Datáfono para cafetería

Si estás buscando un datáfono para tu cafetería, probablemente ya te hayas dado cuenta de que tener uno instalado es prácticamente obligatorio hoy en día. Son muy pocos los clientes que pagan en efectivo; la gran mayoría prefieren pagar con tarjeta, con el móvil o con soluciones como Google Pay o Apple Pay.

Elegir un buen sistema de cobro es una decisión importante. Existe una gran cantidad de opciones en el mercado, cada una con sus ventajas y desventajas, y es normal sentirse abrumado y que te resulte complicado decidir cuál es la más adecuada para tu cafetería.

Nuestra recomendación es clara: elige helloCash. En nuestra opinión, es una opción bastante competitiva que ofrece una de las mejores relaciones calidad-precio del mercado español.

En esta página, veremos por qué elegir helloCash, por qué creemos que es una de las mejores opciones para tu cafetería, qué diferencias tiene respecto a los datáfonos bancarios tradicionales, qué accesorios necesitarás para montar un sistema TPV completo y qué podrás hacer con helloCash.

Si te interesa, puedes adquirir nuestro datáfono ya mismo a través del siguiente enlace.

Elige helloCash para tu cafetería – Índice

• Resumen: ¿Qué datáfono elegir para tu cafetería?
• ¿Por qué elegir helloCash como el datáfono de tu cafetería?
• Datáfono de helloCash vs Datáfono bancario tradicional.
• Modelos de datáfono: ¿Cuál es el ideal para tu cafetería?
• Datáfonos fijos tradicionales.
• Datáfonos inalámbricos básicos.
• Datáfonos móviles con conectividad 4G.
• Datáfonos inteligentes (Smart POS).
• Accesorios y periféricos necesarios.
• ¿Qué cosas podré hacer con el software de helloCash?
• Procesamiento de pagos.
• Facturación y emisión de tickets.
• Gestión de inventario y stock en tiempo real.
• Base de datos de clientes.
• Informes y estadísticas.
• Tecnología cloud.
• Sin descargas ni instalaciones complicadas.
• Mantenimiento cero.
• Exportación e integración con otras herramientas.
• Migración desde tu sistema actual: pasos y precauciones.
• Paso 1: Exporta tus datos desde tu sistema actual.
• Paso 2: Crea tu cuenta en helloCash.
• Paso 3: Importa tus datos a helloCash.
• Paso 4: Configuración inicial básica.
• Paso 5: Conecta el software con nuestro datáfono.
• Paso 7: ¡Ya está!
• Precauciones importantes durante la migración.
• Preguntas frecuentes.

Resumen: ¿Qué datáfono elegir para tu cafetería?

Nuestro consejo es que utilices helloCash como el datáfono y sistema de gestión integral de tu peluquería, ya que dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado, podrás realizar retiradas de dinero a tus cuentas prácticamente diarias, es muy fácil de usar y dispondrás de una amplia gama de funcionalidades.

¿Por qué elegir helloCash como el datáfono de tu cafetería?

Los motivos principales por los que recomendamos el datáfono de helloCash para cafeterías son los siguientes:

• Precios altamente competitivos: helloCash cuenta con una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español en lo que a su software TPV se refiere, puedes ver nuestros planes y precios aquí. En lo que respecta al lector de tarjetas / datáfono, sus comisiones son competitivas (puedes ver sus precios y comisiones aquí).
• Retiradas de dinero prácticamente diarias. Este es uno de los aspectos que más valoran los dueños de cafeterías y de negocios de hostelería (y de casi cualquier tipo de negocio en general). Podrás programar retiradas automáticas diarias o realizarlas manualmente cuando lo necesites. El dinero llegará a tu cuenta bancaria en tiempo récord, sin tener que esperar semanas como ocurre con muchas soluciones tradicionales.
• Métodos de pago: Podrás procesar pagos con tarjetas nacionales e internacionales (por ejemplo, American Express), pagos por NFC, pagos móviles y también Google Pay o Apple Pay. Esto es algo especialmente útil en cafeterías que reciben turismo o clientela internacional, algo muy habitual en muchas zonas de España.
• Integración: Integrar el datáfono con el resto de elementos de nuestro sistema TPV (el software, la impresora térmica, periféricos de hardware, etc) es sorprendentemente fácil y rápido.
• Extremadamente fácil de usar: En línea con el punto anterior, tanto el datáfono como el software están diseñados para que cualquier persona pueda utilizarlos, sin necesidad de ningún tipo de conocimiento técnico. La facilidad de uso de nuestras soluciones es uno de los aspectos más valorados de nuestros usuarios.
• Portabilidad y conectividad: El terminal lleva integrada una tarjeta SIM con un plan de datos incluido, lo que significa que siempre tendrá conexión a Internet, incluso si falla el WiFi de tu local. Además, al ser compacto y funcionar sin cables, puedes llevarlo a cualquier parte: a la terraza, a eventos fuera del local o a ferias gastronómicas.
• Diseño profesional y moderno: La imagen importa, sobre todo en hostelería, especialmente en las cafeterías. Si has invertido dinero, tiempo y esfuerzo en decorar bien tu cafetería, no permitas que el datáfono rompa con la trabajada estética de tu negocio ni que interfiera en la experiencia de tus clientes. Con helloCash, dispondrás de un datáfono con una estética elegante, tecnológica, minimalista y moderna, que transmitirá una imagen de profesionalidad a tus clientes.
• Cumplimiento normativo: Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y/o TicketBAI (si resides en el País Vasco).

