Requisitos de las facturas impuestos por la Agencia Tributaria

La facturación en España está regulada por un conjunto de normativas que han experimentado modificaciones considerables en los últimos años. 

Antes, cumplir con los requisitos fiscales era relativamente sencillo (“relativamente”, no necesariamente fácil), ahora la combinación de diferentes leyes y reglamentos hace que muchos autónomos y empresas se encuentren desorientados. 

Este artículo es la segunda parte de nuestro otro artículo sobre los requisitos que deben cumplir las facturas en España (puedes verlo aquí). Y en él veremos de forma clara y práctica todo lo que necesitas saber sobre los requisitos que imponen las distintas normativas para que tus facturas sean válidas legalmente y no te lleves sorpresas desagradables.

Además, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre la materia:

• Cómo emitir una factura: Vemos todo lo que necesitas saber sobre el proceso de emisión de facturas, especialmente en relación a VeriFactu.
• Qué es la factura electrónica: Vemos exactamente qué es y para qué sirve la factura electrónica, entre otros detalles sobre la obligatoriedad de la facturación electrónica.
• Facturae y VeriFactu: Vemos exactamente cuál es la diferencia entre Facturae y VeriFactu y por qué no son lo mismo.
• Quién debe facturar electrónicamente: Vemos en detalle qué empresas y qué autónomos están obligados a facturar electrónicamente.
• Quién NO debe facturar electrónicamente: Aquí, al contrario, vemos exactamente qué empresas y qué autónomos no están obligados a facturar electrónicamente, es decir, quiénes NO deben facturar electrónicamente.
• Ejemplo de factura VeriFactu: Vemos un ejemplo de una factura VeriFactu completa, también vemos un ejemplo de una factura simplificada (un ticket).
• Factura VeriFactu: Cómo emitir facturas verificables: Vemos el paso a paso para emitir facturas verificables (es decir, facturas que cumplen con VeriFactu).
• Factura rectificativa: Explicamos qué es una factura rectificativa, cuándo y cómo deben utilizarse (especialmente en relación a las nuevas normativas).
• ¿Quién está obligado a usar VeriFactu? En este artículo vemos qué empresas y qué autónomos están obligados a usar VeriFactu y qué empresas y qué autónomos no.
• ¿Tienen las tiendas y comercios que cumplir con VeriFactu?: Vemos si, en concreto, las tiendas y comercios deben cumplir con VeriFactu (spoiler: SÍ) y damos consejos de adaptación.
• Cuándo entra en vigor VeriFactu: Vemos exactamente cuándo entra en vigor VeriFactu y las distintas fechas que ha habido y que se han ido posponiendo.
• Normativa de cajas registradoras: Vemos cómo afecta VeriFactu (y otras nuevas normativas) a las cajas registradoras.
• Normativa de ticket de compra: Vemos el estado de las normativas que regulan el ticket de compra (facturas simplificadas) previo a la introducción de VeriFactu.
• Cómo facturar en un negocio pequeño: Damos tips de adaptación a las nuevas normativas de facturación para negocios pequeños.

Requisitos de las facturas – Índice

• ¿Cuáles son las leyes y normativas que regulan la facturación en España?
• Breve resumen de los requisitos de facturación en España y de los cambios introducidos con VeriFactu y con La Ley Crea y Crece.
• Requisitos en vigencia que no cambiarán con las nuevas normativas.
• ¿Es legal facturar en otro idioma o divisa?
• Gestión de los suplidos: ¿Cómo facturar gastos sin aplicar IVA?
• ¿Cuándo es obligatorio abrir una serie de facturación nueva?
• Cambios introducidos con VeriFactu.
• Las dos modalidades de VeriFactu.
• Requisitos técnicos de la factura rectificativa.
• Cambios introducidos con la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece).
• Estados obligatorios que el receptor debe comunicar.
• Envío de facturas.
• ¿Qué software de facturación utilizar?
• Preguntas frecuentes.

¿Cuáles son las leyes y normativas que regulan la facturación en España?

