QR VeriFactu: Guía completa

Con VeriFactu, se introduce la obligación de que las soluciones de facturación empleadas estén homologadas y cumplan con ciertos requisitos de funcionamiento técnico.

Por su parte, se obliga a que las facturas se emitan utilizando software que cumpla con VeriFactu y a que cumplan con ciertos requisitos, siendo uno de ellos la incorporación de un código QR que permita validar al cliente el estado de la factura y su validez.

En el siguiente artículo, veremos qué información contiene este código QR, qué formato y estándares debe seguir, para qué sirve, qué pasa exactamente cuando el cliente lo escanea, entre muchas otras preguntas frecuentes de los emprendedores.

QR VeriFactu – Guía completa (Índice)

• ¿Qué es y qué información contiene el QR?
• Explicación técnica.
• ¿Aparecen los datos del receptor / cliente?
• ¿En qué formato debe generarse el código QR?
• ¿Para qué sirve el QR?
• ¿Qué pasa cuando el cliente escanea el QR?
• ¿El QR funcionará si el negocio no remite los registros de facturación a Hacienda? (es decir, si opera con la modalidad NO VeriFactu)
• ¿Qué pasa si la factura es electrónica (un XML) y no la imprimo?
• ¿Aparecen mis datos personales (domicilio, teléfono) dentro del código QR?
• Si facturo a un cliente extranjero (fuera de España), ¿debo incluir el QR VeriFactu?
• ¿Puedo crear el QR yo mismo con una aplicación de internet?
• ¿Tengo que comprar un ordenador nuevo o una impresora especial para imprimir códigos QR que cumplan con VeriFactu?
• ¿Qué software puedo utilizar para emitir facturas que cumplan con VeriFactu?

¿Qué es y qué información contiene el QR?

A simple vista, el código QR de una factura VeriFactu parece un cuadrado de puntos negros y blancos sin significado aparente.

Un QR es una forma de codificar información informática de forma gráfica y en dos dimensiones. Usualmente, este tipo de códigos se emplean para codificar enlaces a páginas web.

La información que contiene el código QR de las facturas de VeriFactu es la siguiente:

1. Un enlace a una página de la web de la AEAT en la que se podrán comprobar el estado y veracidad de las facturas.
2. Cierta información esencial de la factura que la identifican frente a la AEAT y que, al escanear el QR, se enviará automáticamente a la página web de verificación de facturas (de la AEAT), siendo así el resultado devuelto el estado de esa factura concreta.
   1. NIF del emisor.
   2. Número de serie.
   3. Fecha de expedición.
   4. Importe total.

Explicación técnica

Esencialmente, el código QR no almacena la imagen de la factura ni el detalle línea por línea de los productos vendidos. Su función es actuar como un vector de acceso seguro y estandarizado a los servicios de cotejo de la AEAT. 

Describiéndolo de forma más técnicamente precisa, la información codificada dentro de la matriz del QR es, en esencia, una URL (Uniform Resource Locator) que apunta a un endpoint específico de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria. Esta URL contiene una serie de parámetros obligatorios que identifican unívocamente la transacción (el NIF del emisor, el número de serie, la fecha de expedición y el importe total). 

¿Aparecen los datos del receptor / cliente?

No, los datos del receptor no aparecerán ni en la información enviada junto con la URL a la web de la AEAT para realizar la validación inmediata de la factura ni en los datos que devolverá dicha página de la web de la AEAT. Así es como se expone al menos  en los ejemplos proporcionados por la propia Agencia Tributaria.

¿En qué formato debe generarse el código QR?

Las especificaciones técnicas que el código QR deberá cumplir son las siguientes:

• Tamaño: Entre 30×30 y 40×40 milímetros
• Norma: ISO/IEC 18004:2015
• Nivel de corrección de errores: M (medio)
• Contraste: Alto contraste de colores entre el código QR y el fondo para asegurar legibilidad
• Margen de seguridad: Mínimo 2 mm de espacio vacío (blanco) alrededor de los cuatro lados (recomendado: 6 mm)

Además, el código QR también debe seguir ciertos estándares en cuanto a su ubicación:

• Debe estar al principio de la factura, antes del contenido generado por el sistema informático.
  • Si la orientación de la factura es vertical: Arriba de la factura, próximo al margen superior.
  • Si la orientación de la factura es horizontal: A la izquierda de la factura y preferiblemente cercano al margen superior-izquierdo
• Debe ser visible y estar claramente separado del resto de contenidos
• Debe ocupar un lugar preeminente.
• Será el primer código QR que aparezca (si hay otros QR en la factura).
• Debe aparecer una única vez y en la primera página (si la factura tiene varias páginas)

Finalmente, también se deben incluir ciertos textos obligatorios:

• Texto superior (encima / antes de la aparición del QR): Se debe incluir la frase  “QR tributario:”. Respecto a su ubicación, preferiblemente, debe estar centrada con respecto al QR.
• Texto inferior (debajo del código QR): Si se utiliza la modalidad VeriFactu, se debe incluir alguno de estos dos textos: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

¿Para qué sirve el QR?

