El cierre de caja, también llamado arqueo de caja, es un procedimiento que se utiliza para identificar el flujo de entrada y salida de dinero de un negocio o comercio. Su función es comparar el dinero en efectivo con los valores de ventas reportados en el sistema de caja registradora.
Hay que hacerlo de forma diaria y mensual, y ello trae de cabeza a muchos dueños de pequeños comercios, ya que, si disponen de una caja registradora convencional, deben hacerlo a mano. Deben contar todo el dinero que ha entrado y todo el dinero que ha salido, más el dinero que se encontraba en la caja al comenzar el día.
Sin duda, se trata de una tarea muy tediosa y que quita muchísimo tiempo al pequeño empresario.
Arqueo de caja y contabilidad
La contabilidad del negocio depende de un buen cierre de caja, tanto diario como mensual.
Si en lugar de una caja registradora convencional eliges utilizar un sistema TPV / TPV virtual en tu negocio, el cierre de caja se vuelve una tarea muy fácil, en absoluto tediosa. Con un software TPV como el de helloCash, nuestra solución recomendada, el cierre de caja será cuestión de dos clics.
¿Qué es exactamente un sistema TPV?
Un sistema TPV es la evolución tecnológica natural de la caja registradora. Un sistema TPV te permitirá hacer lo mismo que una caja registradora convencional y mucho más.
Los elementos de un sistema TPV son:
- El software: El software TPV, también denominado popularmente como TPV virtual, caja registradora en línea o caja registradora virtual, es el cerebro del sistema. Es el encargado de procesar toda la información de tu negocio y el que te permitirá gestionarla.
- El hardware: Un ordenador, tablet o móvil en el que ejecutar el software TPV. Un lector de tarjetas, una impresora de recibos y un cajón portamonedas (opcional).
Con un sistema TPV, las transacciones y la información relevante para el negocio (datos de clientes, compras de cada cliente, patrones de compra, etc) son almacenadas y procesadas en el software.
Usualmente, este software utiliza tecnología cloud, es decir, se ejecuta en la nube (la información y ejecución no tienen lugar en tus dispositivos locales, sino en internet). Esto tiene múltiples ventajas, por ejemplo, tendrás tu información y gestión siempre centralizadas, el mantenimiento es muy sencillo (las actualizaciones son automáticas), todos tus dispositivos estarán siempre interconectados, entre otros.
Con un software TPV, hacer el cierre diario de caja es muy sencillo:
- Los cálculos los realiza el software en la nube, sin errores.
- Incluye todo tipo de pagos y cobros: en efectivo, con tarjeta de crédito o débito, con cupones de descuento, bonos, tarjetas regalo, etc.
- Sin descuadres: Si has registrado todas las operaciones en el software, es imposible que haya ningún tipo de descuadre.
- Podrás hacer el cierre de caja diario y el cierre de caja mensual de forma automática, con unos pocos clics. Básicamente, lo único que tendrás que hacer es exportar la información de tu negocio en formato Excel o CSV.
- Contabilidad correcta: Tendrás todo el listado de transacciones para tu asesor fiscal o para declarar tus ganancias en las declaraciones de impuestos en unos pocos clics.
Nuestra recomendación es que utilices helloCash. helloCash incluye todas las funcionalidades y características que hemos comentado (y mucho más), es muy fácil de usar y dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver nuestros planes y precios aquí). Es más, puedes incluso utilizar nuestro TPV gratis; disponemos de un plan gratuito que podrás utilizar de forma indefinida.
Cómo hacer el cierre de caja con helloCash
A continuación, veamos lo sencillo que es hacer un cierre de caja con helloCash, es cuestión de unos pocos clics.
1 . Cierre de caja diario
Para acceder a esta sección, una vez hayas iniciado sesión en helloCash, dirígete a “Caja registradora”- “Evaluaciones”- “Cierre diario”.
Una vez aquí, puedes realizar el cierre o arqueo de caja de forma manual o automática.
a. Cierre de caja diario manual
Para realizar el cierre de caja manualmente, simplemente haz clic en “Crear”
b. Cierre de caja diario automático
Automatizar el cierre de caja diario es muy sencillo, simplemente debes seleccionar la casilla “Activo” al lado de “Cierre diario automático”. Además, también puedes elegir la hora a la que quieres que se realice el cierre de caja automático diario.
También puedes activar la opción de que se realice el libro de caja al final del día o la función de “Análisis de categorías“. Esta última puede ayudarte a saber qué es lo que realmente funciona en tu negocio o qué aspectos deberías cambiar del mismo.
No olvides que, una vez hecho el cierre diario, puedes:
- visualizarlo en pantalla
- imprimirlo
- o descargarlo en formato PDF.
Como ves, rellenar un libro de caja con helloCash es muy, muy fácil, ¿verdad?
2 . Cierre de caja mensual
Accede al cierre mensual y a otros informes sobre tu negocio con tan solo unos pocos clics. Una vez iniciada tu sesión en helloCash, diríjete a “Caja registradora” – “Evaluaciones” – “Cierre mensual”
Una vez en esta sección, puedes seleccionar el mes del que quieres obtener el informe y, a su vez, el formato en el que quieres descargarlo, PDF o CSV, al hacer clic en “Crear”.
Pero helloCash te ofrece aún más. Con nuestra caja registradora online puedes acceder a una gran cantidad de informes mensuales adicionales, con solo un clic. Simplemente selecciona el tipo de informe que quieras obtener en la columna de la derecha y descárgalo con un clic.
Gracias a helloCash, ahorrarás una cantidad brutal de tiempo. Además, tendrás en todo momento la tranquilidad de que tus cuentas cuadran.
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