Datáfono portátil: ¿Qué es y cómo funciona?

Desde hace años, cobrar con tarjeta ya no es una opción adicional, es prácticamente una necesidad. Lo que hace décadas era inconcebible (pagar con el móvil o prescindir del efectivo) hoy es el estándar, la norma. 

Hoy en día, la gran mayoría de consumidores prefieren pagar con tarjeta y, de hecho, esperan poder hacerlo en casi cualquier comercio.

En este contexto, elegir la solución adecuada para el procesamiento y gestión de pagos con tarjeta en tu negocio es fundamental.

Nuestra recomendación es que utilices helloCash.

helloCash dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, es muy fácil de usar, te permitirá hacer retiradas de dinero prácticamente diarias y, además, es portátil: nuestro datáfono es pequeño, versátil y dispone de una SIM integrada con conexión a internet. Además, está sincronizado con nuestro software TPV por tecnología cloud, en lugar de por Bluetooth o mediante cableado.

Si tienes un bar pequeño con terraza, realizas servicios a domicilio o tienes un negocio de naturaleza ambulante y necesitas un datáfono portátil, helloCash es una opción bastante interesante que te recomendamos encarecidamente que consideres.

En esta página, veremos qué es un datáfono portátil exactamente, qué características debe tener para que sea verdaderamente “portátil” y ahondaremos en nuestra recomendación, viendo en qué aspectos helloCash es mucho más fuerte que la competencia y qué podrás hacer con nuestra solución.

Qué es y cómo funciona un datáfono – Guía completa

• ¿Qué es un datáfono portátil exactamente?
• El uso de la tecnología NFC.
• Tipos de datáfonos portátiles: ¿Cuál elegir?
• Lectores de tarjetas convencionales.
• Terminales portátiles basados en Android.
• ¿Necesitas un datáfono portátil? Utiliza helloCash.
• Integración con nuestro software TPV.
• Retira tu dinero cuando lo necesites.
• Configuración inmediata y mantenimiento cero.
• Múltiples métodos de pago para todos tus clientes.
• Precios competitivos y transparentes.
• Movilidad absoluta y conectividad garantizada.
• Cumplimiento normativo.
• ¿Cómo elegir el datáfono portátil adecuado?
• Analiza el tipo de negocio que tienes.
• Evalúa la estructura de costes.
• Flexibilidad en las retiradas de dinero.
• Facilidad de uso y soporte técnico.

¿Qué es un datáfono portátil exactamente?

Más allá de definiciones técnicas, un datáfono portátil es básicamente un terminal de pago que te ofrece movilidad absoluta. Los dispositivos antiguos (aunque también muchos de los que todavía se comercializan hoy en día) tenían que estar pegados al mostrador y/o conectados por cables.

Muchos de los terminales modernos se conectan al resto del sistema TPV por Bluetooth. Esta opción es más moderna y versátil que las opciones convencionales que funcionan con cables, pero sigue lejos de ser óptima y de ser verdaderamente “portátil” ya que, para que funcione, debe estar lo suficientemente cerca del resto de tu sistema.

Los terminales más modernos, como el de helloCash, funcionan con tecnología cloud y con conexión a internet mediante WiFi o 4G (nuestro dispositivo lleva una tarjeta SIM integrada con internet sin coste adicional para ti). No requieren de ningún tipo de cableado ni de Bluetooth, la conexión con el TPV se efectúa vía cloud, lo que les permite seguir sincronizados y compartiendo información sin importar cuán lejos estén el uno del otro.

¿Qué significa exactamente que la conexión sea cloud? ¿Cómo es posible esto?

Significa que los dispositivos no se comunican directamente entre ellos (como sí sucede con las integraciones por cable o mediante Bluetooth), sino que se comunican a través de internet. Veamos cómo intercambian información paso a paso para que quede más claro:

1. Tú inicias el proceso de pago en nuestro software TPV desde tu ordenador y tablet.
2. Esta información no se envía directamente al datáfono como sí sucedería si la conexión fuese por cable o vía Bluetooth (aunque en muchos de estos dispositivos esta información tampoco se envía y debe volverse a introducir el importe en el datáfono manualmente). Esta información se envía a los servidores de la empresa a través de internet.
3. A continuación, los servidores de la empresa envían esta información al datáfono, también a través de internet.
4. El pago, el importe y toda la información relevante aparecen en el datáfono.

Al comunicarse a través de internet en lugar de hacerlo de forma directa, dejan de haber limitaciones físicas. Por muy lejos que esté tu ordenador o tableta de tu datáfono, ambos seguirán sincronizados (siempre que los dos dispositivos tengan conexión a internet).

Esto dota al datáfono de portabilidad y versatilidad absolutas.

El uso de la tecnología NFC

La gran mayoría de datáfonos portátiles actuales incorporan tecnología NFC (Near Field Communication), que permite procesar pagos sin contacto.