No existe una única ley que regule todos los aspectos de la facturación, sino un conjunto de normativas que se complementan entre sí y que abordan aspectos diferentes.

• Real Decreto 1619/2012: Es la base de todo. El Reglamento de facturación lleva en vigor más de una década. Este reglamento establece qué datos obligatorios debe contener una factura.
• Ley 11/2021 y Real Decreto 1007/2023: conocida como Ley Antifraude, con su respectivo reglamento aprobado a posteriori, ambos textos legales desarrollan la normativa popularmente conocida como VeriFactu. Regulan tanto el contenido de la factura, como la forma técnica en la que deben generarse: exigen que el software de facturación empleado esté homologado y que cumpla con ciertos requisitos técnicos.
• Ley 18/2022: La Ley Crea y Crece, que introduce la obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre empresas y/o autónomos (operaciones B2B). 

En definitiva, la jerarquía normativa actual es esta: el Reglamento de 2012 sigue siendo el núcleo que establece qué debe contener una factura, mientras que las normativas posteriores añaden capas técnicas sobre cómo deben generarse y enviarse.

Breve resumen de los requisitos de facturación en España y de los cambios introducidos con VeriFactu y con La Ley Crea y Crece

Cuando las obligaciones expuestas en todas las nuevas normativas entren en vigor, ya no bastará con que los PDF de tus facturas contengan todos los datos fiscales requeridos por el Reglamento de 2012. También deberás asegurarte de que el software que utilizas para generar dichas facturas cumple con los requisitos técnicos introducidos con VeriFactu y que te permite enviar y recibir facturas electrónicas (si vas a operar con otros autónomos o empresas).

Si has generado la factura con Excel, Word o con cualquier software no homologado (todo ello queda prohibido con VeriFactu), esta no tendrá validez legal, es más, si la utilizas, estarás cometiendo una ilegalidad.

Con VeriFactu, muy a grosso modo, los principales cambios que se introducen son los siguientes:

• Integridad del contenido: Que no se haya alterado ningún dato después de la emisión de la factura.
• Autenticidad del origen: Que realmente la haya emitido quien dice haberlo hecho.
• Legibilidad: Que sea legible. Los textos y los QR deben seguir determinados formatos.
• Trazabilidad: Que se pueda verificar que la factura es auténtica y seguir su rastro completo, mediante el uso de determinados protocolos informáticos.
• Inalterabilidad: Las facturas no pueden modificarse después de su emisión.
• Software homologado: VeriFactu obliga a empresas y autónomos a utilizar software de facturación que esté homologado. Esto aplica tanto si emites facturas completas (para transacciones B2B) como si operas con consumidores finales (B2C) y emites facturas simplificadas (tickets).

Puedes encontrar mucha más información sobre VeriFactu y sobre todos estos requisitos en los siguientes artículos:

• Reglamento VeriFactu: En este artículo, hemos agrupado absolutamente toda la información sobre VeriFactu y sobre los nuevos requisitos.
• Ley Antifraude 11/2021: Vemos los principales cambios introducidos con la Ley Antifraude (no necesariamente los nuevos requisitos de facturación; en esta ley se introdujeron también regulaciones de otras cuestiones).

Con la Ley Crea y Crece, muy a grosso modo, los principales cambios que se introducen son los siguientes:

• Objetivo: El objetivo, entre otros, es luchar contra la morosidad entre empresas y autónomos.
• Facturación: Se obliga a utilizar un formato de facturas concreto en operaciones B2B (la factura electrónica).
• Requisitos: Formato estructurado (XML, Facturae, UBL) y comunicación de estados de la factura (aceptación y pago).
• Envío: El envío de las facturas no debe realizarse por correo electrónico o en formato físico; se realiza a través del propio software de facturación (el software debe poder enviar la factura a su destinatario usando un protocolo informático concreto, y el software del receptor debe tener la capacidad técnica para recibirla).

Puedes encontrar mucha más información sobre la Ley Crea y Crece en los siguientes artículos:

• Ley Crea y Crece: Damos una guía detallada sobre la Ley Crea y Crece y todas las nuevas obligaciones que se introducen.

