Un recibo, también conocido como recibí o modelo recibí, es un documento esencial que sirve para acreditar la realización de un pago o su recepción.
A pesar de que comúnmente se confunden con las facturas o con las facturas simplificadas (también denominadas, popularmente, tickets de compra), los recibos no son lo mismo y a lo largo del artículo veremos las principales diferencias entre estos tres tipos de documentos fiscales.
Por cierto, si quieres profundizar más en el tema y conocer todos los detalles que, como empresario, necesitas saber sobre estos documentos fiscales, te recomendamos que leas también nuestro artículo sobre el ticket de compra y las nuevas normativas al respecto.
En este artículo, veremos cuáles son los requisitos de un recibo, los campos que debe contener, para qué sirve y qué diferencias presenta con otros documentos fiscales como la factura o el ticket de compra.
Requisitos de un recibo – Índice
- ¿Qué es un recibo?
- Requisitos de un recibo: Qué debe tener un recibo para ser válido.
- Qué tipos de recibos hay.
- Conclusión.
¿Qué es un recibo?
En España, un recibo (también denominado como constancia de pago) es un documento que acredita la recepción de una cantidad de dinero o de un bien. Este documento lo emite la persona o entidad que recibe el pago, y lo entrega a la persona que realiza el mismo. El recibo sirve como prueba de que se ha realizado la transacción y, por lo tanto, puede ser utilizado para justificar pagos o cobros en diversas situaciones.
El recibo no es el único tipo de justificante de pago que existe, pero sí el más común.
El recibo no debe confundirse con la factura ni con el ticket (también conocido como factura simplificada), pues, aunque popularmente se utilizan dichos términos de forma intercambiable, son cosas diferentes que, además, cumplen funciones diferentes.
La finalidad y uso de la factura y de las facturas simplificadas (es decir, de los tickets de compra) es la de acreditar una solicitud de pago por la venta de un bien o la prestación de un servicio. Además, también tiene validez tributaria / legal y contable; lo que necesitarás para justificar tus gastos desgravables y tus ingresos de cara a Hacienda (y a otras autoridades) son las facturas.
Por otro lado, el recibo no tiene ningún tipo de validez contable / tributaria / fiscal, no podrás utilizar un recibo para desgravar un gasto o para justificar un ingreso de cara a Hacienda. La función del recibo es únicamente la de acreditar que un pago se ha realizado, nada más. Sí tiene, no obstante, validez legal, pero no puede utilizarse fiscal o contablemente para justificar gastos o ingresos.
Las facturas, además, pueden ser simplificadas o
¿Puedo usar una factura a modo de recibo (para justificar un pago)?
Por lo general, la factura no es el tipo de documento más apropiado para justificar la realización de un pago o el abono de una deuda. Esto es debido a que la factura es emitida antes de la realización del pago, no después y, además, la existencia de una factura no implica que esta haya sido necesariamente abonada (por ejemplo, el cliente o receptor puede haber olvidado pagarla, haberse negado a pagarla o haber desistido el servicio o devuelto el bien adquirido).
Por lo tanto, no, no debes utilizar una factura como justificante de la recepción de un ingreso, el tipo de documento que se debe usar para esta finalidad es el recibo.
Principales diferencias entre los recibos y las facturas
Las principales diferencias entre los recibos y las facturas, son:
- La función de cada uno: El recibo se utiliza para justificar un pago, pero no tiene ningún tipo de validez a efectos tributarios o contables (es decir, no podrás desgravarte un gasto del que únicamente tengas un recibo). La factura, en cambio, también tiene validez fiscal / tributaria.
- Los campos obligatorios: Los campos obligatorios en las facturas no son los mismos que en los recibos de pago.
- Leyes y regulaciones: Los recibos no están sujetos exactamente por las mismas leyes, regulaciones y obligaciones que las facturas.
- Tipo de operaciones: Normalmente, los recibos se utilizan en transacciones con consumidores finales (aunque también puede utilizarse en operaciones entre profesionales y/o empresas). Las facturas, por otro lado, se utilizan principalmente entre empresas y profesionales.
- Momento de emisión: La factura y la factura simplificada se emiten antes de haber recibido el pago (su función es, como comentábamos, solicitar el pago por un bien o servicio entregado). Por otro lado, el recibo se emite después de haberse efectuado el pago (al fin y al cabo, el recibo sirve para justificar la realización de un pago).
Pero, dicho esto, es posible que te estés preguntando, ¿Y qué diferencias existen entre las facturas simplificadas (tickets de compra) y las facturas convencionales?
