Programa de facturación para un taller mecánico (Gratis)

Gestionar un taller mecánico no es fácil. Tu día a día es una constante de diagnósticos complejos, clientes que necesitan su coche “para ayer”, proveedores de recambios y problemas burocrático-administrativos. 

Lo último que necesitas es tener que pelearte con un programa de facturación y gestión que sea complicado, caro y antiguo. 

Nuestra recomendación es que, como el programa de facturación de tu taller mecánico, elijas helloCash.

helloCash es un software TPV / de facturación diseñado para comercios minoristas, profesionales independientes de casi todo tipo y negocios locales de servicios. También puede ser utilizado en la vertical de la automoción y la mecánica.

Los motivos para elegir helloCash, es decir, sus principales ventajas con respecto a otros competidores, son los siguientes:

• VeriFactu: Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu.
• Multidispositivo: helloCash funciona en cualquier ordenador, en Mac, en tabletas (iPad/Android) y en dispositivos móviles. 
• Precios competitivos: helloCash dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
• Plan gratuito: helloCash dispone de un plan completamente gratuito, bastante completo.
• Muy fácil de usar: Este es uno de los aspectos más valorados por los usuarios. helloCash es un software extremadamente fácil de utilizar. Su interfaz es moderna, intuitiva y fácil.
• Tecnología cloud: Todo está en la nube. Si le pasase cualquier cosa a tu ordenador, no perderías los datos de tus clientes ni tus facturas. Además, podrás acceder a toda la gestión e información de tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo; toda la gestión e información estarán siempre centralizadas.
• Sin descargas: La flexibilidad de helloCash es total. No es necesario ningún tipo de descarga, se utiliza desde su página web, iniciando sesión en ella. Para móviles y tabletas también disponemos de una app, en Google Play y en la App Store, que podrás descargar e instalar en segundos, como cualquier otra app.

Te invitamos a que crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es helloCash por dentro. Si te gusta, perfecto. Si ves que no se adapta a lo que necesitas, no pasa nada, no hay ningún tipo de compromiso y crear una cuenta te habrá llevado menos de dos minutos.

Haz clic aquí para probar helloCash – GRATIS y sin compromiso.

Programa de facturación para talleres mecánicos – Índice

• Al grano: Por qué elegir helloCash para tu taller mecánico.
• VeriFactu y tu taller mecánico: Cuidado con los programas de facturación gratuitos.
• Lo “barato” o “gratis” puede salir muy caro.
• Para qué tipos de talleres mecánicos utilizar helloCash.
• Hardware necesario.
• Qué podrás hacer con helloCash.
• Gestión de servicios y recambios.
• Gestiona la agenda y las citas del taller.
• Base de datos de clientes (CRM).
• Cierre de caja.
• Estadísticas e informes.
• Cómo utilizar helloCash en tu taller mecánico.
• Apuntar las matrículas en tus fichas de clientes.
• Control de kilómetros en la factura.
• La “Orden de Reparación” (OR) y el resguardo de depósito.
• ¿Dónde guardar las órdenes de reparación firmadas?
• Gestión de daños y fotos.
• Preguntas frecuentes.

Al grano: Por qué elegir helloCash para tu taller mecánico

Las principales razones para elegir helloCash para tu taller mecánico son sus precios, su plan gratuito, el uso de tecnología cloud, su flexibilidad y su extrema facilidad de uso. Como hemos comentado, dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, es muy fácil de usar y no se requiere de ningún tipo de descarga.

VeriFactu y tu taller mecánico: Cuidado con los programas de facturación gratuitos

Hasta ahora, muchos talleres pequeños se las arreglaban haciendo facturas con plantillas de Word, hojas de Excel o utilizando programas antiguos (incluso pirateados) que llevan años instalados en el ordenador de la oficina sin actualizarse.

También existen opciones de software de facturación / TPV gratuito, open source.

Pues bien, debes tener mucho cuidado con este tipo de opciones.

