¿Es legal hacer facturas en Excel? – Sí, hasta 2027

Si estás leyendo esto, ya sabes que la “Ley Antifraude” y el reglamento VeriFactu han puesto fecha de caducidad a la libertad absoluta de facturación.

Una vez entre en vigor VeriFactu, hacer facturas en Excel o en Word quedará completamente prohibido.

Lo que puede que te hayas preguntado, quizás con cierta esperanza, es: ¿Existe algún vacío legal o técnico que me permita seguir usando mi amado Excel? ¿Puede una hoja de cálculo, con suficientes macros y plugins, convertirse en un “Sistema Informático de Facturación” (SIF) legal? ¿Hay algún software o solución alternativa que pueda utilizar que me permita facturar con Excel o Word?

En este artículo, responderemos a esta y más preguntas sobre la facturación en Excel y las opciones que existen.

Legalidad de las facturas con Excel – Índice

• Al grano: ¿Es legal hacer facturas con Excel? ¿Se puede facturar con Excel?
• ¿Hasta cuándo es posible facturar con Excel?
• ¿Con cuánto me pueden sancionar si sigo facturando con Excel?
• ¿Por qué facturar con Excel no estará permitido? ¿Por qué Excel no es compatible con VeriFactu?
• El encadenamiento de hashes.
• Por qué Excel NO es la solución.
• El registro de eventos.
• La trazabilidad.
• ¿Y qué hay de los Excel Connectors? ¿Me sirven para que mis facturas con Excel cumplan con VeriFactu?
• ¿Y qué hay de las hojas de cálculo en la nube? (por ejemplo, Google Sheets).
• ¿Qué hago entonces?
• ¿Qué software utilizar entonces?

Al grano: ¿Es legal hacer facturas con Excel? ¿Se puede facturar con Excel?

Actualmente, sí, hacer facturas con Excel es legal. No obstante, facturar en Excel dejará de ser legal una vez entre VeriFactu en vigor, lo cual sucederá en 2027. Esto se debe a que la nueva normativa obliga a que el software de facturación que se emplee cumpla con ciertos requisitos técnicos, los cuales es imposible que Excel cumpla.

¿Hasta cuándo es posible facturar con Excel?

Facturar con Excel será posible hasta el 1 de enero de 2027 para las empresas y hasta el 1 de julio de 2027 para los autónomos, ya que estas son las fechas en las que entra en vigor VeriFactu.

No obstante, lo más conveniente es empezar a adaptarse desde ya mismo a los nuevos requisitos. No esperes hasta el último día. Busca una solución de facturación que cumpla con VeriFactu y empieza a utilizarla desde hoy mismo. 

Si te decantas por helloCash, podrás activar la modalidad VeriFactu en cualquier momento y lo bueno es que no estás obligado a activarla por ahora (hasta 2027, como hemos comentado antes). 

Eso sí, debes tener en cuenta que, si la activas, según la ley, no podrás desactivarla y dejar de utilizarla cuando quieras; seguir utilizando esta modalidad pasará a ser obligatorio para ti.

¿Con cuánto me pueden sancionar si sigo facturando con Excel?

Las sanciones por utilizar soluciones de facturación que no cumplen con VeriFactu, es decir, en este caso, la sanción por facturar con Excel podría ascender, según la normativa, hasta los 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en que hayas facturado con Excel desde la entrada en vigor de la obligación de utilizar sistemas VeriFactu.

Es decir, puesto que esta obligación entrará en vigor en 2027, si pasases todo 2027 y también 2028 facturando con Excel, podrías enfrentar una sanción de hasta:

50.000 euros x 2 ejercicios fiscales = 100.000 euros.

¿Por qué facturar con Excel no estará permitido? ¿Por qué Excel no es compatible con VeriFactu?

Excel no es compatible con VeriFactu porque no cumple con los requisitos técnicos obligatorios que las soluciones de facturación deberán cumplir según lo dispuesto en el Reglamento VeriFactu.

Algunos de los requisitos técnicos más importantes con los que es imposible o casi imposible que Excel cumpla para la emisión de facturas son los siguientes:

El encadenamiento de hashes

Algunos creen que el principal problema de Excel es que permite modificar una factura pasada y volver a imprimirla en PDF (cosa que, con los software VeriFactu, no está permitida). 