El código QR en el sistema VeriFactu es la herramienta principal de transparencia y control ciudadano del nuevo sistema antifraude. Su función principal es permitir la verificación inmediata de facturas.

1. Para el Cliente (Receptor): Le da el poder de comprobar si la factura que le acaban de entregar es real o si es un documento sin validez legal que el comerciante luego borrará de su contabilidad. Al escanearlo, el cliente obtiene la certeza de que su compra ha sido registrada legalmente, lo cual le será necesario si necesita usar esa factura para una garantía, una devolución o una deducción fiscal.
2. Para Hacienda (AEAT): Actúa como una medida adicional de control y prevención del fraude fiscal.
3. Para el Emisor (Tú): Sirve como sello de calidad y confianza. Mostrar el QR con la frase “Factura Verificable” indica a tus clientes que tu negocio es transparente, legal y que cumple con la normativa vigente.

¿Qué pasa cuando el cliente escanea el QR?

Cuando un cliente saca su teléfono móvil, abre la cámara y escanea el código QR impreso en una de tus facturas, se inicia un proceso digital automático que conecta la información de la factura con la base de datos de registros de facturación de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

No hace falta que el cliente tenga una aplicación especial instalada; la mayoría de las cámaras de los smartphones actuales leen el código y sugieren abrir un enlace web (como hemos comentado antes, lo que el código QR contiene es un enlace, con determinados elementos identificativos de la factura).

Este enlace redirige al cliente a una página web oficial de la AEAT. En esa pantalla, ocurrirá lo siguiente:

1. Carga de datos: Los datos que se han enviado junto con el enlace (emisor, fecha, importe, etc.) se vuelcan automáticamente en el formulario de la web de Hacienda. El cliente no tiene que teclear nada.
2. Procesamiento de la información: El sistema de Hacienda busca en su base de datos si esa factura ya ha sido recibida.
3. Resultado de la verificación: La pantalla mostrará un mensaje. Si tú (el emisor) utilizas el sistema de envío inmediato (“VeriFactu”), el cliente verá un mensaje confirmando que la factura está registrada correctamente (lo que significa que la factura está en la base de datos de Hacienda).

Si el cliente escanea el código y la factura no está disponible en la base de datos de la AEAT, igualmente se mostrarán los datos enviados junto con el enlace, pero mostrando una advertencia de que Hacienda no ha verificado la factura.

¿El QR funcionará si el negocio no remite los registros de facturación a Hacienda? (es decir, si opera con la modalidad NO VeriFactu)

Así pues, y en línea con lo anterior, sí, el QR de las facturas VeriFactu funcionará si se opera en la modalidad NO VeriFactu. Además, en esta modalidad, es igualmente obligatorio que las facturas incluyan el código QR. La única diferencia que habrá, como ya hemos comentado antes, es que el resultado que verá el cliente al escanearlo será diferente.

Como hemos visto anteriormente, la ley permite dos modalidades operativas: La modalidad “VeriFactu” (envío automático e instantáneo de facturas a Hacienda cuando son emitidas) y la modalidad “No VeriFactu” (almacenamiento local de las facturas sin que estas sean enviadas a Hacienda).

Si eliges la modalidad No VeriFactu, tu software sigue estando obligado a generar el código QR en cada factura. La diferencia técnica radica en la información que contiene la URL del código.

• Cuando el cliente escanee este QR, su móvil le llevará igualmente a la web de la Agencia Tributaria.
• Sin embargo, como tú no has enviado la factura a los servidores de Hacienda, la factura no estará presente en las bases de datos de la AEAT, y la web de la Agencia Tributaria no podrá confirmar que la factura está contabilizada, es decir, sucederá lo que hemos visto antes:
  • Se mostrarán los datos enviados junto con el enlace, pero mostrando una advertencia de que Hacienda no ha verificado la factura.

OJO: Debes saber que, aunque trabajes con la modalidad No VeriFactu, el QR posee una huella digital. Si un cliente escanea ese código, la consulta de esa factura concreta en la web de la AEAT quedará registrada en los sistemas de Hacienda. Si la AEAT detecta que muchos clientes consultan facturas de tu negocio, pero tú no has declarado esas operaciones o no las envías cuando te hacen un requerimiento, es probable que terminen enviándote a un inspector.

