Las papelerías son un negocio generalmente rentable y, en apariencia, sencillo de llevar a cabo y con pocos costes operativos; al menos esa es la impresión que a la mayoría de emprendedores suele tener desde fuera.
No obstante, ¿es un negocio verdaderamente “rentable”? ¿Cuánto se puede llegar a ganar con una papelería?
En este artículo, te explicaremos con detalle absolutamente todo lo que necesitas saber para abrir una papelería en España, incluyendo los requisitos legales y trámites que deberás realizar. También veremos cuán rentable puede ser este negocio, cuánto dinero se necesita para montar una papelería, qué stock se necesita exactamente, qué se vende más, qué márgenes puedes esperar y mucho más.
Además, si estás pensando en abrir una papelería, otro paso inicial importante será elegir el software TPV que utilizarás en tu negocio. A este respecto, nuestra recomendación es que elijas helloCash.
Sabemos que elegir qué software utilizar no es todavía tu prioridad; todavía tienes que darte de alta como autónomo, elegir un local y hacer mucha burocracia. Lo entendemos. No obstante, una vez hayas realizado todos los trámites burocráticos (que detallaremos en este artículo) y hayas elegido y adecuado un local, recuerda este nombre: helloCash.
helloCash es un software TPV diseñado para comercios locales, que destaca sobre la competencia por lo siguiente:
- Precios: Posee una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español (puedes ver nuestros planes y precios aquí).
- Plan gratuito: Puedes utilizar nuestro plan gratuito de forma indefinida. Este plan incluye numerosas funcionalidades de gestión comercial básica.
- Múltiples y potentes funcionalidades: Disponemos de todas las funcionalidades que necesitarás para optimizar la gestión de tu negocio.
- Facilidad de uso y escalabilidad: Nuestro software es muy fácil de usar e intuitivo. Además, utilizamos tecnología cloud, toda tu gestión e información estarán siempre centralizadas, y todos tus dispositivos interconectados.
- Cumplimiento normativo: Nos comprometemos a mantener nuestro software actualizado y al día con los constantes cambios normativos, para que tú no tengas que preocuparte por nada.
En la fecha en la que escribimos esto, helloCash es la opción favorita de más de 40.000 negocios en toda Europa.
Si quieres saber más sobre lo que podrás hacer con nuestro software, por qué es una de las mejores opciones y que es exactamente eso del “cumplimiento normativo” (este punto es importante, utilizar un software que no cumpla con las normativas podría acarrear una sanción de hasta más de 50.000 euros), puedes encontrar más información en nuestra página dedicada, donde te lo contamos todo sobre nuestro software TPV para librerías y papelerías.
Además, si quieres ver cómo es nuestro software por dentro, bastará con que te crees una cuenta (te llevará menos de 2 minutos) e inicies sesión. No tienes que descargar ni que instalar nada, nuestro software se utiliza desde el navegador; desde nuestra propia web (aunque para tablets y móviles también disponemos de una app).
Prueba helloCash – Gratis y sin compromiso.
Abrir una papelería paso a paso – Índice
- Requisitos: ¿Qué permisos necesito para abrir una papelería?
- Documentación y trámites para abrir una papelería.
- ¿Dónde abrir un negocio de papelería?
- Stock y mobiliario: ¿Qué se necesita para iniciar un negocio de papelería?
- ¿Qué se vende más en una papelería?
- ¿Cuánto dinero se necesita para montar una papelería?
- ¿Qué tan rentable es poner una papelería?
- Qué es el EBITDA.
- Margen de ganancia bruto vs Margen de ganancia neto.
- ¿Cuál es el margen de beneficio en una papelería?
- ¿Cuánto factura una papelería?
- ¿Cuánto deja de ganancia una papelería?
- Conclusión.
Requisitos: ¿Qué permisos necesito para abrir una papelería?
Deberás cumplir ciertos requisitos y realizar algunos trámites esenciales. No necesitas ningún permiso para abrir una papelería en España, al tratarse de una actividad clasificada como inocua bastará con que realices ciertos trámites y presentes cierta documentación en el Ayuntamiento para poder empezar a operar. Una vez hayas presentado toda la documentación pertinente, podrás empezar a operar, sin necesidad de esperar una respuesta por parte del Ayuntamiento.
La única excepción es si el local tiene una superficie de más de 300 metros cuadrados. En ese caso, la mayoría de ayuntamientos te impedirán iniciar tu actividad hasta que hayan enviado una inspección (para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos) y te hayan dado una respuesta oficial.
