Si necesitas un TPV en la nube, no puedes seguir buscando y comparando opciones sin antes haber leído este artículo.
Hay una gran cantidad de cuestiones que tendrás que tener en cuenta a la hora de decantarte por un software u otro:
- Si cumple con la normativa VeriFactu (de no hacerlo, podría suponerte una sanción de hasta más de 50.000 euros. Sí, la sanción recaería sobre ti).
- Si sus funcionalidades encajan con lo que buscas.
- El precio.
- Cuántos dispositivos podrás conectar y utilizar simultáneamente.
- Si hay tarifas adicionales según el número de dispositivos conectados o el volumen de ventas.
- Si el software TPV dispone de algún plan gratuito.
- Entre otros.
Si quieres saber qué factores tener en cuenta y cómo analizarlos, además de qué software utilizar (y por qué), sigue leyendo.
Software TPV en la nube, por qué helloCash – Índice
- Qué es un software TPV en la nube exactamente.
- Por qué un TPV en la nube es una mejor opción.
- Por cierto, el software TPV en la nube facilita el cumplimiento normativo.
- Factores clave al elegir un TPV en la nube: Por qué helloCash.
- Conclusión.
Qué es un software TPV en la nube exactamente
Un TPV en la nube es un sistema de Terminal Punto de Venta que opera de forma virtual a través de internet, almacenando los datos y el software en servidores online en lugar de en un ordenador local. Esto significa que todas las transacciones, ventas e información de tu negocio se gestionan y guardan en la “nube” (es decir, en Internet) y no en un dispositivo físico del negocio (por ejemplo, en un ordenador o móvil).
En contraste, las soluciones convencionales suelen ser un programa instalado en un ordenador o una caja registradora, donde los datos se quedan almacenados localmente. La ejecución del programa también se realiza localmente.
Por qué un TPV en la nube es una mejor opción
Los TPV en la nube son generalmente una muchísima mejor opción por una gran variedad de razones, siendo estas las principales:
- Accesibilidad desde cualquier lugar: Al ser online, puedes acceder a la información y gestión (incluso en tiempo real) desde cualquier dispositivo con internet. Esto te permite controlar tu negocio incluso cuando no estás en la tienda, por ejemplo, revisando las ventas diarias desde casa o mientras estás de viaje.
- Reducción de costos iniciales y de mantenimiento: No es necesario pagar técnicos para que realicen complicadas instalaciones, ni pagar licencias de software por adelantado. El mantenimiento suele ser mucho más sencillo y las actualizaciones automáticas. Los TPV en la nube suelen funcionar con un modelo de pago mensual por suscripción.
- Actualizaciones automáticas: Como comentábamos, la tecnología cloud permite que las actualizaciones se ejecuten de forma automática, en todos tus dispositivos a la vez. Si utilizases un software en local, tendrías que actualizar cada dispositivo tú mismo uno a uno (o contratar a un técnico para que lo hiciese) cada vez que lanzasen un actualización.
- Flexibilidad y escalabilidad: Puedes utilizar el TPV desde distintos dispositivos (PC, portátil, tablet o móvil) sin depender de hardware específico. Esto, junto al hecho de que toda la gestión, información y mantenimiento estén centralizados, facilita la expansión del negocio, permitiendo añadir nuevos puntos de venta o abrir otra tienda usando el mismo sistema centralizado.
- Integración con otras herramientas: Si tienes un negocio mucho más grande y complejo, debes saber que los TPV en la nube suelen ofrecer la posibilidad de ser conectados fácilmente con plataformas de e-commerce, programas de contabilidad o CRM, lo que facilita la gestión omnicanal. Por ejemplo, mediante un API.
- Seguridad y copias de seguridad: Toda tu información, incluyendo la información de todos tus clientes, estará mucho más segura en la nube que en dispositivos locales. La protección de los datos recae en el proveedor, que implementa medidas como encriptación y copias de seguridad automáticas. Además, estos suelen cumplir con estándares de seguridad como PCI DSS.
La principal desventaja de un TPV en la nube es que depende de la conexión a internet. Tendrás que tener conexión a Internet sí o sí para poder utilizarlo. Si tu conexión a Internet falla, podrías tener problemas para registrar las transacciones en ese momento.
