Abrir una academia de idiomas en España

Una academia de idiomas puede ser un negocio muy rentable y que genere una gran cantidad de beneficios.

No obstante, la competencia es muy elevada, de hecho, con la popularización de las redes sociales, las clases online y otras herramientas, las barreras de entrada no han hecho más que aumentar. Y, con la incursión de la IA en esta industria, seguirán aumentando.

En el siguiente artículo, veremos el paso a paso de cómo abrir una academia de idiomas en España, veremos qué trámites y requisitos serán necesarios, qué pasos seguir, cómo lidiar con estas barreras de entrada, entre otros.

Guía paso a paso para abrir una academia de idiomas en España – Índice

• Trámites y requisitos legales para abrir una academia de idiomas en España.
• Elección de la forma jurídica.
• Cómo abrir una academia de idiomas: Pasos de negocio necesarios.
• Del profesor en casa a empresario.
• Estudio de mercado y definición de tus públicos objetivo.
• Búsqueda y adecuación del local.
• Financiación y negociación bancaria.
• Estrategias de marketing y captación.
• Software de gestión.
• Conclusión.

Trámites y requisitos legales para abrir una academia de idiomas en España

Las academias de idiomas están clasificadas como una actividad inocua, es decir, una actividad cuyo potencial impacto en el medio ambiente, la salud pública o la convivencia es nulo o muy bajo.

Al ser una actividad inocua, en la mayoría de municipios podrás iniciar tu actividad desde el momento en el que hayas presentado toda la documentación requerida en el ayuntamiento, sin tener que esperar a la respuesta del mismo ni a ninguna inspección.

Los trámites y requisitos son casi los mismos que para otros negocios también clasificados como inocuos, puedes consultar todos los trámites y requisitos para abrir un local comercial aquí.

En resumen, los requisitos legales para abrir una academia de idiomas en España y los trámites a seguir son los siguientes:

• Declaración responsable: En la que te comprometes a cumplir con todas las normativas relevantes.
• Proyecto técnico del local. Debe ser realizado por un profesional colegiado y debe estar visado.
• Si vas a trabajar con menores, es posible que tengas que presentar un certificado de antecedentes penales.
• En algunas comunidades o ayuntamientos, puede ser necesario cumplir con ciertas normativas de insonorización.
• Plan de prevención de incendios y evacuación.
• Implantar un protocolo de protección de datos conforme a la LOPD/GDPR.
• Contar con un servicio de Prevención de Riesgos Laborales y reconocimientos médicos anuales.
• NIF o CIF.
• Seguro de responsabilidad civil. También es conveniente contar con un seguro del contenido del local (ordenadores, mobiliario, etc).
• Justificantes de los pagos de las tasas correspondientes.
• El local debe cumplir con ciertos requisitos técnicos, que podemos encontrar en el Código Técnico de la Edificación (CTE):
  • El reglamento antiincendios limita la longitud de los recorridos de evacuación. El recorrido de evacuación es la distancia entre cualquier punto del local y cualquier salida del edificio. Si el local dispone de una salida, el máximo permitido para este recorrido es de 25 metros.
    • Las zonas que queden fuera del recorrido de evacuación no podrán utilizarse para dar clases o para la ocupación del alumnado en general.
    • Si el local dispone de dos salidas, el máximo es de 35 metros.
    • El recorrido puede aumentar a 50 metros si el local tiene una salida directa a un espacio seguro y la ocupación no es superior a más de 25 alumnos a la vez.
    • Dimensiones adecuadas: La altura del local debe ser de al menos 2.5 metros en las zonas abiertas al público y de 2.2 metros en los espacios reservados para el personal.
    • Si planeas instalar sistemas en la fachada (por ejemplo, un aire acondicionado), por lo general, estos no pueden sobresalir más de 30 centímetros ni afectar a la estética de la fachada de forma significativa.

Elección de la forma jurídica

Existen dos opciones:

• Operar como autónomo.
• Operar como empresa (SLU, Sociedad Limitada Unipersonal).

Empezar como autónomo implica unos costes iniciales más bajos y un alta mucho más rápida (7-10 días). La tributación en el IRPF es progresiva, la misma que para los empleados por cuenta ajena y, si no has sido autónomo antes, puedes acogerte a una reducción en la cuota de autónomos durante un año (ampliable por un segundo año si tus ingresos no superan el SMI).

Constituír una sociedad / empresa es algo más difícil, caro y costoso.

Requerirá una escritura notarial, elegir un nombre y ciertas gestiones más. En total, el coste de abrir una empresa puede rondar los 1.000 euros. La constitución puede tardar entre dos y 4 semanas.