Diferencia entre la factura y la factura simplificada (ticket de compra)
Una factura simplificada es un documento que se utiliza para registrar la venta de bienes o servicios de manera más sencilla que una factura ordinaria. Se utilizan en transacciones B2C, es decir, en ventas a consumidores finales, por ejemplo, en bares, restaurantes, peluquerías, centros de estética, tiendas, y la gran mayoría de negocios y actividades de venta a particulares en las que no resulta práctico tener que expedir una factura convencional (ya que, para ello, es necesario solicitar una gran cantidad de datos e información personal al cliente, como el DNI o nombre completo).
En realidad, la factura y el ticket de compra son lo mismo y cumplen la misma función, la única diferencia es que el ticket de compra es una versión simplificada de la factura, con muchos menos campos obligatorios.
Si quieres ver más en detalle qué es un ticket de compra, cuándo se deben utilizar, cuáles son sus partes obligatorias y más, te recomendamos que leas este artículo sobre la normativa de tickets de compra.
Entonces, ¿puedo desgravarme un gasto si solo tengo el recibo?
Así pues, como hemos comentado, no, no puedes utilizar un recibo para desgravarte un gasto; tienes que usar, obligatoriamente, una factura o documento equivalente. Los recibos únicamente sirven para justificar la emisión o recepción de un pago y no tienen ningún tipo de validez tributaria.
Para qué se utilizan los recibos
Los recibos se utilizan para justificar la realización de un pago y pueden utilizarse en una gran variedad de contextos:
- Pagos de alquiler: Los arrendadores emiten recibos a los arrendatarios para documentar el pago mensual del alquiler.
- Compras en efectivo: Al realizar compras en efectivo, especialmente en tiendas pequeñas o negocios informales, se emiten recibos para confirmar la transacción.
- Donaciones: Organizaciones benéficas y sin fines de lucro emiten recibos a los donantes como justificante de sus contribuciones.
- Servicios profesionales: Profesionales autónomos, como fontaneros, electricistas, o consultores, emiten recibos a sus clientes para acreditar el pago por sus servicios.
- Cuotas y suscripciones: Clubes, asociaciones y gimnasios emiten recibos para confirmar el pago de cuotas de membresía o suscripciones.
- Pagos de deudas: Cuando se realiza un pago parcial o total de una deuda, se emite un recibo para documentar el monto pagado.
- Transacciones entre particulares: En ventas de bienes de segunda mano o transacciones informales entre particulares, se utilizan recibos para registrar el pago y la entrega del bien.
- Actividades educativas: Escuelas y centros de formación emiten recibos a los estudiantes o padres para confirmar el pago de matrículas, mensualidades o actividades extracurriculares.
- Eventos y espectáculos: Organizadores de eventos, conferencias o espectáculos emiten recibos a los asistentes como prueba de la compra de entradas.
- Otros.
¿Cómo emitir un recibo?
Para emitir un recibo tienes dos opciones. O bien descargar una plantilla de internet, imprimirla y rellenar el recibo tú mismo a mano con tu cliente, o bien utilizar un software TPV y de gestión comercial.
La primera opción es probablemente la más adecuada si eres un particular y únicamente necesitas emitir un recibo de forma puntual. Por otro lado, la utilización de un sistema TPV es fundamental si eres un autónomo o empresario, especialmente si operas en la industria retail (es decir, si tienes un negocio de venta al por menor).
A este respecto, nuestra recomendación es, sin duda, que utilices helloCash, ya que:
- Precios competitivos: Cuenta con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver los precios de nuestro software TPV aquí).
- Plan gratuito: Cuenta con un plan gratuito, que podrás utilizar de forma indefinida y sin compromiso.
- Funcionalidades: Posee múltiples y potentes funcionalidades.
- Ofrece una garantía de cumplimiento normativo: con helloCash podrás dormir tranquilo, nuestro software siempre estará al día con las cambiantes regulaciones españolas y europeas.
- Escalabilidad y tecnología cloud: Todos tus dispositivos estarán interconectados en todo momento y podrás acceder a la información y a la gestión de tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo.
Por todo esto, no es de extrañar que helloCash sea ya la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa. Sencillamente, es difícil encontrar proveedores de software que ofrezcan tanto a precios tan competitivos.
helloCash no requiere ningún tipo de instalación ni configuración complicada, basta con crearse una cuenta para empezar a usarlo. Hacerlo te llevará menos de 2 minutos.