Sin embargo, muchos TPV en la nube ofrecen la posibilidad de seguir generando registros sin Internet para posteriormente sincronizarlos cuando vuelven a conectarse a Internet.
Por cierto, el software TPV en la nube facilita el cumplimiento normativo
Con la introducción de la Ley Crea y Crece, de la Ley Antifraude 11/2021 y del Reglamento VeriFactu, se han introducido una gran cantidad de importantes cambios en la forma de facturar de empresas y autónomos.
Más adelante ahondaremos en qué implicaciones tiene todo esto.
El software TPV en la nube facilita el cumplimiento normativo, ya que la ejecución del programa y la información se almacenan en servidores externos y no en dispositivos locales.
Además, su mantenimiento es más sencillo, cada vez que haya un cambio normativo, las actualizaciones se ejecutarán de forma automática. Con el software local, tendrás que instalar las actualizaciones tú mismo en cada dispositivo o contratar a un técnico para ello.
Factores clave al elegir un TPV en la nube: Por qué helloCash
Como comentábamos anteriormente, hay ciertos factores que tendrás que tener en cuenta a la hora de decantarte por un software TPV u otro:
Precio
Analiza el coste total, incluyendo la suscripción mensual o anual, comisiones por transacción y posibles cargos por hardware, usuarios adicionales, módulos y funcionalidades avanzadas, si hay algún coste adicional por volumen de ventas o cantidad de dispositivos en los que utilices el software, entre otros.
Idealmente, el proveedor de software únicamente debería cobrar una suscripción mensual, sin presentar cargos o tarifas adicionales por volumen de ventas o cantidad de dispositivos en los que uses el software.
helloCash no tiene ningún tipo de limitación por uso o cantidad de dispositivos, su modelo de pago es la suscripción mensual, sin cargos o extras adicionales. Además, posee una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
Facilidad de uso
El TPV debe ser intuitivo y fácil de usar, para que así tus empleados se adapten a él de forma rápida y que cometan los mínimos errores posibles durante la curva de aprendizaje. Prioriza el software que ofrezca interfaces claras, procesos lógicos y que estén en español.
Este es otro aspecto en el que helloCash destaca sobradamente. Nuestra interfaz es clara e intuitiva, cualquier persona sin conocimientos técnicos o que no se lleve bien con las nuevas tecnologías es capaz de utilizarlo de forma fluida en tan solo unos minutos.
Integraciones con otros sistemas
Si eres una empresa de un tamaño considerable (por ejemplo, tienes una cadena de restaurantes, tienes varios locales o facturas una cantidad muy significativa vendiendo por Internet), considera el uso de software TPV que sea fácilmente integrable con otros sistemas o que disponga de una API.
Una API (Interfaz de Programación de Aplicaciones), en pocas palabras, es un “puente” que permite que dos programas o aplicaciones diferentes se comuniquen entre sí.
Una API permite que una aplicación solicite información o servicios de otra aplicación y reciba una respuesta. Por ejemplo, cuando una tienda online usa una API para mostrar el estado del envío de un paquete desde la empresa de mensajería, ambas aplicaciones están “hablando” entre sí gracias a ese puente. Todo esto sucede en segundo plano, sin que el usuario tenga que hacer nada especial.
helloCash dispone de una API, que podrás utilizar para hacer cualquier cosa que necesites (incluyendo integraciones) a medida.
Soporte técnico y actualizaciones
Es importante que el proveedor ofrezca soporte técnico de algún tipo. Por ejemplo, que disponga de un correo electrónico en el que resuelva dudas y consultas personalizadas.
Aunque no es un servicio adicional que vayas a estar utilizando todos los días, es importante saber que puedes contar con el soporte del proveedor si en algún momento tienes cualquier consulta importante o si sucediese cualquier cosa.
Si pasa cualquier cosa, en helloCash no te dejaremos solo. Si estás suscrito a cualquiera de nuestros planes de pago, podrás hacernos llegar cualquier consulta o problema por correo electrónico y te atenderemos en la mayor brevedad posible.