Si vas a ser el único socio de la empresa, también tendrás que darte de alta como autónomo (autónomo societario).

Respecto a la tributación, es un tema un poco más complejo. Por un lado, la empresa tendrá que pagar el impuesto de sociedades sobre sus beneficios, que es de un 15% durante los dos primeros años (si no has desarrollado la misma actividad como autónomo antes) y de un 25% a partir del tercer año.

Después, para retirar el dinero de la empresa a tus cuentas personales, podrás hacerlo por varias vías:

• Haciendo facturas a tu propia empresa: El dinero que saques tributará en tu IRPF personal.
• Dándote un salario: Además de pagar IRPF, tendrás que pagar tu propia seguridad social sobre el salario bruto que te asignes (aunque no siempre. Dependerá de ciertos factores).
• Mediante dividendos: Tendrás que pagar el impuesto correspondiente, entre el 20 y el 26% en función de la comunidad autónoma.

La principal ventaja de constituir una SL es que la responsabilidad es limitada, es decir, tus pérdidas están limitadas al capital que hayas aportado a la empresa. Como autónomo, responderás a todas tus obligaciones con todos tus bienes e ingresos presentes y futuros.

Respecto a los impuestos, si tus ingresos son elevados (más de 70.000 brutos al año), pagarás más o menos lo mismo como autónomo que con una SLU. 

Si tus ingresos brutos están por debajo de 70.000 euros anuales, es más interesante mantenerse como autónomo. 

Otra regla general para decidir cuándo conviene constituir una empresa es el tipo efectivo del IRPF que pagues. Conviene mantenerse como autónomo hasta que el tipo medio de IRPF supere el 30 %; en ese momento, el cambio a una SL puede ser rentable.

Cómo abrir una academia de idiomas: Pasos de negocio necesarios

A continuación, veremos los pasos de negocio necesarios para abrir una academia de idiomas, así como consejos y tips que pueden serte de mucha ayuda.

Del profesor en casa a empresario

La mejor forma de empezar, especialmente si tienes recursos limitados, es en tu propia casa, como profesor individual que da clases de idiomas, ya sea presenciales u online.

Esto te permitirá entender el negocio desde dentro, lo que te ayudará a gestionar y planificar mejor la apertura de tu propia academia. Aprenderás cosas como:

• Qué buscan y valoran exactamente los clientes (cada tipo de cliente).
• Qué perfiles de clientes existen.
• Si esto te gusta y se te da bien.
• Cómo mantener la motivación de tus alumnos.
• Técnicas de aprendizaje.
• Técnicas de venta, promoción y marketing.
• Entre otros.

Empezar de esta forma también reducirá el riesgo, ya que ya dispondrás de un nombre y de una base de clientes sólida que, muy probablemente, acudan a tu recién estrenada academia de idiomas.

Ahora bien, ten en cuenta una cosa: no todos los clientes que tengas como profesor particular independiente van a querer apuntarse a tu academia. 

Por un lado, puede que no quieran recibir clases de otro profesor diferente que no seas tú. Por otro lado, puede que no les guste el formato de enseñanza de las academias en general. 

Incluso si no conservas a ninguno de tus clientes cuando des el salto a montar tu propia academia, al menos, habrás aprendido bien cómo funciona el negocio de las clases particulares de idiomas.

Estudio de mercado y definición de tus públicos objetivo

Antes de abrir tu academia de idiomas, es muy importante que hagas un estudio de mercado con el que definas:

• Quiénes son tus competidores y cuántos hay.
• Cómo puedes diferenciarte de tus competidores (mejores precios, yendo a por un perfil de cliente diferente, mejor servicio, etc).
• Si tus competidores son otras academias locales, cuánto facturan y cuántos alumnos tienen.
• Tipos de clientes presentes en tu zona (estudiantes que necesitan clases de repaso de inglés, estudiantes que simplemente quieren aprender un segundo o tercer idioma, adultos, etc).
• Definición de los públicos objetivo en los que quieras centrarte (por ejemplo, si te centrarás únicamente en estudiantes de secundaria y bachillerato, entre otros).

La mejor forma de obtener toda esta información es haciendo trabajo de campo: encuestas breves a los alumnos de las academias ya existentes, entrevistas a responsables de empresas locales, visitas a centros educativos o incluso apuntarte tú mismo a las academias de la zona durante un par de meses para explorarlas desde dentro, ver cómo enseñan y qué tipos de alumnos tienen.

Además de definir el público objetivo, intenta recabar tanta información como sea posible sobre las preferencias de los alumnos:

• Los horarios preferidos (tardes, fines de semana o mañanas).
• Las modalidades más valoradas (grupos reducidos, intensivos o preparación de exámenes oficiales).
• Métodos de enseñanza más valorados y efectivos.
• Perfil demográfico de los distintos perfiles de clientes.
• Otros.