¿Qué pasa si la factura es electrónica (un XML) y no la imprimo?

Si la factura es un fichero estructurado (XML) para envío entre ordenadores u otros dispositivos, no es necesario incluir ningún tipo de QR, pero sí incluir el enlace a la página de verificación de facturas de Hacienda con los respectivos elementos identificativos de la factura en los datos internos. 

Básicamente, es necesario incluir la misma información que se incluye en el código QR (el enlace y los elementos identificativos de la factura), pero en un formato diferente (sin ningún tipo de código QR).

Si es un PDF o cualquier tipo de factura gráfica y convencional, la inclusión del QR es obligatoria.

¿Aparecen mis datos personales (domicilio, teléfono) dentro del código QR?

No, como hemos visto antes, no aparece ningún tipo de información personal, ni del cliente, ni del emisor de la factura.

Si facturo a un cliente extranjero (fuera de España), ¿debo incluir el QR VeriFactu?

Sí, para las facturas emitidas a clientes extranjeros, se debe incluir igualmente el código QR y la factura debe cumplir con VeriFactu. La obligación de cumplir con VeriFactu no depende de la residencia del cliente, sino de la residencia del emisor. Si el emisor es residente fiscal en España, deberá cumplir con VeriFactu (o con TicketBAI, si reside en el País Vasco) independientemente de dónde residan sus clientes.

¿Puedo crear el QR yo mismo con una aplicación de internet?

Lo cierto es que, para escribir este artículo, hemos investigado a fondo la normativa y las soluciones disponibles en el mercado, y nos hemos encontrado con que, en realidad, existen generadores de códigos QR gratuitos en internet.

Pero, CUIDADO.

Es posible que pienses: “Sigo haciendo mis facturas en Word o Excel, copio los datos, genero un QR en una web gratis, lo pego como imagen y listo. He cumplido con VeriFactu.”

La respuesta es un rotundo y absoluto NO. 

Hacer esto no solo no sirve de nada, sino que puede acarrear sanciones graves por manipulación o incumplimiento de la normativa.

Estas son las razones:

1. Las facturas en Excel o Word quedan prohíbidas independientemente de que incluyan o no un código QR. Con VeriFactu, las facturas deben emitirse empleando un software que esté homologado y que cumpla con ciertos requisitos de funcionamiento técnico (por ejemplo, que no permita la modificación de las facturas ya emitidas). Ni Word ni Excel cumplen con ninguno de estos requisitos.
2. Los códigos QR también deben cumplir con ciertos estándares técnicos y de formato, que la gran mayoría de los generadores online no cumplen.

El QR no es solo una “imagen con datos”. Lo que hace válido al QR es que proviene de un sistema de facturación homologado. Para generar el código correctamente, el software debe haber realizado previamente varios procesos internos complejos:

1. Encadenamiento: Haber cogido la “huella” de la factura anterior y mezclarla con la actual.
2. Hashing: Haber aplicado un algoritmo criptográfico para asegurar que los datos no se pueden alterar.
3. Firma: En muchos casos, haber firmado digitalmente el registro.

Una web de internet o un Excel no pueden hacer ese encadenamiento seguro ni garantizar la inalterabilidad de los registros. Si pegas un QR “falso” o generado externamente, cuando alguien lo escanee, la consulta quedará registrada en la base de datos de la Agencia Tributaria, junto con las inconsistencias de los datos enviados en la consulta. Hacienda sabrá que hay algo “mal” en la factura que se ha intentado consultar, y ello quedará grabado en sus registros.

¿Tengo que comprar un ordenador nuevo o una impresora especial para imprimir códigos QR que cumplan con VeriFactu?

La adaptación a VeriFactu es fundamentalmente un cambio de software (programas), no de hardware (máquinas). Es el software (la solución de facturación) la que debe cumplir con VeriFactu, no el hardware.

Ahora bien, lo cierto es que, si vas a tener que cambiar de proveedor de software (porque tu proveedor actual no va a cumplir con VeriFactu), es muy probable que también tengas que cambiar de hardware, ya que no todos los dispositivos son compatibles con todas las soluciones de software.

Hay otro supuesto en el que el cambio de dispositivos podría ser necesario: si tu impresora es muy antigua, si no tiene la capacidad de imprimir códigos QR o si no los imprime de forma suficientemente legible.

¿Qué software puedo utilizar para emitir facturas que cumplan con VeriFactu?

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.