acelerado.
A este respecto, una de las opciones más competitivas del mercado es, sin duda, helloCash.
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Es difícil encontrar software que ofrezca tanto a precios tan económicos.
No es casualidad que helloCash sea ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.