Ventajas de VeriFactu

Como ya sabes, VeriFactu será obligatorio muy pronto y, con ello, se introducen una serie de importantes obligaciones para autónomos y empresas.

La obligación más importante es que el software de facturación que se utilice debe cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento técnico y estar homologado.

Este software debe garantizar la trazabilidad y la integridad de todos los tickets y facturas, entre otros, no debe permitir la modificación o eliminación de estos una vez emitidos.

El principal objetivo de VeriFactu es reducir el fraude fiscal, aunque también impulsar la digitalización de empresas y autónomos en España y agilizar las declaraciones de impuestos y la burocracia.

Es posible que estés pensando, ¿y qué tiene todo esto de bueno? ¿De verdad VeriFactu puede tener alguna “ventaja” o efecto positivo? ¿No estaré ahora más estrictamente controlado por Hacienda?

Lo cierto es que, sí, VeriFactu también aporta ventajas / beneficios tanto al sector en general como a tu negocio. En este artículo, veremos cuáles y por qué no deberías ser tan escéptico con VeriFactu.

Además, si quieres aprender más sobre VeriFactu, te invitamos a echar un vistazo a nuestros otros artículos sobre la temática:

Además, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre VeriFactu:

• Software VeriFactu: Es obligatorio utilizar un software de facturación / TPV que cumpla con los requisitos técnicos de las normativas y que esté homologado. En ese artículo, te hacemos una recomendación: helloCash (además, te explicamos el porqué).
• ¿Necesito un certificado digital para cumplir con VeriFactu? – Esta es una pregunta que hemos notado que bastantes usuarios se hacen al empezar con cualquier software VeriFactu nuevo. En este artículo, la respondemos de forma detallada.
  • ¿Qué certificado necesito para cumplir con VeriFactu? – En adición, detallamos los distintos tipos de certificados que podrás usar para cumplir con VeriFactu, y te recomendamos qué hacer.
• Cómo adaptar tu software a VeriFactu: Detallamos el paso a paso para adaptarse a VeriFactu, sea cual sea la situación en la que te encuentres.
• VeriFactu para autónomos: Explicamos en profundidad todo lo que necesitarás saber sobre VeriFactu si eres autónomo. Además, si vas a necesitar cambiar de software, te hacemos una recomendación de software VeriFactu para autónomos.
• Facturae vs VeriFactu: Se trata de otra cuestión que genera confusión entre algunos usuarios. En este artículo, vemos qué es cada cosa y cuáles son las principales diferencias.
• Guía completa sobre VeriFactu: Esta es nuestra guía principal sobre VeriFactu.
• Preguntas frecuentes sobre VeriFactu: Respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes sobre la temática, que hemos ido recopilando a lo largo de meses.
• VeriFactu – Errores: Vemos los principales errores que suelen cometer los emprendedores o qué es más probable que cometan en relación al uso de VeriFactu y a la adaptación a las nuevas normativas.
• Ejemplo de factura hecha con VeriFactu: Vemos un ejemplo de cómo son las nuevas facturas verificables, es decir, las facturas hechas con un software VeriFactu, tanto de las facturas completas como de las simplificadas (tickets).

Ventajas de VeriFactu – Índice

• Entendiendo el contexto: ¿Qué es realmente VeriFactu?
• Reducción de la carga administrativa.
• Declaraciones del IVA automatizadas.
• Seguridad jurídica y presunción de veracidad.
• Transparencia y reputación.
• Digitalización subvencionada: El Kit Digital.
• Agilidad en devoluciones y trámites.
• Inalterabilidad y control interno.
• Entonces, ¿Qué software utilizar?
• Preguntas frecuentes.

Entendamos el contexto: ¿Qué es realmente VeriFactu?

En realidad, ya sabes qué es, pero haremos un muy breve repaso. VeriFactu hacer referencia a una modalidad de facturación y a un conjunto de normativas y leyes que dan lugar a una (entre otras) obligación principal: La obligación de utilizar software de facturación que cumpla con ciertos requisitos técnicos y que estén homologados.

VeriFactu se refiere a los “Sistemas de Emisión de Facturas Verificables” que cumplen con los requisitos técnicos establecidos por el Reglamento de la Ley Antifraude.

Además, VeriFactu también hace referencia al software de facturación per se.

Existen dos modalidades de facturación y operación contempladas en la ley: La modalidad VeriFactu y la modalidad NO VeriFactu.

Básicamente, cuando utilizas un software de facturación adaptado, tienes dos opciones: guardar los registros en tu propio sistema (y enviarlos a Hacienda únicamente si te los requirieran) o remitirlos automáticamente a la Agencia Tributaria en el mismo momento de su emisión. Esta segunda opción, la de envío automático, es lo que se conoce como “modalidad VeriFactu”, mientras que la primera modalidad es denominada “modalidad NO VeriFactu”.

