Resumen: Para emitir una factura verificable (que cumpla con VeriFactu), lo único que tienes que hacer es emitir la factura utilizando un software homologado como el de helloCash. Tú no tienes que hacer nada, el software se encarga de todo.
Con la introducción de VeriFactu, una vez entren todas las obligaciones de la nueva normativa en vigor, las facturas emitidas con métodos convencionales dejarán de ser válidas (de hecho, serán ilegales), y el nuevo estándar (obligatorio) de facturación serán las facturas verificables.
Una factura verificable es una factura que:
- Ha sido emitida con un software que cumple con VeriFactu.
- Incluye ciertos campos obligatorios, entre ellos, un código QR que permite la validación inmediata (al ser escaneado) de la factura (si es o no es válida legalmente).
- No puede ser modificada o eliminada. Además, la modificación o eliminación de facturas pasa a ser ilegal. Si el documento físico (la factura impresa) ha sido modificado, la factura deja de ser válida, y esta modificación (la validez de la factura) puede ser comprobada fácilmente escaneando el código QR que hemos comentado que las facturas deben tener obligatoriamente.
- Si el código QR también ha sido alterado ilegalmente, al escanearlo, la inconsistencia e invalidez de la factura quedarán igualmente patentes: el código QR debe enlazar a la plataforma de verificación de facturas de la AEAT y enviar automáticamente a esta los datos de la factura. Si el QR ha sido alterado o es inválido, el resultado que la plataforma de la AEAT devolverá es que la factura no es válida.
En el siguiente artículo, veremos más en detalle qué son exactamente, cómo se generan, qué requisitos deben cumplir y en qué se diferencian de otros tipos de facturas, entre otros. En definitiva, veremos todo lo que necesitas saber sobre la emisión de facturas verificables y sus requisitos.
Facturas VeriFactu – Guía completa: Índice
- Al grano: ¿Cómo emitir facturas verificables?
- En qué se diferencian las facturas hechas con VeriFactu (verificables) de las facturas convencionales.
- Resumen de las diferencias principales entre una factura verificable y una factura convencional.
- La “huella digital”: Cada factura es única e inalterable.
- El encadenamiento: Si tocas una factura, rompes toda la cadena.
- El código QR: Qué datos esconde y para qué sirve realmente.
- Auditoría de eventos.
- Si te equivocas, no borres ni modifiques nada: Cómo anular una factura correctamente.
- El envío a Hacienda: Formato XML y campos críticos del mensaje SOAP/REST.
Al grano: ¿Cómo emitir facturas verificables?
Emitir una factura VeriFactu es muy sencillo. Para emitir una factura verificable, lo único que tienes que hacer es utilizar un software que cumpla con VeriFactu y emitir la factura con este software. La factura emitida será una factura verificable, tú no tendrás que hacer nada. El proceso de emisión de facturas es prácticamente el mismo que con las facturas convencionales.
Sí, es así de fácil, lo único que tienes que hacer para emitir facturas verificables es utilizar un software que cumpla con VeriFactu, como helloCash.
helloCash es un software TPV con el que podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y/o con TicketBAI, pensado para negocios locales de servicios, comercios minoristas y profesionales independientes.
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En qué se diferencian las facturas hechas con VeriFactu (verificables) de las facturas convencionales
A simple vista, una factura convencional y una factura generada por un sistema VeriFactu pueden parecer idénticas: mismo logo, similares elementos / campos obligatorios y mismo importe total a pagar.
Sin embargo, existen bastantes diferencias importantes, no tanto en la forma, sino en el cómo han sido generadas.
La diferencia más importante reside en la arquitectura de datos subyacente y en lo que ocurre en el milisegundo exacto en que pulsas “Guardar” o “Generar factura”.
Una factura convencional es un documento estático, aislado en tu disco duro. Por otro lado, una factura VeriFactu (también conocida como factura verificable) es un registro estandarizado de un evento en tu software de facturación que no puede ser alterado ni eliminado.
En un sistema VeriFactu, cada vez que emites una factura, se genera un registro con la información de dicha factura que, como hemos dicho, es inalterable y no puede ser borrado. Si utilizas la modalidad VeriFactu (puedes encontrar más información sobre las dos modalidades posibles, la modalidad VeriFactu y la modalidad No VeriFactu, en este otro artículo) estos registros son enviados a Hacienda automáticamente cuando son generados.
