Verifactu – Tickets de caja

Con la reciente llegada del sistema VeriFactu y de otros importantes cambios normativos, las obligaciones diarias de facturación de autónomos y empresas se han vuelto más complejas. 

Si eres autónomo o si tienes una empresa, los procesos de facturación que deberás seguir en tu local han cambiado significativamente. Con las nuevas normativas, introducidas con la denominada Ley Antifraude 11/2021 y con el Reglamento VeriFactu, se obliga a que el software de emisión de facturas que se utilice cumpla con determinados requisitos técnicos y esté homologado.

Estas nuevas normativas también han afectado de forma directa a los popularmente denominados tickets de caja (facturas simplificadas).

En este artículo, vamos a diseccionar todo lo que necesitas saber sobre las nuevas normativas y su impacto en los tickets de caja; en su emisión, su formato, los requisitos que deben cumplir, entre otros.

Tickets de caja y VeriFactu – Índice

• Cómo afecta VeriFactu al ticket de caja.
• ¿Qué es un ticket de caja exactamente?
• ¿Cuándo se puede emitir un ticket de caja o factura simplificada?
• La prueba legal de la transacción ya no será el ticket, sino los registros generados por tu software de facturación.
• La inalterabilidad de los registros.
• Cambios en el formato y datos obligatorios.
• Formato y requisitos del ticket de caja con VeriFactu.
• ¿Tengo que cambiar los rollos de papel térmico?
• ¿Estaré obligado a introducir los datos de todos los clientes en los tickets?
• ¿Qué pasa si un cliente me pide que le dé una factura después de haberle hecho un ticket?
• ¿Qué pasa cuando el cliente escanea el QR del ticket de caja?
• Cierres, anulaciones y cuentas divididas.
• ¿Qué solución de TPV o facturación utilizar?

Cómo afecta VeriFactu al ticket de caja

Para entender el impacto de estas nuevas normativas en tu día a día, veamos primero cómo afecta VeriFactu a las facturas simplificadas / tickets de caja. Principalmente, lo que cambia con el ticket de caja son dos cosas:

¿Qué es un ticket de caja exactamente?

Antes de entrar en materia y de ver cómo afecta VeriFactu al ticket de caja, debemos dejar claro a qué nos referimos con “ticket de caja” y qué es cada cosa, puesto que este término, generalmente, suele utilizarse de forma equivocada:

Para la propia Hacienda la palabra “ticket” sencillamente ya no existe a nivel formal o tributario; desde hace años al ticket de compra se le llama legalmente factura simplificada. Se trata del documento fiscal que los comercios, bares o restaurantes utilizan habitualmente para registrar la venta rápida de bienes o de servicios al público, sin necesidad obligatoria de que deban constar los datos fiscales del comprador. Es el “ticket” de toda la vida, solo que pasó a llamarse legalmente “factura simplificada” y a tener valor tributario desde el 1 de enero de 2013, con la entrada en vigor del nuevo Reglamento de Facturación aprobado previamente en 2012.

¿Cuándo se puede emitir un ticket de caja o factura simplificada?

El límite general para poder emitir una factura simplificada es de hasta 400 euros (con el IVA incluido). No obstante, este tope máximo se amplía legalmente hasta los 3.000 euros en sectores muy específicos, como por ejemplo en la hostelería, comercio al por menor directo, peluquerías, servicios prestados a domicilio, gimnasios y tintorerías, entre otras excepciones contempladas.

Estos no son nuevos cambios introducidos con VeriFactu, estos límites llevan vigentes desde la introducción del nuevo Reglamento de Facturación en 2013.

La prueba legal de la transacción ya no será el ticket, sino los registros generados por tu software de facturación

El ticket en formato de papel que sale de la máquina registradora ya no es un elemento independiente. 

A partir de la entrada en vigor de VeriFactu, ese papel es la representación física de un registro informático digital, que Hacienda puede rastrear fácilmente. 

Con VeriFactu, cada venta que procesas queda grabada en el sistema de emisión de facturas homologado que utilices. Este sistema debe permitir el envío automático de dichos registros a Hacienda y permitir su consulta a las autoridades fiscales a través de determinados protocolos informáticos y de forma telemática.  

Además, los sistemas de facturación no deben permitir a sus usuarios (ni a nadie) alterar estos registros. También deben utilizar ciertos algoritmos informáticos para garantizar la integridad de cada uno de estos registros (es decir, para impedir que puedan ser falsificados de ninguna manera).

Entonces, uno de los cambios más importantes de las nuevas normativas es que los documentos que emitas dejan de ser la prueba última de la validez, legalidad y acreditación de una transacción. Lo que acredita en última instancia que una transacción se ha producido son estos registros de los que hablamos, que, como hemos dicho, no pueden ser modificados ni falsificados.

