Con la Ley Antifraude 11/2021, se han introducido una serie de cambios importantes en el software y dispositivos de cobro y en los procesos de contabilidad y facturación de autónomos y empresas.
Uno de los cambios introducidos más importantes es la obligatoriedad de emplear sistemas de facturación que incluyan el protocolo VeriFactu, protocolo nacido a raíz de la propia Ley Antifraude 11/2011, más concretamente, del Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre – e introducido en sus normativas – para facilitar el cumplimiento de ciertos estándares de facturación introducidos en la ley.
En el siguiente artículo, veremos en qué consisten estos cambios exactamente, cómo te afectan si eres un autónomo o empresario, cuándo entrarán en vigor, qué cambios se han introducido y mucho más.
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VeriFactu en 2024 – Estado actual del reglamento
- VeriFactu en 2024: Resumen.
- Qué es VeriFactu.
- Reglamento VeriFactu: Características.
- Para quién será obligatorio VeriFactu.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu.
- Sanciones por no cumplir con el Reglamento VeriFactu.
- Ayudas y subvenciones.
- ¿Eres un negocio local y necesitas un TPV que cumpla con el Reglamento VeriFactu?
VeriFactu en 2024: Resumen
Para ahorrarte tiempo en la lectura del artículo y facilitar su entendimiento desde el principio, hemos considerado oportuno incluir un resumen del mismo y de los cambios que ya se han introducido y los que se introducirán a partir de este 2024 con el Reglamento Verifactu (más adelante veremos qué es Verifactu exactamente, los requisitos, cómo te afectará y mucho más).
- Desde 2021: Se prohíbe la tenencia y uso de dispositivos y software de doble uso o de programas informáticos que permitan cometer fraude. El importe máximo de pagos en efectivo se reduce a 1.000 euros.
- A partir del 5 de septiembre de 2024: Los proveedores de software de facturación, contabilidad y gestión comercial (por ejemplo, software TPV) estarán obligados a poner en circulación soluciones que se adapten a lo estipulado en la ley antifraude.
- A partir del 1 de julio de 2025: Entran en vigor la totalidad de las obligaciones expuestas en El Real Decreto 1007/2023. Los comerciantes estarán obligados a disponer de soluciones de cobro que cumplan con las normativas estipuladas.
Qué es VeriFactu
Se conoce como VeriFactu (también conocido como Sistema de Emisión de Facturas Verificables) al protocolo informático de facturación y emisión de facturas introducido con la Ley Antifraude (más concretamente, con el Real Decreto 1007/2023, del 5 de diciembre) que permite el envío de las mismas a Hacienda en tiempo real y que las hace verificables, mediante la aplicación de determinados procesos informáticos de verificación.
Bajo este protocolo, todas las facturas:
- Tendrán que regirse por una serie de estándares (para hacerlas verificables, es decir, para garantizar su integridad e inmodificabilidad, entre otros).
- Podrán ser enviadas a Hacienda de forma automática.
Todos los software de facturación tendrán que cumplir, obligatoriamente, con este conjunto de normas y estándares e incluir el protocolo VeriFactu.
La introducción de este protocolo complementa y facilita la entrada en vigor de la factura electrónica, cuya obligatoriedad se introdujo en La Ley Crea y Crece, aprobada en 2022.
Qué es una factura verificable
Una factura verificable es un documento fiscal que cumple con ciertos requisitos que permiten su validación y autenticación por parte de las autoridades fiscales y otras partes interesadas.
Estos requisitos suelen incluir:
- Formato estándar: La factura debe contener una serie de campos (que veremos más adelante). Además, debe contener un código QR y el término “Veri*Factu”.
- Accesibilidad y Verificación Electrónica: Las facturas deben seguir un formato determinado para que puedan ser enviadas a Hacienda de forma automática o en caso de se hiciese un requerimiento.
- Registro y Almacenamiento: Por cada factura, los software de facturación tendrán que crear y almacenar registros/la información de facturación en un formato que permita su consulta y verificación futura.
Sistema VeriFactu vs Reglamento VeriFactu
Aunque habrás notado que comúnmente ambos términos se utilizan de forma intercambiable, en realidad, no son exactamente lo mismo.
- El sistema VeriFactu es un sistema, protocolo y conjunto de estándares para la emisión de facturas verificables y su envío a Hacienda.