Puede que pienses que “Bueno, si prometo no hacerlo, o si bloqueo las celdas con contraseña, ¿me servirá?”.

Lo cierto es que, no. El reglamento VeriFactu introduce un concepto técnico que Excel no puede manejar de forma nativa ni segura: el encadenamiento de registros (entre otros requisitos técnicos que son imposibles de cumplir con Excel, aunque este es uno de los más importantes).

Cada factura que generas debe contener una “huella digital” (un hash) que incluye información de la factura inmediatamente anterior. El hash es un conjunto de caracteres alfanuméricos que actúan como identificador único e irrepetible de la factura. 

Este conjunto de caracteres se genera mediante un algoritmo matemático a partir de otra cadena de texto utilizada como input. Es un proceso matemático reversible y determinista; para cada cadena de texto, el algoritmo siempre generará la misma cadena alfanumérica única.

El procedimiento es, en general, el siguiente:

• Factura A: Genera una cadena de caracteres, un hash (llamémoslo el hash A).
• Factura B: Para generar el hash de la factura B, se utiliza el hash A. Es decir, el hash B se genera a partir del hash A, tomándolo como input.
• Factura C: El hash de la factura C se genera a partir del hash B.
• Y así sucesivamente.

Esto crea una cadena ininterrumpida, determinista y reversible que garantiza la integridad de las facturas, es decir, si borras la Factura B, se rompe la cadena entera; un inspector de Hacienda podría comprobar fácilmente que el hash de la Factura C no es el resultado matemático de emplear el hash de la Factura A, que no coinciden, deduciendo que hay una o más facturas intermedias que han sido eliminadas.

El uso de los algoritmos de hash es uno de los requisitos (pero no el único) más importantes que el software de facturación que utilices deberá cumplir cuando VeriFactu sea obligatorio, y que es imposible que Excel cumpla.

Por qué Excel NO es la solución

Podrías pensar “Puedo programar una macro en VBA que coja el valor de la celda anterior y genere un hash” o “puedo utilizar extensiones de terceros que añadan esta funcionalidad”.

Técnicamente, sí. Pero legalmente, el código fuente del sistema debe impedir la manipulación. Además, como hemos comentado, este no es el único requisito técnico, hay muchos más.

Además, VBA (Visual Basic for Applications) y cualquier extensión desarrollada en este u otros lenguajes son alterables por el propio usuario. Cualquier usuario con conocimientos técnicos intermedios puede entrar al editor de VBA, detener la ejecución, modificar la variable del hash “a mano” e inyectar un valor falso, siendo este otro requisito técnico legal que no se cumpliría (que ciertas partes del software sean una “caja negra” cerrada e inalterable). 

El registro de eventos

Este es otro de los requisitos técnicos obligatorios que, con Excel, sencillamente no podrás cumplir.

El reglamento técnico de VeriFactu exige que el software no solo guarde facturas, sino que lleve un diario inalterable de todo lo que le ocurre en el sistema.

El software debe generar automáticamente un registro de los siguientes eventos:

1. Se inicia el sistema.
2. Se cierra el sistema.
3. Se detecta un error en la integridad de los registros de facturación.
4. Se realiza una copia de seguridad.
5. Se descarga una actualización.

Sencillamente, esta funcionalidad es imposible de implementar en Excel.

La trazabilidad

Con VeriFactu, las soluciones de facturación deben garantizar la trazabilidad por distintas vías.

Una de ellas, por ejemplo, es que la solución no debe permitir la eliminación de datos / registros de facturación o de facturas per se. Además, como hemos comentado antes, el software debe llevar un registro de eventos.

Excel sí lo permite. Eliminar un documento o factura en Excel sí es posible, siendo este otro requisito técnico que es casi imposible de cumplir.

Las consecuencias para ti podrían ser graves. 

Un inspector podría pedirte los metadatos del archivo Excel. Si ve que la “Fecha de modificación” del archivo es posterior a la emisión de las facturas pero no hay rastro de qué se ha modificado (porque Excel no guarda un log granular de “la celda B4 cambió de 100 a 200”), se asume presunción de manipulación.