Ahora bien, el local comercial deberá cumplir con ciertos requisitos técnicos. Estos requisitos varían ligeramente de ayuntamiento en ayuntamiento (pues el establecimiento de estos es una competencia municipal), pero, a grandes rasgos, suelen ser muy similares entre ellos.
Así, los requisitos para abrir una papelería en un local son los siguientes:
- Altura mínima: Al menos 2.5 m en áreas donde estarán los clientes y 2.2 m en espacios para el personal privado.
- Gestión de residuos: Deberás coordinar el uso del basurero con los vecinos del edificio o establecer uno propio.
- Baños para clientes: Son obligatorios en locales de más de 200 metros cuadrados.
- Equipos en la fachada: Los sistemas que instales en la fachada, como el aire acondicionado, no deben sobresalir más de 30 centímetros ni alterar significativamente su estética.
- Locales grandes: Los locales con una superficie superior a los 500 metros cuadrados necesitan áreas para carga y descarga.
Puedes encontrar información más detallada, así como qué es exactamente una actividad inocua y en qué se diferencia de las actividades clasificadas, en nuestro artículo sobre cómo abrir un local comercial en España.
Documentación y trámites para abrir una papelería
Por otro lado, deberás presentar una serie de documentos y realizar ciertos trámites en el ayuntamiento del municipio en el que vayas a abrir tu negocio de papelería. La documentación y trámites para abrir una papelería son, por lo general, los siguientes:
- Informe técnico del local: Necesitas un informe técnico del local, que debe ser realizado por un profesional colegiado.
- Pago de tasas municipales: A abonar en el ayuntamiento correspondiente.
- Declaración responsable: Se trata de un documento por el que te comprometes a que el local cumpla con todas las normativas vigentes, también presentado ante el ayuntamiento.
- Otros trámites locales: Cada municipio puede exigir requisitos adicionales o específicos.
- Darse de alta como autónomo o como empresa: Para poder facturar. Tendrás que darte de alta tanto en Hacienda como en la Seguridad Social.
¿Dónde abrir un negocio de papelería?
Otra decisión importante que tendrás que tomar es dónde abrir tu negocio. Por lo general, lo ideal y que mayores probabilidades de éxito te dará es que abras tu negocio cerca de algún foco de demanda, por ejemplo, cerca de algún colegio, universidad o zona de oficinas (cuanto más grande sea el colegio y más estudiantes tenga, mejor).
En estas zonas, los estudiantes y el personal docente acuden con regularidad en busca de útiles y servicios como copias, impresiones y encuadernado.
Otra opción es ubicarse cerca de zonas de oficinas o centros de negocios en los que las empresas necesitan material de papelería de forma constante y valoran servicios adicionales como impresión o escaneo.
Una última alternativa es es abrir en barrios o áreas residenciales muy poblados, sobre todo si identificas que la mayoría de las familias tienen hijos que utilizan artículos escolares.
Además, conviene analizar la competencia, ya que un exceso de papelerías establecidas en una misma zona puede dificultar el posicionamiento de un negocio nuevo, mientras que un área con mucha afluencia de estudiantes u oficinas pero con pocas tiendas del mismo ramo puede convertirse en una gran oportunidad.
Hablamos más en profundidad sobre cómo elegir la mejor ubicación para poner un negocio en este artículo.
Una vez elegida la zona, otro factor importante a tener en cuenta es la visibilidad y accesibilidad del local, que idealmente debe estar en un lugar con suficiente tránsito peatonal y vehicular, con facilidades de estacionamiento o acceso al transporte público, y con una fachada que sea fácil de identificar a simple vista. Incluso si estás en una zona con alta demanda de productos y servicios de papelería, este es un factor que podría ser determinante. Sobre este tema hablamos más en profundidad en nuestro artículo sobre cómo elegir un local para un negocio.
Es aconsejable ofrecer servicios complementarios que hagan destacar la papelería, como fotocopiado, escaneo, laminado, encuadernado, impresión digital o de gran formato, y venta de artículos relacionados con manualidades o arte. Contar con estos servicios puede ser determinante para fidelizar a la clientela y atraer a más personas.
Por último, es aconsejable que estudies los factores demográficos y socioeconómicos de la zona en la que quieras abrir, con el fin de adaptar el catálogo de productos a los presupuestos y necesidades de la población local.
Stock y mobiliario: ¿Qué se necesita para iniciar un negocio de papelería?
