Cómo funciona un terminal de punto de venta

El terminal punto de venta, o más conocido por sus siglas TPV, representa hoy en día el punto de partida para comenzar cualquier negocio con garantías de éxito.

El terminal de punto de venta es una herramienta de gestión común en los negocios de índole local que reemplaza y expande las funciones de las ya anticuadas cajas registradoras.

Suele incluir funcionalidades de gestión de diversa índole, usualmente:

• Emisión de tickets y facturas.
• Gestión de inventario.
• Gestión de agenda (reservas y citas).
• Gestión de clientes.
• Entre otros.

En este artículo, veremos en detalle qué es un terminal de punto de venta, cómo funciona, qué tipos de terminales de punto de venta existen y, además, te haremos una recomendación (helloCash). 

Además, para ahondar más en detalle en esta temática y comprender todos los conceptos de forma más profunda, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre la temática:

• Qué es un software TPV: Vemos exactamente qué es el software TPV (la parte más importante de cualquier sistema TPV) y te hacemos una recomendación: helloCash.
• Tipos de TPV: Vemos los distintos tipos de TPV que existen, cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno y cuál escoger para tu negocio.
• Diferencias entre las cajas registradoras y los sistemas TPV: Vemos las principales diferencias entre ambos, entre las cajas registradoras y los sistemas TPV, y vemos qué tipo de sistema es mejor.
• Qué son los pagos contactless: Vemos en detalle qué son los pagos contactless / qué son los pagos NFC y cómo funcionan.

¿Qué es exactamente un TPV y por qué lo necesitas?

Es un término que, a pesar de ser común y cotidiano, es usualmente confundido o no conocido en su totalidad. 

Frecuentemente se confunde al TPV con el datáfono o con la caja registradora convencional y, aunque es cierto que el datáfono forma parte del engranaje, un terminal de punto de venta es mucho más.

Un TPV es un sistema integral compuesto por hardware y por software que permite gestionar todas las actividades y tareas de gestión de un negocio local, especialmente aquellas relacionadas con la facturación y emisión de tickets. 

Entre otros, además, suele integrarse con el datáfono para facilitar o permitir el procesamiento de pagos.

Podríamos resumir el significado y utilidad del TPV de una forma sencilla y directa: es la herramienta de gestión que te permitirá administrar tu negocio cada día sin perder la cabeza. 

Dicho de otra forma, un software TPV es algo así como una caja registradora, pero en versión virtual, y con la que podrás hacer muchísimas más cosas. Mientras que las máquinas registradoras cumplen funciones básicas como registrar ciertas ventas y calcular el cambio, un terminal de punto de venta es un sistema mucho más completo empleado habitualmente para la gestión comercial integral, que se utiliza diariamente para procesar pagos y gestionar eficientemente un negocio local.

El componente más importante: El software TPV

La parte más importante del sistema es el software (el software TPV). El software TPV permite registrar todas las transacciones y procesarlas, entre otras funcionalidades de gestión comercial que incluye (como gestión de stock, gestión de clientes, etc). Actúan como el cerebro digital; es la parte del sistema TPV que se encarga exclusivamente del procesado de la información, permitiendo a los comerciantes llevar un control exhaustivo y detallado de sus operaciones.

¿Cómo funciona un terminal de punto de venta (TPV)? 

El TPV funciona combinando hardware y software, y coordinando en tiempo real distintas facetas, áreas y elementos del negocio. Funcionan con conexión a internet y mediante un software (conocido como software TPV) que actúa como centro de mando y que es el encargado de brindar muchas de estas funcionalidades de las que hemos hablado.

Los TPV permiten hacer una gran variedad de cosas, es decir, disponen de múltiples funcionalidades. Para definir de forma concreta y precisa cómo funciona un TPV, tendríamos que delimitar primero la tipología de TPV (hay varios tipos) y la funcionalidad cuyo funcionamiento se quiere explicar; cada tipo y cada aspecto del sistema funciona de una manera diferente.

De todas formas, a modo genérico, la explicación proporcionada arriba es suficientemente descriptiva y  precisa.

Cómo procesar pagos con un TPV

Así pues, bajemos esta definición genérica dada a tierra.

Las funcionalidades más básicas de cualquier sistema TPV, es decir, el procesamiento de pagos y la emisión de tickets, son muy sencillas.

1- Enciende el sistema

Para utilizar tu sistema y procesar pagos, lo primero es encenderlo; enciende el ordenador o tableta en el que utilices el software TPV por un lado y, por otro, enciende el datáfono y asegúrate rápido de que esté conectado a una fuente de alimentación o de que tenga batería suficiente. 