El datáfono genera un campo electromagnético continuo. Cuando un cliente acerca su tarjeta, móvil o reloj inteligente compatible, el chip NFC del dispositivo de pago capta ese campo electromagnético y lo convierte en energía mediante un proceso llamado inducción. Esta energía permite al chip enviar la información bancaria de vuelta al datáfono de forma inalámbrica.

Este tipo de tecnología funciona a distancias muy cortas, normalmente entre 3 y 4 centímetros, lo que la hace extremadamente segura frente a posibles intervenciones. Además, en España, las transacciones de hasta 50 euros pueden realizarse sin necesidad de introducir el PIN, lo que agiliza enormemente el proceso de cobro.

Tipos de datáfonos portátiles: ¿Cuál elegir?

No todos los datáfonos portátiles son iguales. En el mercado existen fundamentalmente dos opciones, y la diferencia entre ellas es abismal tanto en funcionalidad como en la imagen que das a tus clientes.

1. Lectores de tarjetas convencionales

Son dispositivos pequeños y baratos que se conectan mediante Bluetooth a tu móvil. Para que funcionen, dependen totalmente de una aplicación en tu teléfono.

Son económicos y ligeros. No obstante, suelen transmitir una imagen poco profesional por su aspecto anticuado (parecen una “calculadora”).

2. Terminales portátiles basados en Android

La tecnología ha avanzado mucho. A diferencia de los lectores de tarjetas pequeños y baratos de antes (que parecían una “calculadora”), los modelos actuales más modernos son dispositivos Android que transmiten una imagen profesional y moderna. 

Son la opción que recomendamos si buscas movilidad absoluta.

Suelen tener un diseño más estético (parecen un pequeño smartphone y no suelen tener teclas, son completamente táctiles). Esto transmite una imagen mucho más profesional y moderna.

Al conectarse al resto del sistema TPV vía cloud, puedes cobrar en la mesa, en una feria o a domicilio de forma muchísimo más fácil y sencilla.

Nuestro datáfono es precisamente de este tipo: Táctil, basado en Android, emplea tecnología cloud, es fácil de usar y es muy estético.

¿Necesitas un datáfono portátil? Utiliza helloCash

La adopción de un datáfono portátil es una decisión importante para cualquier negocio, y elegir el proveedor adecuado puede marcar una diferencia significativa en tu operativa diaria.

Como ya hemos dicho, nuestra recomendación es que utilices helloCash. Estos son los motivos por los que te hacemos esta recomendación y que diferencian a helloCash de la competencia:

Integración con nuestro software TPV

Esta es, probablemente, la ventaja más importante y la que más impacto tiene en el día a día de tu negocio. Conectar el datáfono portátil de helloCash con nuestro propio software TPV es un proceso prácticamente automático que se completa en cuestión de unos pocos clics.

Podrás realizar la vinculación desde nuestro propio software o directamente desde el terminal introduciendo tus credenciales de helloCash. Lo único que tendrás que hacer es introducir ciertos datos sobre tu cuenta con nosotros y ¡Listo! La vinculación se efectuará de forma inmediata y automática.

• Sincronización en tiempo real: Los dispositivos comparten información de forma automática e inmediata. Cada venta que proceses en el datáfono se registra automáticamente en el software sin que tengas que hacer nada y viceversa. No tendrás que introducir manualmente el importe en el terminal cada vez que quieras cobrar; si ya has introducido los detalles del pago en el software, el precio aparecerá automáticamente en el datáfono.
• Arquitectura cloud: Como hemos visto antes, helloCash utiliza tecnología cloud. Tanto el software como el datáfono se conectan a internet y sincronizan la información a través de servidores en la nube. Pueden estar en ubicaciones completamente diferentes (incluso a kilómetros de distancia) y seguir funcionando como un único sistema integrado.
• Devoluciones simplificadas y seguras: Cuando un cliente solicita una devolución, lo único que tienes que hacer es buscar el ticket original en el software e iniciar la devolución desde ahí, el terminal recibirá automáticamente la orden con el importe exacto a devolver.
• Protección contra errores operativos: En sistemas no integrados pueden producirse situaciones problemáticas. Por ejemplo, un empleado puede marcar una venta como “cobrada con tarjeta”, pero luego la tarjeta del cliente es rechazada en el datáfono. Si el empleado olvida corregir el registro en el sistema, el stock se descuenta erróneamente y los números no cuadran. Con la integración de helloCash, el software solo cierra la venta y ajusta el inventario cuando recibe la confirmación efectiva del terminal de que el pago se ha procesado correctamente. Todo se efectúa de forma automática.

