Ejemplo factura VeriFactu: Todo lo que necesitas saber sobre el nuevo formato obligatorio

En este artículo, no solo vamos a diseccionar un ejemplo de una factura VeriFactu para que sepas exactamente qué elementos debe contener, sino que vamos a explicarte el “detrás de la escena”: los requisitos técnicos, el código QR, la huella digital y cómo se generan las facturas verificables.

Además, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre VeriFactu:

• Software VeriFactu: Como sabes, para cumplir con VeriFactu tendrás que utilizar software que cumpla con todas las nuevas normativas. En este artículo te haremos una recomendación: helloCash, y veremos qué tendrás que considerar exactamente al elegir un software de este tipo.
• ¿Necesito un certificado digital para cumplir con VeriFactu? – Respondemos a varias preguntas relacionados con el certificado digital que necesitarás para cumplir con VeriFactu (sí, te hacemos spoiler, necesitarás uno).
  • ¿Qué certificado necesito para cumplir con VeriFactu? – Además, vemos los distintos tipos de certificados que podrás usar para cumplir con VeriFactu y cuál te recomendamos.
• Cómo adaptar tu software a VeriFactu: Vemos los distintos escenarios en los que puede que te encuentres y damos consejos para adaptar tu software a VeriFactu, o para cambiar de solución (en caso de que tengas que hacerlo).
• VeriFactu para autónomos: Explicamos cómo afecta VeriFactu a los autónomos. Además, si necesitas un software homologado, te hacemos una recomendación de software VeriFactu para autónomos.
• Facturae vs VeriFactu: Exponemos y explicamos una confusión bastante común; la diferencia entre Facturae y VeriFactu.
• Guía completa sobre VeriFactu: Se trata de nuestra guía principal y más completa sobre VeriFactu, donde vemos todo lo que necesitarás saber.
• Quién está obligado a usar VeriFactu: Vemos quiénes están obligados y quiénes NO están obligados a usar VeriFactu.
• Cuándo entra en vigor VeriFactu: Las fechas de entrada en vigor de VeriFactu han sido constantemente modificadas desde la aprobación inicial de las nuevas normativas. En este artículo, vemos cuándo entra en vigor VeriFactu de forma definitiva.
• Preguntas frecuentes sobre VeriFactu: Vemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre VeriFactu y sobre su entrada en vigor, respondemos a todo lo que no haya sido tratado o respondido en nuestros otros artículos.

Ejemplo de factura VeriFactu

Dicho todo esto, vayamos al grano, a continuación, te proporcionamos un ejemplo de una factura que cumple con VeriFactu, en otras palabras, un ejemplo de una factura verificable:

¿Qué es realmente una factura VeriFactu?

Una factura VeriFactu, también conocida como factura verificable, es aquella generada por un software homologado que cumple con VeriFactu que garantiza que los datos no se pueden manipular ni borrar posteriormente. 

La reconocerás porque incluye un código QR que permite verificarla al instante. Si el emisor utiliza la modalidad VeriFactu, es decir, si envía sus datos de facturación a Hacienda de forma automática cuando son generados, la factura llevará el distintivo “Veri*Factu”.

¿Significa esto que el papel desaparece?

No, no afecta en nada al uso del papel, VeriFactu simplemente afecta al formato y a la forma en que estas facturas deben emitirse. Aunque el sistema es digital, tú podrás seguir imprimiendo facturas o generando PDFs. La gran diferencia radica en que ese papel o PDF contendrá elementos nuevos (como un código QR específico) que demuestran que la factura ha sido registrada inmutablemente en tu software.

Ejemplo de un ticket VeriFactu

Por un lado, están las facturas completas. Por otro lado, están los tickets, es decir, las facturas simplificadas, que también tendrán que cumplir con VeriFactu. Puedes ver qué es una factura simplificada exactamente y todo lo que necesitas saber sobre la normativa sobre los tickets de compra en este otro artículo.

Elementos visuales obligatorios que las facturas deberán incluir para cumplir con VeriFactu

Dicho todo esto, veamos cuáles son los elementos visuales obligatorios que VeriFactu exige que las facturas incluyan una vez entre en vigor:

1. Los datos estándar (los mismos que hasta ahora)

Cualquier factura, sea VeriFactu o no, debe seguir conteniendo los datos fiscales básicos según el Reglamento de Facturación:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos o razón social (emisor y receptor).
• NIF de ambas partes.
• Domicilio fiscal.
• Descripción de las operaciones.
• Base imponible, tipo impositivo (IVA, IRPF) y cuota tributaria.
• Importe total.

2. El código QR

En la parte inferior o en un lugar visible de la factura, debe aparecer un código QR.

• Este código contiene información codificada (una URL) que mostrará a quien lo escanee lo siguiente:
  • El NIF del emisor.
  • El número y serie de la factura.
  • La fecha de expedición.
  • El importe total.
  • Parte de la “huella digital” del registro.

Al escanear este QR con la aplicación de la AEAT (o cualquier lector QR estándar), el cliente podrá verificar si esa factura ha sido comunicada a Hacienda.

