Resumen de la página: Con VeriFactu no puedes modificar facturas ya emitidas. Debes usar facturas rectificativas (por diferencias, clave I) o de anulación (por sustitución, clave S). Se clasifican en tipos R1-R5 según el motivo. Todas ellas quedan grabadas en los registros.
La implementación del sistema VeriFactu ha supuesto un cambio significativo en la forma en que autónomos y empresas gestionan su facturación.
Uno de los cambios más importantes introducidos con las nuevas normativas es el proceso de corrección de errores.
Antes de VeriFactu, era posible modificar una factura ya existente o volverla a emitir desde cero. No obstante, con VeriFactu, modificar o eliminar facturas no está permitido.
En su lugar, para realizar cualquier tipo de modificación o, directamente, para eliminar una factura, es necesario emitir una factura rectificativa o una factura de anulación, respectivamente.
En este artículo, exploraremos en profundidad qué es una factura rectificativa en el contexto de VeriFactu, cuándo es necesario emitirla y cómo hacerlo correctamente para cumplir con la normativa de la Agencia Tributaria.
Además, tenemos muchos otros artículos sobre VeriFactu. Si quieres saber más sobre esta temática, te invitamos a que les eches un vistazo:
- Software VeriFactu: Como sabes, utilizar un software que cumpla con VeriFactu es obligatorio. En este artículo te haremos una recomendación: helloCash y veremos el porqué.
- ¿Necesito un certificado digital para cumplir con VeriFactu? – Se trata de una pregunta relativamente frecuente entre los nuevos usuarios de VeriFactu, que respondemos en este artículo.
- ¿Qué certificado necesito para cumplir con VeriFactu? – En línea con la pregunta anterior, vemos los tipos de certificados que es posible utilizar para cumplir con VeriFactu y cuál usar.
- Cómo adaptar tu software a VeriFactu: Ofrecemos tips y consejos para adaptarse a la nueva normativa.
- VeriFactu para autónomos: Vemos en profundidad cómo afecta VeriFactu a los autónomos. Además, te hacemos una recomendación de software VeriFactu pensado para trabajadores autónomos.
- Facturae vs VeriFactu: Vemos qué es cada cosa y explicamos las principales diferencias entre ambos conceptos, despejando confusiones comunes.
- Guía completa sobre VeriFactu: Este artículo es nuestra guía principal sobre VeriFactu.
- Preguntas frecuentes sobre VeriFactu: Repasamos algunas de las dudas más comunes de los usuarios y las respondemos.
- VeriFactu – Errores: Detallamos los errores más comunes o probables a la hora de adaptarse a VeriFactu o de operar con un sistema de este tipo, y vemos cómo evitarlos.
- Ejemplo de factura hecha con VeriFactu: Vemos un ejemplo de una factura y de un ticket hechos con un sistema VeriFactu, además, especificamos los requisitos que ambos deben cumplir.
Guía completa sobre cómo rectificar o anular facturas con VeriFactu – Índice
- ¿Qué es una factura rectificativa en VeriFactu?
- Características y requisitos de las facturas rectificativas.
- ¿Cuándo hace falta emitir una factura rectificativa?
- Tipos de facturas rectificativas (R1 a R5).
- Factura rectificativa R1.
- Factura rectificativa R2.
- Factura rectificativa R3.
- Factura rectificativa R4 (otros).
- Factura rectificativa R5.
- Modalidades de rectificación.
- Rectificación por sustitución (Clave S) – Factura de anulación.
- Rectificación por diferencias (Clave I) – Factura rectificativa.
- Factura rectificativa vs Factura de anulación.
- Cómo anular o modificar una factura con VeriFactu.
- ¿Qué software utilizar para facturar conforme a VeriFactu?
- Preguntas frecuentes.
¿Qué es una factura rectificativa en VeriFactu?
En VeriFactu, una factura rectificativa es un tipo de factura que se emite para corregir o anular una factura anterior que contiene errores. En otras palabras, la factura rectificativa modifica o anula la factura original, dejando constancia oficial y trazable de la corrección.
