Errores VeriFactu

VeriFactu ha introducido cambios de enorme importancia en el panorama empresarial español. Adaptarse es relativamente sencillo, especialmente para los negocios más pequeños o con menor complejidad operativa; lo único que hay que hacer es actualizar el software actual a una versión que cumpla con la normativa.

No obstante, hay ciertos aspectos que no deben pasarse por alto, tanto antes de realizar la actualización a VeriFactu como durante la propia operativa con el nuevo sistema. Algunos errores podrían costar caros, muy caros, ya que las sanciones por el incumplimiento de la nueva ley pueden llegar hasta los 50.000 euros.

En este artículo, veremos algunos de los errores más comunes a evitar y cómo lidiar con ellos, para que seas consciente de ellos de antemano y así ahorrarte tiempo, dolores de cabeza y, quizás, también dinero.

A este respecto, si tu proveedor actual no va a actualizar su solución para cumplir con las normativas y resulta que estás buscando un proveedor nuevo, nuestra recomendación es que elijas helloCash.

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Errores VeriFactu – Índice

• Primero que nada: Cuál es el objetivo principal de VeriFactu.
• Errores a la hora de elegir un software VeriFactu.
• Creer que Excel sigue siendo una opción.
• No exigir la “declaración responsable” al proveedor.
• Confundir “VeriFactu” con “factura electrónica B2B”.
• Errores operativos diarios.
• No modifiques facturas ya emitidas.
• Utilizar una impresora inadecuada.
• Gestión incorrecta de incidencias.
• Errores estratégicos y de configuración.
• La confusión entre “Sistema VeriFactu” y “No VeriFactu”.
• No conservar tus datos actuales / previos a VeriFactu.
• Errores de seguridad y conservación.
• Delegar toda la responsabilidad en la nube.
• Identificación de usuarios.
• Preguntas frecuentes.

Primero que nada: Cuál es el objetivo principal de VeriFactu

Antes de entrar en los fallos, definamos el terreno de juego. VeriFactu se refiere a los “Sistemas de Emisión de Facturas Verificables”. Básicamente, es un conjunto de protocolos informáticos y requisitos de funcionamiento técnico que permiten que el software de facturación que utilices emita facturas que cumplan con ciertos requisitos:

• Integridad: Las facturas o los registros de facturación que el software genera no pueden ser alterados.
• Conservación: Las facturas y registros de facturación deben almacenarse de forma segura, siguiendo ciertos estándares.
• Accesibilidad: Los datos deben poder ser enviados a Hacienda a través de determinados protocolos informáticos.
• Legibilidad: Las facturas deben seguir ciertos formatos.
• Trazabilidad: Las facturas deben ser correlativas. 
• Inalterabilidad: Una vez emitida, la factura no puede ser modificada. Para corregir cualquier error, se deberá emitir una nueva factura (factura rectificativa).

Errores a la hora de elegir un software VeriFactu

El primer gran obstáculo aparece antes incluso de emitir la primera factura. La elección de la herramienta es el cimiento de todo el sistema.

1. Creer que Excel sigue siendo una opción

En la fecha en la que escribimos esto (VeriFactu todavía no es obligatorio), muchos pequeños empresarios siguen utilizando plantillas de Excel o Word. Bajo la normativa VeriFactu, Excel ha muerto como herramienta de facturación; solo podrás emitir facturas utilizando software homologado.

Un Excel es modificable, no genera huellas de registro (hashes), no encadena facturas criptográficamente y no genera códigos QR verificables.

Deberás migrar obligatoriamente, sí o sí,  a un software de gestión o ERP que cumpla con VeriFactu.

2. No exigir la “declaración responsable” al proveedor

No es suficiente con que el proveedor te diga que “cumple con VeriFactu”.

Si compras un software que promete cumplir con la ley pero luego presenta algún tipo de fallo en el cumplimiento de la misma, podrías terminar siendo sancionado tú también.

Asegúrate de que el proveedor te facilita una declaración responsable de cumplimiento normativo. Normalmente, lo harán una vez ya te has registrado y has empezado a configurar el software, lo normal es que puedas descargar dicha declaración responsable en alguno de los pasos de configuración iniciales. 

Si no la has encontrado por ningún lado, pregunta por ella directamente (llámalos por teléfono o ponte en contacto por email). Si no son capaces de proporcionarte la declaración, cambia de proveedor.

3. Confundir “VeriFactu” con “factura electrónica B2B”

Son dos obligaciones distintas que convergen en el tiempo y que son complementarias. Puedes encontrar más información sobre la Ley Crea y Crece aquí, y sobre la facturación electrónica aquí.

El error es pensar que al instalar un sistema VeriFactu ya cumples con la Ley Crea y Crece (la obligatoriedad de utilizar la factura electrónica en operaciones entre empresas y/o autónomos, es decir, B2B).

