¿Es obligatorio tener un datáfono en un negocio?

Si tienes una tienda, un negocio minorista o un negocio local de servicios, en definitiva, cualquier tipo de negocio, es posible que quieras (o no) aceptar pagos con tarjeta. Para ello, necesitarás un datáfono.

Lo normal es que la gran mayoría de negocios quieran aceptar pagos con tarjeta, ya que es la forma de pago predominante en el mercado.

Ahora bien, ¿es obligatorio aceptar pagos con tarjeta en un negocio? ¿Es obligatorio siquiera tener un datáfono en un negocio?

En el siguiente artículo, veremos lo que dice la Ley española al respecto, responderemos a estas preguntas y, además, te haremos una serie de recomendaciones sobre cómo aceptar pagos con tarjeta.

Los datáfonos, los pagos con tarjeta y los pagos con efectivo en los negocios – Índice

• Al grano: ¿Es obligatorio tener datáfono en un negocio?
• ¿Puede un establecimiento negarse a cobrar con tarjeta? ¿Es legal no aceptar pagos con tarjeta?
• Excepciones: En estos casos un negocio NO puede negarse a cobrar con tarjeta.
• ¿Es obligatorio para un negocio aceptar pagos en efectivo?
• Excepciones: En estos casos NO es obligatorio aceptar pagos en efectivo para los negocios.
• ¿Puede un negocio exigir un mínimo para cobrar con tarjeta?
• ¿Es legal para los negocios cobrar un recargo por pagar con tarjeta?
• Sanciones por incumplimiento.
• ¿Qué datáfono y/o TPV usar en mi negocio?

Al grano: ¿Es obligatorio tener datáfono en un negocio?

No, no es obligatorio tener un datáfono en un negocio en España, no hay ninguna ley que obligue a ello. Tampoco es obligatorio aceptar pagos con tarjeta en ningún negocio. De todas formas, la ley sí pone un máximo a los pagos en efectivo, de 1.000 euros, por lo que, si alguna vez tuvieras que recibir un pago por un importe superior, sí estarías obligado a ofrecer un método de pago distinto al efectivo.

Lo que sí es obligatorio por ley es facilitar una forma de pago a tus clientes. En adición, aceptar pagos en efectivo también es obligatorio (para los negocios).

¿Puede un establecimiento negarse a cobrar con tarjeta? ¿Es legal no aceptar pagos con tarjeta?

Así pues, sí, un establecimiento puede negarse a cobrar con tarjeta y, sí, es legal no aceptar pagos con tarjeta. Es totalmente legal. En España rige el principio de libertad de empresa. El empresario tiene absoluta libertad y potestad para decidir qué métodos de pago aceptar para vender sus productos. Eso sí, aceptar el “dinero de curso legal” (el efectivo) es obligatorio en todos los casos.

Excepciones: En estos casos un negocio NO puede negarse a cobrar con tarjeta

Aunque los establecimientos pueden negarse a aceptar tarjeta, hay ciertas excepciones:

• Si se ha acordado previamente: Si el negocio ha indicado previamente que sí acepta pagos con tarjeta (por ejemplo, lo informa en un cartel) o ha acordado emplear este método de pago con el cliente, quedaría obligado a aceptar este método de pago en esa transacción.
• Si no se informa adecuadamente: Esta excepción es algo más ambigua y contextual. La gran mayoría de negocios aceptan pagos con tarjeta, por lo que la expectativa de cualquier cliente al entrar en cualquier negocio es que este método de pago sea aceptado. En muchos casos, se considera una expectativa legítima al tratarse de una cuestión común y completamente esperable y la no aceptación de este método de pago de la excepción. Por ello, si no se acepta tarjeta, es conveniente avisar de ello mediante un cartel visible. 
• El sector del taxi: Las Ordenanzas Municipales de muchas grandes ciudades obligan a los taxistas a llevar un datáfono y a que este funcione correctamente. Si al llegar al destino el taxista indica que, en realidad, no tiene datáfono o que está estropeado (y no te avisó antes de subir), en algunas ciudades, por ley, el taxista no puede cobrar al cliente.

¿Es obligatorio para un negocio aceptar pagos en efectivo?

Entonces, como hemos comentado, sí, para los negocios es obligatorio aceptar pagos en efectivo, ya que el efectivo se considera “dinero de curso legal”, lo que significa, a nivel jurídico-legal, que nadie puede rechazarlo para saldar una deuda (por ejemplo, para saldar un pago por un bien o servicio prestado).

Lo que esto significa es que el efectivo tiene poder liberatorio ilimitado (en otras palabras, entregar dinero de curso legal tiene el poder inmediato de extinguir una obligación). 

Por ejemplo, si debes 5 euros por un café y pones un billete de 5 euros en la mesa, se considera que legalmente ya has pagado (la entrega del efectivo te libera de forma inmediata de la obligación, es decir, satisface el pago / se considera a nivel legal que satisface el pago).