Retira tu dinero cuando lo necesites

Somos conscientes de que uno de los aspectos que más frustra a los emprendedores es tener que esperar semanas para acceder a su propio dinero. Los bancos y muchos proveedores tradicionales retienen los fondos durante períodos prolongados o solo permiten hacer caja una vez al mes.

Ese dinero es tuyo, es el resultado de tu trabajo y deberías poder disponer de él cuando lo necesites. Para ciertos negocios, esto puede resultar de esencial importancia, ya que no tener acceso a su dinero a tiempo puede causarles problemas de liquidez.

Con el datáfono portátil de helloCash, podrás realizar retiradas de dinero cuando quieras y con la frecuencia que quieras, incluso diarias.

Puedes configurar la frecuencia de los pagos según te convenga. Puedes programar las retiradas de dinero para que se efectúen diariamente y recibir el dinero de tus ventas al día siguiente. O puedes programar las retiradas de dinero para que se efectúen de forma semanal o mensual. También puedes realizar estas retiradas de forma manual.

Configuración inmediata y mantenimiento cero

Uno de los mayores temores de los dueños de pequeños negocios al incorporar nuevas tecnologías es la complejidad técnica. ¿Será necesario contratar a un técnico? ¿Cuántas horas llevará ponerlo en marcha? ¿Tendré que lidiar con configuraciones complicadas que no entiendo?

Con helloCash, no tendrás que preocuparte por nada de esto. No tendrás que realizar ningún tipo de configuraciones de red compleja, ni configurar ninguna IP estática, ni ningún servidor ni lidiar con cableados. El proceso es extremadamente sencillo y todo es muy fácil:

• Configuración inicial simplificada: Empezar a utilizar el terminal es cuestión de unos pocos clics. Enciendes el dispositivo, lo conectas a internet (WiFi o insertando una tarjeta SIM para 4G) y en menos de dos minutos el terminal y tu software TPV estarán sincronizados y listos para funcionar.
• Interfaz intuitiva: El datáfono funciona con Android. Si sabes utilizar un smartphone, ya sabes utilizar nuestro terminal. La interfaz es táctil, visual e intuitiva, la curva de aprendizaje es prácticamente nula.
• Actualizaciones automáticas: Olvídate de tener que actualizar manualmente cada dispositivo o de tener que pagar a técnicos que lo hagan por ti. Las actualizaciones se ejecutan de forma automática en segundo plano, sin que tengas que hacer absolutamente nada. Tu sistema estará siempre al día sin ningún esfuerzo por tu parte.

Múltiples métodos de pago para todos tus clientes

El consumidor actual es diverso en sus preferencias de pago. Ya no basta con aceptar las tarjetas Visa y Mastercard tradicionales. Los clientes pagan con el móvil, con el reloj inteligente, con tarjetas internacionales si son turistas o con aplicaciones de pago digital. 

Con el datáfono portátil de helloCash puedes aceptar una amplia variedad de métodos de pago:

• Pagos contactless (NFC): Apple Pay, Google Pay, pagos con relojes inteligentes y cualquier dispositivo compatible con tecnología NFC.
• Tarjetas internacionales: American Express (Amex) y otras tarjetas corporativas o internacionales, algo imprescindible si operas en el sector turístico o si una parte importante de tus clientes son extranjeros. 
• Tarjetas tradicionales: Visa y Mastercard con chip, banda magnética o contactless.

Precios competitivos y transparentes

Muchos negocios están atados a contratos poco claros con bancos que incluyen comisiones generalmente elevadas, tasas de mantenimiento mensuales, alquileres inflados de equipos y productos vinculados con precios también inflados.

Con helloCash, los precios y comisiones son sencillos, transparentes y competitivos. La estructura de precios es clara desde el primer momento:

• Comisión por transacción: Una tasa fija para todas las transacciones. Sin comisiones variables, sin sorpresas, sin estructuras de comisiones complejas.
• Sin cuotas mensuales por el terminal: No pagas alquiler mensual del datáfono. Una vez adquirido, es tuyo y puedes utilizarlo sin costes recurrentes adicionales.

Puedes consultar las comisiones y el precio de nuestro datáfono haciendo clic aquí.

En lo que respecta al software TPV, este funciona por suscripción mensual, además, dispone de un plan completamente gratuito. Los precios de nuestro software TPV se encuentran entre los más competitivos del mercado español, puedes consultarlos aquí.

Movilidad absoluta y conectividad

El datáfono portátil de helloCash está diseñado para darte libertad total de movimiento sin comprometer la funcionalidad. Gracias a que puede conectarse a internet tanto por WiFi como por 4G, podrás utilizarlo en casi cualquier situación:

• Conectividad 4G automática: Si la red WiFi falla o no tiene suficiente cobertura, el terminal cambia automáticamente a 4G. Esto te permitirá cobrar en la terraza de tu bar, en la mesa del restaurante, en servicios que ofrezcas a domicilio, en ferias, en mercados o en cualquier ubicación en la que no tengas una infraestructura fija.
• Portabilidad real: El dispositivo es lo suficientemente compacto, pequeño y versátil como para llevarlo contigo a cualquier sitio. 
• Sincronización cloud: Gracias a la arquitectura en la nube, las ventas que proceses con el terminal (incluso cuando estés lejos del local o sin conexión WiFi) se sincronizarán automáticamente con tu software TPV en cuanto el dispositivo tenga acceso a internet.