Si utilizas helloCash, no tendrás que descargar nada ni que utilizar ninguna tableta u ordenador concreto, bastará con iniciar sesión en nuestra web para acceder al software.

2- Elige el producto

A continuación, cuando un comprador llega, debes indicar qué productos ha elegido directamente desde nuestro software o usando los escáneres de códigos de barras. Al instante, el sistema indicará el precio total exacto y el cálculo de impuestos.

3- Selecciona el método de pago

Para realizar el procesamiento del cobro, pregunta al cliente amablemente su método de pago preferido e indícalo en el software. 

Si la persona paga con tarjeta, deberás escoger en el software el “método de pago con tarjeta” (al menos, este es el proceso si utilizas helloCash).

Una vez seleccionado el pago con tarjeta, si además de helloCash utilizas también nuestro datáfono, el pago y el importe total aparecerán automáticamente en este. 

4- Procesamiento del pago

A continuación, el cliente simplemente debe insertar o deslizar la tarjeta en el lector magnético, o usar la función de pago sin contacto. Deberás solicitar al cliente que ingrese correctamente su PIN si es necesario.  

El software TPV procesará la transacción digital y confirmará la operación en pantalla. Una vez completada la transacción, imprime el recibo final y entrégaselo al cliente en mano. Estas ventas y otra  información valiosa se registrarán automáticamente en el software y podrás consultarlas y gestionarlas posteriormente.

5- Gestión de la facturación y tickets

Como hemos comentado, una vez completada la transacción, el sistema emite la orden para imprimir el recibo y entregárselo al comprador. Estas ventas y su información se registrarán automáticamente en el programa, y podrás gestionarlas posteriormente.

Así, por ejemplo, con helloCash podrás exportar tus registros de ventas, hacer el cierre de caja en unos pocos clics, volver a descargar cualquier ticket o factura de nuevo, gestionarlos de forma digital y mucho más.

Cómo funciona un TPV en la nube

Un TPV en la nube funciona de la misma forma que un TPV convencional, pero con una diferencia fundamental: se ejecuta en la nube, es decir, no requiere descargas y, además, la información también se almacena en la nube en lugar de en tus dispositivos locales.

Al utilizar un TPV en la nube, el programa no se instala en un disco duro local, sino que se ejecuta en internet, en los servidores de la empresa que haya desarrollado el software. Esto otorga una gran cantidad de ventajas:

• Sincronización instantánea: Todos los dispositivos en los que utilices el software estarán interconectados entre ellos. Si vendes un artículo en tu tienda física, el inventario se descuenta en tiempo real en tu base de datos global.
• Avisos de reposición: Podrás configurar y recibir alertas en cualquier dispositivo cuando los niveles de stock estén por debajo de tus límites establecidos, evitando quedarte sin stock.
• Sin descargas: Si utilizas helloCash, no es necesario descargar nada. El software se utiliza desde el navegador, desde nuestra propia web, iniciando sesión en ella. Para tabletas y móviles, disponemos de una app, que se descarga e instala en segundos, como cualquier otra app.
• Actualizaciones automáticas: Con helloCash, las actualizaciones suelen ser automáticas. Es decir, se ejecutan sin que tú tengas que hacer nada, y sin que interfieran en tu actividad. Si no emplease tecnología cloud, tendrías que actualizar el software tú mismo en todos tus dispositivos uno a uno.

¿Cuáles son los elementos de un sistema TPV?

Para entender su funcionamiento, también debemos analizar sus partes. El sistema TPV es el conjunto de herramientas que trabajan al unísono para procesar pagos y gestionar tu negocio. Está compuesto por hardware (los dispositivos físicos) y software (el programa informático).

1. El cerebro: El software TPV

Es el corazón del sistema y el encargado de registrar las transacciones y procesar la información. Un software TPV es como una caja registradora, pero virtual y muchísimo más potente (incluye muchas más funcionalidades). 

Es el software lo que te permitirá gestionar tu inventario, crear bases de datos, realizar el cierre de caja, gestionar clientes, generar informes y estadísticas, entre otros.

2. Un ordenador, tableta o móvil

El papel del ordenador, tableta o móvil es simplemente ejecutar el software TPV.

A diferencia de como sucedía con el software TPV más anticuado y obsoleto, hoy en día es posible utilizar el software TPV en prácticamente casi cualquier dispositivo. Al menos, este es el caso si utilizas helloCash.

Con cualquier ordenador o tablet que tengas por casa, te será suficiente para montar tu terminal. Es la interfaz a través de la cual tú y tus empleados controlaréis toda la operativa diaria de forma táctil e intuitiva.