Puedes consultar más detalles sobre nuestro datáfono aquí.

Datáfono de helloCash vs Datáfono bancario tradicional

Existen bastantes diferencias entre los datáfonos bancarios y los datáfonos comerciales (como el de helloCash).

En pocas palabras, el datáfono bancario lo solicitas al banco, y usualmente debes pagar ciertas comisiones y cuotas mensuales por él. El banco te proporciona el datáfono, pero no el resto del sistema / elementos que necesitarás para disponer de un sistema TPV completo (software TPV, impresora térmica, entre otros).

Una opción alternativa son los datáfonos comerciales. Por lo general, podrás adquirirlo de tu propio proveedor de software TPV / de la empresa que te haya vendido el sistema TPV de tu cafetería.

Dicho esto, las principales diferencias entre utilizar un datáfono convencional y un datáfono comercial como el de helloCash son las siguientes:

Modelos de datáfono: ¿Cuál es el ideal para tu cafetería?

Antes de decidir qué datáfono es el más adecuado para tu cafetería, es importante que conozcas qué tipos de terminales existen en el mercado y qué características tiene cada uno. No todos los datáfonos son iguales, y dependiendo de las necesidades específicas de tu negocio, unos pueden encajar mejor que otros.

Vamos a ver los principales tipos de datáfonos que existen actualmente:

Datáfonos fijos tradicionales 

Son los terminales más básicos. Funcionan conectados a una línea telefónica fija o a un cable de red Ethernet. Están diseñados para permanecer en un punto fijo, normalmente en la barra o en el mostrador (no son portátiles). El problema es que son poco versátiles: no puedes moverlos de sitio, dependen por completo de la conexión física y su tecnología suele estar bastante anticuada. 

Su estética también es “anticuada”; parecen una “calculadora con pantalla”.

Además, es muy difícil configurarlos e integrarlos con el software TPV o con otros elementos de hardware de tu sistema.

Para cafeterías, este tipo de datáfono puede ser una opción (aunque no lo recomendamos) si únicamente cobras en barra y nunca necesitas moverte de ese punto. Sin embargo, si tienes terraza, si quieres poder cobrar en las mesas o si participas en eventos fuera de tu local, este modelo se queda muy corto.

Datáfonos inalámbricos básicos 

Son una evolución de los anteriores. Funcionan sin cables y se conectan a través de WiFi. Esto les da algo más de movilidad; podrás moverte por todo el local mientras tengas cobertura WiFi. 

El problema es que siguen siendo bastante limitados: dependen totalmente del WiFi (si este falla, el datáfono deja de funcionar), su batería suele tener poca batería y no incorporan funcionalidades avanzadas.

Son también difíciles de configurar y te resultarán difíciles de integrar con el resto de elementos de tu sistema TPV.

Para cafeterías, pueden ser una opción aceptable si necesitas tener movilidad dentro del local y tienes una red WiFi estable y potente. Pero si quieres salir a la terraza (donde quizás no llegue bien la señal) o moverte fuera del establecimiento, este tipo de datáfono.

Datáfonos móviles con conectividad 4G

Son terminales más modernos que incorporan una tarjeta SIM con conexión a Internet propia. Esto significa que no dependen del WiFi ni de ninguna línea telefónica fija: tienen su propia conexión a Internet a través de la red móvil (aunque muchos de ellos también tienen conectividad WiFi). 

Esto les da una autonomía y versatilidad mucho mayores. Puedes utilizarlos en cualquier lugar donde haya cobertura móvil: dentro del local, en la terraza, en eventos, en ferias, en mercadillos, entre otros.

Para cafeterías, este tipo de datáfono es mucho más recomendable porque te da libertad total de movimiento. Si tienes terraza de verano, si atiendes eventos fuera del local o simplemente si quieres poder cobrar en las mesas sin depender del WiFi, este es el tipo de terminal que necesitas.

