En los últimos años, ha habido cambios normativos significativos en la forma de facturar de las empresas y negocios minoristas. Estos cambios han sido introducidos con las siguientes leyes y normativas:
- Ley Antifraude 11/2021: En esta ley se prohíbe el uso de determinados tipos de dispositivos y software de contabilidad y facturación para los comercios minoristas, entre muchas otras cuestiones.
- Reglamento VeriFactu: Aprobado en diciembre de 2023, en él se estipulan los requisitos técnicos que el software de contabilidad debe cumplir. Se prohíbe el uso de cualquier tipo de software o dispositivo físico de contabilidad (por ejemplo, las cajas registradoras), que no se ajusten a dichos requisitos.
- Ley Crea y Crece: En esta ley, se impone la obligación de utilizar la factura electrónica entre empresas y autónomos, y se definen sus requisitos, entre otros.
Estas leyes han introducido cambios muy, muy importantes. Te recomendamos que leas este artículo con detenimiento, ya que, de no cumplir con las normativas, podrías enfrentarte a sanciones importantes. El presente artículo es un resumen de este otro artículo sobre el Reglamento VeriFactu, al cual te recomendamos que también le eches un ojo. En él, explicamos el estado actual de VeriFactu en 2024, explicamos el reglamento en detalle y mucho más.
Básicamente, a partir de ahora será necesario utilizar software de contabilidad que cumpla con los requisitos técnicos estipulados en el Reglamento VeriFactu. Y la responsabilidad de elegir el software adecuado recae sobre ti, sobre el comerciante.
No utilizar software que cumpla con lo introducido en la ley podría acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por cada dispositivo no homologado que se haya utilizado y año fiscal en que haya sido utilizado.
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Cómo funciona VeriFactu – Índice
- ¿Qué es VeriFactu?
- Facturas verificables: Qué es la VeriFactura.
- Cómo te afectará.
- Para quién será obligatorio VeriFactu.
- Cuándo será obligatorio VeriFactu.
- Resumen: Cómo funciona VeriFactu.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es la calificación o el nombre que se da al software que es capaz de emitir facturas verificables (ahora veremos qué son este tipo de facturas) y que cumple con ciertos requisitos, estándares y protocolos de funcionamiento introducidos en el Reglamento VeriFactu y con todas las restricciones de La Ley Antifraude 11/2021.
También se denomina popularmente VeriFactu a dichos estándares y protocolos de funcionamiento.
Facturas verificables: Qué es la VeriFactura
Las facturas verificables o VeriFactura son un concepto introducido como parte del sistema de facturación VeriFactu. Una VeriFactura es una factura que cumple con ciertos requisitos de autenticidad, integridad y verificabilidad y que ha sido emitida bajo ciertos protocolos técnicos establecidos en el Reglamento VeriFactu.
Bajo estos protocolos VeriFactu, todas las facturas:
- Estándares técnicos: Tendrán que ser emitidas cumpliendo con una serie de estándares (para hacerlas verificables, es decir, para garantizar su integridad e inmodificabilidad, entre otros).
- Envío a la AEAT: Otra de las características (obligatorias) del software VeriFactu es que deben ser capaces de enviar las facturas y registros de facturación a una plataforma que la AEAT ha preparado para ello. Por ahora, enviar los registros de facturación será algo opcional.
- Creación de registros paralelos: Por cada factura, los software de facturación tendrán que crear y almacenar registros/la información de facturación en un formato que permita su consulta y verificación futura por parte de la AEAT.
- Formato estándar y código QR: La factura debe emitirse en un formato específico y contener un código QR que permita su verificación instantánea. Este código permite que cualquier persona o entidad, incluyendo la Agencia Tributaria, pueda escanear la factura y comprobar su autenticidad y contenido.
- Etiqueta “Veri*Factu”: Las VeriFacturas deben incluir la etiqueta distintiva “Veri*Factu”, lo que indica que han sido emitidas bajo este sistema verificable.
- Registro inalterable: Una característica clave de la VeriFactura es que, una vez emitida, no puede ser modificada. Esto se logra mediante un sistema de registro inmutable que asegura que la información contenida en la factura sea definitiva y no sufra alteraciones posteriores. Este registro también incluye una secuencia de facturación que sigue un orden cronológico estricto.
En otras palabras, es una factura que ha sido emitida de manera verificable, es decir, cuya autenticidad e integridad pueden ser verificadas online y en cualquier momento tanto por la empresa que la genera como por la Agencia Tributaria, como por cualquier otro agente, garantizando que no ha sido alterada después de su creación.