La principal diferencia con los sistemas tradicionales es que, con VeriFactu, no es posible simplemente borrar, editar o eliminar una factura si esta ya ha sido emitida.
La inalterabilidad de las facturas y registros de facturación es uno de los requisitos técnicos más importantes que los sistemas de facturación deberán integrar para cumplir con VeriFactu (entre otros requisitos).
Cualquier error, por pequeño que sea, debe corregirse mediante una factura rectificativa o una factura de anulación, manteniendo así la integridad del sistema y garantizando que cada modificación quede debidamente registrada y auditada por la AEAT.
Además, la normativa exige que cada rectificación o anulación tengan su propio número de factura, una referencia explícita a la factura original y un motivo específico de la modificación / anulación.
Características y requisitos de las facturas rectificativas
Así, las principales características de las facturas rectificativas y/o las facturas de anulación son las siguientes:
- Inmutabilidad del registro original: La factura original nunca se eliminará o modificará. Como hemos comentado antes, con VeriFactu, no es posible eliminar o modificar las facturas originales. La factura original siempre permanecerá en los registros de facturación del sistema, aunque quede anulada o corregida por la factura rectificativa.
- Trazabilidad completa: Cada factura rectificativa debe hacer referencia clara a la factura o facturas que está corrigiendo, incluyendo el número de serie, número de factura y fecha de expedición de los documentos originales.
- Codificación específica: Toda factura rectificativa debe identificarse con un código específico (R1, R2, R3, R4 o R5) según el motivo de la rectificación, siguiendo la clasificación establecida por la Agencia Tributaria.
- Remisión automática: Al igual que cualquier otra factura en VeriFactu, si se utiliza la modalidad VeriFactu (remisión automática de los registros de facturación a Hacienda cada vez que se emite una nueva factura) las facturas rectificativas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión; Hacienda tendrá conocimiento inmediato de cualquier corrección.
¿Cuándo hace falta emitir una factura rectificativa?
Los casos más comunes son los siguientes:
- Errores en los datos fiscales: Cuando cualquiera de los datos fiscales es incorrecto, por ejemplo, cuando es erróneo el NIF del emisor o del destinatario, el nombre o razón social, o la dirección fiscal de alguna de las partes, entre otros.
- Errores en los importes: Otra casuística común. Básicamente, cuando se han calculado mal las cantidades, se ha aplicado un tipo de IVA incorrecto, hay errores en la base imponible o en las cuotas repercutidas, entre otros.
- Errores en la descripción: Por ejemplo, cuando los conceptos facturados no corresponden con los bienes o servicios realmente entregados o prestados.
- Cambios posteriores a la emisión: Cuando se aplican descuentos o bonificaciones después de haber emitido la factura original, se producen devoluciones de productos o servicios, o se modifican las condiciones de la operación.
- Impagos y morosidad: Por desgracia, otra situación común. En casos de facturas impagadas por clientes que cumplen determinados requisitos legales.
- Operaciones que no se realizan: Cuando una operación para la que ya se ha emitido una factura finalmente no llega a realizarse por cualquier motivo o se resuelve parcial o totalmente.
- Errores administrativos: Cuando cualquiera de los datos formales del documento son erróneos. Por ejemplo, la fecha de expedición, o cualquier otro dato formal del documento.
- Otros: En general, cualquier otro caso. Hacer cualquier modificación o anulación es completamente legal (siempre que se haga por la vía de la factura rectificativa o de anulación), independientemente del motivo; en VeriFactu no se especifican o prohíben casuísticas concretas.
Tipos de facturas rectificativas (R1 a R5)
En la normativa de VeriFactu, se establecen cinco tipos de facturas rectificativas, identificadas con las claves R1, R2, R3, R4 y R5. Cada una corresponde a un motivo específico de rectificación relacionado con la Ley del IVA, veámoslas una a una:
Factura rectificativa R1
Uno de los tipos que, con toda probabilidad, más se emplearán. Se utiliza cuando se ha producido un error fundado en derecho o alguna de las causas previstas en el artículo 80 Uno, Dos y Seis de la Ley del IVA. Esto incluye situaciones como devoluciones de mercancías, descuentos o alteraciones en el precio posteriores a la realización de la operación, resolución de operaciones, o cuando el importe de la contraprestación era provisional, entre otros.