Datáfonos inteligentes (Smart POS)

Son la última generación de terminales de pago. En esencia, son como smartphones o tablets con funciones de datáfono integradas. Normalmente operan con el sistema operativo Android. Tienen pantallas táctiles grandes, pueden instalar aplicaciones, tienen conectividad 4G y WiFi y te resultará fácil de configurar y de integrar con el resto de elementos de tu sistema TPV.

Accesorios y periféricos necesarios

Un sistema TPV está compuesto por varios elementos que trabajan en conjunto para facilitarte la gestión diaria de tu negocio. Aunque el datáfono es uno de los dispositivos más importantes, no es el único componente que necesitarás. Necesitarás más cosas.

Estos son los elementos que tendrás que adquirir para disponer de un sistema TPV completo:

• Software TPV: Lo más importante. Es el cerebro del sistema. Se encarga de emitir facturas y tickets, registrar los pagos de tu negocio, te permitirá gestionar tu inventario o la información de tus clientes, generar informes de rendimiento, entre otros. Puedes ver los precios de nuestro software TPV aquí.
• Ordenador, tableta o móvil: Es el dispositivo en el que se ejecutará el software TPV. En sistemas convencionales, era necesario adquirir un dispositivo adaptado. Si utilizas helloCash, te servirá cualquier ordenador, tableta o móvil.
• Lector de tarjetas / datáfono: De lo que hemos estado hablando, sirve para procesar pagos con tarjeta.
• Impresora térmica: Necesitarás una impresora térmica para poder imprimir tickets para tus clientes y cumplir así con las normativas españolas.
• Escáner de códigos de barras. Si tu cafetería vende productos adicionales (bollería, dulces, bebidas embotelladas, snacks, etc.) que tienen códigos de barras, un escáner te permitirá agilizar muchísimo el proceso de cobro.
• Cajón portamonedas. Aunque cada vez más clientes pagan con tarjeta, el efectivo todavía no ha desaparecido por completo, especialmente en cafeterías de barrio o en zonas con mayor clientela. El cajón portamonedas te permitirá almacenar y gestionar el efectivo de tu negocio de forma segura y eficiente.

Si quieres consultar los precios de cada uno de estos dispositivos o incluso adquirirlos ya mismo, te invitamos a que visites nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.

¿Qué cosas podré hacer con el software de helloCash?

Con helloCash, dispondrás de un sistema TPV completo, compuesto por todos los elementos de software y hardware mencionados arriba.

Con nuestro sistema TPV, dispondrás de todas estas (y más) funcionalidades:

Procesamiento de pagos

Esta es la funcionalidad central de cualquier TPV. Con helloCash, podrás procesar pagos de forma rápida y sencilla: pagos con tarjeta (nacionales e internacionales), pagos por NFC, pagos móviles, Google Pay, Apple Pay y, por supuesto, también pagos en efectivo. 

El sistema registrará automáticamente cada transacción y emitirá el ticket o la factura correspondiente.

Facturación y emisión de tickets

Podrás emitir facturas completas y tickets (facturas simplificadas) que cumplen con VeriFactu y TicketBAI. Todas las facturas y tickets se almacenan de forma digital en el sistema, lo que te permite consultarlos en cualquier momento, reenviarlos a clientes o descargarlos en formato PDF. 

Gestión de inventario y stock en tiempo real

Esta funcionalidad es especialmente útil si tu cafetería vende productos adicionales como bollería, dulces, bebidas o snacks. El sistema descuenta automáticamente cada venta de la base de datos de stock del software, lo que te permite saber en todo momento qué productos necesitas reponer y cuáles son tus más vendidos. 

Podrás organizar tu catálogo por categorías (bebidas, bollería, snacks, etc.). También podrás importar y exportar tu catálogo en formato CSV, lo que facilita enormemente la migración desde otros sistemas.

Base de datos de clientes 

Aunque en cafeterías la rotación de clientes suele ser alta, tener una base de datos con tus clientes habituales puede ser muy útil para fidelizarlos. Puedes crear fichas de clientes con sus datos de contacto, guardar su historial de compras (que se asigna automáticamente cada vez que compran) y utilizar esta información para crear promociones personalizadas, entre otros.

Informes y estadísticas

helloCash te permitirá tomar decisiones basadas en datos. Con unos pocos clics, podrás ver tu facturación diaria, semanal o mensual, analizar tu cierre de caja, identificar tus productos más vendidos y menos vendidos, y entender la salud financiera de tu cafetería mediante gráficos claros y fáciles de interpretar.