Si quieres saber más sobre el Reglamento VeriFactu, en este otro artículo entramos en mucho más detalle sobre qué son las facturas verificables y vemos cuáles son sus requisitos, en qué consisten, qué campos mínimos deben tener, entre otros.
Cómo te afectará
VeriFactu te afectará de las siguientes formas:
- Uso de software homologado: Estarás obligado a utilizar un software de facturación homologado. De lo contrario, la sanción recaerá sobre ti, y podría terminar siendo de más de 50.000 euros, como hemos visto anteriormente.
- Obligatoriedad del uso de VeriFacturas: Todas las facturas que hagas a consumidores finales (ya sea facturas simplificadas o facturas convencionales), tendrán que ser verificables, es decir, haber sido emitidas con sistemas VeriFactu.
- Otros tipos de facturas dejarán de ser válidas: Todas las facturas que no hayan sido emitidas con un sistema VeriFactu dejarán de ser válidas. Esto incluye, por supuesto, a las facturas hechas con Excel, PDF o Word.
- Otros tipos de soluciones serán ilegales: El software de gestión de la contabilidad que no cumpla con los requisitos técnicos introducidos en VeriFactu, pasará a ser ilegal. Lo mismo sucederá con los dispositivos físicos de gestión de la contabilidad, como las cajas registradoras.
- Registros a disposición de Hacienda: El software VeriFactu debe ser capaz de enviar los registros de facturación a Hacienda a través de un sistema que la AEAT ha preparado. Enviarlos no es obligatorio, por ahora. No obstante, Hacienda puede solicitarlos en cualquier momento, en cuyo caso, deberemos ponerlos a su disposición.
Para quién será obligatorio VeriFactu
Básicamente, VeriFactu será obligatorio para los autónomos, las empresas y los negocios extranjeros que operen en España con un establecimiento permanente. Además, los proveedores de software estarán obligados a comercializar soluciones de gestión de la contabilidad que cumplan con todas las normativas.
No obstante, hay ciertas excepciones. Estarán exentas las empresas que ya formen parte del SII o del sistema TicketBAI, las actividades agrícolas y las acogidas al régimen simplificado y las actividades exentas de emitir facturas.
Cuándo será obligatorio VeriFactu
El sistema VeriFactu entrará en vigor el 1 de julio de 2025. A partir de esa fecha, será obligatorio operar utilizando software VeriFactu tanto para autónomos como para empresas.
No cumplir con esta obligación después de la fecha límite podría conllevar sanciones económicas de hasta más de 50.000 euros y la imposibilidad de que las facturas emitidas sean consideradas válidas a efectos fiscales. Es crucial que tanto autónomos como empresas se adapten a esta nueva regulación antes de la entrada en vigor de la obligatoriedad del sistema.
Resumen: Cómo funciona VeriFactu
VeriFactu es un sistema de facturación introducido por el Reglamento VeriFactu y la Ley Antifraude 11/2021 en España. En esta ley también se establece la obligatoriedad de que los autónomos y empresas utilicen software homologado para emitir facturas verificables o VeriFacturas, las cuales cumplen con estándares técnicos específicos que garantizan su autenticidad, integridad e inalterabilidad.
Las facturas generadas bajo este sistema deben cumplir con una serie de estándares, incluir ciertos campos e información obligatoria y ser emitidas siguiendo unos protocolos informáticos determinados. Por ejemplo, deben incluir un código QR para su verificación instantánea y un registro cronológico inmutable. VeriFactu también prevé que las facturas puedan ser enviadas opcionalmente a la Agencia Tributaria a través de un sistema preparado por la AEAT.
El uso de software de contabilidad y gestión que no cumpla con estos requisitos será ilegal, y el uso de software ilegal puede resultar en sanciones de hasta 50.000 euros. Además, las facturas emitidas con otros formatos, como Excel o Word, dejarán de ser válidas; únicamente las facturas emitidas utilizando software VeriFactu lo serán.
Este sistema será obligatorio a partir del 1 de julio de 2025 para autónomos, empresas y negocios extranjeros que operen en España a través de un establecimiento permanente, con algunas excepciones, como las empresas que ya usen el SII o el TicketBAI. La implementación de VeriFactu tiene como objetivo mejorar la trazabilidad y control fiscal, imponiendo cambios sustanciales en los métodos de facturación actuales.
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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.