Cómo instalar un software TPV

Dar el salto a un nuevo software TPV o, simplemente, instalar uno por primera vez ha sido tradicionalmente un proceso complicado. Convencionalmente, el software TPV se instalaba en los propios dispositivos locales del negocio, y la configuración e instalación iniciales eran bastante complicadas.

Hoy en día, el proceso es mucho más sencillo, especialmente si utilizas un software que emplea tecnología cloud, por ejemplo, helloCash.

Empezar a utilizar helloCash es relativamente rápido y sencillo, es más, para ordenadores no se requiere ningún tipo de descarga, ya que nuestro software se utiliza desde nuestra propia página web, iniciando sesión en ella. Para móviles y tabletas, disponemos de una app que se puede descargar e instalar desde Google Play o desde la App Store, en segundos, como cualquier otra app.

En este artículo, veremos el paso a paso general necesario para instalar un software TPV (que opere con tecnología cloud). Veremos desde los pasos de preparación previos necesarios  hasta buenas prácticas de mantenimiento.

Instalación de un software TPV: Pasos

• Cómo instalar un TPV paso a paso.
• Paso 1: Preparación del hardware.
• Paso 2: ¿Local o en la nube?
• Paso 3: Instalación del software.
• Cumplimiento normativo: Evita sanciones de hasta 50.000 €.
• Paso 4: Conexión de los periféricos.
• Paso 5: Estructuración y migración de datos.
• Paso 6: Gestión de usuarios, roles y seguridad.
• Paso 7: Pruebas, simulaciones y capacitación.
• Mantenimiento y buenas prácticas a largo plazo.
• Preguntas frecuentes sobre la implementación de un software TPV.

Cómo instalar un TPV paso a paso

En general, para instalar un software TPV se debe realizar primero una auditoría y preparar el hardware necesario, para posteriormente realizar la instalación o configuración per se, que con la mayoría de soluciones modernas es cuestión de minutos. Posteriormente, se deben conectar y configurar los periféricos, migrar los datos del sistema empleado anteriormente al nuevo software y, finalmente, configurar los servicios, artículos, roles, usuarios, permisos y preferencias de funcionamiento pertinentes.

Paso 1: Preparación del hardware

Antes de instalar absolutamente nada, lo primero que debes hacer es hacer un inventario de los dispositivos con los que cuentas (o con los que vas a contar) y asegurarte de que son compatibles con el software que has elegido. De todas formas, usualmente lo ideal es adquirir estos elementos de hardware a posteriori, después de ya haber elegido el software.

Los elementos de hardware que forman parte de un sistema TPV completo son, principalmente, los siguientes:

• Un ordenador, tablet o móvil: Es el dispositivo en el que ejecutarás el software. Puede ser prácticamente cualquier dispositivo: Windows, Mac, Linux, Android, iOS, entre otros. Si optas por un software como helloCash, la compatibilidad es casi universal, podrás utilizarlo desde casi cualquier dispositivo.
• Una impresora térmica: Necesaria para imprimir tickets y recibos. Con la entrada en vigor de VeriFactu, tus tickets deberán incluir un código QR, tendrás que asegurarte de que tu impresora térmica es capaz de imprimir códigos QR.
• Un lector de tarjetas (datáfono): Imprescindible para procesar pagos con tarjeta o con el móvil.
• Un cajón portamonedas (opcional): Muy recomendable si utilizas efectivo de forma habitual en tu negocio.
• Un lector de códigos de barras (opcional): Si tienes un catálogo amplio de productos, este dispositivo pasará a ser prácticamente indispensable.

Nuestra recomendación en esta fase es que adquieras todos los elementos del hardware del mismo proveedor que te ofrece el software. De este modo, te aseguras de que todos los componentes del sistema son perfectamente compatibles entre sí.

Si quieres ver cuánto vale cada uno de estos dispositivos o incluso adquirirlos ya mismo, te invitamos a que visites nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.

Paso 2: ¿Local o en la nube?

Antes de instalar el software, es imprescindible que entiendas dónde y cómo se ejecuta: si funciona en la nube o si se ejecutará en tus dispositivos locales. Esto te ayudará a tomar mejores decisiones a lo largo de todo el proceso y a anticiparte a posibles problemas.