Tecnología cloud 

Nuestro sistema funciona con tecnología cloud. Toda la información se almacena en nuestros servidores en la nube. Gracias a ello, podrás acceder a la gestión de tu cafetería desde cualquier lugar y dispositivo: desde tu móvil, desde tu tablet o desde tu ordenador en casa. 

Todos los dispositivos en los que utilices el software, también el propio datáfono, están sincronizados en tiempo real.

Sin descargas ni instalaciones complicadas

En ordenadores, helloCash se utiliza directamente desde el navegador web, iniciando sesión en nuestra página. En móviles y tablets puedes usar la versión web o descargar nuestra app desde Google Play o la App Store. La descarga e instalación son cuestión de segundos, como con cualquier otra aplicación.

Mantenimiento cero

Al funcionar en la nube y no requerir instalaciones locales, el mantenimiento es prácticamente nulo. Las actualizaciones se ejecutan de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada. 

Olvídate de tener que pagar por actualizaciones, de tener que actualizar manualmente cada uno de tus dispositivos o de contratar técnicos.

Exportación e integración con otras herramientas

Puedes exportar tus datos en formatos como Excel o PDF. También disponemos de una API, para que puedas realizar integraciones avanzadas con otros sistemas o soluciones.

Migración desde tu sistema actual: pasos y precauciones

Si ya tienes un sistema TPV instalado en tu cafetería y estás pensando en cambiarte a helloCash, es normal que te preocupe el proceso de migración. ¿Será complicado? ¿Perderé información? ¿Tendré que interrumpir la actividad del negocio durante días?

La buena noticia es que migrar a helloCash es un proceso sencillo, rápido y que puedes hacer sin afectar a la operativa diaria de tu cafetería. 

Los pasos (a grosso modo) a realizar y consideraciones que tendrás que tener son los siguientes:

Paso 1: Exporta tus datos desde tu sistema actual

Lo primero que debes hacer es exportar toda la información relevante desde tu sistema TPV actual. Esto incluye tu catálogo de productos (con nombres, precios, categorías), tu base de datos de clientes (si la tienes) y cualquier otra información que consideres importante. La mayoría de sistemas TPV permiten exportar esta información en formato CSV o Excel. Si tu sistema actual no tiene esta opción, contacta con su soporte técnico para que te ayuden a hacerlo.

Paso 2: Crea tu cuenta en helloCash 

Registrarte en helloCash te llevará menos de dos minutos. Lo único que tienes que hacer es acceder a nuestra web, hacer clic en el botón de “Prueba gratuita” o “Iniciar sesión”, introducir datos de registro básicos y listo. 

Por defecto, la cuenta con la que empezarás es gratuita.

Lo dicho, crear una cuenta te llevará menos de 2 minutos, para ello, haz clic aquí.

Paso 3: Importa tus datos a helloCash 

Una vez tengas tu cuenta creada, tendrás que importar la información de tu negocio. helloCash permite la importación masiva de datos a través de archivos CSV. Podrás subir tu catálogo completo de productos y tu base de datos de clientes en cuestión de minutos, sin tener que introducir cada elemento manualmente uno por uno. 

Paso 4: Configuración inicial básica

Tendrás que realizar las configuraciones iniciales básicas. Principalmente:

• Añadir la información fiscal de tu negocio (para que aparezca en las facturas).
• Definir los roles y permisos de tus empleados.
• Configurar categorías adicionales de productos o servicios (si lo deseas).
• Desactivar el modo de prueba de la cuenta.

Este paso te llevará entre 10 y 30 minutos dependiendo de la complejidad de tu negocio.

Paso 5: Conecta el software con nuestro datáfono

Una vez recibas tu terminal de pago, conectarlo a helloCash es extremadamente sencillo. El proceso está automatizado y se realiza desde la propia cuenta de helloCash en unos pocos clics.

Paso 7: ¡Ya está!

Ya puedes empezar a utilizar helloCash en tu día a día, y ya puedes empezar a emitir tickets y facturas con validez legal y procesar pagos con tarjeta.

Precauciones importantes durante la migración:

No borres tus datos del sistema anterior hasta estar completamente seguro de que todo funciona correctamente en helloCash. Mantén ambos sistemas en paralelo durante unos días para asegurarte de que no se pierda nada importante.

Haz una copia de seguridad de todos tus datos antes de empezar el proceso de migración. Aunque es muy poco probable que algo salga mal, siempre es mejor prevenir.

Planifica la migración para un día de baja actividad en tu cafetería. Aunque el proceso es rápido, es mejor hacerlo en un momento tranquilo para poder dedicarle la atención necesaria sin tener que trabajar bajo presión.

Finalmente, asegúrate de que tu sistema actual no tenga contratos de permanencia activos que puedan penalizarte por cambiar de proveedor antes de tiempo.  

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más comunes entre los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.