Resumen de la página: VeriFactu afecta a tu negocio porque te obliga a usar software homologado que emita facturas verificables (VeriFacturas) con QR. Se prohíbe facturar con Excel o PDF, siendo el empresario responsable de cumplir la norma.
La introducción de La Ley Antifraude 11/2021 y del Reglamento VeriFactu ha supuesto una gran cantidad de cambios en la forma en la que los autónomos y empresas deben facturar. Por ejemplo, a partir de ahora solo se podrá utilizar software de contabilidad y facturación que esté homologado y que cumpla con ciertos estándares de funcionamiento. La utilización de software que no esté homologado será sancionable.
Pero, ¿Qué cambios se han introducido? ¿Cómo te afecta VeriFactu exactamente? ¿Qué debes hacer para cumplir con las nuevas normativas?
En el siguiente artículo, exploraremos todas estas cuestiones en detalle y mucho más.
Además, te aconsejamos que le eches un ojo a nuestros otros artículos sobre VeriFactu, en los que respondemos otras dudas frecuentes:
- Qué es VeriFactu exactamente: Vemos en detalle en qué consiste este reglamento.
- Quién está obligado a usar VeriFactu: En general, VeriFactu será obligatorio para todas las empresas y autónomos. No obstante, habrá excepciones. Lo explicamos todo en detalle en dicho artículo.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu: Las fechas de entrada en vigor se han retrasado en varias ocasiones. De momento, la fecha de entrada en vigor es el 1 de enero de 2027 para las empresas y el 1 de julio de 2027 para los autónomos. Lo explicamos más en detalle en dicho artículo.
- Software VeriFactu: Si necesitas adquirir un software que cumpla con las normativas introducidas por el Reglamento VeriFactu, te aconsejamos que leas el artículo enlazado, en el que explicamos qué factores tendrás que considerar y qué software deberías elegir.
- VeriFactu en 2025, todo lo que debes saber: Un artículo en el que te lo explicamos absolutamente todo sobre VeriFactu, de forma detallada y extendida.
VeriFactu – Cómo te afecta
- ¿Cómo te afecta VeriFactu?
- Cómo afecta VeriFactu a empresas y autónomos.
- Utilización de software y dispositivos homologados.
- Registros de facturación a disposición de la AEAT.
- Uso de facturas verificables (VeriFacturas).
- Prohibición del uso de facturas no verificables (en Excel, PDF, etc).
- Conclusión.
¿Cómo te afecta VeriFactu?
VeriFactu te afecta de diversas maneras. Ya seas el dueño de una franquicia, de una gran empresa, de un pequeño comercio minorista o autónomo, la forma en la que tendrás que gestionar tu facturación y contabilidad será diferente a partir de ahora.
Veámos cómo más en detalle.
Los cambios introducidos con VeriFactu, ¿me afectan de forma positiva?
Aunque pueda resultar un poco engorroso adaptarse (tener que adquirir nuevas tecnologías, informarse, etc), lo cierto es que, sí, los cambios introducidos con VeriFactu te afectarán de forma mayoritariamente positiva.
Esta nueva normativa tiene como objetivo simplificar tus obligaciones tributarias y aumentar la transparencia fiscal, lo que te ahorrará errores, gestiones administrativas y redrucirá significativamente el riesgo de inspecciones.
Todo esto equivale a más tiempo y dinero para ti. De hecho, se estima que la agilización de estos procesos ahorrará al total de los autónomos de España unos 3.600 millones de euros al año (esta es la cantidad en la que se cifran los recursos invertidos por los autónomos anualmente en subsanar errores, inspecciones, pagos de sanciones por errores, etc).
Cómo afecta VeriFactu a empresas y autónomos
Así pues, VeriFactu afecta a las empresas y a los autónomos de las siguientes maneras:
- Tendrán que utilizar software de facturación y contabilidad homologados y que cumplan con determinados estándares técnicos de funcionamiento.
- Todas las facturas y registros de contabilidad tendrán que estar almacenados en el software y poder ser enviados a la AEAT en caso de requerimiento.
- El tipo de facturas que será obligatorio emitir serán las conocidas como facturas verificables (veriFacturas).
- No podrás utilizar facturas en PDF, excel ni ningún otro tipo de factura que no sea verificable.
- Otras cuestiones.
Utilización de software y dispositivos homologados
Según lo introducido en la Ley Antifraude 11/2021 y en el reglamento VeriFactu, todos los negocios que utilicen dispositivos o software de contabilidad / facturación / gestión comercial tendrán que utilizar aquellas opciones que cumplan con ciertos requisitos técnicos de funcionamiento y que estén homologados.
Puedes ver cuáles son esos requisitos haciendo clic en los enlaces que hemos dejado arriba.
En resumen, se obliga a que el software o dispositivos garanticen la integridad de los registros de facturación que creen y almacenen, que no permitan su posterior modificación, que permitan el envío automático de estos a Hacienda a través de un sistema informático puesto a disposición por la AEAT, que permitan la emisión de facturas verificables, entre otras cuestiones técnicas.