Hacienda conservará estos registros en su base de datos. Cualquier persona que tenga acceso a la factura, a través del código QR obligatorio que esta debe tener, puede consultar la información y estado de la factura; al escanear este código se abrirá la página dedicada de la web de la AEAT para la verificación de facturas con la información y estado de la factura escaneada.
Resumen de las diferencias principales entre una factura verificable y una factura convencional
En definitiva, las diferencias principales entre una factura verificable (es decir, una factura VeriFactu) y una factura convencional son las siguientes:
Inmutabilidad
En una factura convencional los datos se pueden sobrescribir, modificar o eliminar; en VeriFactu, el registro se cierra con una huella SHA-256 (un protocolo informático determinado) que hace imposible la edición posterior.
Encadenamiento
Las facturas convencionales son registros aislados; las facturas VeriFactu están unidas secuencialmente.
Cada factura incluye obligatoriamente la huella digital de la anterior. Cada factura se construye en base a la anterior. Esto crea una secuencia blindada: si consigues borrar o manipular una factura intermedia (cosa que el software no te va a permitir, pero, si por algún casual lo consiguieses), invalidarías automáticamente todas las facturas generadas posteriormente, siendo fácilmente detectable para Hacienda que has llevado a cabo una modificación ilegal (con VeriFactu, modificar facturas es ilegal, y el software de facturación tampoco debe permitirlo).
Gestión de errores
La factura convencional permite el “borrado”. Por otro lado, VeriFactu funciona como una base de datos que no puede ser modificada, únicamente se pueden añadir nuevos registros, pero no se pueden eliminar o modificar registros ya existentes.
Verificación externa
La factura convencional es un “silo” de información, la factura verificable incluye un QR con datos codificados que permite la verificación inmediata de la factura y su información en la web de la AEAT.
Envío de datos
En lugar de declaraciones periódicas, el sistema VeriFactu, si utilizas la modalidad VeriFactu, genera y envía un fichero XML estructurado de forma automática e inmediata a Hacienda tras la expedición de cada factura.
La “huella digital”: Cada factura es única e inalterable
Como hemos comentado, el registro que el software genera para cada factura lleva una “huella digital”.
Cuando la solución de facturación que utilices procesa una factura, esta no se limita a simplemente almacenar la información de la misma. Antes de almacenar el nuevo registro, ejecuta un algoritmo matemático (estándar SHA-256) que toma como “input” los datos críticos de la operación: el NIF del emisor, el número de serie, la fecha de expedición y el importe total, además del hash de la factura anterior.
El resultado de ejecutar esta operación algorítmica con estos inputs es un string alfanumérico (hash) que actúa como el ADN de esa factura; la identifica de forma única.
La magia de este hash reside en su sensibilidad extrema: si cambias un solo céntimo en el importe, una letra en el NIF o modificas la hora de emisión aunque sea por un segundo, el hash resultante será completamente diferente. Esto es lo que garantiza, a nivel informático, la integridad de los registros.
El encadenamiento: Si tocas una factura, rompes toda la cadena
Así pues, como hemos visto, todas las facturas (en realidad, los registros que el el software de facturación genera de estas) están encadenadas entre ellas gracias al proceso algorítmico que hemos explicado en la sección anterior.
Uno de los requisitos normativos que el software de facturación debe cumplir con la introducción de VeriFactu es la inalterabilidad de los registros: el software no debe permitir modificar ninguna factura o registro de facturación.
No obstante, si aún así consiguieras modificar o eliminar una factura, debes saber que, como hemos visto antes, hacerlo es ilegal y dejará un rastro algorítmico en las facturas que emitas posteriormente.
El código QR: Qué datos esconde y para qué sirve realmente
Tenemos otro artículo entero dedicado al contenido y la función del código QR en las facturas VeriFactu, puedes verlo aquí. En general, el código QR contiene una URL a la página dedicada de la web de la AEAT para la verificación de facturas, además de la siguiente información (identificadores únicos) de la factura:
- NIF del emisor.
- Número de serie y fecha.
- Importe total.
Auditoría de eventos
Para cumplir con la normativa VeriFactu, otro de los requisitos que los sistemas de facturación deben cumplir es que se mantenga un registro de eventos, inalterable, de ciertos tipos de operaciones realizadas por los usuarios:
- Cuándo se enciende y cuándo se apaga el sistema.
