Cuánto cuesta abrir una cafetería en España

Muchos de los que deciden abrir una cafetería lo hacen impulsados por su pasión por el café, el deseo de crear un espacio acogedor para la comunidad y, por supuesto, por unas legítimas expectativas de crecimiento profesional y económico.

Sin embargo, la realidad detrás de la barra es mucho menos artística, bohemia o hipster, y es mucho más numérica. También incluye una densa jungla de trámites burocráticos, normativas legales y, sobre todo, una meticulosa planificación financiera que resulta absolutamente vital para que el negocio sobreviva.

De hecho, esta planificación financiera comienza mucho antes de abrir el local. Mucho antes de haber iniciado cualquier trámite siquiera. Comienza en el momento en el que el emprendedor empieza a considerar en serio la idea de empezar este tipo de negocio. En ese momento, es vital realizar un estudio de mercado y estimaciones de rentabilidad, facturación y de gasto (de la inversión inicial necesaria), para asegurarnos de que todo nos cuadra. 

En este artículo, analizaremos en detalle cuánto dinero se necesita para abrir una cafetería, veremos un desglose de los costes iniciales, a cuánto ascienden los gastos operativos recurrentes y la viabilidad económica real de este tipo de proyectos, entre otros.

Inversión necesaria para abrir una cafetería – Índice

• Desglose completo: ¿Cuánto cuesta abrir una cafetería en España?
• El traspaso o el alquiler del local.
• Obras y reformas de adecuación.
• Licencias y proyectos técnicos.
• Maquinaria y mobiliario.
• Vajilla, menaje y stock inicial.
• Tecnología TPV (hardware y software).
• Fondo de maniobra (Colchón de seguridad).
• ¿Es rentable una cafetería en España?
• ¿De cuánto son los costes operativos de una cafetería promedio en España?
• ¿Cuánto gana una cafetería al mes en España?
• ¿Cuánto tiene que facturar una cafetería para ser rentable?
• Entonces, ¿de cuánto es la rentabilidad de una cafetería?
• EBITDA.
• Retorno sobre el capital invertido (ROI).
• Márgenes de una cafetería.
• ¿Entonces, merece la pena abrir una cafetería?
• Si abro una cafetería, ¿Qué software TPV utilizar?

Desglose completo: ¿Cuánto cuesta abrir una cafetería en España?

Abrir una cafetería en España cuesta entre 30.000 y 100.000 euros. Debes tener en cuenta que esta inversión inicial variará sustancialmente dependiendo de si alquilas un local desde cero o si te decantas por un traspaso, y dependiendo de factores como la ubicación o la superficie del local.

No es lo mismo entrar a un local que ya está funcionando como bar o cafetería, donde casi todo está montado, que entrar a un local vacío (un local en bruto) donde lo tienes que hacer absolutamente todo desde cero.

En general, estas son las partidas de gastos que deberías tener en cuenta, el desglose de un presupuesto de ejemplo para abrir una cafetería:

1. El traspaso o el alquiler del local

Si optas por un traspaso, tendrás la ventaja de que el local ya cuenta con las licencias de hostelería y parte de la maquinaria necesaria (o toda). El coste de un traspaso suele oscilar entre los 15.000 y los 60.000 euros o más (si la ubicación es muy buena, más de 100.000 euros). En calles muy transitadas de grandes ciudades como Madrid o Barcelona, esta cifra puede ser mucho mayor.

Si prefieres alquilar desde cero, la fianza suele ser de 2 o 3 meses, lo que sumará unos 3.000 o 5.000 euros de golpe (asumiendo un alquiler mensual de unos 1.500 euros). 

Además, ten en cuenta que muchos propietarios exigen avales bancarios adicionales.

2. Obras y reformas de adecuación

Adecuar el local para cumplir con las normativas es obligatorio. Esto incluye tener aseos adaptados para personas con movilidad reducida (pueden ser obligatorios en función del tamaño del local y de la comunidad autónoma) y cumplir con las normativas de insonorización para no molestar a los vecinos. 