Funcionalidades
Más allá de permitirte procesar pagos y transacciones, revisa qué funciones adicionales ofrece el TPV que quieres elegir:
- Informes y analítica: Debe permitirte generar informes detallados sobre el rendimiento de tu negocio, que te permitan tomar decisiones informadas.
- Funciones de CRM y email marketing: Idealmente, el software debería dejarte almacenar y gestionar datos de clientes de forma segura y eficiente.
- Gestión multi-tienda o multi-caja: Para negocios con varias sucursales o terminales.
- Gestión de inventario: El TPV que elijas debe permitirte controlar el stock en tiempo real, registrar entradas y salidas de productos y enviarte alertas cuando los niveles de stock bajen por debajo de los umbrales que predefinas.
- Otras funcionalidades: Por ejemplo, gestión de citas y agenda (para negocios de servicios), gestión de mesas (para restaurantes y bares), entre otros.
Con helloCash, podrás hacer todo esto y mucho más. Puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro TPV según el tipo de negocio en los siguientes enlaces:
- TPV para peluquerías: Vemos diversas opciones de programas TPV para peluquerías, entre ellas helloCash, y vemos qué podrás hacer con nuestro software exactamente y qué ventajas tiene en relación a los demás. También tenemos una página en la que explicamos en detalle sus funcionalidades de gestión de citas y agenda para peluquerías.
- TPV para bares: Vemos qué funcionalidades específicas tenemos para negocios de restauración, como los restaurantes y bares.
- TPV para tiendas: Vemos qué podrás hacer con helloCash si tienes una tienda minorista, y por qué es una de las mejores opciones.
Leyes antifraude
En los últimos años, se han introducido una serie de normativas que han modificado sustancialmente la forma de facturar de los autónomos y empresas, como la Ley Antifraude 11/2021, la Ley Crea y Crece y su reglamento, aprobado en diciembre de 2023, conocido como el Reglamento VeriFactu.
Uno de los cambios más importantes será la prohibición de utilizar software TPV que no cumpla con ciertos requisitos de funcionamiento técnico. Dicho de otra forma, si utilizas un software TPV, este deberá cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento y normativos, de lo contrario, la sanción recaerá sobre ti.
Estas sanciones pueden ser muy significativas y cuantiosas. Podrías ser sancionado con hasta 50.000 euros por cada solución que hayas utilizado que no cumpla con las normativas y por cada año en la que hayas utilizado.
Con helloCash, podrás estar tranquilo.
Nuestro equipo de desarrollo trabaja continuamente para mantener nuestro software constantemente actualizado y al día con los constantes cambios normativos. Tú no tendrás que preocuparte por nada, las actualizaciones se ejecutan de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada ni que interfieran en tu actividad.
Escalabilidad y adaptabilidad
Elige un TPV que crezca contigo, permitiendo añadir más puntos de venta, usuarios o tiendas según sea necesario. También es importante que el sistema se adapte a tu sector, ofreciendo funciones específicas según el tipo de comercio.
Con helloCash, no hay ningún tipo de tarifa adicional o restricción en cuanto al número de dispositivos conectados. Además, como hemos comentado anteriormente, toda la información y gestión estarán siempre centralizadas, haciendo que tu negocio sea mucho más escalable.
Conclusión
La elección de un software TPV es una decisión muy importante para cualquier negocio. Realizar una mala elección podría acarrear serias consecuencias, incluso sanciones elevadísimas.
Frente a los sistemas tradicionales, los TPV en la nube ofrecen ventajas significativas, como la posibilidad de acceder a la gestión e información del negocio desde cualquier dispositivo, actualizaciones automáticas (que reducen el coste del mantenimiento), la reducción de costes iniciales y una mayor seguridad en el almacenamiento de datos, entre otros.
Uno de los aspectos más importantes a considerar es el cumplimiento con la normativa vigente, especialmente con la Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu. Utilizar un TPV que no cumpla con estos requisitos podría acarrear severísimas sanciones, de hasta más de 50.000 euros.
Si quieres disponer de una opción potente y poder estar tranquilo, nuestra recomendación es que utilices helloCash.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.