Necesito un datáfono para mi negocio: ¿Cómo adquirir un datáfono para mi negocio?

Si eres nuevo emprendiendo o acabas de abrir tu primer negocio local, estás buscando un terminal de pago o un datáfono para tu negocio, es muy probable que te estés preguntando por dónde empezar. 

Necesito un datáfono para mi negocio, ¿Qué tengo que hacer exactamente para adquirir uno? ¿Qué opciones existen? ¿Cómo adquiero un datáfono exactamente? ¿Merece la pena ir a la banca tradicional o hay alternativas mejores?

En este artículo, veremos todas estas cuestiones y más. Veremos qué hay que hacer para adquirir un datáfono exactamente, qué opciones existen y qué criterios deberías poner en una balanza antes de tomar una decisión. Además, te haremos una recomendación: helloCash.

Necesito un datáfono para mi negocio: ¿Qué hacer? – Índice

• ¿Cómo adquirir un datáfono para mi negocio? – Principales formas de conseguir un datáfono.
• A través de tu banco (La opción tradicional).
• Proveedores especializados.
• Soluciones integradas: datáfono + software de gestión.
• ¿Qué deberías buscar en un datáfono?
• Propiedad vs. Alquiler.
• Comisiones y costes recurrentes.
• Métodos de pago aceptados.
• Retiradas de dinero (Liquidez).
• Facilidad de configuración y de uso.
• Portabilidad y autonomía.
• Cumplimiento normativo.
• Cuidado: Evita sanciones de hasta más de 50.000 euros.
• Integración con nuestro software TPV.
• El proceso de adquisición de tu datáfono paso a paso.
• Conclusión: Necesito un datáfono para mi negocio ¿Cuál adquiero?
• Preguntas frecuentes.

¿Cómo adquirir un datáfono para mi negocio? – Principales formas de conseguir un datáfono

Hay varias formas de adquirir un terminal de pago. En general, las opciones más comunes para obtener un datáfono son: acudir a tu banco, contratar a un proveedor especializado o apostar por una solución integrada.

Veamos cada una de estas opciones con más detalle:

1. A través de tu banco (La opción tradicional)

Esta es la opción que puede que te haya venido primero a la cabeza. Prácticamente todos los bancos ofrecen servicios de datáfono. El proceso es sencillo, aunque no simple: tienes que hacer es pedir cita con tu gestor, proporcionarle la documentación que te solicite (que a veces suele ser bastante), negociar condiciones y, finalmente, firmar con ellos. 

La ventaja es la confianza; ya conoces a tu banco.

Sin embargo, esta vía también tiene sus inconvenientes y es donde solemos encontrar más contratos abusivos. Por un lado, los bancos suelen ofrecer datáfonos tecnológicamente desfasados y con una estética anticuada, como de “calculadora”. Por otro lado, los tiempos de activación pueden ser largos (semanas), siendo necesario bastante papeleo físico y que te hagan un estudio de riesgos.

Además, muchos bancos te obligan a abrir una cuenta específica, contratar seguros o domiciliar recibos con ellos. También es habitual que incluyan cláusulas de permanencia; si decides cambiarte antes de 12 o 24 meses, tendrás que pagar penalizaciones económicas.

Y luego está el tema de los costes. Muchos bancos cobran tasas de mantenimiento (entre 10€ y 40€ al mes) y comisiones por transacción.

Otra desventaja importante es que el terminal nunca es tuyo. El banco no te lo regala ni te lo vende, se suele ofrecer en cesión o alquiler. Pagarás mes a mes por utilizarlo, pero si te vas, tendrás que devolverlo.

2. Proveedores especializados

Otra opción es contratar el datáfono directamente con una empresa (por ejemplo, helloCash).

Hay empresas que ofrecen tanto el terminal de pago como el servicio de procesamiento y gestión de pagos (es decir, actúan como un “banco” para procesar y recibir el dinero de tus pagos).

Estas soluciones suelen ser más ágiles. El proceso de contratación es online y, usualmente, podrás empezar a utilizar el terminal en cuestión de días.

Suelen tener estructuras de precios más transparentes y más competitivas que las de los bancos.

3. Soluciones integradas: datáfono + software de gestión

Esta es nuestra recomendación para la mayoría de negocios. Se trata de soluciones que combinan un terminal de pago con un software TPV completo, de manera que ambos dispositivos están perfectamente integrados y sincronizados.

¿Qué significa esto en la práctica? Que la compatibilidad entre ambos elementos es absoluta, y que es muy fácil sincronizarlos y “conectarlos”.

Además, te aconsejamos que escojas soluciones que empleen tecnología cloud, ya que ello tiene numerosas ventajas.

Por ejemplo, si utilizas un software TPV y un datáfono integrados mediante tecnología cloud, cuando proceses un pago con tu datáfono, la información se registrará automáticamente en tu software de gestión, actualizando las bases de datos de este, por ejemplo, tu base de datos de inventario, de cliente y de tickets / facturas. Olvídate de tener que introducir el precio manualmente en el terminal cada vez que quieras procesar un pago y de que haya desajustes.

helloCash es un ejemplo de este tipo de soluciones.