Por ejemplo, se puede usar el tipo R1 si se ha aplicado un tipo de de IVA incorrecto. Otro ejemplo de caso de uso podría ser si se aplican descuentos comerciales tras la emisión de la factura.
Factura rectificativa R2
Esta categoría se aplica específicamente cuando se ha producido una modificación de la base imponible del IVA porque el cliente ha entrado en concurso de acreedores. Se trata de una situación muy específica que requiere que se cumplan con plazos y requisitos legales concretos.
Emitir este tipo de factura rectificativa es más complicado. Para emitirla, el empresario debe poder acreditar que el cliente está efectivamente en situación de concurso y que se cumplen las condiciones establecidas legalmente para la modificación de la base imponible.
Factura rectificativa R3
La factura rectificativa R3 se emite cuando hay un impago, básicamente, cuando hay un impago “normal” que cumple los requisitos legales para ser considerado incobrable.
No obstante, cuidado: No cualquier impago da derecho a emitir una factura rectificativa R3. Por lo general, puede utilizarse en los siguientes supuestos:
- Si han pasado 6 meses (o 1 año para grandes empresas) desde la emisión de la factura / desde el devengo.
- Si has reclamado la deuda judicialmente o mediante requerimiento notarial.
- Si emites la factura rectificativa para recuperar ese IVA ingresado y no cobrado.
Factura rectificativa R4 (otros)
En esta categoría de facturas se incluyen todas aquellas que no encajan con las categorías anteriores.
Los casos más comunes para la emisión de este tipo de facturas incluyen errores de forma, como números de factura incorrectos, nombres de clientes mal escritos, fechas erróneas, errores aritméticos en los importes, o cualquier dato no monetario (que no afecte al importe de la factura y, por ende, a la tributación) consignado erróneamente en la factura.
Factura rectificativa R5
Se utiliza exclusivamente para rectificar facturas simplificadas (es decir, tickets), independientemente del motivo de la rectificación.
Básicamente, en estos casos, se debe utilizar siempre el tipo R5, sin importar si el error es de importe, de los datos del cliente o el emisor, o de cualquier otra naturaleza.
Modalidades de rectificación
Además de existir distintos tipos según el motivo de la rectificación, en la normativa VeriFactu se exige especificar la naturaleza de la rectificación, es decir, la modalidad de la misma, que puede ser de dos tipos: por sustitución (clave S) o por diferencias (clave I).
Rectificación por sustitución (Clave S) – Factura de anulación
La factura rectificativa por sustitución anula y reemplaza completamente la factura original. La factura original deja de tener validez fiscal y la única válida ante Hacienda pasa a ser la nueva factura rectificativa emitida. Ojo, esto no significa que la factura anterior sea eliminada, como hemos comentado antes, el software debe conservar ambas.
Este método se utiliza cuando se cometen errores formales importantes, como datos del destinatario incorrectos, errores en la fecha de expedición, entre otros.
En esta modalidad de rectificación, es necesario informar tanto del importe correcto (base imponible, IVA repercutido y recargo de equivalencia si lo hubiera) como del importe consignado en la factura que se sustituye.
Por último, cabe mencionar que esta modalidad debe usarse, principalmente, antes de que el servicio o los bienes se hayan vendido, es decir, antes de que la operación se haya completado, especialmente si la factura se quiere anular por algún error o cambio en el importe negociado con el cliente. Si la operación ya se ha realizado, se ha cobrado y, sobre todo, la factura ya ha sido registrada y enviada a la AEAT, la vía adecuada es la rectificación, no la anulación.