Los documentos emitidos no son la prueba última de que una transacción ha sucedido, sino una representación gráfica (ya sea digital o física) de los registros que genera tu software.

Y, como veremos más adelante, los documentos que emitas (tickets o facturas completas) deben llevar un código QR que, al escanearlo, permita a cualquiera comprobar de forma rápida el registro generado por el software correspondiente a la transacción documentada.

La inalterabilidad de los registros

Como hemos comentado, los tickets y los registros no pueden ser modificados una vez emitidos.

El software de facturación tiene la obligación de que el registro que hemos comentado que crea para cada factura emitida sea inalterable. 

¿Significa esto que no podrás modificar o eliminar facturas ya emitidas?

No realmente. Sí podrás modificar o eliminar facturas o tickets ya emitidos, pero tendrás que hacerlo mediante la emisión de una nueva factura: la factura rectificativa. La factura rectificativa es un tipo de factura especial que referencia a otra factura ya emitida y documenta los cambios o ajustes realizados sobre esa transacción (cambios en el importe, en los datos de cualquiera de las partes, etc). 

Vemos esto más en detalle en nuestro artículo sobre la factura rectificativa y VeriFactu.

Cambios en el formato y datos obligatorios

Con la entrada en vigor de VeriFactu, se obliga a que todas las facturas y tickets contengan cierta información y campos obligatorios, que vamos a ver en la sección posterior. Por ejemplo, se obliga a que incluyan un código QR que permita la verificación del registro de la transacción (lo que habíamos comentado antes).

Formato y requisitos del ticket de caja con VeriFactu

Veamos pues, cuáles son los nuevos campos e información obligatoria que deberán tener todas las facturas y tickets de caja con la introducción de VeriFactu:

• El código QR: Sin duda alguna, este es el elemento más importante de la nueva ley. Todo ticket válido deberá llevar impreso, en la parte superior o bien en un lugar fácilmente visible, un código QR de unas dimensiones concretas. Este código alberga información codificada esencial y permite a cualquier persona comprobar al instante la autenticidad y validez total legal de la factura emitida.
  
• La frase obligatoria: El software que utilices debe imprimir explícitamente en el documento la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o, en su defecto, “VERI*FACTU” (esto último ocurre si el sistema que empleas envía activamente los datos en tiempo real a la agencia). Si optas por la modalidad sin envío automático, la frase no es necesaria. Si no sabes a qué nos referimos con esto de las modalidades, explicamos más en detalle qué son en nuestro artículo sobre las modalidades de VeriFactu.

El resto de campos e información obligatoria son los que ya lo habían sido hasta ahora:

• Número de factura y, en su caso, serie: La numeración debe ser siempre correlativa.
• Fecha de expedición: El día, mes y año en que emites el documento (y también la fecha en que se realizó la operación, si es distinta a la de expedición).
• Tus datos identificativos (emisor): Tu nombre y apellidos (si eres profesional autónomo) o la razón social (si operas como empresa), junto con tu NIF y tu domicilio fiscal.
• Descripción de las operaciones: La identificación y descripción de los bienes que has vendido o los servicios que has prestado.
• Tipo impositivo (IVA): El porcentaje de impuesto aplicado. En el caso de los tickets (facturas simplificadas), basta con indicar el tipo de IVA y la mención “IVA incluido”.
• Importe total: La cuantía final que el cliente debe pagar.

Adicionalmente, si lo que estás emitiendo no es un ticket de caja (factura simplificada) sino una factura completa, también es obligatorio que incluyas:

• Los datos del cliente (destinatario): Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal de la persona o empresa que realiza la compra.
• Desglose de las cuotas: La base imponible y la cuota tributaria (la cantidad exacta de IVA) claramente separadas, además de cualquier otro impuesto o retención aplicable (como el IRPF o el recargo de equivalencia).

¿Tengo que cambiar los rollos de papel térmico?

No, no tienes que cambiar tus rollos de papel térmico ni que comprar un tipo especial de papel para cumplir con VeriFactu.

De todas formas, sí deberás revisar lo siguiente:

• El tamaño del papel: Si utilizas rollos más estrechos (58mm), cerciórate de que el código QR cabe bien. Aunque la tecnología permite comprimir la imagen, es muy recomendable pasarse progresivamente a las impresoras más anchas de 80 mm. Esto se hace básicamente para evitar problemas de lectura en el código y para darle espacio suficiente a la imagen generada.
• Resolución de la impresora térmica: Si la impresora de tu mostrador es muy antigua, y la tinta térmica resultante se ve borrosa, gastada o cortada por la mitad, el QR impreso no se podrá escanear debidamente. En ese caso concreto, sí tendrías que cambiar la impresora térmica. También tendrías que sustituirla si tu impresora actual no es capaz de imprimir códigos QR.

