¿Cualquier caja registradora o TPV sirve para gestionar tu negocio? ¿Qué requisitos legales debes tener en cuenta? ¿Cómo elegir entre una caja registradora o sistema TPV y otro?
En el proceso de montar un negocio, elegir una caja registradora o una solución de sistema TPV es una de las decisiones e inversiones más importantes, al fin y al cabo, es el cerebro que va a manejar los números de tus ventas,la información de tu negocio y tus clientes, tu información de facturación y tu relación con Hacienda, entre otros.
Debido a su importancia, merece la pena considerar y estudiar bien todos los aspectos a tener en cuenta para la elección adecuada.
En este artículo, haremos un repaso general sobre los aspectos legales a tener en cuenta a la hora de elegir una caja registradora o software TPV.
Situación legal en España
A diferencia de otros paises como Austria, en España no hay ningún tipo de normativa que obligue a los negocios o empresas a utilizar un sistema de caja registradora, sistema TPV o ningún sistema de gestión o facturación en general.
No es obligatorio disponer de un sistema de caja registradora ni de un TPV en ningún tipo de negocio.
No obstante, en los últimos años, se han introducido una serie de leyes y normativas debido a las que, prácticamente, aunque no es obligatorio (de forma directa) disponer de este tipo de solución, pasa a ser prácticamente necesario para poder cumplir con otros tipos de obligaciones (emitir facturas en un formato determinado, conservar los registros de facturación en un formato informático concreto, entre otros).
Estas leyes son las siguientes:
- Ley Antifraude 11/2021. Se prohíbe el uso de facturas en Excel o PDF, el software de doble uso, el máximo de los pagos en efectivo pasa a ser de 1.000 euros, se obliga a que las facturas sigan un formato determinado (que entrará en vigor en 2026), se obliga a que las soluciones de gestión y facturación que utilicen los negocios cumplan con determinados requisitos de funcionamiento técnico, entre otros.
- Reglamento VeriFactu. Es el Reglamento de la Ley Antifraude. En él, se estipulan los requisitos que deberán cumplir las soluciones de gestión y facturación que utilicen los negocios.
- Ley Crea y Crece. Entre otros, introduce la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en operaciones entre autónomos y/o empresas, es decir, en operaciones B2B.
En definitiva, necesitarás utilizar una solución de facturación y gestión que cumpla con los estándares técnicos introducidos en estas nuevas normativas, y que esté homologado por alguna entidad acreditada para realizar este tipo de certificaciones en España.
Esta solución debería:
- Permitirte emitir y recibir facturas electrónicas (para cumplir con la Ley Crea y Crece).
- Cumplir con los estándares técnicos estipulados en VeriFactu.
- Funcionalidades VeriFactu: Emitir facturas verificables (que incluyan un código QR que permita verificar la autenticidad de la factura y la nomenclatura “Veri*Factu”), que todos tus registros de facturación queden guardados en el software, que estos sean inalterables, que permita el envío de los registros de facturación a Hacienda, entre otros.
Además, también tendrás que tener en cuenta otros aspectos legales:
Sin embargo, a nivel legal (y de normativa de cajas registradoras) hay que tener en cuenta lo siguiente:
- El SII (Suministro Inmediato de Información), un nuevo sistema de suministro de información y de gestión del IVA que introdujo Hacienda en el 2017 con el cual aspira a solventar el problema de la economía sumergida y a través del cual es posible enviar todas las facturas generadas por una empresa a través de la Sede Electrónica de la AEAT. El SII es obligatorio para quienes liquidan el IVA mensualmente: inscritos en REDEME, Grandes Empresas (facturación > 6M€) y Grupos de IVA. A partir de 2025, se añaden operadores de depósitos fiscales de hidrocarburos específicos. No es obligatorio para la gran mayoría de negocios locales.
- El Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 del 30 de noviembre, popularmente conocido como “la normativa de cajas registradoras“, especifica la obligación de expedir factura o justificante por la venta o suministro de bienes o servicios y de conservarlas (o su matriz) durante el plazo previsto en el Código de Comercio (6 años) para las empresas que tributan en el régimen de estimación directa. Solo están exentos aquellos empresarios o profesionales acogidos al régimen simplificado de IVA (régimen de estimación por módulos) o al régimen especial de recargo de equivalencia. Básicamente, para cumplir con esta normativa, es importante que tu sistema de gestión te permita almacenar tus tickets y registros de facturación, de forma digital, durante un periodo mínimo de 6 años.
¿Cómo me afectan el SII y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación?
El SII no afecta a la gran mayoría de comercios locales. Si tu negocio no se encuentra entre las casuísticas mencionadas anteriormente, no te afectará. Si sí te afecta, necesitarás un sistema de gestión que permita enviar toda tu información de facturación a Hacienda a través de los protocolos del SII.
Respecto al reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, desde el inicio de su aplicación, que empezó el 1 de enero de 2013, se introdujo la factura simplificada, puedes ver más sobre la nueva normativa de tickets de compra y facturas simplificadas aquí.
Para entendernos, la factura simplificada es un tipo de factura con menos requisitos que la factura completa que viene a sustituir a los antiguos tickets de compra y que debe expedirse de forma obligatoria siempre que:
- El importe de la operación no supere los 400 euros con IVA incluido,
- En caso de que se deba generar una factura rectificativa,
- Sea autorizado por el Departamento de Gestión Tributaria,
- Aquellas operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permite la expedición de tiques (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido). Puedes consultar más información sobre este tipo de operaciones en la página oficial de la Agencia Tributaria. Además, ten en cuenta que tendrás que almacenar estos tickets, aunque sea en formato digital, durante al menos 6 años.
A este respecto, elige un sistema que te permita emitir tickets y almacenarlos de forma digital.
Ventajas de utilizar helloCash
helloCash es un software TPV pensado para comercios locales de todos los tamaños.
En helloCash, trabajamos continuamente para mantener nuestro software siempre actualizado y al día con los constantes cambios normativos. De hecho, el 29 de julio de 2025 lanzaremos una actualización con la que, desde entonces, las facturas y tickets emitidos con helloCash cumplirán con VeriFactu.
helloCash es muy fácil de utilizar, dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver nuestros planes y precios aquí) y posee múltiples y potentes funcionalidades:
- Es ideal para gestionar y controlar tu negocio.
- Podrás generar detallados informes sobre el rendimiento de tu negocio.
- Podrás optimizar y agilizar tus procesos de gestión.
- Facilita la cooperación entre tu empresa y la Agencia Tributaria.
- Podrás aceptar múltiples métodos de pago (efectivo, tarjeta, móvil, etc).
- Podrás gestionar tu inventario con gran facilidad.
- helloCash te permitirá agilizar tu facturación, almacenar tickets y facturas de forma digital, entre otros.
- Podrás imprimir facturas o enviarlas en formato PDF.
- Conectar lectores de códigos de barra.
- Podrás gestionar tu negocio desde cualquier lugar y dispositivo.
- helloCash cuenta con funcionalidades y adaptaciones para la mayoría de sectores.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.