VeriFactu invierte la carga de la prueba: eres tú quien debe demostrar que el sistema es inalterable y que cumple con los requisitos técnicos. Con Excel, es imposible demostrarlo, por lo que tienes todas las de perder ante una inspección.

¿Y qué hay de los Excel Connectors? ¿Me sirven para que mis facturas con Excel cumplan con VeriFactu?

Por lo que hemos visto, están empezando a surgir herramientas que permiten seguir facturando en Excel. Básicamente, son aplicaciones externas que leen la información de la hoja y que envían los datos a Hacienda o que, a partir de los datos de la hoja de Excel, generan facturas que sí cumplen con VeriFactu (en teoría) utilizando todos los procedimientos técnicos obligatorios.

Nuestro consejo es que tengas mucho cuidado con esto.

En teoría, no hay nada ilegal en este tipo de solución, siempre que sea la herramienta la que genere las facturas en cumplimiento con todas las normativas de VeriFactu y Excel se utilice únicamente como una “hoja externa en la que anotar los datos de las facturas” (que luego la aplicación externa transforma en facturas reales).

Pero, lo recalcamos: Ten mucho cuidado con este tipo de soluciones.

Este tipo de métodos alternativos o provisionales son muy susceptibles a fallar por algún lado, implementar los requisitos técnicos obligatorios no es fácil en el entorno de Excel. Además, debes asegurarte de que, efectivamente, la solución cumple con todos los requisitos.

Si aunque se anuncie como tal después resulta que la solución no cumple con todos los requisitos técnicos necesarios, la responsabilidad recaerá sobre ti, y podrías ser sancionado con más de 50.000 euros.

¿Y qué hay de las hojas de cálculo en la nube? (por ejemplo, Google Sheets)

Las hojas de cálculo en la nube, como Google Sheets o el equivalente de Microsoft, tampoco cumplen o es casi imposible que cumplan con los requisitos técnicos de VeriFactu.

Como hemos dicho antes, es cierto que no es técnicamente imposible el desarrollo de add-ons de terceros para facturar conforme a VeriFactu, no obstante, es extremadamente difícil y difícil de mantener, además de arriesgado. Este tipo de enfoque no merece la pena.

En lugar de utilizar Excel y asumir riesgos innecesarios, te aconsejamos que utilices una solución de facturación normal y corriente que sí cumpla con VeriFactu. Te ahorrarás tiempo, dinero, disgustos y dolores de cabeza. Además, si eliges el software adecuado, este te resultará más fácil de utilizar que Excel. 

¿Qué hago entonces?

Desde luego, nuestra recomendación es que dejes de empeñarte en seguir utilizando Excel. Lo mejor es que utilices una solución de facturación o un software TPV convencional. Como decíamos, te evitarás dolores de cabeza, riesgos innecesarios, inspecciones de Hacienda y disgustos. 

Además, si eliges el software adecuado, verás que este te será mucho más fácil de utilizar que Excel y mucho más flexible y escalable.

Te resumimos los principales motivos por los que deberías abandonar Excel desde ya mismo a continuación:

• Cumplimiento legal automático: El proveedor actualiza el sistema ante cualquier cambio en VeriFactu sin que tú tengas que tocar nada.
• Seguridad y copias de seguridad: Tus datos no desaparecen si se rompe tu ordenador; están en la nube.
• Automatización real: Envía facturas recurrentes y recordatorios de pago automáticamente, ahorrándote horas de gestión manual.
• Trazabilidad total: Sabrás exactamente cuándo se creó, envió y vio cada factura, cumpliendo con la exigencia de integridad de datos.
• Imagen profesional: Pasas de enviar un “archivo casero” a ofrecer un portal de cliente y diseños corporativos serios. 

¿Qué software utilizar entonces?

Si tienes una PYME, nuestra recomendación es que utilices un software de facturación como Holded.

Si eres un profesional independiente o si tienes un comercio o un negocio local de servicios, nuestra recomendación es que utilices helloCash.

helloCash es un software TPV pensado para negocios de carácter local.

Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu o con TicketBAI (si resides en el País Vasco).

Te recomendamos helloCash porque:

• Precios: Posee una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
• Plan gratuito: Por si tener precios competitivos no fuera suficiente, helloCash también dispone de un plan completamente gratuito. 
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Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las dudas más frecuentes.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.