Rectificación por diferencias (Clave I) – Factura rectificativa
La factura rectificativa por diferencias no anula la factura original, sino que la modifica, es decir, ajusta y cambia las diferencias necesarias. En este tipo de rectificación, se informa directamente del importe de la rectificación, es decir, la diferencia entre el importe consignado en la factura que se pretende rectificar y el importe definitivo que debería haberse consignado.
Esta modalidad se utiliza cuando se debe modificar algo concreto de la factura, por ejemplo, aplicar un descuento posterior, reducir la base imponible por una devolución parcial, o corregir un error puntual en los importes.
Factura rectificativa vs Factura de anulación
Así pues, como ya hemos visto, la diferencia entre la factura rectificativa y la factura de anulación no es más que la modalidad de rectificación que se utiliza.
La rectificación por diferencias (Clave I) es la que corresponde a la factura rectificativa.
La rectificación por sustitución es la que corresponde a la factura de anulación.
Cómo anular o modificar una factura con VeriFactu
Anular o modificar una factura con VeriFactu es muy sencillo, lo único que se debe hacer es emitir una factura rectificativa por sustitución (clave S) o por diferencias (clave I), haciendo lo siguiente:
- Identificar la factura errónea: Identifica la factura que quieres anular o modificar.
- Iniciar el proceso de rectificación: El software deberá permitirte crear una factura de rectificación (clave I) o de anulación (clave S).
- Elige el tipo de factura rectificativa: Deberás elegir entre R1, R2, R3, R4 o R5.
- Elegir la modalidad de rectificación: Deberás especificar si la rectificación será por sustitución (S) o por diferencias (I).
- Indicar los datos de la rectificación: Dependiendo de la modalidad elegida, tendrás que rellenar diferentes campos. En el caso de sustitución, deberás introducir los datos de la factura original (base rectificada y cuota rectificada) y los datos correctos. En el caso de diferencias, solo introducirás el importe de la corrección.
- Validar y generar la factura rectificativa: Antes de proceder, revisa los datos y asegúrate de que todo está bien.
- Entrega al cliente: Finalmente, entrega la factura corregida al cliente.
¿Qué software utilizar para facturar conforme a VeriFactu?
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Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.
Sí, las facturas rectificativas o de anulación también deben llevar un QR, así como otros datos y campos obligatorios contemplados en la normativa.
Si necesitas modificar una factura rectificativa, hay dos vías: o mediante otra factura rectificativa o mediante una factura de anulación. Si creas otra factura rectificativa, tienes que tener en cuenta que esta NO anulará la factura rectificativa previa; ambas se encadenarán y se aplicarán sobre la original.
Por este motivo, utilizar una factura rectificativa para solventar cualquier error de otra rectificativa no es lo recomendado: es más susceptible a errores, aumenta la complejidad de la contabilidad y convierte los registros en un caos.
Nuestra recomendación es que, en estos casos, utilices una factura de anulación que anule la factura rectificativa y que luego emitas una nueva rectificativa sobre la original. Además, es aconsejable añadir una nota en la nueva factura explicando lo sucedido.
Así pues, anular una factura rectificativa es muy sencillo, el proceso es el mismo que para anular una factura normal; tendrás que emitir una factura de anulación.
Es posible que hayas introducido datos mal en la factura de anulación o, peor todavía, que hayas anulado una factura que no querías anular. Pues bien, por el momento, la factura de anulación no se puede modificar. Tampoco se puede anular.
En línea con la pregunta anterior, si lo que ha sucedido es que has introducido mal algún dato, añade una nota interna en tu sistema para que quede constancia de ello, no es necesario hacer nada más, ya que el propósito de la emisión de la factura de anulación (anular otra factura) se habrá cumplido igualmente.
Si lo que ha sucedido es que has anulado por error una factura que no querías anular, no hay forma de restaurar la original ni de anular la factura de anulación. Se trata de una situación delicada que deberás consultar con tu gestor. A priori, la solución más adecuada sería emitir de nuevo la factura que se ha anulado, indicando el motivo y el número de la factura anulada.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.