¿Estaré obligado a introducir los datos de todos los clientes en los tickets?

No, con VeriFactu, no estarás obligado a introducir los datos de todos tus clientes en los tickets.

El cliente sigue siendo anónimo. Para la gran mayoría de transacciones de bajo importe con consumidores finales, como la venta de un café por la mañana o de una barra de pan, no hay que incluir los datos del receptor de la operación. Las facturas simplificadas seguirán siendo anónimas siempre que no sobrepasen ciertos importes antes mencionados. Con VeriFactu no se introducen cambios a este respecto.  

¿Qué pasa si un cliente me pide que le dé una factura después de haberle hecho un ticket?

Tal y como hemos explicado antes, si un cliente te pide una factura completa para una operación para la que ya has emitido un ticket de compra, lo que tendrías que hacer es emitir una factura rectificativa.

Con VeriFactu, queda totalmente prohibido alterar o eliminar facturas ya emitidas. En realidad, tampoco vas a poder; todo software de facturación que se comercialice en España, como hemos explicado antes, no debe permitir la modificación o eliminación de los registros de facturación que genera.

Tampoco basta con simplemente tirar el ticket físico a la basura, excluirlo de tus declaraciones de impuestos y emitir una factura nueva con el mismo importe. Si haces esto y utilizas la modalidad VeriFactu en la que el software envía automáticamente todos los registros de facturación a Hacienda, correrás el riesgo de que la transacción aparezca duplicada en tus declaraciones de impuestos (y que por ende, a los ojos de Hacienda hayas tenido más ingresos y tengas que pagar más impuestos). 

Como hemos explicado, el software habrá generado un registro para ese ticket, y ese registro seguirá almacenado en el software hagas lo que hagas con el documento impreso. Lo que importa no es el impreso en papel o en formatos digitales, lo que importa para tu contabilidad tributaria son los registros que tenga tu software que, como hemos dicho, no pueden ser modificados o eliminados.

La operativa correcta para este tipo de situaciones consiste en emitir una factura rectificativa que referencie al ticket / factura simplificada original. En esta factura rectificativa, deberás indicar que se deja el saldo del ticket referenciado a cero y, en la descripción del motivo, deberás dejar explicada la situación. Posteriormente, deberás emitir una factura completa nueva.

¿Qué pasa cuando el cliente escanea el QR del ticket de caja?

Cuando un cliente escanea un código QR de un ticket de caja emitido con un sistema VeriFactu, lo que sucede es exactamente lo siguiente:

1. El teléfono móvil del cliente abre el contenido del código QR. El contenido es un enlace web que lo dirige de forma automática a una página oficial de la Agencia Tributaria.
   
2. Al abrir esa página, el sistema de Hacienda recibe una serie de datos básicos que están escondidos en el propio dibujo del QR, como el NIF de tu negocio, el número de factura, la fecha y el importe total de la compra.
   
3. A partir de ahí, la web de Hacienda compara esa información con los registros que tiene en su base de datos. Si estás utilizando la modalidad VeriFactu, es decir, la modalidad de envío automático de los registros (en la que los registros se envían de forma automática a Hacienda), la pantalla del móvil le mostrará al cliente un mensaje confirmando que esa factura se encuentra en la base de datos de Hacienda y que es válida.
4. Si, por el contrario, utilizas un sistema que no envía los registros a Hacienda,  la página le indicará que no tiene constancia inmediata de esa factura, pero le dará al comprador la opción de proporcionarla y registrarla de forma voluntaria.

Cierres, anulaciones y cuentas divididas

Lo reiteramos de nuevo: con VeriFactu, no es posible modificar o eliminar facturas. En su lugar, tendrás que emitir una factura rectificativa.

En negocios como la hostelería, la gestión de las cuentas divididas se mantendrá más o menos igual. Solo habrá dos cambios: 

• Si los destinatarios de la transacción son autónomos o empresarios y quieren una factura completa para poder desgravar el gasto, tendrás que emitir una factura completa individual para cada uno de ellos, cada una por el importe que cada uno vaya a pagar.
• Si son consumidores finales, podrás emitir un solo ticket aunque se divida la cuenta

¿Qué solución de TPV o facturación utilizar?

Para poder cumplir con todos los cambios normativos sin perder la cabeza, es esencial que utilices un software de facturación que esté debidamente homologado y que cumpla con todos los requisitos técnicos introducidos en las nuevas normativas. 

Nuestra recomendación es que utilices helloCash.

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Los principales motivos por los que te recomendamos helloCash y por los que destaca de otras opciones son los siguientes:

• VeriFactu: Podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu (y también con la normativa TicketBAI si operas desde el País Vasco).
• Precios imbatibles: Te recomendamos helloCash porque dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español. Además, dispone de un plan gratuito muy generoso.
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Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.