- El Reglamento VeriFactu es la forma coloquial con la que se denomina al Real Decreto 1007/2023, del 5 de diciembre, es decir, al nuevo reglamento sobre los programas de facturación (también conocido como ley antifraude).
¿Qué diferencias hay entre la factura electrónica y VeriFactu?
Así pues, no se debe confundir a la factura electrónica y al protocolo VeriFactu; no son lo mismo. La principal diferencia entre la factura electrónica y VeriFactu es el objeto de su aplicación. VeriFactu es un sistema de intercambio de información con Hacienda (un protocolo informático) y de emisión de facturas verificables, mientras que la factura electrónica es un tipo de factura, son cosas diferentes, introducidas en leyes diferentes. No obstante, ambas se complementan y actuarán en conjunto cuando entren en vigor.
La obligatoriedad y generalización del uso de la factura electrónica, así como los estándares que esta debe cumplir, se introdujeron en La Ley Crea y Crece.
Por otro lado, el protocolo VeriFactu, así como los estándares que los software de facturación deben seguir para enviar las facturas a hacienda y para garantizar su trazabilidad e integridad, se introdujo en el Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre, también conocido popular – aunque no oficialmente – como “Reglamento VeriFactu”.
Es decir, VeriFactu es el sistema o protocolo informático mediante el cual se podrán emitir facturas denominadas como verificables – que podrán ser o no electrónicas – y enviarlas automáticamente a Hacienda.
Diferencias entre el Reglamento VeriFactu y la Ley Crea y Crece (Factura electrónica)
Las principales diferencias entre el reglamento VeriFactu y la Ley Crea y Crece son el objetivo, el objeto, el destinatario y el ámbito de aplicación de las dos leyes, entre otros.
Resumimos las principales diferencias en la siguiente tabla:
VeriFactu y TicketBAI
VeriFactu es un sistema de certificación de facturas y envío de información a Hacienda que se aplicará a nivel nacional y aún no está activo, mientras que TicketBAI es un sistema de control fiscal que se aplica regionalmente en el País Vasco y ya se está implementando.
TicketBAI es un sistema creado para controlar la gestión y facturación de las empresas en el País Vasco, asegurando que registren correctamente sus actividades e ingresos. Este sistema es específico para la región del País Vasco, que incluye las provincias de Vizcaya, Guipúzcoa y Álava. Básicamente, se impone la obligatoriedad de enviar todas las facturas a la Hacienda autonómica. Estas, a su vez, deben cumplir con una serie de requisitos, como incluir un código QR y un código TBAI, que permitirán identificar cada factura.
Por ahora, VeriFactu y ticketBAI coexistirán de forma paralela, y en función de dónde se tribute se utilizará uno u otro.
VeriFactu y el SII
La principal diferencia entre VeriFactu y el SII (Suministro Inmediato de Información) son la finalidad y el ámbito de aplicación. Por un lado, VeriFactu es un sistema de envío y verificación de facturas, con el objetivo de reducir la morosidad y combatir el fraude fiscal, mientras que el Suministro Inmediato de Información se utiliza para gestionar de forma online, automatizada y simplificada la declaración y pago del IVA.
Ambos sistemas coexistirán una vez se haya implementado VeriFactu.
Cómo afectará a tu facturación
VeriFactu afectará tu facturación, así como a los autónomos y empresas en general, de varias maneras:
- Transparencia y Confianza: Podrás mostrar a tus clientes y a las administraciones públicas que todas tus operaciones están registradas y enviadas a Hacienda con tan solo mostrarles la factura, lo que proyectará una imagen de transparencia y confiabilidad. Cualquier organización o persona podrá utilizar el código QR de la factura para acceder a la información de la misma y a la verificación expedida para la misma a través de VeriFactu.
- Automatización y Eficiencia: El sistema permitirá la incorporación automática de registros en la contabilidad, agilizando el proceso y reduciendo el riesgo de errores. Esto hará que la gestión de facturas sea más simple y rápida, sin necesidad de firmas electrónicas para introducir o anular facturas.
- Ahorro de Tiempo y Costes: Al enviar automáticamente los datos de facturación a Hacienda, se facilitará la elaboración de declaraciones fiscales y libros contables, ahorrando tiempo y costes en estos procesos.