Empieza a usar helloCash GRATIS
Requisitos de un recibo: Qué debe tener un recibo para ser válido
Para que un recibo sea válido debe contener los siguientes datos y campos obligatorios:
- El nombre de la persona o entidad que ha efectuado el ingreso.
- El importe recibido (puede indicarse de forma numérica o mediante letras).
- El concepto o motivo por el que se realizó el pago.
- Lugar y fecha.
- La firma del receptor del dinero (esto es imprescindible para que el recibo sea válido).
Es importante detallar esta información en el recibo de la forma más clara y legible posible.
Cabe mencionar también que los recibos deben hacerse por duplicado, es decir, se debe facilitar una copia tanto al emisor como al receptor.
¿Es obligatorio dar siempre un recibo?
Salvo que la actividad que realices o las particularidades del contexto legal y fiscal de una situación dada lo requieran, no, no es obligatorio dar un recibo a no ser que el cliente lo solicite.
De nuevo, no debes confundir el recibo con el ticket de compra; son cosas diferentes. El recibo es un justificante de pago, un justificante de una transacción dada. El ticket de compra es una factura simplificada que, como hemos visto antes, no es lo mismo que un recibo.
Si tus clientes son consumidores finales, sí estás obligado a ofrecerles el ticket de compra, y si tus clientes son empresas, estás obligado a facilitarles una factura completa. No obstante, no estás obligado a ofrecerles un recibo.
¿Cuándo se debe emitir un recibo?
Así pues, la emisión de recibos no es obligatoria, pero sí es aconsejable, por ejemplo, en casuísticas como:
- Al recibir un pago en efectivo: Especialmente si se trata de una transacción entre particulares o de una operación comercial, la emisión de un recibo servirá para documentar la operación.
- Entrega de cheques o pagarés: Por ejemplo, si lo has entregado físicamente y el receptor lo pierde, el recibo te permitirá justificar su entrega.
- Cuando no se emite una factura: Si la transacción no requiere la emisión de una factura formal, como en algunos casos de ventas entre particulares o servicios informales, sigue siendo aconsejable emitir un recibo..
- La recepción de un anticipo de nómina.
- Pagos parciales o anticipos: Cuando se recibe un pago parcial o un anticipo por un bien o servicio, es importante emitir un recibo que refleje el importe recibido y el saldo pendiente.
- Transacciones entre particulares: En ventas de segunda mano o en operaciones entre personas físicas, se puede emitir un recibo para registrar la transacción y proteger a ambas partes.
- Reembolsos: Al reembolsar un pago previamente realizado, la entidad que efectúa el reembolso debe emitir un recibo para documentar la devolución del dinero.
Qué tipos de recibos hay
Llegados hasta aquí, veamos qué tipos de recibos existen en España:
- Recibo de caja de ingreso: Justifica la recepción de una cantidad determinada.
- Recibo de caja de ingreso: Justifica el desembolso de una cantidad de dinero determinada.
- Recibo de alquiler: Justifica el pago de una o más mensualidades de un arrendamiento.
- Recibo de depósito en una cuenta corriente: Justifica la realización de un ingreso bancario o transferencia a una cuenta corriente.
- Otros: Hay muchos más tipos de recibos, todos ellos cumplen la misma función; justificar la realización de un pago.
Además, según el formato del recibo, estos pueden ser digitales o físicos; ambos tienen el mismo nivel de validez legal.
Conclusión
En conclusión, los recibos son documentos esenciales para la correcta documentación de pagos en diversas situaciones. Aunque no tienen validez tributaria o contable, su importancia radica en su capacidad para acreditar legalmente transacciones y proteger así a las partes involucradas.
Es crucial asegurarse de que un recibo contenga toda la información requerida para que sea considerado válido, incluyendo el nombre del pagador, el importe, el concepto del pago, y la firma del receptor.
Emitir recibos es una práctica recomendada, especialmente en transacciones en efectivo o entre particulares, ya que proporciona una prueba clara y tangible de que el pago se ha realizado.
Si eres dueño de un negocio, la emisión de recibos puede ser una tarea sencilla si se cuenta con las herramientas adecuadas.
En este sentido, el uso de un software de gestión como helloCash puede facilitar enormemente este proceso.
helloCash no solo permite emitir recibos de manera eficiente, sino que también te permitirá optimizar y automatizar muchos otros aspectos de tu negocio. Por ejemplo, cuestiones como el cierre de caja diario pasarán a ser cosa de 2 clics.
Empieza a usar helloCash gratis y sin compromiso.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.