Como comentábamos, existen, a grandes rasgos, dos tipos de arquitecturas de software TPV:

• Software local: El software se instala directamente en el dispositivo y los datos se almacenan en él, de forma local. Es el modelo tradicional. Sus principales desventajas son que requiere mantenimiento manual (actualizaciones, copias de seguridad, entre otros), que los datos no son accesibles desde otros dispositivos de forma sencilla y que, si el dispositivo falla o se rompe, puedes perder toda tu información.
• Software en la nube (cloud): El software funciona desde el navegador o desde una app, y los datos se almacenan en los servidores de la empresa. Es un modelo más sofisticado y es el imperante actualmente. Sus ventajas son múltiples: el mantenimiento es prácticamente nulo (las actualizaciones suele ejecutarse de forma automática, al menos, ese es el caso con helloCash), es posible acceder desde cualquier dispositivo y lugar, todos tus dispositivos estarán sincronizados entre ellos, tus datos e información estarán almacenados de forma mucho más segura, entre otros.

Entender esta distinción es importante porque, dependiendo del tipo de software que elijas, los pasos de instalación y configuración serán completamente distintos.

Nuestra recomendación es que, sin duda, elijas una opción que emplee tecnología cloud.

Como comentábamos, helloCash funciona con tecnología cloud. Esto significa que, para utilizarlo en un ordenador, simplemente tienes que abrir el navegador e iniciar sesión en nuestra página web, sin que sea necesario descargar nada. 

Para móviles y tabletas, disponemos de una app que podrás descargar e instalar en segundos desde la App Store o Google Play, como cualquier otra app.

Paso 3: Instalación del software

Una vez has hecho la auditoría del hardware y entiendes cómo funciona el software que has elegido, llega el momento de instalarlo.

Si has optado por una solución cloud como helloCash, este paso es extremadamente sencillo, los pasos para empezar a utilizar nuestro software TPV son los siguientes:

1. Entrar en la página web de helloCash.
2. Crear una cuenta, puedes hacerlo desde este enlace. El proceso lleva menos de 2 minutos.
3. Iniciar sesión desde el navegador de tu ordenador o descargar la app en tu tablet o móvil.
4. Listo. Ya puedes empezar a utilizar helloCash.

No hay que llevar a cabo ningún proceso de instalación complejo y tedioso. No tienes que preocuparte por la compatibilidad con tu sistema operativo (ya que es posible utilizar helloCash en Windows, Mac, Linux, Android, iOS o cualquier sistema operativo en general). 

No es necesario pagar a ningún técnico para instalar helloCash. Tampoco es necesario configurar servidores locales ni tener que configurar ningún tipo de infraestructura.

Si, por el contrario, has optado por un software local o de código abierto, el proceso de instalación puede ser significativamente más complicado. Tendrás que descargar el instalador, ejecutarlo, configurar la base de datos, asegurarte de que el software es compatible con tu sistema operativo, entre otros.

Cumplimiento normativo: Evita sanciones de hasta 50.000 €

Otro aspecto fundamental a tener en cuenta durante la instalación (aunque, en realidad, esto es algo de lo que debes haberte cerciorado mucho antes, antes del primer paso) es el cumplimiento normativo.

En España, si utilizas un programa de facturación (como un software TPV), este debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos en el Reglamento VeriFactu (derivados de la Ley Antifraude 11/2021). La gran mayoría de soluciones open source o gratuitas que encontrarás en internet no están actualizadas y, por lo tanto, no cumplen con estas normativas. Existen opciones de pago que tampoco están adaptadas. 

Utilizarlas podría costarte una sanción de hasta 50.000 euros por cada solución no homologada y por cada año fiscal en que la hayas utilizado.

Con helloCash, podrás estar tranquilo. helloCash está homologado y podrás emitir tickets y facturas que cumplan con VeriFactu y/o TicketBAI.

Paso 4: Conexión de los periféricos

Una vez tienes el software instalado y funcionando, el siguiente paso es conectar y configurar todos los periféricos de hardware que forman parte de tu sistema TPV.