Con la entrada en vigor de la normativa VeriFactu, utilizar Excel, Word o cualquier programa que no cumpla con VeriFactu (como es el caso de los programas antiguos o los programas open source) para facturar deja de ser una opción válida. 

Si utilizas una solución que no cumpla con VeriFactu, podrías ser sancionado con hasta más de 50.000 euros.

Es obligatorio que la solución que decidas utilizar cumpla con VeriFactu.

Lo “barato” o “gratis” puede salir muy caro

Si buscas en Google, como hemos comentado, encontrarás opciones gratuitas y open source. Lo repetimos de nuevo, porque queremos recalcarlo bien: no recomendamos en absoluto estas opciones; la mayoría no están adaptadas a VeriFactu o a las normativas españolas en general.

Si las opciones disponibles en el mercado te parecen demasiado caras o demasiado anticuadas, nuestra recomendación es que utilices una solución como helloCash.

Como hemos mencionado más arriba, con helloCash podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y con TicketBAI (TicketBAI es el equivalente de VeriFactu pero en el País Vasco, es una normativa autonómica).

Para qué tipos de talleres mecánicos utilizar helloCash

helloCash es un software TPV y de facturación para negocios locales. Aunque se adapta muy bien a las necesidades de la gran mayoría de negocios, es cierto que podría quedarse corto en ciertas funcionalidades o necesidades para nichos muy concretos y específicos.

Veamos cuáles:

1. Talleres de mecánica rápida: Si tu negocio tiene una alta rotación de clientes y los servicios se ejecutan de forma rápida (cambios de aceite, filtros, baterías, frenos, escapes), helloCash es una opción interesante.
2. Talleres de neumáticos: La gestión es sencilla: producto (neumático), servicio (montaje y equilibrado) y tasa de reciclaje. Todo esto se puede configurar fácilmente con helloCash.
3. Mecánicos autónomos: Si trabajas solo o con un ayudante, no necesitas un software que controle fichajes o productividad al milímetro. Necesitas facturar rápido, tener fichas de clientes y mantener toda tu facturación organizada y almacenada digitalmente. Para ello, helloCash es una opción interesante.
4. Centros de detailing y lavado: En estos negocios, el “servicio” prima sobre el “recambio”. Es decir, la gestión de stock y la conexión del software con las bases de datos de proveedores es algo generalmente prescindible. Así pues, helloCash podría ser una opción interesante. helloCash no puede conectarse con bases de datos de proveedores, pero sí te permitirá gestionar tu stock, permitirá a tus clientes agendar online y te permitirá gestionar sus citas.
5. Talleres de chapa y pintura pequeños: Aunque la peritación suele ir por sistemas externos (por ejemplo, GT Motive o Audatex), la facturación final al cliente se puede gestionar perfectamente con helloCash.
6. Instaladores de lunas: Negocios muy especializados con un catálogo de servicios muy acotado y concreto.

Hardware necesario

Si quieres disponer de un sistema TPV completo, y no solo del software de facturación y gestión comercial, es aconsejable adquirir los siguientes elementos de hardware:

• Un ordenador o tableta: En el que ejecutar el software. Con helloCash, te servirá casi cualquier ordenador o tableta.
• Un lector de tarjetas: Para procesar pagos con tarjeta.
• Una impresora térmica: Para imprimir tickets.
• Un cajón portamonedas (opcional): Para almacenar y gestionar el efectivo de tu negocio de forma segura.

Si quieres consultar los precios de estos dispositivos o incluso adquirirlos ya mismo, te invitamos a que eches un vistazo a nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.

Qué podrás hacer con helloCash

helloCash dispone de un amplio abanico de funcionalidades de gestión comercial que van mucho más allá de la facturación y la generación de tickets.

Con helloCash, dispondrás de las siguientes funcionalidades (entre otros):

Gestión de servicios y recambios

Es el corazón de tu facturación. helloCash te permite crear artículos, servicios y categorías (de servicios y/o artículos) diferenciadas. Es decir, podrás organizar tu catálogo de servicios y/o de inventario por categorías que crearás y definirás tú mismo. 