Por un lado, helloCash ofrece un terminal de pago moderno y competitivo, que funciona con tecnología cloud y que viene con una SIM con internet integrada (sin ningún tipo de coste adicional para el usuario).

Por otro lado, helloCash también proporciona un software TPV (es, de hecho, su producto estrella) que también funciona con tecnología cloud y que te permitirá emitir facturas y tickets que cumplen con VeriFactu o TicketBAI.

¿Qué deberías buscar en un datáfono?

Dicho esto, veamos qué características y aspectos considerar a la hora de elegir un datáfono para tu negocio.

Propiedad vs. Alquiler

Este es un punto importante. 

¿Serás el dueño del datáfono simplemente lo estarás alquilando? 

Con muchos bancos, el datáfono nunca llega a ser tuyo. Pagarás una cuota mensual indefinidamente. Por el contrario, con soluciones como la de helloCash, el terminal sí que será tuyo. Simplemente tendrás que realizar un pago único inicial al principio, y este pasará a ser tuyo para siempre.

Comisiones y costes recurrentes

Evidentemente, el precio es clave. Pero ten cuidado: no todo se reduce a las comisiones. Muchos proveedores cobran cuotas de mantenimiento o penalizaciones. Lo ideal es buscar una estructura de precios simple, fácil de entender y competitiva. 

En el caso de helloCash, por ejemplo, debes saber que disponemos de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, además de transparentes. No hay letra pequeña: sabrás exactamente qué comisión pagas.

• Por un lado, puedes ver los planes y precios de nuestro datáfono aquí.
• Por otro lado, puedes ver los planes y precios de nuestro software TPV aquí.

Métodos de pago aceptados

El consumidor actual paga con todo. Asegúrate de que el terminal acepte:

• Pagos contactless (NFC): Con el móvil o relojes inteligentes (Apple Pay, Google Pay).
• Tarjetas internacionales: Como American Express, algo fundamental si tienes clientes extranjeros o turistas. 
• Tarjetas convencionales: Visa y Mastercard.

Con helloCash, podrás aceptar una gran variedad de métodos de pago, incluyendo todos los aquí mencionados (y más).

Retiradas de dinero (Liquidez)

Sabemos que a muchos negocios les molesta que su banco retenga sus ingresos durante semanas o que solo permita “hacer caja” una vez al mes. Para muchos, disponer de su propio dinero de forma rápida es fundamental para evitar problemas de liquidez y mejorar los flujos de caja.

Busca soluciones que te permitan configurar la frecuencia de los pagos y que te envíen el dinero lo más rápido posible. 

Con helloCash, podrás hacer retiradas de dinero casi inmediatas (diarias). Olvídate de tener que esperar semanas para recibir el dinero de tus ventas. Tú decides el ritmo sin tener que pedir permiso a nadie. Además, por supuesto, podrás programar estas mismas retiradas de dinero.

Facilidad de configuración y de uso

En ocasiones, el mayor miedo es la configuración técnica. ¿Tendré que pagar a algún técnico? ¿Configurar IPs estáticas? Con el datáfono helloCash, hemos eliminado esa barrera:

• Curva de aprendizaje cero: El terminal funciona con Android. Si sabes usar un smartphone, ya sabes usar nuestro datáfono. Es prácticamente como un móvil.
• Vinculación en segundos: La integración con nuestro software TPV es facilísima. Conectar ambos es cuestión de unos pocos clics.

Portabilidad y autonomía

Si tienes un restaurante o servicios a domicilio, necesitas movilidad. Es importante que el terminal tenga batería de larga duración (para aguantar una jornada de trabajo completa) y conectividad 4G. El terminal de helloCash lleva incorporada una tarjeta SIM con un plan de datos (sin coste alguno para ti) y también puede conectarse a internet por WiFi. De esta forma, siempre tendrás conexión a Internet y podrás llevarlo contigo a cualquier sitio.

Cumplimiento normativo

El panorama fiscal cambia constantemente. Asegúrate de que tu solución cumpla con la normativas vigentes. 

Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen rigurosamente con VeriFactu o TicketBAI (si resides en el País Vasco).

Cuidado: Evita sanciones de hasta más de 50.000 euros

Tal y como veníamos comentando, en los últimos años, se han introducido nuevas normativas que han cambiado significativamente la forma de facturas de autónomos y empresas. Además, Hacienda ha endurecido significativamente los controles sobre la facturación y los sistemas TPV. 

La razón es simple: Hacienda quiere reducir el fraude, quiere asegurarse de que todos los ingresos son declarados correctamente y de que no hay ningún tipo de manipulación en los datos contables.

Por eso, como comentábamos, en los últimos años se han puesto en marcha normativas como VeriFactu (a nivel nacional) y TicketBAI (en el País Vasco). Estas regulaciones obligan a que los tickets y facturas que emites cumplan con ciertos requisitos muy específicos, y a que todos deban ser emitidos con software homologado que cumpla con ciertos requisitos técnicos. 

No es suficiente con imprimir un papel con el importe de la venta; el sistema tiene que generar un código único, encriptar cierta información y garantizar la trazabilidad de todas las operaciones.