Requisitos en vigencia que no cambiarán con las nuevas normativas

A pesar de todos estos cambios, hay muchas cuestiones que no han sufrido ningún tipo de modificación. Por ejemplo, los datos fiscales del Reglamento de 2012 siguen siendo el núcleo de cualquier factura válida. VeriFactu y la factura electrónica añaden capas técnicas adicionales, pero no eliminan ni sustituyen estos requisitos básicos.

El listado de datos obligatorios que debe contener toda factura completa es el siguiente:

• NIF del emisor y del receptor: Para identificar a las partes involucradas.
• Domicilio fiscal de ambas partes.
• Número identificativo correlativo: La numeración debe ser continua y cronológica, no debe haber saltos ni duplicidades.
• Fecha de expedición: El día en que se emite la factura.
• Fecha de devengo: Si es distinta de la fecha de expedición, debe indicarse cuándo se realizó la operación.
• Descripción del servicio o bien entregado: Debe ser clara y específica.
• Base imponible: El importe antes de aplicar impuestos.
• Tipo de IVA aplicado: El porcentaje que corresponda (21%, 10%, 4% o 0%).
• Cuota de IVA: La cantidad exacta en euros resultante.
• Importe total: La suma final a pagar.

VeriFactu añade elementos adicionales obligatorios (el código QR) y ciertos requisitos técnicos de facturación adicionales, pero estos datos escritos que hemos visto siguen siendo obligatorios en todas las facturas. 

¿Es legal facturar en otro idioma o divisa?

Esta es una pregunta frecuente, principalmente entre quienes trabajan con clientes internacionales. Este aspecto está regulado en el artículo 12 del Real Decreto 1619/2012. La normativa es bastante flexible en este aspecto.

• Sobre la divisa: Es perfectamente legal facturar en cualquier moneda extranjera (dólares, libras, francos suizos, entre otros). Sin embargo, hay un requisito innegociable: la cuota de IVA, es decir, el importe del impuesto en sí, debe expresarse obligatoriamente en euros. Puedes poner el precio del producto en la moneda que quieras, pero el IVA tiene que aparecer en euros.
• Sobre el tipo de cambio: Cuando factures en otra divisa, debes usar el tipo de cambio del Banco Central Europeo (BCE) correspondiente al día del devengo de la operación, y no necesariamente al del día en que emites la factura. Por ejemplo, si has vendido algo el 15 de enero pero emites la factura el 20 de enero, el tipo de cambio a aplicar es el del día 15.
• Sobre el idioma: Está permitido emitir la factura en cualquier idioma. No obstante, Hacienda tiene derecho a exigirte una traducción jurada si te hiciesen una inspección, especialmente si la factura está en un idioma poco común o muy complicado de entender y traducir, o si hay dudas sobre su contenido.

Gestión de los suplidos: ¿Cómo facturar gastos sin aplicar IVA?

Los suplidos generalmente generan bastantes dudas y confusión entre los emprendedores. Se trata de uno de los aspectos que más problemas puede causar si no es gestionado correctamente.

Un suplido es un pago que se realiza en nombre y por cuenta del cliente. Es decir, no es un gasto del emprendedor que luego puede repercutir, sino un gasto que el emprendedor realiza actuando como mandatario del cliente.

El requisito necesario para que un gasto se considere suplido es que la factura del gasto original esté a nombre del cliente final, no a nombre del emprendedor. 

Por ejemplo, si eres abogado y pagas unas tasas judiciales en nombre de tu cliente, esas tasas son un suplido solo si la factura o el recibo de pago está emitido a nombre de tu cliente. Si está a tu nombre, no es un suplido, es un gasto tuyo que debes repercutir (y que debe incluir el IVA).

En cuanto al cálculo, los suplidos se suman al total final de la factura que emitas a tu cliente, pero no forman parte de la base imponible. No se les aplica IVA ni retención de IRPF. Van en una línea separada y claramente identificados como “suplidos por cuenta del cliente”, con la referencia a la factura original.