Con toda esta información, tendrás que valorar si tu zona no está ya suficientemente saturada de competidores (es decir, si hay espacio para una academia más), si vas a poder diferenciarte de la competencia de alguna forma y en qué perfiles de alumnos centrarte.

Búsqueda y adecuación del local

Encontrarás toda la información necesaria sobre cómo elegir un local para un negocio aquí. 

Es importante que elijas el local adecuado. El local deberá cumplir ciertos requisitos técnicos, como hemos visto en las secciones anteriores. También deberá ser suficientemente grande y permitirte hacer las adecuaciones necesarias para convertirlo en una academia de idiomas.

Asegúrate que, como mínimo, el local pueda albergar tres clases simultáneas, de una media de 25 alumnos cada una.

Al negociar las condiciones de arrendamiento del local, es importante que incluyas cláusulas de salida, por ejemplo el derecho de traspaso o una rescisión unilateral con preaviso, para no quedar atrapado en el alquiler del local si el negocio finalmente no funciona.

A este respecto, te invitamos a que eches un vistazo a nuestro artículo sobre cómo negociar el alquiler de un local comercial.

Financiación y negociación bancaria

Puedes financiar tu emprendimiento con tus propios ahorros, pero también puedes recurrir a financiación externa.

Por ejemplo, mediante préstamos bancarios, préstamos ICO, BEI, leasing del local, entidades como ENISA, entre otros

Estrategias de marketing y captación

Como mínimo, te aconsejamos que lleves a cabo las siguientes acciones de marketing:

• Google My Business: Crea un perfil de Google My Business para que tu academia aparezca en las búsquedas relevantes en Google y en Google maps (es decir, en las búsquedas del tipo de servicios que ofreces).
• Página web: Más que para conseguir clientes (que también), será importante como carta de presentación digital, que inspire confianza en los potenciales clientes y en la que muestres quién eres y cuáles son tus servicios y precios.
• Redes sociales: No es necesario que estés presente en todas las plataformas ni que subas contenido de forma regular. Mencionamos este punto porque, si necesitas más clientes, puedes hacer campañas de publicidad digital en plataformas como Instagram, con las que intentar llegar a más gente.
• Marketing offline: Principalmente, repartir flyers. También puedes organizar eventos de intercambio de idiomas en tu academia, pegar cartelería por la calle, visitar centros educativos para promocionar tus servicios, entre otros.

Software de gestión

Tengas el negocio que tengas, necesitarás un software de gestión que te permita emitir facturas y tickets, procesar pagos con tarjeta, gestionar clientes, gestionar reservas, entre otros.

Nuestra recomendación es que elijas helloCash. Con helloCash, podrás hacer todo esto y más.

helloCash es un software TPV diseñado para negocios locales, que también incluye funcionalidades de CRM y de gestión de clientes, horarios y reservas.

Podrás almacenar de forma segura todos los datos de tus clientes, incluyendo sus emails y números de teléfono o los servicios y clases a los que están inscritos.

Tus clientes también podrán reservar servicios / clases online. Dispondrás de un calendario de reservas con el que podrás ver las clases de cada uno de tus empleados.

Si todas estas funcionalidades de gestión de clientes y clases se quedan cortas (al fin y al cabo, helloCash es un software TPV, no es un software CRM diseñado específicamente para academias), no te preocupes, helloCash puede integrarse con otras herramientas.

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Conclusión

En resumen, abrir una academia de idiomas puede reportar grandes satisfacciones personales y económicas. No obstante, hoy en día, la competencia es bastante elevada, y no se limita exclusivamente a las opciones offline.

El proceso para abrir una academia de idiomas pasa por cumplir ciertos requisitos legales, elegir una forma jurídica adecuada, y una serie de pasos de negocio cruciales, como la investigación de mercado, la búsqueda de un local adecuado o la implementación de estrategias de marketing efectivas. 

Recuerda que empezar como profesor particular es una forma perfecta de entender la industria desde dentro y construir una base de conocimientos y clientes antes de dar el salto. 

Por último, para procesar pagos y gestionar tu negocio de forma efectiva necesitarás un software TPV y de gestión adecuado.

A este respecto, nuestra recomendación es que elijas helloCash.

Con helloCash, podrás procesar pagos, emitir tickets y facturas legales, gestionar clientes, gestionar reservas y horarios, entre otros. Considerar una solución como helloCash te ayudará a sentar las bases para una administración ágil y enfocada en el crecimiento de tu nueva academia.

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.