• VeriFactu: Trata sobre cómo se genera y registra la factura (fiscalidad/Hacienda), es decir, sobre los requisitos que el software con el que emitas la factura debe cumplir.
• Ley Crea y Crece: Es sobre el formato de intercambio (Facturae, EDI) entre empresas para evitar la morosidad, es decir, el formato (entre otros) de las facturas que se deberá utilizar en las operaciones B2B.

Lo ideal es que busques una solución integral que cubra ambos frentes: generación verificable (VeriFactu) y formato estructurado para envío (Crea y Crece) – aunque las obligaciones de la Ley Crea y Crece a este respecto, en la fecha en la que escribimos esto, todavía no han entrado en vigor.

Errores operativos diarios

Una vez tengas un software VeriFactu, ten cuidado, en tu operativa diaria, con lo siguiente:

4. No modifiques facturas ya emitidas

Hasta ahora, si te equivocabas en un concepto o en el precio cinco minutos después de imprimir la factura, a menudo podías editar el documento original y volverlo a enviar al cliente.

Las nuevas soluciones de facturación no te van a permitir modificar nada. La única forma de “corregir una factura” es mediante la emisión de una factura rectificativa.

No utilices ningún tipo de atajo o solución alternativa para editar ninguna de tus facturas; hacerlo es completamente ilegal.

5. Utilizar una impresora inadecuada

Todas las facturas (en papel o PDF) deben llevar un código QR específico.

Existen impresoras, especialmente aquellas más antiguas, que no son capaces de imprimir códigos QR o que no son capaces de hacerlo de forma correcta (por ejemplo, el formato del código QR es incorrecto o es ilegible).

Ese QR es la herramienta que tiene tu cliente (y Hacienda) para escanear y verificar en tiempo real si esa factura ha sido declarada. Si el QR no funciona, la factura es técnicamente inválida.

6. Gestión incorrecta de incidencias

Si tu sistema falla (por ejemplo, se va internet) y sigues facturando “a mano” o en otro sistema sin sincronizar o añadir esos datos posteriormente en tu software VeriFactu, estarás cometiendo una ilegalidad.

El software que elijas debe tener capacidad de almacenar los registros en un “buffer” y enviarlos en cuanto se restablezca la conexión, marcándolos debidamente como envíos tardíos por incidencia técnica.

Errores estratégicos y de configuración

Decidir si te acoges al sistema “VeriFactu” voluntario o no es una decisión estratégica para tu negocio.

7. La confusión entre “Sistema VeriFactu” y “No VeriFactu”

Puedes ver todas las diferencias entre el sistema VeriFactu y el sistema No VeriFactu aquí. A grosso modo, el reglamento permite dos formas de cumplir la ley:

1. Sistemas VeriFactu (Envío automático a Hacienda): El software remitirá los registros de facturación automáticamente a la AEAT.
2. Sistemas No-VeriFactu (Custodia): El software guardará los registros, firmados electrónicamente, y solo se envían si la AEAT si alguna vez se te requiriese hacerlo.

El error es pensar que puedes cambiar de uno a otro cada día según te convenga.

Si optas por el sistema de envío (VeriFactu), suele haber un periodo de permanencia (generalmente hasta final de año fiscal). Además, optar por el envío automático tiene ventajas: te exime de firmar electrónicamente cada registro (la AEAT hace de notario) y reduce las probabilidades de recibir una inspección o un requerimiento.

8. No conservar tus datos actuales / previos a VeriFactu

Al migrar a un nuevo sistema, ¿qué pasa con tus datos antiguos?

Recuerda que debes conservar todas tus facturas durante un período mínimo de tiempo, generalmente de 4 años (esta obligación es previa a VeriFactu). 

Si vas a cambiar de sistema, recuerda que deberás conservar los datos de tu sistema actual durante los plazos mínimos requeridos.

Errores de seguridad y conservación

Aunque envíes los datos a Hacienda, tú sigues siendo responsable de su seguridad y conservación.

9. Delegar toda la responsabilidad en la nube

“Como está en la nube y se envía a Hacienda, yo no necesito copias”. Falso.

Por lo general, es preferible optar por sistemas que operan completamente en la nube, y es muy poco probable que tus datos “se pierdan”. No obstante, es aconsejable que hagas copias de seguridad (que descargues tus datos de forma regular) cada cierto tiempo. 

Asegúrate de que tu proveedor de software realiza backups diarios y, a ser posible, ten una copia local o en otro servidor de tus registros de facturación.

10. Identificación de usuarios

La trazabilidad también aplica a quién emitió cada factura.

Evita usar un usuario genérico “ADMIN” o “CAJA” para todos los empleados. Si hay un error o un fraude interno, no sabrás quién emitió ese registro.

Cada empleado debe tener su propio usuario y contraseña en el sistema de facturación. El sistema VeriFactu registrará qué usuario generó el registro de alta de la factura.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.