Si utilizas software TPV o cajas registradoras en tu negocio, debes asegurarte de que estos cumplan con estos requisitos de funcionamiento.
La ley asume que la responsabilidad de elegir el software o dispositivos que cumplan con estas normativas recae sobre ti, sobre el dueño o gestor del negocio.
Si utilizas soluciones de gestión comercial que no cumplan con las normativas, podrías ser sancionado con hasta 50.000 euros por cada dispositivo no homologado y cada año que lo hayas utilizado desde la introducción de la ley.
¿Qué software podría utilizar?
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Registros de facturación a disposición de la AEAT
El reglamento VeriFactu también obliga a que el software de gestión que utilices sea capaz de enviar todos los registros de facturación a la AEAT a través de un protocolo de comunicación informático puesto a disposición por Hacienda.
De esta forma, se agilizan los procedimientos de inspección y se espera disminuir el fraude.
Además, recuerda que alterar estos registros no va a ser posible de ninguna forma. El software no debe permitirte hacerlo. De hecho, otro de los requisitos del software y dispositivos de gestión es que incorporen ciertos tipos de tecnologías informático-algorítmicas y ciertas cuestiones técnicas que permiten garantizar la integridad y veracidad de los registros.
En otras palabras, que modificar estos registros no va a ser posible y que, de encontrar alguna forma de hacerlo, la AEAT podrá saber que los registros han sido modificados.
Uso de facturas verificables (VeriFacturas)
Otra de las formas en las que VeriFactu te afectará – a ti, si eres autónomo, o a tu empresa – es en el tipo de facturas que tendrás que emitir.
A partir de la entrada en vigor de VeriFactu, todas las facturas que emitas tendrán que ser facturas verificables. ¿Y qué es una factura verificable? Una factura verificable es un documento fiscal que cumple con ciertos requisitos que permiten su validación y autenticación por parte de las autoridades fiscales y otras partes interesadas.
Estas facturas tienen que cumplir ciertos requisitos:
- Deben tener un formato estándar: E incluir ciertos campos obligatorios, como un código QR, el término “Veri*Factu”, los datos del emisor, entre otros. Puedes ver qué campos son obligatorios en las facturas verificables aquí.
- Accesibilidad y verificación: La información de la transacción por la que se ha emitido la factura debe ser accesible, trazable y verificable. Para ello, los software o dispositivos de contabilidad y facturación deberán crear registros de todas las transacciones y facturas emitidas. Estos registros podrán ser enviados a Hacienda en cualquier momento en caso de requerimiento.
Prohibición del uso de facturas no verificables (en Excel, PDF, etc)
El uso de facturas no verificables queda prohibido con la introducción de las nuevas normativas. Esto implica que tampoco se podrán utilizar facturas hechas con PDF, excel, con software que no esté homologado y no cumpla con los estándares de funcionamiento VeriFactu, entre otros.
Todo lo que no sean facturas verificables, también denominadas verifacturas, queda prohibido.
Conclusión
La introducción de la Ley Antifraude 11/2021 y el Reglamento VeriFactu ha supuesto un cambio significativo en la forma en la que las empresas y los autónomos deben gestionar su facturación y contabilidad en España.
Las nuevas exigencias, como el uso de software homologado y la emisión de facturas verificables, buscan aumentar la transparencia, garantizar la integridad de la información fiscal y reducir el fraude. Sin embargo, también representan un desafío para quienes deben adaptarse a estas normativas. Además, no cumplir con ellas puede resultar en sanciones significativas, de hasta más de 50.000 euros.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.
Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.
La Factura-e tiene un formato estructurado (Facturae) para la gestión entre empresas o con la Administración. La VeriFactura es más amplia: es cualquier factura (completa o simplificada) emitida por un software certificado que garantiza su integridad con un hash y un código QR, siendo su objetivo principal el control fiscal.
La responsabilidad principal recae sobre ti como empresario o autónomo. La ley te obliga a asegurarte de que el sistema que usas es legal. Sin embargo, el desarrollador que comercialice software fraudulento o con doble uso también se enfrenta a sanciones muy graves, de hasta 150.000 euros. Si documentas el hecho de que el desarrollador lo había anunciado como homologado, podrías reclamarle daños y prejuicios o, además, es muy probable que Hacienda decidiera no imponerte la sanción o que pudieras recurrirla con éxito.
Por el momento, es una obligación adicional y no sustituye las declaraciones de impuestos existentes como el modelo 303. La finalidad de VeriFactu es el control y la prevención del fraude en tiempo real, mientras que las declaraciones periódicas sirven para la liquidación y el pago de los impuestos correspondientes.
No se anula ni se borra la factura original. Para corregirla o reflejar una devolución, se debe emitir obligatoriamente una factura rectificativa, que el software guardará como un “Registro de facturación de anulación” en los registros que envíe a Hacienda. El software VeriFactu debe ser capaz de crear esta nueva factura, vincularla a la original y registrar todo el proceso, manteniendo la trazabilidad completa de la operación.