Este proceso varía en función del software y del hardware que estés utilizando, pero, a grandes rasgos, los pasos suelen ser los siguientes:

Impresora térmica:

Los pasos para conectar la impresora térmica al software son los siguientes:

1. Conecta la impresora al dispositivo principal (mediante USB, red local o Bluetooth, según el modelo).
2. Accede a la configuración del software y selecciona la impresora.
3. Realiza una impresión de prueba para asegurarte de que todo funciona correctamente.
4. Si tu impresora va a imprimir tickets que incluyan el código QR (obligatorio con VeriFactu), asegúrate de que el software está configurado para incluir dicho código en todos los documentos emitidos.

Lector de tarjetas (datáfono):

Conectar el lector de tarjetas es también relativamente simple, estos serían los pasos genéricos necesarios:

1. Si utilizas el datáfono del mismo proveedor que el software (lo cual recomendamos encarecidamente), la integración suele ser automática o muy sencilla.
2. Asegúrate de que el datáfono está correctamente vinculado a tu cuenta bancaria para que los cobros se procesen correctamente.
3. Activa el Bluetooth en el dispositivo en el que estés utilizando el software.
4. Accede al software y dirígete a la sección de “Pagos” o de “Terminales de pago”. En este apartado, deberían aparecer los distintos lectores de tarjetas que haya cerca y que estén encendidos.
5. Selecciona el que quieras utilizar y… ¡Listo!

Cajón portamonedas:

A grosso modo, las consideraciones más importantes a la hora de conectar o configurar un cajón portamonedas serían las siguientes:

• Generalmente, el cajón portamonedas se conecta a la impresora térmica. Cuando se emite un ticket, el cajón se abre automáticamente.
• Configura en el software cuándo quieres que el cajón se abra (por ejemplo, únicamente en pagos en efectivo).

Lector de códigos de barras:

Conectar el lector de códigos de barras es sencillo y suele hacerse por Bluetooth:

1. Conéctalo al dispositivo mediante USB o Bluetooth.
2. Realiza una prueba escaneando algún producto de tu catálogo para asegurarte de que el software lo reconoce correctamente.

Paso 5: Estructuración y migración de datos

Con el software instalado y los periféricos conectados, llega uno de los pasos más importantes: introducir en el sistema toda la información de tu negocio.

Esto incluye, principalmente:

• Catálogo de productos o servicios: Todos los artículos o servicios que vendes, con sus precios, descripciones, fotografías (si aplica), niveles de stock, etc. Si tienes un catálogo extenso, busca una solución que te permita importarlo de forma masiva mediante un archivo CSV, como es el caso de helloCash. Esto te ahorrará horas de trabajo manual.
• Base de datos de clientes: Si ya tienes una base de datos de clientes en otro sistema, impórtala. De nuevo, los formatos CSV suelen ser los más utilizados para estas migraciones. Asegúrate de que los datos de tus clientes se almacenen de forma segura y en cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
• Configuración fiscal: Introduce los datos fiscales de tu negocio (nombre, NIF, dirección, etc.) y configura los tipos de IVA que aplican a tus productos o servicios.
• Métodos de pago: Configura todos los métodos de pago que vayas a aceptar (efectivo, tarjeta, bizum, entre otros).
• Tarifas y promociones: Si tienes tarifas especiales para determinados clientes o productos, o si tienes promociones activas, introdúcelas en el sistema.

Paso 6: Gestión de usuarios, roles y seguridad

Si en tu negocio trabajan varias personas, o si quieres tener un control granular sobre quién puede hacer qué en tu sistema TPV, este paso es imprescindible.

La mayoría de los software TPV modernos permiten crear diferentes perfiles de usuario con distintos niveles de acceso y permisos. Esto es importante, ya que:

• Seguridad: No todos los empleados necesitan acceso a toda la información del negocio. Limitar los accesos reduce el riesgo de errores y de posibles irregularidades.
• Trazabilidad: Cuando cada acción queda registrada bajo un usuario concreto, resulta mucho más fácil identificar qué ha pasado en caso de que surja algún problema.
• Cumplimiento normativo: VeriFactu exige que los registros de facturación no puedan modificarse una vez emitidos. Asegúrate de que la configuración de permisos de tu software impide que los empleados puedan alterar facturas o tickets ya emitidos.

Con helloCash, por ejemplo, puedes definir con mucha precisión qué puede hacer cada empleado dentro del sistema: qué secciones puede ver, qué operaciones puede realizar, a qué información tiene acceso, entre otros.