Si necesitas instalar una salida de humos (necesaria si quieres tener cocina para platos calientes), el presupuesto se puede disparar.

Incluso si el local ya ha sido cafetería antes, querrás cambiar la decoración, pintar, mejorar la barra y dejarlo todo a tu gusto. En general, las reformas de adecuación te costarán entre 10.000 y 50.000 euros.

3. Licencias y proyectos técnicos

Para poder abrir de forma legal, necesitarás un proyecto técnico de actividad y apertura redactado por un ingeniero o arquitecto técnico colegiado. Este proyecto sirve para que el ayuntamiento compruebe que tu local es seguro y cumple las leyes de sanidad y ruidos. Además, el arquitecto deberá comprobar que el local cumple con todas las normativas.

El proyecto técnico y las tasas administrativas suelen costar entre 1.500 y 3.500 euros, o un poco más si tu local es de un tamaño considerable.

4. Maquinaria y mobiliario

Necesitarás comprar cafeteras profesionales, molinillos, vitrinas para la bollería y tartas, neveras, congeladores, lavavajillas, fabricador de hielo, mesas, sillas y taburetes, entre otros.

Si compras todo este equipamiento nuevo, calcula entre 10.000 y 20.000 euros.

5. Vajilla, menaje y stock inicial

Necesitarás comprar tazas de diferentes tamaños (para café solo, café con leche, capuchinos…), platos, vasos, cubiertos, servilletas y utensilios para la barra. Esto te costará unos 1.500 o 3.000 euros.

Además, necesitarás el stock inicial de materias primas para poder empezar a funcionar el primer día (café en grano de calidad, diferentes tipos de leche, azúcar, refrescos, bollería, tartas, etc.). Calcula unos 1.000 a 2.500 euros para esta primera compra.

En total, calcula entre 2.500 y 5.000 euros para esta partida.

6. Tecnología TPV (hardware y software)

Necesitarás adquirir ciertos dispositivos físicos y software (un software TPV) para cobrar y gestionar las comandas: una tableta o pantalla táctil, un cajón portamonedas, una impresora de tickets, un datáfono y un software TPV. 

Para esta partida, estima entre 500 y 1.500 euros.

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7. Fondo de maniobra (Colchón de seguridad)

Por último, nos gustaría mencionar y hacer énfasis en la importancia de disponer de un fondo de maniobra.

Este es uno de los puntos que más se olvidan y que causa el cierre de muchos negocios. Cualquier negocio puede tardar unos meses en empezar a ser rentable, por ejemplo, en empezar a tener clientes estables, fijos y recurrentes. Durante los primeros meses, es muy probable que tus ingresos no cubran todos los gastos del negocio.

Por ello, deberías disponer de al menos 10.000 o 20.000 euros ahorrados para poder pagar el alquiler, los sueldos y las facturas de luz de los primeros meses sin agobios.

¿Es rentable una cafetería en España?

Sí, montar una cafetería en España es generalmente rentable, o al menos puede ser una de las mejores opciones dentro del sector de la hostelería. En España, la demanda de este tipo de servicios es constante durante todo el año. No obstante, debemos advertir que la mayoría de cafeterías y restaurantes nuevos fracasan (aproximadamente el 80% de las nuevas cafeterías cierran en el primer año).

Tener éxito no es fácil, pero, si se tiene éxito, se trata de un negocio rentable.

Veamos el desglose completo de la rentabilidad de una cafetería promedio:

¿De cuánto son los costes operativos de una cafetería promedio en España?

Mantener una cafetería abierta todos los meses implica una serie de costes fijos y variables. Los costes operativos de una cafetería promedio con un empleado a tiempo completo oscilan entre 3000 y 6.150 euros al mes. Esta sería una cafetería de barrio promedio, en la que también trabaja el dueño. Las cafeterías en zonas más transitadas y, por lo tanto, con alquileres más altos y un número de empleados mayor, pueden tener unos gastos operativos de entre 10.000 y 20.000 euros al mes.