- Reducción de Riesgo de Sanciones: Enviar todos los datos a la Agencia Tributaria ayudará a evitar omisiones de ingresos y reducirá el riesgo de sanciones por errores en la declaración de facturación.
- Menos Requerimientos y Comprobaciones: Con toda la información disponible para la Agencia Tributaria, es probable que haya menos requerimientos y comprobaciones, lo que simplificará las interacciones con la Administración.
Reglamento VeriFactu: Características
Recordemos que el reglamento VeriFactu no es lo mismo que el sistema VeriFactu. El reglamento hace alusión a la nueva normativa antifraude que regula los programas de facturación, mientras que el sistema VeriFactu es un protocolo de emisión de facturas verificables y envío de las mismas a Hacienda.
En el reglamento VeriFactu, se introducen una serie de obligaciones y requisitos que todos los software de facturación deberán cumplir de forma obligatoria, entre ellos:
- El programa de facturación tendrá que crear un registro de facturación para cada factura enviada, inclusive para las anulaciones o correcciones.
- Los registros de facturación no podrán ser alterados una vez emitidos.
- El programa de facturación tendrá que posibilitar el envío automático a Hacienda de cada registro de facturación. No obstante, por ahora, para autónomos y empresas, no será obligatorio enviar dichos registros a Hacienda, sino opcional.
- Los programas de facturación deben guardar estos registros durante un plazo de tiempo mínimo determinado.
- Los registros deberán ser enviados a Hacienda en caso de que esta los solicite.
- Los registros deben estar encadenados entre sí, es decir, deben estar vinculadas secuencialmente entre sí para demostrar su validez y evitar alteraciones.
Para enviar los registros de facturación por internet, ya sea utilizando VeriFactu o no, es necesario contar con un certificado electrónico. Esta obligación recae en la persona encargada de hacer la presentación, ya sea el contribuyente, su representante o su colaborador social.
Por ahora, la emisión de facturas verificables no será obligatoria, y tampoco lo será el uso de sistemas VeriFactu. No obstante, recuerda que el reglamento VeriFactu sí es obligatorio, es decir, será obligatorio que el software que utilices en tu negocio cumpla con estos estándares expuestos (entre otros introducidos en la ley).
De no hacerlo, podrías enfrentarte a importantes sanciones (más adelante veremos de hasta qué cuantías).
Contenido de las facturas y los registros
El contenido de los registros y de las facturas verificables deberá ser el siguiente:
- Identificación de quién expide la factura (NIF, razón social, dirección fiscal, etc).
- Identificación del receptor de la factura (NIF, razón social, dirección fiscal, etc).
- Tipo de factura (completa, simplificada, rectificativa).
- Descripción del bien o servicio.
- Base imponible.
- Tipo de gravamen del IVA aplicable.
- Retención del IRPF.
- Importe total.
- Fecha exacta de la emisión de la factura (incluyendo la hora y el minuto).
- Código QR.
- Término “Veri*Factu”; se debe incluir para indicar que se trata de una factura emitida mediante este sistema.
Recuerda que emitir este tipo de facturas (facturas verificables que se ciñan a estos estándares) no va a ser obligatorio, al menos por ahora.
No obstante, que tu software de emisión de facturas guarde los registros de facturación con toda la información aquí mencionada, sí va a ser obligatorio. En otras palabras, tu software debe guardar toda esta información mencionada (y, además, esta no debe poder alterarse a posteriori), vayas a emitir o no facturas VeriFactu.
Asegúrate de utilizar un software que cumpla con estos estándares técnicos, de lo contrario, las sanciones recaerán sobre ti.
Para quién será obligatorio VeriFactu
El reglamento VeriFactu afectará a todos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y del IRPF que desarrollen actividades económicas por cuenta propia. En otras palabras, el reglamento VeriFactu será obligatorio para empresas y a autónomos. Las empresas extranjeras con establecimiento permanente en España también estarán obligadas a regirse por el sistema VeriFactu en su facturación dentro de España.
No obstante, habrá ciertas excepciones:
- Las empresas que ya formen parte del SII (Suministro Inmediato de Información), ya que se da por hecho que ya cumplen con esta obligación. No obstante, el software de facturación que utilicen sí debe cumplir con todos los requisitos expuestos.