Para abrir una papelería, se necesita material de oficina, material escolar, artículos de librería y papelería, pequeños artículos de regalo, impresoras, escáneres y fotocopiadoras, o complementos tecnológicos. En general, necesitarás disponer de ciertos productos mínimos de papelería. Estos son los principales artículos que deberías incluir:
- Material escolar: Lápices, agendas, bolígrafos, cuadernos, mochilas, estuches, reglas, compases, cartulinas, papeles de distintos tamaños, entre otros.
- Material de oficina: Carpetas, archivadores, folios, grapas, tintas y toners, entre otros.
- Productos creativos: Pinturas, pinceles, papeles especiales y material para manualidades.
- Artículos de regalo: Tarjetas, agendas, calendarios, papel de regalo y artículos decorativos.
- Complementos tecnológicos: USB, cargadores y auriculares básicos.
- Impresoras, escáneres y fotocopiadoras: Para poder ofrecer servicios de impresión, de realización de fotocopias, de creación de folletos publicitarios en distintos formatos y tamaños, entre otros.
- Libros: Puede que te interese vender ciertos tipos de libros, por ejemplo, libros escolares.
Además, necesitarás los siguientes elementos de mobiliario:
- Mostrador o mostrador-caja: punto de cobro y atención al cliente, con espacio para TPV y almacenaje básico.
- Estanterías y expositores: permiten organizar y exhibir el material de papelería de forma ordenada y accesible.
- Vitrinas cerradas: protegen productos de mayor valor o delicados, como plumas y agendas especiales.
- Escritorio y silla de oficina: área de trabajo interno para gestionar contabilidad, pedidos y otras tareas administrativas.
- Mesas de trabajo o auxiliares: superficies para realizar fotocopias, encuadernaciones o mostrar productos destacados.
- Expositores pequeños (mostrador): exhiben artículos pequeños o compras de impulso (clips, bolígrafos, llaveros, etc.).
- Sillas para clientes (opcional): zona de espera o consulta, útil si se ofrecen servicios que requieran espera.
- Estanterías de almacén: almacenan el stock de reposición y mantienen el inventario ordenado.
- Elementos de seguridad (caja fuerte, armarios con cerradura): protegen dinero en efectivo y objetos de valor.
Por último, otro elemento que será esencial para tu negocio es un sistema TPV.
Ya sabes cuál es nuestra recomendación a este respecto: helloCash.
Puedes crearte una cuenta para ver cómo es el software por dentro haciendo clic en este enlace.
Los dispositivos de hardware que necesitarás para disponer de un sistema TPV completo son los siguientes:
- Un ordenador, tablet o móvil: En el que ejecutar el software.
- Un datáfono o lector de tarjetas: Para procesar pagos con tarjeta.
- Una impresora de tickets: Suele ir incorporada en el propio lector de tarjetas.
- Un escáner de códigos de barras (opcional): Para agilizar la gestión de productos.
- Un cajón de efectivo (opcional): Para almacenar y gestionar el efectivo de tu negocio de forma segura y eficiente.
Si quieres ver los precios de estos dispositivos o incluso adquirirlos ya mismo, te invitamos a que le eches un vistazo a nuestra tienda online, para ello, haz clic aquí.
¿Qué se vende más en una papelería?
Lo que más se vende en una papelería son aquellos artículos de uso frecuente en escuelas y oficinas, como cuadernos, papel bond, lápices, plumas, libretas, colores, marcadores, carpetas y pegamentos. También es muy común la venta de servicios de fotocopiado e impresión, así como consumibles de informática (tintas y tóners). Las temporadas de inicio de los nuevos cursos escolares impulsan especialmente la demanda de estos productos, mientras que durante el resto del año presentan una demanda constante, en particular en zonas donde operan oficinas y despachos.
¿Cuánto dinero se necesita para montar una papelería?
Por lo general, se necesitan entre 9.500 y 39.000 euros para montar una papelería. Estas cifras pueden variar según la ubicación, el tamaño del local, la gama de productos que ofrezcas y las condiciones particulares de cada proveedor, no obstante, el rango inicial estimativo dado es bastante preciso. En ciudades muy grandes o zonas de alto precio, el coste de alquiler y reforma puede elevarse; igualmente, si apuntas a un inventario muy amplio o un mobiliario de mayor calidad, la inversión será más alta.
A continuación, te facilitamos un desglose completo del presupuesto necesario para abrir una papelería:
¿Qué tan rentable es poner una papelería?