¿Cuándo es obligatorio abrir una serie de facturación nueva?

Mucha gente cree que hacer series de facturación distintas es algo opcional, algo que se hace por comodidad organizativa. En parte, es cierto: puedes tener una serie única para cada unidad de negocio o para cada establecimiento que tengas, y ello te ayudará a organizar mejor tu contabilidad. Pero hay casos en los que abrir una nueva serie no es opcional, sino obligatorio.

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 establece que es obligatorio usar una serie diferente en los siguientes casos:

• Facturas rectificativas: Normalmente se usa la serie “R” para diferenciarlas claramente de las facturas ordinarias.
• Facturas emitidas por el propio destinatario: En casos de inversión del sujeto pasivo o autofacturación.
• Facturas emitidas por un tercero: Si delegas la emisión de facturas en otra empresa o profesional.
• Procedimientos judiciales o administrativos: Cuando las facturas se emiten en el marco de un proceso legal.

En estos supuestos, es obligatorio crear una serie única para cada caso.

Cambios introducidos con VeriFactu

Como hemos comentado, VeriFactu supone un cambio radical en la forma de facturar en España. El núcleo de esta normativa es la prohibición absoluta del software de “doble uso” (programas que permiten llevar dos contabilidades paralelas: una oficial para Hacienda y otra real para uso interno).

Otra parte importante del núcleo de esta normativa es la obligación de utilizar software homologado y que cumpla con ciertos requisitos técnicos.

VeriFactu introduce una serie de elementos técnicos en el proceso de facturación que el software deberá cumplir para garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de las facturas y de los registros de facturación.

Por un lado, en lo que respecta a las facturas, se debe introducir un código QR, que permite verificar la autenticidad de la factura escaneándolo con cualquier móvil. También debe aparecer la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” en aquellas facturas cuyos registros se hayan remitido a Hacienda.

En lo que respecta a los requisitos técnicos que el software debe cumplir, el más importante es la huella digital (hash), un código alfanumérico que encadena cada registro de facturación con el anterior, creando una cadena inalterable. Si alguien intentara borrar o modificar un registro, la cadena se rompería y sería evidente que ha habido manipulación.

Las dos modalidades de VeriFactu

VeriFactu contempla dos modalidades de cumplimiento. Nuestra recomendación es que elijas la “modalidad VeriFactu”. Vemos el porqué y exploramos estas modalidades más en detalle en nuestro artículo sobre las modalidades de VeriFactu.

En la Modalidad 1, llamada “Modalidad VeriFactu” o de “Remisión”, se envían los registros XML de cada factura emitida a Hacienda automáticamente en el momento de emisión de la factura.

Es decir, cada vez que emites una factura, tu software se conecta con los servidores de la Agencia Tributaria y envía los datos. 

En la Modalidad 2, llamada “No-VeriFactu” o de “Custodia”, estos datos y registros son generados por el software, pero no son enviados a Hacienda. No obstante, el emprendedor está obligado a enviarlos a Hacienda (a través del propio software) si la Agencia Tributaria lo requiriese. En esta modalidad, cada uno de estos registros debe ser firmado electrónicamente.

La firma electrónica: ¿Cuándo es obligatoria en cada registro?

Como comentábamos, y puesto que hemos visto esta pregunta repetida con mucha frecuencia, queremos recalcarlo: la firma electrónica NO es obligatoria siempre. Solo es obligatoria en la modalidad “No VeriFactu” / “de No remisión”.

La razón técnica es sencilla: si envías los datos a Hacienda en tiempo real (modalidad VeriFactu), Hacienda ya tiene constancia de que esa factura ha sido generada en ese momento concreto. No necesitas firmarla porque la propia transmisión a la AEAT actúa como prueba de la integridad de la factura y de que los datos no serán modificados a posteriori (porque Hacienda ya los tiene en el momento de su emisión).