- Entradas y salidas de usuarios.
- Detección de errores en la integridad de la base de datos.
- Intentos de acceso no autorizados.
- Descarga o volcado de copias de seguridad. Este registro debe conservarse y estar a disposición de la AEAT, garantizando que no se ha utilizado software externo para manipular la base de datos.
Si te equivocas, no borres ni modifiques nada: Cómo anular una factura correctamente
Con VeriFactu, no es posible eliminar ni modificar facturas ya emitidas. Como hemos comentado a lo largo de todo el artículo, las facturas y los registros de facturación que el software genera deben ser inalterables.
Por un lado, por ley, el software de facturación que utilices no debe permitir la modificación o eliminación de facturas (si te lo permite, ten cuidado, significa que estás utilizando una solución que no cumple con las normativas). Por otro lado, modificar o eliminar facturas es ilegal.
Por si esto fuese poco, como hemos comentado, aunque consiguieras modificar o eliminar cualquier elemento de una factura o de la base de datos de registros del software, debido a la forma en la que el algoritmo funciona, que hemos descrito antes, hacerlo dejaría un rastro algorítmico, con el que sería fácilmente identificable cuándo se ha producido la modificación y qué se ha modificado.
Pero entonces, ¿qué hago si me equivoco? ¿Qué pasa si necesito modificar una factura? ¿Cómo anulo o modifico una factura con VeriFactu? ¿No hay nada que se pueda hacer?
Si necesitas modificar cualquier cosa, no está todo perdido. Puedes ver nuestro artículo dedicado a esta temática, en el que explicamos cómo anular o modificar facturas con VeriFactu aquí. Lo único que VeriFactu no te permite hacer es modificar la factura original o la base de datos de registros del software. No obstante, sí te permite rectificar errores o anular facturas, mediante la emisión de un tipo de factura concreto, llamado factura rectificativa.
La factura original seguirá existiendo, pero habrá dejado de tener validez legal, siendo “sobreescrita” por la nueva factura rectificativa emitida.
El envío a Hacienda: Formato XML y campos críticos del mensaje SOAP/REST
Como ya sabes, existen dos tipos de modalidades permitidas: la modalidad VeriFactu y la modalidad No VeriFactu.
Con la modalidad VeriFactu, los registros de facturación generados por el software son enviados a Hacienda inmediatamente después de su generación.
Pero, ¿cómo son enviados exactamente?
Lo que el software de facturación envía a Hacienda no es un PDF o conjunto de PDFs de todas las facturas que hayas emitido.
Lo que envía es un fichero estructurado en formato XML, que contiene toda la información obligatoria sobre todas las operaciones de facturación.
Además, para poder realizar el envío de registros a la AEAT, sí, necesitarás un certificado digital, que deberás subir al software. Vemos qué tipos de certificados podrás usar para VeriFactu aquí, además de cuál es aconsejable emplear.
Últimas preguntas frecuentes
Para terminar, respondemos a ciertas preguntas frecuentes adicionales que los usuarios plantean con frecuencia:
Sí. Aparte de los datos habituales y el QR, la normativa exige que las facturas emitidas bajo sistemas VeriFactu incluyan una mención explícita visible. Generalmente, debe aparecer la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o la referencia “VERI*FACTU”. Esto garantiza al receptor que el documento cumple con los estándares de trazabilidad exigidos por Hacienda.
Debes tener mucho cuidado. Si tu proveedor está obligado por ley a usar este sistema y te entrega una factura manual o hecha en un software no homologado, ese documento carece de validez legal. Esto significa que Hacienda podría rechazar la deducción de ese gasto en tus impuestos. Como receptor, te conviene exigir siempre facturas verificables para asegurar tu propia seguridad fiscal. No obstante, sí sería válido si la factura se emitió antes de que VeriFactu entrara en vigor.
Por lo general, no. El envío de los registros a la AEAT se realiza mediante un certificado de la empresa (o sello electrónico) cargado en el software, no con el certificado personal del empleado. Esto facilita la operativa diaria: tus empleados pueden seguir emitiendo tickets desde sus terminales con sus propios usuarios dentro de helloCash, y el sistema centraliza el envío de datos a Hacienda usando el certificado de la empresa.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.