Las papelerías son un negocio rentable y pueden generar, de sobra, un salario digno para el emprendedor del que este pueda vivir. Respecto a cuán rentable es una papelería, este negocio generalmente tiene un margen de ganancia neto promedio de entre el 5 y el 20% y puedes esperar un EBITDA de entre 20.000 y hasta 60.000 euros.
Qué es el EBITDA
El EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) es un indicador que mide la rentabilidad operativa de un negocio, sin contar intereses, impuestos, depreciación ni amortización.
Muestra cuánto gana la empresa anualmente por su actividad principal, antes de incluir los intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones para el cálculo del beneficio final.
Esta métrica permite comparar distintas empresas centrándose en la eficiencia de su operativa diaria. Sin embargo, no representa la salud financiera total, porque omite algunos costos importantes.
Por ejemplo, si un negocio tiene un EBITDA de 40.000 euros, significa que este genera esa cantidad de beneficios anuales, antes de haber descontado a dichos beneficios los intereses de deudas, impuestos, depreciaciones y amortizaciones.
Margen de ganancia bruto vs Margen de ganancia neto
El margen de ganancia bruto muestra la diferencia entre los ingresos por ventas y los costes directamente relacionados con la producción o adquisición de los bienes, como materias primas o costos de compra de mercancía. Por ejemplo, si vendes un artículo por 10 euros, y a ti te cuesta 5 euros adquirirlo, significa que tienes un margen de ganancia bruto del 50%. Esta métrica no incluye gastos operativos, administrativos, impuestos ni intereses.
El margen de ganancia neto, en cambio, toma en cuenta todos los gastos, incluidas las partidas operativas (por ejemplo, el coste de los empleados, tanto los que participan de forma directa en la producción del artículo como los que no), administrativas, financieras y fiscales, hasta llegar a la utilidad final.
Este margen ofrece una visión completa de la salud financiera del negocio, ya que refleja el rendimiento global después de cubrir todas las obligaciones.
¿Cuál es el margen de beneficio en una papelería?
Dicho todo esto, el margen de beneficio bruto de las papelerías suele ser de entre el 20 y el 50%, quizás algo más para los servicios ofrecidos en el negocio, como impresiones, fotocopias o aquellos que requieren de la transformación de papel.
En lo que respecta al margen de beneficio neto, este oscilaría entre el 5 y el 20%. Es decir, los beneficios (antes de impuestos) de este negocio son, en promedio, de entre el 5 y el 20% de la facturación.
¿Cuánto factura una papelería?
Aunque no hemos encontrado fuentes fiables, por nuestra experiencia, las papelerías facturan entre 5.000 y 12.000 euros al mes. Aquellas en locales más pequeños y situadas en áreas poco pobladas es esperable que facturen un poco menos, entre 3.000 y 5.000 euros mensuales.
¿Cuánto deja de ganancia una papelería?
Así pues, si las papelerías tienen un margen de beneficio neto de entre el 5 y el 20% y facturan entre 5.000 y 12.000 euros mensuales, en promedio, una papelería deja en ganancias entre 1.000 y 2.400 euros mensuales (antes de impuestos).
Aquellas situadas en ubicaciones muy privilegiadas con un gran tráfico de personas o cerca de colegios y universidades con una gran cantidad de estudiantes pueden llegar a ganar más.
Como vemos, no son ganancias excesivamente elevadas; no es el tipo de negocio local que mayores beneficios genera, no obstante, es rentable y suficiente para generar un salario digno para el emprendedor.
Conclusión
Abrir una papelería puede ser un negocio rentable y atractivo si se elige la ubicación adecuada, se selecciona cuidadosamente el inventario, el mobiliario y los servicios adicionales que se ofrecerán (por ejemplo, fotocopiado, encuadernación e impresión).
Aunque no suele generar ganancias extraordinarias, la rentabilidad media de una papelería permite a muchos emprendedores obtener un salario digno, con márgenes de entre el 5% y el 20% y facturaciones promedio que rondan los 5.000 a 12.000 euros mensuales.
Una de las decisiones más importantes que tendrás que tomar en las fases iniciales de la apertura del negocio es qué software de gestión elegir.
Nuestra recomendación ya sabes cuál es: helloCash.
Puedes ver todo lo que podrás hacer con nuestro software TPV para papelerías y librerías aquí. También te explicamos en detalle por qué es una de las mejores opciones.
Te invitamos a que te crees una cuenta y veas por ti mismo cómo es nuestro software por dentro. Para ello, haz clic en el enlace de a continuación:
Prueba helloCash – Gratis y sin compromiso.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.