Cumplimiento normativo

El panorama fiscal español está en constante evolución y muchos sistemas TPV antiguos no han sido adaptados a los nuevos requisitos legales introducidos en VeriFactu.

Con helloCash no tendrás que preocuparte por nada, podrás estar completamente tranquilo. Con nuestro software podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu o con TicketBAI si tu negocio está en el País Vasco.

Importante: Estas nuevas normativas no se aplican sobre ni afectan a los datáfonos per se, sino a la solución que utilices para emitir los tickets y facturas (usualmente, el software TPV).

¿Cómo elegir el datáfono portátil adecuado?

Para elegir el datáfono portátil adecuado para tu negocio, analiza el tipo de negocio que tienes y cuáles son tus necesidades específicas, evalúa la estructura de costes y comisiones de las opciones que estés considerando, cuánto tardaría el dinero en llegar a tus cuentas bancarias, su facilidad de uso y si cumple con las normativas.

Analiza el tipo de negocio que tienes

Diferentes sectores tienen requisitos distintos:

• Hostelería y restauración: Necesitas dispositivos con una batería de larga duración y que idealmente sean resistentes a salpicaduras. También deberían permitir cobrar en múltiples mesas simultáneamente. Que se integre adecuadamente y de forma fácil con un software TPV que disponga de las funcionalidades específicas necesarias en el sector de la hostelería es fundamental.
• Comercio minorista: La movilidad dentro de la tienda es importante, pero no tan importante como en otros sectores. El factor determinante para el comercio minorista es la integración con el software TPV y la libertad y flexibilidad en las retiradas de dinero (depende de cómo sean tus flujos de caja y cuánta liquidez necesites en tu negocio).
• Servicios a domicilio: La conectividad 4G es imprescindible. Necesitas un terminal que funcione perfectamente sin depender del WiFi y que sea lo suficientemente pequeño como para transportarlo fácilmente.
• Ferias y eventos temporales: Prioriza la autonomía de la batería y la conectividad 4G.

Evalúa la estructura de costes

Los datáfonos tienen varios componentes de coste que debes considerar:

• Coste inicial del dispositivo: Puede oscilar desde unos pocos euros hasta varios cientos de euros.
• Comisiones por transacción: Es el porcentaje que se descuenta de cada venta. Las tasas varían significativamente entre proveedores y, por lo general, oscilan entre el 1% y el 3%. Busca proveedores que ofrezcan transparencia y evita estructuras de comisiones complejas.
• Cuotas mensuales: Algunos proveedores cobran una cuota fija mensual adicional por el uso del terminal o del servicio de procesamiento de pagos (además de cobrar también las comisiones por transacción). 
• Costes de mantenimiento: Verifica si hay cobros adicionales por actualizaciones, soporte técnico o mantenimiento del equipo.
• Alquiler o compra: Algunos proveedores ofrecen terminales en alquiler con cuotas mensuales, mientras que otros permiten la compra directa del dispositivo.

Flexibilidad en las retiradas de dinero

Este es un aspecto que muchos negocios pasan por alto hasta que se convierte en un problema. Tradicionalmente, los bancos retienen los fondos de las ventas con tarjeta durante períodos prolongados, a veces semanas, antes de transferirlos a la cuenta del emprendedor.

Para algunos negocios, este aspecto puede cobrar un peso importante; por ejemplo, para aquellos con problemas de liquidez o con márgenes muy pequeños pero facturación elevada.

Busca proveedores que ofrezcan:

• Retiradas de dinero diarias o con la frecuencia que tú elijas.
• Transferencias rápidas a cualquier banco (no solo a cuentas del mismo banco).
• Transparencia sobre los plazos de liquidación.
• Flexibilidad para ajustar la frecuencia de pagos según tus necesidades de liquidez.

Facilidad de uso y soporte técnico

La curva de aprendizaje debe ser mínima. Evalúa:

• ¿La interfaz es intuitiva? ¿Necesitarás formar a tus empleados o podrán usarlo inmediatamente?
• ¿El proceso de configuración inicial es sencillo o requiere conocimientos técnicos?
• ¿Qué tipo de soporte ofrece el proveedor? ¿Hay atención en español? ¿El horario de soporte cubre tus necesidades?
• ¿Las actualizaciones son automáticas o requieren intervención manual?

Preguntas frecuentes

A continuación, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios:

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.