- Por ahora, se prevé que quedarán fuera de ciertas obligaciones aquellas empresas que utilicen TicketBAI en las tres Agencias Forales del País Vasco.
- Operaciones acogidas al régimen simplificado y agrícolas.
- Actividades exentas de la obligación de emitir facturas.
- Exclusiones concedidas a la obligación de facturar.
B2B y B2C: ¿Habrá alguna diferencia en función del tipo de cliente que tenga?
Si ya has estado buscando información activamente sobre las nuevas regulaciones de la facturación, puede que hayas leído que habrá ciertas diferencias en lo que a las obligaciones se refiere en función de si el cliente es un consumidor final (B2C) o una empresa o autónomo (B2B).
En lo referente al sistema VeriFactu y al Reglamento VeriFactu, no, no habrá ninguna diferencia en función del tipo de clientes que tengas.
El software de facturación, gestión y/o contabilidad que utilices tendrás que cumplir con las normativas expuestas independientemente de a quién ofrezcas tus servicios.
No obstante, sí hay una diferencia en lo que a la factura electrónica se refiere
Por otro lado, sí habrá diferencias en tus obligaciones de facturación en lo que a la factura electrónica se refiere.
Pero, ¿no habíais dicho que no había ninguna diferencia?
Efectivamente, no hay ninguna diferencia entre facturar a clientes o empresas en el reglamento VeriFactu. Pero la factura electrónica es un elemento que se ha introducido y regulado en otra ley, la Ley Crea y Crece, de la que hablaremos en otro artículo.
A grosso modo, en esta ley (la Ley Crea y Crece), la principal diferencia entre facturar a un tipo de clientes o a otro es que:
- No será obligatorio el uso de la factura electrónica en operaciones B2C. No obstante, sí lo será en operaciones B2B (operaciones entre autónomos o empresas).
Cuándo entra en vigor VeriFactu
En un principio, el Sistema VeriFactu iba a entrar en vigor el 1 de julio de 2024. No obstante, las autoridades públicas finalmente han decidido retrasar dicha fecha un año. Es decir, VeriFactu entrará finalmente en vigor el 1 de julio de 2025.
Por otro lado, los proveedores y comercializadores de software tendrán de plazo para adaptar los programas de facturación que comercializan hasta el 5 de septiembre de 2024.
¿Será obligatorio emplear un sistema VeriFactu?
Por ahora, no será obligatorio disponer de un sistema VeriFactu ni emitir facturas verificables, sino que será opcional.
No obstante, a partir del 1 de julio de 2025 sí será obligatorio utilizar software de facturación que cumpla con los requisitos expuestos y que permita el envío de facturas a Hacienda. Aunque, como comentábamos, el envío de dichas facturas o la emisión de facturas verificables será opcional.
Sanciones por no cumplir con el Reglamento VeriFactu
Las sanciones por no cumplir con el reglamento Verifactu podrían ascender hasta los 50.000 euros para los autónomos y empresas por cada dispositivo que no cumpla con la normativa y se haya utilizado y año fiscal transcurrido desde la introducción del reglamento.
Por ejemplo, imaginemos que has utilizado dos dispositivos que no cumplen con la normativa, y los has utilizado durante 2 años.
En ese caso, la sanción podría ascender hasta los 50.000 x 2 años x 2 dispositivos = 200.000 euros.
Para los desarrolladores y comercializadores de software de facturación y contabilidad, la comercialización de software que no cumpla con los requisitos dispuestos en la ley será sancionable con hasta 150.000 euros.
Ayudas y subvenciones
Verifactu, junto con la factura electrónica, cambiarán drásticamente la forma en que los autónomos gestionan su facturación. Adaptarse a las nuevas normativas puede suponer un cierto coste económico para empresas y autónomos, especialmente para aquellos que aún utilizan plantillas de Word y Excel, que dejarán de ser válidas.
Para facilitar esta transición, Hacienda recomienda solicitar el Kit Digital, una subvención de hasta 2.000 euros a fondo perdido, que se puede invertir en un programa de facturación electrónica compatible con Verifactu.
El Kit Digital, financiado con fondos europeos, tiene como objetivo ayudar a los autónomos y empresas a digitalizarse. Sin embargo, esta subvención tiene un límite tanto de presupuesto como de tiempo, por lo que es importante que los interesados actúen pronto para beneficiarse de esta ayuda.
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