En general, estos son los costes mensuales promedio de una cafetería estándar de este tipo en España:

¿Cuánto gana una cafetería al mes en España?

La facturación mensual dependerá de tres factores clave: la cantidad de clientes que atiendas al día, el ticket medio (lo que se gasta cada cliente de media) y los días de apertura. Por lo general, una cafetería promedio en España gana alrededor de 15.000 euros al mes antes de descontar gastos.

Imaginemos un caso práctico muy común de una cafetería en una zona transitada:

• Clientes al día: Atiendes a unos 150 clientes de media diaria.
• Ticket medio de compra: Cada cliente se gasta 4,50 euros (por ejemplo, un café con leche y una tostada con tomate o un cruasán).
• Facturación diaria: 150 clientes × 4,50 € = 675 € al día.
• Facturación mensual (abriendo 26 días al mes, descansando un día a la semana): 675 € × 26 = 17.550 € al mes.

De esta facturación bruta mensual, deberás restar todos los costes operativos que hemos detallado anteriormente para saber cuál es el beneficio real que te quedará en tu cuenta bancaria.

El ejemplo que hemos puesto es el de cafeterías en zonas transitadas. Las cafeterías de barrio son otro mundo.

En un barrio, el ticket medio suele ser más bajo porque los precios de la carta deben ser más ajustados y la venta de productos caros (como tartas elaboradas o cafés especiales de origen) es menor. Además, el flujo de personas diario es más tranquilo. Por lo general, la facturación de una cafetería de barrio ronda entre los 5.000 y los 7.000 euros al mes.

• Clientes al día: Unos 80 o 90 clientes diarios.
• Ticket medio de compra: Unos 3,20 euros (Un café y algún comestible).
• Facturación diaria: 85 clientes × 3,20 € = 272 € al día.

Facturación mensual (abriendo 26 días al mes): 272 € × 26 = 7.072 € al mes.

¿Cuánto tiene que facturar una cafetería para ser rentable?

Por lo general, una cafetería tiene que facturar entre 5.000 y 10.000 euros para ser rentable, o incluso más en función de la ubicación, la cantidad de empleados y el tamaño del local.

Para que una cafetería no pierda dinero, esta tiene que alcanzar el conocido como punto de equilibrio. 

El punto de equilibrio es el volumen de ventas necesario para cubrir todos los costes mensuales del negocio, sin tener pérdidas. En este punto, el beneficio es exactamente cero. A partir de esa cifra, cada euro facturado generará beneficios netos.

Veamos un ejemplo muy sencillo para una cafetería familiar donde trabaja el dueño y cuenta con la ayuda de un empleado a media jornada:

• Costes fijos mensuales:
  • Alquiler: 500 euros.
  • Coste del sueldo del dueño: 2000 euros.
  • Coste del sueldo del empleado a media jornada: 1200 euros.
  • Suministros: 400 euros.
  • Gestoría y seguros: 250 euros.
  • Total de costes operativos: 4350 euros.
• Margen bruto promedio sobre ventas: Asumimos un 70% (es decir, el coste de las materias primas, como el café o la leche, representa el 30% del precio de venta).
• Cálculo del punto de equilibrio: Se calcula dividiendo los costes fijos entre el margen bruto (4.350 € / 0,70) = 6.215 euros al mes.

En este ejemplo, la cafetería empezará a ganar dinero a partir del momento en que su facturación mensual supere los 6.215 euros. Si se factura por debajo de esta cantidad, el emprendedor estará operando en pérdidas y consumiendo sus ahorros.

Entonces, ¿de cuánto es la rentabilidad de una cafetería?

Para analizar la viabilidad económica de un proyecto empresarial se suelen utilizar principalmente tres indicadores diferentes:

• El EBITDA.
• El ROI.
• Los márgenes del negocio (brutos y netos).