Por ejemplo, podrías crear una categoría para “mano de obra” (con sus diferentes precios por hora si es mecánica general, electricidad o chapa) y otra para “Recambios” o “Consumibles”.

También puedes configurar distintos tipos de IVA y de tasas impositivas si vendieras productos con tipos diferentes, aunque en el taller lo habitual es el tipo general. 

Además, podrás saber cuánto tienes de cada cosa en todo momento, ya que la base de datos de artículos / de inventario se actualiza automáticamente con cada venta / transacción que hagas. 

Gestiona la agenda y las citas del taller

La organización del tiempo en un taller es dinero. Un elevador vacío es dinero perdido; dos coches citados a la misma hora para el mismo mecánico es un problema de servicio. 

helloCash integra un calendario de citas muy visual, en el que aparecerán todas las citas y reservas de tu negocio o de tus distintos empleados. 

Utilizarlo es bastante sencillo; si un cliente te llama para una revisión, lo único que tienes que hacer es abrir el calendario en helloCash, ver los huecos libres y asignar la cita. 

Además, con helloCash podrás permitir a tus clientes agendar cita online. helloCash generará un enlace que podrás poner en tus redes sociales o en tu página web (en forma de botón). Al hacer clic en este enlace, tus clientes podrán ver los huecos disponibles y agendar cita online. Podrás elegir de antemano si quieres que las citas se confirmen y se agenden automáticamente, o si prefieres que la confirmación sea manual (por parte tuya o de cualquier empleado).

Base de datos de clientes (CRM)

Algo imprescindible para cualquier negocio de servicios.

helloCash te permitirá crear, guardar y gestionar fichas de clientes, con las que podrás guardar toda la información que quieras sobre ellos (por ejemplo, sus datos fiscales, teléfono y correo electrónico, entre otros). También se guardará de forma automática el historial de servicios de cada cliente.

Cierre de caja

Al final del día, necesitas saber cuánto has ganado y cuadrar la caja.

Con helloCash, el cierre de caja diario o mensual es cuestión de unos pocos clics. Podrás exportarlo en los formatos más populares, y exportar todos los listados de facturas y tickets que necesites, para los periodos que indiques.

Estadísticas e informes

Con unos pocos clics, helloCash te permitirá generar detallados informes sobre el rendimiento de tu negocio. Con un simple golpe de vista, sabrás qué servicios o artículos tienen más o menos demanda, en qué franjas horarias hay más o menos demanda, entre otros.

Cómo utilizar helloCash en tu taller mecánico

helloCash es un software genérico. Como hemos comentado, helloCash no es la mejor opción para talleres muy grandes o que abarcan una gran cantidad de servicios y que necesitan que su solución de gestión esté conectada con bases de datos de recambios y/o con bases de datos de proveedores. En estos casos, aunque muchos son muy antiguos, complicados de usar o caros, es mejor recurrir a otros programas específicos del sector (eso sí, asegúrate de que cumplan con VeriFactu).

Para los tipos de talleres o profesionales que hemos visto más arriba, helloCash sí podría ser una buena opción.

No obstante, si hay cualquier funcionalidad específica que pudieras necesitar o echar en falta, o si no supieras cómo hacer ciertas cosas, vamos a darte, a continuación, ciertos consejos de uso para hacer tu vida más fácil y utilizar helloCash de forma más personalizada y adaptada a tus necesidades.

1. Apuntar las matrículas en tus fichas de clientes

El dato más importante para ti es la matrícula. En helloCash, la mejor forma de gestionar esto es vincular la matrícula al nombre del cliente.

Cuando crees una ficha de cliente nueva, en el campo de “Apellidos”, no pongas solo su apellido. Utiliza el formato: “Apellido – [MATRÍCULA]”.

Por ejemplo: Nombre: Carlos. Apellidos: García – 1234BBB.