3. El hardware periférico

Además del software y del dispositivo en el que ejecutarlo, hay ciertos elementos periféricos que amplían las funcionalidades del software y que permiten que interactúe con el mundo físico:

• Un lector de tarjetas o datáfono: Sirve para leer tarjetas bancarias y procesar pagos. Recuerda que el datáfono es un componente más del sistema TPV, y no el TPV per se.
• Una impresora térmica: Para imprimir recibos y entregar los comprobantes de compra a tus clientes.
• Escáneres de códigos de barras: Para escanear los productos y el stock de forma rápida y eficiente y agilizar su gestión.
• Cajón de efectivo: Aunque la tendencia es digital, sigue siendo crucial adquirir una cajonera en la que guardar el efectivo de forma totalmente segura.

Si quieres ver los precios de estos dispositivos o incluso adquirirlos ya mismo, te invitamos a que visites nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.

Principales tipos de terminales de pago

No todos los comercios funcionan igual, y es por eso que existen distintas versiones de esta tipología de herramienta:

1. El modelo físico o fijo: Es el que vemos en la gran mayoría de tiendas. Está instalado en un lugar permanente y combina una pantalla, un teclado y todos los periféricos conectados por cable o red local. Es una solución sólida, empleada en negocios locales con un alto volumen de ventas diarias.
2. El modelo móvil: Es lo mismo que un TPV convencional, solo que en un formato mucho más compacto y portátil. Generalmente, funciona conectando un lector de tarjetas pequeño a tu teléfono inteligente. Es la solución adecuada para vendedores ambulantes, ferias, tiendas pop-up, profesionales independientes o proveedores de servicios a domicilio o ambulantes.
3. El modelo virtual: Es el entramado de programas que se utilizan para aceptar y gestionar operaciones a través de páginas web de comercio electrónico.

Cuidado con las multas: El cumplimiento normativo

Desde luego, no podíamos hacer un artículo sobre el funcionamiento de los terminales de punto de venta sin incluir este punto.

En los últimos años, se han introducido una serie de reformas normativas que han modificado sustancialmente la forma de facturar de autónomos y empresas, así como el propio funcionamiento de las soluciones de facturación, entre las que se incluyen los terminales de punto de venta.

Dos de las normativas más importantes son La Ley Antifraude 11/2021 y su reglamento, el Reglamento VeriFactu.

Entre otros, en estas normativas se expone que las soluciones de facturación deben cumplir con ciertos requisitos técnicos de funcionamiento, por ejemplo, las facturas o tickets que generen deben incluir un código QR y seguir un formato determinado, además, no deben permitir la modificación de facturas o de los registros de facturación. 

Si utilizas una solución que no cumpla con las normativas impuestas, podrías enfrentarte a sanciones de hasta 50.000 euros por cada solución y por cada año en que las hayas utilizado.

Nuestra recomendación es que utilices helloCash, nuestro software TPV.

Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu o TicketBAI, además, lanzamos actualizaciones de nuestro software de forma regular para mantenerlo siempre al día con los constantes cambios normativos.

Puesto que nuestro software utiliza tecnología cloud, las actualizaciones se ejecutan de forma automática, sin interferir en tu actividad y sin que tú tengas que preocuparte por absolutamente nada. 

¿Qué terminal de punto de venta utilizar?

Elegir el software TPV adecuado es una de las decisiones más importantes para tu negocio. Al fin y al cabo, el TPV es el cerebro digital de tu actividad, el sistema con el que gestionarás ventas, inventario, clientes, citas y mucho más.

Nuestra recomendación es clara: helloCash. Como hemos comentado antes, helloCash es un software TPV en la nube pensado para comercios minoristas, negocios de servicios locales y profesionales independientes. 

Estas son algunas de las ventajas de elegir helloCash:

• Cumplimiento normativo: Emite tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y TicketBAI. Además, helloCash está homologado.
• Facilidad de uso: Su interfaz es intuitiva, moderna y minimalista. Es uno de los aspectos más valorados por nuestros usuarios; todo se siente fácil y natural.
• Funcionalidades: Te permitirá gestionar tu agenda, que tus clientes agenden cita online, procesar pagos, gestionar tu inventario, gestionar clientes, entre otros.
• Tecnología cloud: Podrás acceder desde cualquier dispositivo y lugar.
• Mantenimiento cero: Actualizaciones automáticas sin que tengas que hacer nada.
• Precios competitivos: Disponemos de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, puedes ver nuestros planes y precios aquí.

Te invitamos a que crees una cuenta y veas cómo es helloCash por dentro. Crear una cuenta te llevará menos de 2 minutos y no hay ningún tipo de compromiso. Para ello, haz clic en el enlace de abajo:

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Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.