EBITDA

El EBITDA significa Beneficio Antes de Intereses, Impuestos, Depreciaciones y Amortizaciones. Básicamente, sirve para medir el beneficio operativo puro de un negocio. Es decir, cuánto dinero genera el negocio por sí mismo en su día a día tras pagar todos los costes del negocio, como sueldos, materias primas, alquileres, suministros, entre otros. 

En las cafeterías en España, un EBITDA normal y saludable suele situarse entre el 15% y el 25% sobre la facturación total.

Si un negocio tiene un EBITDA del 20%, lo que esto significa es que el 20% de la facturación generada son beneficios (antes de descontar impuestos, intereses de deuda, amortizaciones y depreciaciones).

Retorno sobre el capital invertido (ROI)

El ROI indica el retorno anual de una inversión sobre el total del capital invertido. En otras palabras, también hace referencia al tiempo necesario para generar o recuperar el total del capital invertido. Por ejemplo, si una inversión genera un rendimiento del 20% anual, harán falta 5 años para que genere la misma cantidad que se invirtió inicialmente.

Se calcula dividiendo el beneficio neto anual entre la inversión inicial realizada. En España, lo habitual para una cafetería que funciona bien es tardar entre 2 y 5 años en recuperar la inversión inicial por completo. Si consigues recuperar todo tu capital inicial en menos de 2 años, significa que tu negocio es un auténtico éxito.

Márgenes de una cafetería

A este respecto, existen dos métricas, dos tipos de márgenes diferentes a tener en cuenta.

Por un lado, está el margen bruto sobre el producto, que indica qué porcentaje del precio de venta son beneficios.

El negocio del café destaca frente a otros sectores porque tiene uno de los márgenes brutos sobre el producto más competitivos del mercado.

Por lo general, el margen bruto sobre el producto es del 90% para el café y del 70% para los comestibles que se comercialicen.

Por otro lado, el margen neto indica qué porcentaje de la facturación son beneficios después de haber descontado absolutamente todos los costes del negocio (costes operativos, costes variables, intereses de deuda, depreciaciones, etc). 

El objetivo final de una cafetería bien gestionada es conseguir un margen neto total de entre el 10% y el 15% una vez descontados absolutamente todos los gastos.

¿Entonces, merece la pena abrir una cafetería?

Abrir una cafetería es un reto exigente que requiere mucho esfuerzo, dedicación e incontables horas de sacrificio al principio. 

Nuestra opinión es que no, no merece la pena abrir una cafetería, ni negocios de hostelería en general, a no ser que tengas experiencia y conocimientos del sector, socios cofundadores con los que emprender el proyecto y una situación económica cómoda y holgada.

¿A qué nos referimos exactamente con esta respuesta tan tajante (de que no merece la pena)?

Lo que queremos decir es que, a menudo, se romantiza en exceso la idea de abrir una cafetería propia (o cualquier negocio). Nuestro objetivo no es hundir tu sueño, sino proteger tu inversión de un salto al vacío. Por la ratio de éxito de este tipo de negocio, es cierto que no suele ser la mejor opción. No obstante, si ya tienes experiencia en el sector e incluso casos de éxito, tienes el capital y tienes una situación económica cómoda que te permita arriesgar, si es la tipología de negocio que te gusta y en la que quieres emprender, adelante.

Los motivos por los que decíamos que no es la mejor opción de emprendimiento son los siguientes:

• La ubicación lo es prácticamente todo. Y las mejores ubicaciones, tienen alquileres más caros. Lo que significa que necesitarás un capital elevado para invertir desde el principio.
• Es un trabajo duro y pesado.
• Es necesario que le eches muchas horas al principio, hasta que puedas contratar a más empleados. Si resulta que la cantidad de clientes mensual que tu ubicación te permite conseguir no es suficiente, puede que nunca puedas permitirte contratar más empleados y que tengas que echar tantísimas horas tú mismo de forma regular durante la vida del negocio.
• Hay mucha competencia.
• En general, como comentábamos antes, porque el porcentaje de éxito, como comentábamos antes, es bajo.

Si abro una cafetería, ¿Qué software TPV utilizar?

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Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.