Entonces, ¿Qué pasa si tu datáfono o tu sistema TPV no cumple con estos requisitos? 

Pues que te arriesgas a sufrir serias sanciones económicas que pueden llegar a tener un impacto desgarrador en tu negocio. 

Hablamos de multas que pueden alcanzar los 50.000 euros por cada año fiscal desde la introducción de las nuevas normativas en que hayas empleado estas soluciones no homologadas y por cada solución no homologada empleada.

Muchos sistemas tradicionales no han sido adaptados todavía para cumplir con VeriFactu. Son dispositivos antiguos, obsoletos, muchos de ellos entre sus funcionalidades únicamente permiten procesar pagos, pero no se integran con sistemas de facturación modernos ni generan los códigos de encriptación necesarios para cumplir con las normativas.

Es fundamental que elijas una solución que esté actualizada y que cumpla rigurosamente con toda la legislación vigente. 

La buena noticia es que con helloCash podrás dormir tranquilo. Podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y con TicketBAI.

Además, trabajamos continuamente para mantener nuestro software actualizado conforme van cambiando las regulaciones. Tú solo tienes que preocuparte de gestionar tu negocio; nosotros nos encargamos de mantener nuestra solución actualizada y al día con los constantes cambios normativos. 

Integración con nuestro software TPV

Una de las mayores ventajas de elegir helloCash como tu datáfono es que se integra perfectamente con nuestro software TPV. 

Esto puede sonar a jerga técnica, pero en realidad es algo muy simple y que te va a ahorrar muchísimo tiempo y dolores de cabeza.

¿Qué significa exactamente que estén integrados? Pues que ambos dispositivos se comunican entre sí de forma automática. Cuando procesas un pago en el datáfono, la información de esa venta se registra automáticamente en el software TPV sin que tengas que hacer nada manualmente.

Además, conectarlos es muy fácil, cuestión de unos pocos clics, y no te hará falta ningún cable ni tener conocimientos técnicos.  No necesitas ser un experto en tecnología ni contratar a ningún técnico.

Olvídate de tener que introducir el importe en el datáfono cada vez que un cliente paga. Olvídate de tener que apuntar después en tu sistema de gestión qué has vendido. Con helloCash, todo ocurre de forma automática y en tiempo real.

Cuando un cliente quiere devolver un producto, simplemente busca el ticket original en el software, pulsas “Devolver” y el terminal recibe la orden automáticamente. No hay riesgo de equivocarte y devolver 50€ en lugar de 5€, y tu stock se reajusta solo.

Además, como ambos dispositivos están conectados por internet (tecnología cloud), funcionan estén donde estén. No importa si el datáfono está en la otra punta del local o si estás fuera; la sincronización es instantánea. Y, como hemos comentado antes, el datáfono dispone de una SIM integrada con acceso a internet sin coste adicional alguno para ti.

El proceso de adquisición de tu datáfono paso a paso

Una vez te hayas decidido por helloCash, adquirirlo es muy sencillo. Para adquirir nuestro datáfono para tu negocio, tienes que seguir los siguientes pasos: 

1. Registro online: Si todavía no eres cliente de helloCash, debes crear una cuenta. Es gratis y no hay ningún tipo de compromiso. Disponemos de un plan gratuito, será suficiente con que crees una cuenta en este plan. Crear una cuenta es rápido, te llevará menos de 2 minutos y no tienes que descargar nada; helloCash se utiliza desde nuestra propia web, iniciando sesión en ella. Para crear una cuenta, haz clic aquí.
2. Pedido del terminal: El segundo paso es encargar nuestro terminal de pago. Es muy sencillo. Lo único que tienes que hacer es comprarlo a través de nuestra web y rellenar los datos que se te solicitarán. Puedes adquirirlo desde el siguiente enlace.
3. Activación y vinculación: Al recibirlo, lo único que tendrás que hacer para sincronizarlos es acceder a helloCash, ir a la sección de  “Pagos con tarjeta” en el menú lateral izquierdo y hacer clic en “Conectar Mollie”. A continuación, tendrás que introducir los datos de cuenta. Los introduces, haces clic en aceptar y ¡Listo! 
4. Empezar a cobrar: Y ya está. Con cada venta, la base de datos de inventario del software se actualizará automáticamente, la información sobre cada pago también te aparecerá en el software de helloCash.

Conclusión: Necesito un datáfono para mi negocio ¿Cuál adquiero?

Si necesitas un datáfono para tu negocio, nuestra recomendación es que elijas helloCash.

Conseguir un datáfono para tu negocio no tiene por qué ser complicado. Aunque la opción del banco tradicional sigue ahí, existen alternativas más modernas y con precios y productos más competitivos.

Ponlo todo en una balanza. Analiza los puntos fuertes de helloCash frente a la oferta bancaria (propiedad vs alquiler, rapidez en retiradas de dinero, integración y compatibilidad, entre otros).

Si buscas una opción completa, transparente y fácil de usar, helloCash puede ser la respuesta. No solo obtendrás un terminal de pago, sino un software TPV que agilizará enormemente tu día a día.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de muchos usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.