Abrir cualquier tipo de negocio tiene su propia complicación, más aún si hablamos de locales relacionados con la hostelería, como es el caso de una heladería. Para ayudarte con ello, en este artículo explicamos cómo montar una heladería paso a paso.
Además, estimamos cuánto cuesta abrir una e indicamos qué requisitos se deben cumplir.
Cómo montar una heladería paso a paso
- Requisitos para montar una heladería
- Material y equipamiento necesarios
- ¿Cuánto cuesta abrir una heladería?
- Pasos para montar una heladería
Requisitos para montar una heladería
Hay algunos trámites que son fundamentales para poner en marcha una heladería:
Licencia de apertura
Uno de los más destacados es obtener la licencia de apertura, el permiso que te habilita para abrir el negocio. Esta se gestiona a nivel municipal, por lo que deberás consultar los requisitos y realizar los trámites en el ayuntamiento del municipio donde se va a localizar tu heladería.
Normalmente, es necesario presentar un informe técnico. Debido a su complejidad, para llevar a cabo este trámite, es común contratar a profesionales especializados en ello.
Si es necesario realizar reformas en el local, es necesario solicitar una licencia de obras. Por otro lado, si tu heladería va a contar con terraza, también deberás solicitar el permiso de uso de la vía pública.
Registro y alta
Para gestionar el negocio, deberás darte de alta como autónomo/a en la Seguridad Social, así como registrarte en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) de la Agencia Tributaria.
En este, deberás seleccionar el epígrafe o epígrafes más relacionados con tu actividad profesional. En el caso de una heladería, podría ser el epígrafe 676, que hace referencia a «servicios en chocolaterías, heladerías y horchaterías».
Contratación de empleados
Si vas a contratar empleados, deberás darte de alta como empresa. Tras esto, ya podrás formalizar sus contratos laborales, así como darles de alta en el Régimen General de la Seguridad Social.
Recuerda que, debido a la naturaleza de este negocio, cualquier persona que trabaje en la heladería deberá contar con el carnet de manipulador/a de alimentos.
Material y equipamiento necesarios
Este es el material y el equipamiento básico con el que debes hacerte para abrir una heladería:
Software para heladería
Para realizarles el cobro a los clientes y gestionar diferentes aspectos de la heladería como el inventario y el libro de caja, es necesario contar con un software con TPV. Es recomendable informarse bien antes de escoger un modelo o marca, ya que hay determinada legislación que es imprescindible cumplir.
Por ejemplo, recientemente se han publicado o actualizado las siguientes normativas:
La mejor opción es contratar un software que tenga en cuenta toda esta legislación para que tú no tengas que preocuparte de nada, como es el caso del TPV de helloCash. De lo contrario, te estarás arriesgando a recibir sanciones que pueden llegar a los 50 000 €.
Nuestra tecnología incluye el software VeriFactu de manera gratuita. Además, desde helloCash estamos atentos a cualquier cambio en la legislación.
Terminal de pago
El terminal de pago es imprescindible para poder cobrarles a los clientes a través de una tarjeta de crédito o de dispositivos contactless. Este debe enlazarse con el software TPV para que todos los pagos se registren correctamente.
Una gran opción es el terminal de SumUp. Este conecta de forma sencilla con el software de helloCash. No tiene costes fijos mensuales y su relación calidad/precio lo convierte en un terminal ideal para montar una heladería.
Elaboración artesanal del helado
Si vas a elaborar el helado que pondrás a la venta en tu negocio, necesitas una serie de maquinaria para ello. Entre el equipamiento que se suele emplear, se incluye una pasteurizadora, una mantecadora y un abatidor de temperatura o armario de congelador.
Además, son básicas herramientas y muebles como básculas, trituradoras y mesas refrigeradoras. Del mismo modo, si vas a ofrecer otros productos, como crepes, gofres o granizados, deberás poseer el equipamiento necesario para cada tipo de producto.
Conservación y presentación del helado
Para que el helado se conserve a la temperatura adecuada y además los clientes puedan observar los distintos sabores de helado entre los que pueden elegir, lo común es contar con al menos una vitrina expositora.
Si también elaboras pasteles y tartas, también es recomendable un armario expositor. Por otro lado, si son helados a los que se les añaden toppings, hará falta una vitrina expositora para estos ingredientes. Además, serán necesarios muebles de almacenamiento para los ingredientes y los materiales empleados.
Como te podrás imaginar, la maquinaria es uno de los aspectos más caros a la hora de abrir una heladería.
Algunas alternativas a adquirir todo esto son optar por el traspaso de una heladería ya existente, vender helado industrial o abrir una franquicia, ya que en este modelo de negocio se suelen facilitar este tipo de elementos, aunque es imprescindible confirmarlo antes de firmar cualquier contrato de franquicia.
Mobiliario para los clientes
Algunas heladerías tan solo ofrecen productos para llevar. No obstante, si en tu caso vas a abrir un local en el que los clientes puedan sentarse a comerse sus helados tranquilamente, también deberás adquirir mesas y sillas.
Dependiendo de si estas son para interior o para exterior, serán de un material u otro. También es conveniente colocar un servilletero en cada mesa.
Asimismo, para poder ofrecerles bebidas a los clientes, deberás tener al menos una nevera, ya sea en la zona de trabajo o en formato autoservicio.
¿Cuánto cuesta abrir una heladería?
Una de las grandes dudas respecto a este tema es cuánto cuesta abrir una heladería. Este es un aspecto complicado, ya que la cifra puede variar ampliamente. Por ejemplo, no es lo mismo montar una heladería pequeña en un barrio residencial que abrir un local grande en el centro de una ciudad turística.