En este ejemplo, el camarero no puede negarse a aceptar el pago o decir que “no me gusta ese billete, prefiero que me pagues por transferencia, o con bitcoin, o con gallinas”. Al entregar el dinero de curso legal, tú te has “liberado” de la deuda a nivel legal. El acreedor (el comercio) está obligado a aceptarlo como pago válido.

Por otro lado, la tarjeta de crédito o de débito no es dinero de curso legal; es un instrumento privado gestionado por empresas (Visa, Mastercard, tu banco) para transferir dinero. Así, el negocio puede decir “no acepto ese instrumento”, pero no puede decir “no acepto el dinero oficial del Estado”.

Excepciones: En estos casos NO es obligatorio aceptar pagos en efectivo para los negocios

Aunque los negocios tienen la obligación de aceptar efectivo, hay ciertas excepciones:

• Importes superiores a 1.000 euros: Según lo dispuesto en la Ley Antifraude 11/2021, los pagos en efectivo quedan limitados a un importe máximo de 1.000 euros. Si la cuantía adeudada supera esta cantidad se deberá emplear un método de pago electrónico para la totalidad del importe.
• La regla de las 50 monedas: Aunque es obligatorio aceptar efectivo, ningún establecimiento está obligado a aceptar más de 50 monedas en un pago (a no ser que sea una “caja pública”, es decir, una entidad pública).
• Falta de cambio: El comercio sí puede negarse a aceptar un pago en efectivo si no tiene cambio suficiente en ese momento o si el billete es desproporcionado respecto al importe de la compra (por ejemplo, si intentas comprar un producto de 1 euro con un billete de 500 euros).
• Sospecha de billete falso: Si el comerciante tiene sospechas fundadas de que el billete que le entregas es falso, tiene derecho a rechazarlo.
• Ventas a distancia: Por ejemplo, cuando se compra algo en Amazon. Es algo evidente y, efectivamente, legalmente es también una excepción.
• Método distinto acordado: Si previamente se ha acordado utilizar un método de pago diferente al efectivo, el negocio tiene posteriormente derecho a negarse a efectuar la operación con un método de pago distinto al acordado.

¿Puede un negocio exigir un mínimo para cobrar con tarjeta?

Sí, un negocio puede exigir un mínimo para cobrar con tarjeta, siempre que lo haya comunicado de antemano de forma debida. El método más común es mediante la colocación de un cartel informativo en algún lugar suficientemente visible. El establecimiento tiene la obligación de informar al cliente de esta condición antes de que este consuma o compre. 

Si no hay ningún cartel visible, el negocio no puede exigir al cliente ningún mínimo, es más, como hemos visto en las excepciones contempladas anteriormente, el negocio podría incluso perder su derecho a aceptar únicamente efectivo con ese cliente en particular.

¿Es legal para los negocios cobrar un recargo por pagar con tarjeta?

No, no es legal para los negocios cobrar un recargo por pagar con tarjeta, no es posible cobrar ningún recargo que discrimine el uso de este método de pago; es ilegal. 

Desde el año 2018, con el Real Decreto-ley 19/2018, los comercios en España tienen terminantemente prohibido cobrar un extra (recargo) por pagar con tu tarjeta de débito o crédito habitual. Esta ley traspuso una directiva europea y estableció que el comerciante no puede repercutir al cliente los gastos por el uso de instrumentos de pago.

Sanciones por incumplimiento

Las sanciones por incumplir estas normativas varían según la gravedad y el organismo que las imponga. Si un comercio se niega a aceptar efectivo, cobra un recargo ilegal por usar tarjeta o impone un mínimo sin anunciarlo previamente, se considera una infracción de consumo leve que suele conllevar multas desde los 150 hasta los 10.000 euros, dependiendo de la comunidad autónoma.

La infracción más severa en términos proporcionales es la de pagar en efectivo operaciones de 1.000 euros o más, donde Hacienda impone una multa fija del 25% del importe total de la operación, una sanción que pueden exigir tanto al cliente como al empresario de forma solidaria. 

Por último, en sectores regulados específicamente como el del taxi en ciudades donde el datáfono es obligatorio por ordenanza, no disponer de él o negarse a usarlo supone una infracción grave con multas que oscilan habitualmente entre los 400 y los 1.000 euros.

¿Qué datáfono y/o TPV usar en mi negocio?

Elegir la herramienta adecuada para procesar y gestionar los pagos de tus clientes no es algo fácil. Además, en ciertas tipologías de negocios, su coste mensual y su dificultad de uso pueden espantar a muchos. Esto es especialmente cierto si tu volumen de facturación o tus márgenes son muy pequeños.

Pero, lo cierto es que en el mercado existen soluciones que son económicas y muy fáciles de usar.

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.