3. La frase de verificación

Justo al lado o debajo del código QR, si tu sistema envía las facturas a Hacienda automáticamente (“Remisión voluntaria”), debe aparecer una frase concreta o muy similar a la siguiente:

“Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Si tu sistema no envía las facturas en tiempo real (algo que es opcional, es la conocida como modalidad No VeriFactu), no es obligatorio incluir dicha frase, pero el QR sigue siendo obligatorio para permitir la trazabilidad interna.

Cómo se emiten las facturas verificables

Lo que define a una factura VeriFactu / verificable no es solo el formato o la información que aparece en ellas. Mostrar en las facturas la información que hemos mencionado arriba es obligatorio, pero no es el único elemento necesario para que tus facturas cumplan con la normativa.

Además del formato de la facturas, estas deberán ser generadas de una forma concreta, siguiendo unos protocolos informáticos concretos y con un software homologado.

El software

Las facturas deberán ser emitidas con un software que:

1. Cumpla con todos los requisitos de funcionamiento técnico recogidos en la normativa.
2. Esté homologado, es decir, que un tercero autorizado haya certificado que la solución cumple con todos los requisitos técnicos necesarios.

Requisitos que el software debe cumplir

Como comentábamos, no puedes crear una factura VeriFactu manualmente, deberás hacerlo con software homologado.

Entre otros, tu software deberá garantizar lo siguiente:

• Que cada factura tiene un registro informático asociado.
• Que los eventos del sistema (encendido, apagado, errores) quedan registrados (Event log).
• Que no existe una “puerta trasera” para modificar datos.
• Que es posible enviar los registros de facturación a Hacienda mediante un protocolo informático determinado.
• Otros.

Encadenamiento de facturas (Hash)

Esta es una de las partes más importantes de la generación de facturas con las nuevas normativas. Cada factura que generes debe contener una “huella digital” (un código alfanumérico complejo y único) que se calcula basándose en los datos de la factura actual actual y en la huella de la factura anterior.

Por ejemplo:

1. Emites la Factura A001. El sistema genera una huella digital única (Hash A).
2. Emites la Factura A002. El sistema toma los datos de la A002 + el Hash A para crear el Hash B.

Si intentaras borrar o modificar la Factura A001 después de emitir la A002, la cadena se rompería matemáticamente. El sistema detectaría la manipulación al instante. Por eso se dice que son inalterables.

La generación de registros

Por cada factura emitida, el software genera internamente un “Registro de alta”. Si anulas una factura, no la borras; generas un “Registro de anulación”. Todo deja rastro; todo genera registros sobre todas las operaciones de facturación realizadas.

La firma electrónica

Es necesario que los registros de facturación (entre otros) estén firmados digitalmente, para ello, necesitarás un certificado digital o autorizar a tu proveedor de software para que firme estos registros por ti.

El envío a la AEAT

Otro requisito es que el software que utilices permita el envío de todos tus registros de facturación a la AEAT por ciertos canales informáticos determinados.

Podrás elegir entre la modalidad VeriFactu, es decir, que los registros se envíen a Hacienda de forma automática y regular, o la modalidad No VeriFactu, es decir, que no se envíen a Hacienda, no obstante, el software que utilices debe posibilitar igualmente su envío, y estarás obligado a enviarlos si Hacienda te lo requiriera alguna vez.

Diferencias: Factura convencional vs. Factura VeriFactu

Dicho todo esto, veamos cuáles son las principales diferencias entre las facturas tradicionales y las facturas VeriFactu:

Factura VeriFactu vs. Factura Electrónica (Ley Crea y Crece)

Puedes encontrar más información sobre ambos tipos de facturas en nuestro artículo sobre las diferencias entre Facturae (factura electrónica) y VeriFactu.

Sobre esto suele haber bastante confusión. Lo cierto es que no son lo mismo:

1. VeriFactu (Ley Antifraude): Afecta a todas las facturas (B2B y B2C, es decir, también al consumidor final), afecta principalmente a la forma en la que se deben generar las facturas (utilizando software homologado, etc), aunque también introduce algunas obligaciones respecto al formato que las facturas deben seguir.
2. Factura electrónica (Ley Crea y Crece): Afecta únicamente a las operaciones B2B; hace obligatorio el uso de la factura electrónica en las operaciones entre empresas y/o autónomos. 

Errores comunes al interpretar el formato

Algunas confusiones comunes entre los emprendedores y, posiblemente, también entre los clientes son las siguientes: 

• Pensar que el QR es para pagar: No, el QR VeriFactu es para que se pueda comprobar la autenticidad de la factura, no es un enlace a PayPal o Bizum ni para pagar (aunque algunas facturas podrían incluir ambos, son cosas distintas).
• Creer que solo afecta a grandes empresas: Falso. Afecta a todo aquel que realice una actividad económica y emita facturas, salvo contadas excepciones (vemos quién está obligado a VeriFactu y quién no aquí).
• Ignorar la serie rectificativa: En un sistema VeriFactu, no puedes “romper” o “eliminar” una factura. Si te equivocas, debes emitir una factura rectificativa que se encadena a la original. El rastro del error queda visible.

¿Qué software utilizar para emitir estas facturas?

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Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.