Dicho todo esto, ahora que ya sabemos el “qué”, vamos a por el “porqué”. Las ventajas de VeriFactu son las siguientes:

1. Reducción de la carga administrativa

La primera y más evidente de las ventajas de VeriFactu es la reducción significativa de la carga administrativa manual. 

Hasta ahora, algunos autónomos e incluso empresas han estado utilizando Word o Excel para generar facturas (práctica que ya no será válida), guardarlas, enviarlas al cliente, y al final del trimestre, recopilar todo para enviárselo al gestor o para introducir todos los datos manualmente en el portal de Hacienda para hacer las declaraciones de impuestos pertinentes.

Un proceso tedioso y que lleva tiempo.

Con VeriFactu, la dinámica cambia:

• Sincronización instantánea: Al emitir la factura, esta quedará guardada digitalmente en el software, para siempre. Normalmente, los software de facturación te permitirán exportar tus facturas o registros de transacciones; ya no tienes que hacer “subidas” masivas de datos a final de cada mes. Además, si utilizas la modalidad VeriFactu, los registros de facturación se enviarán automáticamente a Hacienda.
• Eliminación de errores humanos: Al automatizar el proceso, desaparecen los errores. Ya no habrá discrepancias entre lo que tú tienes en tu ordenador y lo que Hacienda cree que tienes.
• Ahorro de tiempo: El tiempo que dedicabas a tareas administrativas de este tipo se reduce significativamente.

2. Declaraciones del IVA automatizadas

Esta es, posiblemente, una de las ventajas de VeriFactu más atractivas en el corto, medio y largo plazo. Todos estamos acostumbrados al borrador de la Renta (IRPF); entras en la web, revisas los datos que Hacienda ya tiene y lo confirmas (o no). Es rápido y sencillo (si no hay que tocar nada ni has hecho operaciones atípicas durante el año). Sin embargo, con el IVA (Modelo 303) y otros impuestos, la declaración tenía que hacerse desde cero.

Al utilizar el sistema VeriFactu, el software enviará los registros de facturación a Hacienda en tiempo real, y Hacienda, entre otros, los utilizará para rellenar tus borradores de las distintas declaraciones de impuestos:

• Modelo 303: Hacienda podrá pre-rellenar tus declaraciones de IVA basándose en la información que tu software ha enviado automáticamente.
• Modelo 390: El resumen anual del IVA dejará de ser un dolor de cabeza, puesto que los datos ya estarán consolidados.
• Libros Registro automáticos: Una de las grandes ventajas VeriFactu es que, al remitir los registros de facturación, la AEAT puede confeccionar automáticamente tus Libros Registro de ventas (facturas emitidas) y gastos (facturas recibidas). Esto es una obligación formal menos de la que preocuparte.

El objetivo final es que llegue el final de trimestre y que tu única tarea sea revisar que los datos son correctos y pulsar “Aceptar”, en lugar de pasar horas cuadrando cifras.

3. Mayor seguridad jurídica

Vivimos en un entorno fiscal donde la carga de la prueba suele recaer en el contribuyente. Esto quiere decir que, cuando hay una inspección, eres tú quien debe demostrar que todo es correcto y que no has realizado ningún tipo de fraude. 

En este punto, VeriFactu juega una carta fundamental a tu favor.

Al adherirte voluntariamente al sistema de envío automático (VeriFactu), Hacienda ya tendrá toda la información (al menos, la más importante para analizar la situación). Esto genera un clima de confianza con la administración pero, además, reduce las posibilidades de inspecciones (al menos, de inspecciones presenciales), ya que ellos pueden simplemente analizar tus patrones de ventas (los facilitados por el software) y ver si hay algo que no les cuadra:

• Cumplimiento asegurado: Al usar un software certificado, te aseguras de cumplir con la Ley Antifraude. Evitas el riesgo de usar programas de “doble uso” o software que permita borrar facturas sin dejar rastro, lo cual podría acarrear elevadas sanciones (hasta 50.000 euros o más).
• Menos requerimientos: Si Hacienda recibe tu información en tiempo real y todo cuadra, las probabilidades de recibir requerimientos por discrepancias estadísticas disminuyen. La “lupa” de la inspección se centrará probablemente en quienes no envíen los datos o presenten anomalías numéricas.
• Tranquilidad mental: Saber que tu facturación cumple escrupulosamente con la normativa técnica (encadenamiento de facturas, huella hash, inalterabilidad) y que todo está en orden te permitirá dormir tranquilo.