En cambio, si te quedas los datos en tu dispositivo local (modalidad No VeriFactu), la única forma de asegurar que el archivo no es modificado meses después de su emisión es mediante la firma digital del registro, generada en el momento de la emisión de la factura. La firma lleva una marca temporal que certifica cuándo se genera el registro.

Requisitos técnicos de la factura rectificativa

Con la llegada de VeriFactu, modificar una factura que ya ha sido emitida ha dejado de ser una mala práctica, para pasar a ser algo que está directamente prohibido. La modificación de facturas ya emitidas está prohibida. Si has cometido un error, no puedes simplemente editar el documento y volver a enviarlo. Tienes que emitir una factura rectificativa.

Tenemos un artículo entero dedicado a esto, en el que vemos los distintos tipos de facturas rectificativas que existen, para qué sirve cada una y cuándo se deben emitir. Para ver nuestro artículo sobre las facturas rectificativas, haz clic aquí.

El primer requisito que la factura rectificativa debe cumplir es que debe identificar inequívocamente la factura original que corrige. Es decir, debe incluir el número y la fecha de la factura original y, si es posible, una referencia a ella en la descripción. Sin esto, la factura rectificativa no es válida.

Además, como hemos comentado, debe indicarse claramente el motivo de la rectificación. No se debe indicar de forma ambigua, hay que especificar qué tipo de error se está corrigiendo exactamente, de forma clara.

Finalmente, es obligatorio indicar el tipo de rectificación: si es una rectificación por sustitución (que anula completamente la factura anterior y crea una nueva en su lugar) o una rectificación por diferencias (que solo ajusta el importe o algún dato concreto sin anular la original).

Cambios introducidos con la factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece)

La factura electrónica obligatoria que introduce la Ley Crea y Crece solo aplica a relaciones entre empresas o autónomos (B2B). Si vendes a consumidores finales (B2C), esta normativa no te afecta.

Estados obligatorios que el receptor debe comunicar

Este es uno de los cambios más importantes de la Ley Crea y Crece. No basta con que envíes la factura y el cliente la pague. El cliente tiene la obligación de informarte electrónicamente de dos cosas:

• Aceptación de la factura: Primero, si acepta o rechaza comercialmente la factura. Es decir, si está conforme con los servicios prestados o los bienes recibidos. Esto no es lo mismo que pagar: puedes aceptar una factura pero pagarla más tarde, o puedes rechazarla si consideras que hay un error.
• El pago y su fecha: Segundo, el pago efectivo completo y su fecha. Cuando el cliente paga, debe comunicarlo a través del sistema. El objetivo de todo esto es crear trazabilidad de la morosidad: si una factura es aceptada pero pagada, queda registrado quién está incumpliendo con el pago y cuándo.

Envío de facturas

Esta es otra modificación muy importante que se introduce con la nueva normativa: el PDF deja de ser un formato de envío válido en operaciones B2B.

Una factura electrónica no es un documento en formato digital (eso sería una factura digitalizada). Una factura electrónica es un archivo de datos estructurados en un formato específico: Facturae, UBL, CII o EDIFACT. Es un XML que puede ser leído e importado automáticamente por el software del cliente.

Las facturas ya no se enviarán por email. Cuando todas las obligaciones de la Ley Crea y Crece entren en vigor, como hemos mencionado antes, las facturas deberán enviarse a través del propio software de facturación.

Tu software de facturación enviará la factura automáticamente al software de facturación de tu cliente.

Los programas de facturación están obligados a poder conectarse entre sí (para la remisión de facturas) utilizando estos protocolos, sin ningún coste adicional para sus clientes. Por ejemplo, si tú utilizas un software de facturación y tu cliente utiliza otro diferente, la factura debe llegar al sistema de tu cliente sin que ninguno de los dos tenga que pagar costes adicionales por esa interoperabilidad. 

¿Qué software de facturación utilizar?

Con todos estos cambios normativos, la elección del software de facturación a emplear en tu negocio se vuelve más crítica que nunca.

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• VeriFactu: Primero, porque está homologado y te permitirá emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y TicketBAI (si operas en el País Vasco). 
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.