El buscador de helloCash es muy potente. Cuando el cliente vuelva dentro de un año, probablemente no recuerdes su nombre, pero sí verás la matrícula del coche entrando por la puerta. Al escribir “1234” en el buscador, te aparecerá inmediatamente la información asociada de “Carlos García”. 

Otra opción es incluir la matrícula en la sección de “campos adicionales” o crear un campo personalizado para esa ficha de cliente en la que incluirla. Podrás buscar al cliente por la matrícula de su vehículo igualmente.

2. Control de kilómetros en la factura

Saber con cuántos kilómetros entró y salió el coche es vital para la garantía y el control de mantenimiento. No hay una casilla específica para esto en el software, pero helloCash te permitirá añadir datos e información adicional personalizada para cada factura.

Puedes aprovechar esta funcionalidad para añadir el resultado de la lectura de kilómetros en la factura.

Otra opción más cómoda es añadir la lectura de kilómetros como un servicio:

Crea un artículo/servicio en el sistema llamado “Lectura de Kilómetros” y ponle un precio de 0 €.

Cada vez que crees una factura, añade este artículo el primero. El sistema te dejará editar la descripción o añadir datos adicionales sobre el servicio concreto. Ahí es donde deberás escribir el resultado de la lectura de kilómetros, por ejemplo: “Lectura de Kilómetros: 145.000 km”. De esta forma, el dato queda impreso en la factura final en unos pocos clics.

3. La “Orden de Reparación” (OR) y el resguardo de depósito

Por ley, y por seguridad, cuando un coche entra al taller debes emitir un “Resguardo de Depósito” donde el cliente autoriza la reparación y renuncia (o no) al presupuesto previo. helloCash tiene una sección / funcionalidad llamada “Crear Oferta“ o “Presupuesto” que puedes utilizar para ello.

1. Cuando llega el coche, crea una “Oferta” en helloCash con los servicios a realizar y los costes estimados.
2. helloCash te permitirá añadir texto e información adicionales. Añade ahí todo el texto legal pertinente (por ejemplo: “El cliente autoriza los trabajos descritos…”).
3. Imprime esta “Oferta”. Ahora es tu Orden de Reparación. Haz que el cliente la firme al dejar las llaves. También puedes imprimirla en PDF y pedirle al cliente que la firme digitalmente. 
4. Una vez hayas terminado de realizar los servicios acordados, en helloCash solo tienes que pulsar el botón “Convertir en Factura”. Se transformará en una factura simplificada o completa automáticamente.

Otra opción es utilizar una solución externa como, por ejemplo, DocuSign o PandaDoc, para gestionar las órdenes de reparación.

¿Dónde guardar las órdenes de reparación firmadas?

Si tus clientes prefieren recibirlas en formato físico (en papel) y firmarlas así, no te quedará más remedio que guardarlas en papel (aunque te aconsejamos que, adicionalmente, tomes fotos de estas, con su firma, y guardes estas fotos en un servicio de almacenamiento en la nube como Google Drive).

Si tus clientes no tienen ningún tipo de inconveniente en firmar estos documentos digitalmente, nuestro consejo es que guardes los documentos firmados en Google Drive, de forma organizada.

En la factura final que emitas para el cliente puedes incluso incluir el enlace al documento en Google Drive.

4. Gestión de daños y fotos

helloCash no tiene el clásico dibujo del coche para marcar rasguños con una “X” que las opciones convencionales sí tienen. Pero estamos en el siglo XXI, es mejor usar fotos.

Al recibir el vehículo, haz varias fotos rápidas del estado de la carrocería con tu teléfono.

Luego, simplemente guarda las fotos en una carpeta de Google Drive de forma organizada. Si el cliente hiciese una reclamación (por ejemplo, acusándote de que “le has hecho un rayajo”), tendrás la prueba gráfica con fecha y hora, que es mucho más fiable que un garabato en un papel o en un documento digital.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios:

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.