No obstante, podemos realizar una estimación, aunque solo hay que tomarla como una mera orientación. Estos son los aspectos que hay que tener en cuenta para calcular cuánto cuesta abrir una heladería, una estimación general del precio de cada uno y el valor total de la inversión inicial:
- Alquiler del local (si no se tiene uno en propiedad): 850 € al mes (más dos meses de fianza)
- Maquinaria para la elaboración de los helados: 10 000 €
- Maquinaria para la conservación de los helados: 6500 €
- Mobiliario general de la heladería: 1000 €
- Ingredientes y productos para servir los helados: 900 €
- Terminal y software TPV: 49 €
- Cuota de autónomo/a: 300 € al mes
- Licencia de apertura y otros permisos: 2000 €
- Contratación de empleados: 2000 € por persona al mes
Teniendo en cuenta todo lo anterior, podríamos indicar que la inversión inicial necesaria para montar una heladería partiendo desde cero sería de unos 25 749 €. Recuerda que esta cifra debe tomarse como una mera orientación, y que esta es una estimación bastante a la baja, por lo que la cifra podría variar ampliamente.
Como ves, uno de los aspectos más económicos es la terminal y el software TPV. Esto es así si optas por las opciones de helloCash, ya que es posible contratar un software TPV totalmente gratis. Además, hay modelos de TPV avanzados verdaderamente económicos.
Pasos para montar una heladería
Ahora que ya tienes información básica sobre cómo montar una heladería, vamos a enumerar los pasos que hay que seguir para su puesta en marcha:
1. Elaborar el plan de negocio de la heladería
La planificación es fundamental a la hora de abrir un nuevo negocio. Para ello, es recomendable crear un plan de negocios o plan de empresa. La estructura básica del plan de negocio para una heladería sería la siguiente:
- Resumen ejecutivo: Síntesis en una o dos hojas de todo el contenido del plan de negocios. Aunque sea el primer apartado del informe, se debe redactar en último lugar, cuando ya se ha reunido toda la información.
- Definición del negocio: Recopilación de los datos básicos de la empresa y sus características. Aquí, se puede explicar el tipo de heladería que será, su nombre y los objetivos que se quieren cumplir una vez puesta en marcha.
- Estudio de mercado: Es imprescindible conocer el mercado en el que vamos a entrar. Por eso, en el estudio de mercado se debe investigar la oferta y la demanda de heladerías. Esto nos ayudará a decidir la ubicación de nuestra heladería, a establecer los precios de los helados y a definir nuestro público objetivo.
- Plan de operaciones: Explicación en detalle del funcionamiento de la heladería, desde el personal que hará falta hasta el proceso de elaboración de los helados, los ingredientes necesarios, la maquinaria empleada, etc.
- Plan de marketing: Para lograr los objetivos fijados en la definición del negocio y atraer a la clientela, es fundamental establecer el plan de marketing de la heladería y diseñar estrategias de marketing adecuadas a esta.
- Estudio de inversión: Teniendo en cuenta los recursos necesarios para montar la heladería, el local elegido, el número de empleados, etc. se debe establecer qué inversión inicial hará falta. Además, se menciona a qué fuentes de financiación se recurrirá para cubrir esta inversión. También es recomendable realizar una previsión de los ingresos y los gatos del primer año, y calcular el índice de rentabilidad para estimar si el negocio será rentable o no.
2. Adquirir o alquilar el local
El segundo paso para montar una heladería sería adquirir o alquilar el local escogido para así poder adaptarlo a los requisitos legales, preparar la heladería y solicitar los permisos pertinentes para poner en marcha el negocio.
3. Preparar el local
Este paso puede llevar bastante tiempo, dependiendo del estado inicial del local. Dentro de su preparación, es necesario tener en cuenta varios aspectos, entre los que se incluyen los siguientes:
- Realización de obras si fuera necesario para adaptar el local al negocio y que cumpla con los requisitos legislativos (para ello, es necesario un permiso de obras).
- Comprar los muebles y el equipamiento y colocarlos en su lugar
- Colocar cartel, letreros y elementos de decoración
4. Solicitar los permisos pertinentes
Cuando el local ya esté listo para abrir sus puertas, habrá que solicitar los permisos pertinentes y que ya hemos mencionado en el primer apartado, como la licencia de apertura.
5. Darte de alta en la Agencia Tributaria y la Seguridad Social
De manera paralela, la persona propietaria de la heladería deberá llevar a cabo las gestiones relacionadas con la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, desde darse de alta en el Registro Especial de Trabajadores Autónomos hasta registrar la empresa si fuera necesario.
Para este paso y el anterior, es conveniente contratar a profesionales especializados en el asesoramiento y la gestión, ya que son trámites que pueden resultar bastante complicados.
6. Adquirir los ingredientes
Llega el momento de adquirir todos los ingredientes necesarios para elaborar los helados y ponerlos a la venta. Antes de esto, es necesario conocer distintos proveedores para escoger el más adecuado.
Para llevar un buen control del inventario y que la heladería nunca se quede sin ingredientes, puedes optar por el TPV Premium de helloCash, ya que este software para heladería incluye entre sus funciones la gestión del inventario.
7. Abrir la heladería al público
El último pasa para montar una heladería es, por supuesto, abrirla al público para que las ventas comiencen.
Recuerda llevar a cabo las distintas estrategias de marketing que se han desarrollado en el plan de empresa para así captar nuevos clientes y fidelizar a los que ya vayan probando tus helados.
Ahora ya sabes cómo montar una heladería, qué requisitos hay que cumplir y qué necesitas para poner en marcha tu negocio y que tus clientes disfruten de unos deliciosos helados. Recuerda que, para las gestiones diarias y la facturación, en helloCash encontrarás una herramienta completa y que se adata a tus necesidades. ¡Mucha suerte!
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.