4. Transparencia y reputación

Puede parecer un aspecto menor, pero, sí, la imagen que proyectas importa. Las facturas emitidas bajo el sistema VeriFactu incluyen obligatoriamente un código QR. Este código no es un simple adorno; permite a tu cliente (si así lo desea) escanearlo y verificar en la web de la AEAT que esa factura ha sido realmente declarada.

¿Qué ventajas te aporta esto como empresario?

• Imagen de profesionalidad: Demuestras que eres un negocio legal, transparente y moderno, lo que generará un extra de confianza en los clientes.
• Garantía para el cliente: Tu cliente tiene la certeza de que su gasto será deducible porque la factura es real y está registrada. Esto es especialmente útil e importante en transacciones B2B (entre empresas y/o autónomos).
• Lucha contra la competencia desleal: Al estandarizar este sistema, se pone coto a los competidores que “juegan sucio” no declarando todo lo que facturan y que, por tanto, pueden tirar los precios. VeriFactu nivela el campo de juego, beneficiando a quienes siempre han hecho las cosas bien.

5. Digitalización subvencionada: El Kit Digital

La implementación de VeriFactu requiere software y en muchos casos, también hardware nuevo. Y tanto el software como el hardware cuestan dinero. Sin embargo, el gobierno ha alineado este requerimiento con las ayudas de los Fondos Europeos Next Generation, con el popularmente conocido como “Kit Digital”.

Si aún sigues facturando con métodos anticuados, la llegada de VeriFactu es la excusa perfecta para modernizarte prácticamente a coste cero gracias al Kit Digital.

• Soluciones financiadas: Las ayudas del Kit Digital cubren específicamente la implantación de la factura electrónica y sistemas de gestión de procesos.
• Salto tecnológico: No solo cumplirás con la ley y podrás estar tranquilo a este respecto, sino que, además, pasarás a utilizar sofisticadas herramientas en la nube, accesibles desde cualquier lugar (móvil, tablet), lo que mejora tu operatividad diaria.
• Integración con otras áreas: La mayoría de los softwares adaptados a VeriFactu no solo hacen facturas. También gestionan clientes (CRM), controlan stock o conectan con tu banco. La ventaja aquí es que la obligación legal te empuja a una mejora operativa integral.

6. Agilidad en devoluciones y trámites

Esta es otra ventaja directa de la mayor transparencia que ofrece VeriFactu con las administraciones públicas. Cuando solicitas una devolución del IVA o realizas cualquier trámite que implique que Hacienda te devuelva dinero, los plazos pueden alargarse si la administración necesita comprobar tus libros, tus declaraciones pasadas, entre otros.

Con el sistema VeriFactu, la AEAT ya tiene toda la información que necesita y más. La comprobación es mucho más rápida, casi automática.

• Liquidez más rápida: Si tu negocio suele tener resultados de IVA que le salen a devolver, el uso de VeriFactu puede acelerar los tiempos en los que ese dinero vuelve a tu caja.
• Simplificación de contestación a requerimientos: Si alguna vez te piden justificar una operación, el hecho de que el registro ya esté en su poder simplifica el proceso de alegaciones.

7. Inalterabilidad y control interno

Uno de los requisitos técnicos para que una solución cumpla con VeriFactu es la inalterabilidad de los registros. Una vez emitida una factura, no se puede borrar ni modificar “a las bravas”; si hay cualquier error, se debe hacer una factura rectificativa para “realizar la modificación”. Si queremos eliminar una factura, sería necesario hacer una factura de anulación.

Esto supone una gran ventaja de control interno, ya que:

• Trazabilidad total: Sabrás exactamente qué ha pasado con cada venta. Si tienes empleados que facturan, el sistema impide manipulaciones malintencionadas o descuidos que luego descuadren la caja.
• Histórico fiable: Tu contabilidad será un reflejo fiel de la realidad, sin parches ni borrones. Esto es vital si en el futuro quieres pedir financiación bancaria, buscar socios o vender tu empresa. Unas cuentas claras y trazables valen oro.
• Copias de seguridad: Los sistemas VeriFactu, al ser soluciones de software avanzadas, suelen incluir copias de seguridad automáticas en la nube. Ya no perderás tu facturación si se rompe el disco duro de tu ordenador.

Entonces, ¿Qué software utilizar?

Nuestra recomendación es que utilices helloCash.

Con helloCash, podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu o TicketBAI (según la región en la que operes), incluso en el plan gratuito.

Recomendamos helloCash principalmente porque posee una de las estructuras de precios más competitivos del mercado español (puedes ver los planes y precios aquí), es muy intuitivo y fácil de usar y posee múltiples y potentes funcionalidades con las que podrás gestionar la totalidad de tu negocio.

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.