Además de la gestión de usuarios, asegúrate de configurar correctamente otros aspectos de seguridad, como las contraseñas de acceso y, si el software lo permite, la autenticación en dos pasos.

Paso 7: Pruebas, simulaciones y capacitación

Antes de empezar a operar con clientes reales, es absolutamente necesario realizar una fase de pruebas exhaustiva. No te saltes este paso, por muy sencillo que parezca el sistema.

Las pruebas que deberías realizar incluyen, como mínimo:

• Procesamiento de pagos: Realiza transacciones de prueba con todos los métodos de pago disponibles (por ejemplo, efectivo o tarjeta) y asegúrate de que todo funciona correctamente.
• Emisión de facturas y tickets: Emite facturas y tickets de prueba y verifica que incluyen todos los campos obligatorios, incluido el código QR de VeriFactu.
• Impresión: Comprueba que la impresora térmica imprime correctamente y que la calidad de impresión es adecuada.
• Gestión de stock: Realiza algunas ventas de prueba y verifica que el sistema actualiza correctamente los niveles de inventario.
• Funcionamiento en distintos dispositivos: Si vas a utilizar el sistema desde varios dispositivos, verifica que todos funcionan correctamente y que la sincronización en tiempo real opera como esperas.

Una vez hayas verificado que todo funciona correctamente, dedica tiempo a capacitar a todos los empleados que vayan a utilizar el sistema. Aunque un buen software debe ser intuitivo y fácil de usar (como es el caso de helloCash), siempre es recomendable hacer una sesión de formación antes de arrancar, aunque solo dure unos minutos.

Explica a tus empleados cómo procesar pagos, cómo emitir facturas, cómo gestionar devoluciones, cómo consultar el historial de ventas y cualquier otra operación que vayan a realizar de forma habitual. Cuanto más preparados estén desde el primer día, menos problemas tendrás después.

Mantenimiento y buenas prácticas a largo plazo

Enhorabuena: si has llegado hasta aquí siguiendo todos los pasos, tu sistema TPV está listo para funcionar. Pero el trabajo no termina aquí. Para garantizar que el sistema sigue funcionando de forma óptima a largo plazo, hay una serie de buenas prácticas que conviene incorporar a la rutina de tu negocio.

• Actualizaciones del software: Si has optado por una solución cloud como helloCash, las actualizaciones son, generalmente, automáticas. Tú no tienes que hacer absolutamente nada. Si, por el contrario, has optado por un software local, asegúrate de mantenerlo siempre actualizado. Las actualizaciones no solo añaden nuevas funcionalidades, sino que también corrigen vulnerabilidades de seguridad y garantizan el cumplimiento con las normativas vigentes.
• Copias de seguridad: Con una solución cloud, las copias de seguridad también son automáticas. Con un software local, tendrás que configurar un sistema de copias de seguridad periódicas y verificar regularmente que funcionan correctamente.
• Revisión de informes: Una de las grandes ventajas de tener un software TPV es que puedes generar informes detallados sobre el rendimiento de tu negocio con unos pocos clics. Aprovéchalo. Revisa regularmente qué productos se venden más, en qué horarios tienes más demanda, cuáles son tus clientes más fieles, entre otros.
• Control del inventario: Revisa periódicamente que los niveles de stock registrados en el sistema se corresponden con el inventario físico real. Configura alertas para que el sistema te avise cuando algún producto esté a punto de agotarse.
• Formación continua: Si incorporas nuevos empleados, asegúrate de formarlos correctamente antes de que empiecen a utilizar el sistema. Y si el software incorpora nuevas funcionalidades con las actualizaciones, dedica un momento a explorarlas y a evaluar si pueden ser útiles para tu negocio.
• Atención al cumplimiento normativo: La normativa cambia. Lo que hoy es suficiente mañana puede no serlo. En helloCash, nuestro equipo trabaja de forma continua para asegurarse de que nuestro software está siempre al día con todas las normativas aplicables, incluidas las más recientes como VeriFactu o la Ley Crea y Crece. Pero si utilizas otro software, asegúrate de estar al tanto de los cambios normativos y de que tu proveedor los implementa a tiempo.

Preguntas frecuentes sobre la implementación de un software TPV

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios:

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.