Resumen de la página: Puedes utilizar tu propio certificado digital (personal, de representante o sello de entidad) o, lo más recomendado por sencillez, autorizar a tu proveedor de software para que firme los registros en tu nombre.
La aprobación y posterior implementación de VeriFactu es uno de los temas de conversación más candentes entre empresarios y autónomos.
Con las nuevas normativas, se han introducido una gran cantidad de cambios que modifican sustancialmente la forma en la que los negocios deberán facturar.
Uno de los requisitos más importantes, además de utilizar un software que cumpla con VeriFactu, es que todos los registros de facturación que el software genere estén firmados digitalmente.
Para que el software pueda firmar estos registros de facturación, necesita un certificado digital. Como hemos comentado, estas firmas se realizan digitalmente, y para ello, para que el software realice estas firmas, se necesita un certificado digital.
Pero, ¿qué es esto exactamente? ¿Qué certificado digital hace falta para cumplir con VeriFactu?
Además, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre VeriFactu:
- ¿Necesito un certificado digital para cumplir con Verifactu? – Vemos varias cuestiones relacionadas con esta misma temática.
- Software VeriFactu: Como sabes, para cumplir con VeriFactu tendrás que utilizar software que cumpla con todas las nuevas normativas. En este artículo te haremos una recomendación: helloCash, y veremos qué tendrás que considerar exactamente al elegir un software de este tipo.
- Guía completa sobre VeriFactu: Se trata de nuestra guía principal y más completa sobre VeriFactu, donde vemos todo lo que necesitarás saber.
- Qué es VeriFactu: Vemos exactamente eso, qué es VeriFactu, de forma resumida y al grano.
- Quién está obligado a usar VeriFactu: Vemos quiénes están obligados y quiénes NO están obligados a usar VeriFactu.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu: Las fechas de entrada en vigor de VeriFactu han sido constantemente modificadas desde la aprobación inicial de las nuevas normativas. En este artículo, vemos cuándo entra en vigor VeriFactu de forma definitiva.
- Preguntas frecuentes sobre VeriFactu: Vemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre VeriFactu y sobre su entrada en vigor, respondemos a todo lo que no haya sido tratado o respondido en nuestros otros artículos.
Qué certificado usar para VeriFactu – Índice
- El certificado que necesitas para VeriFactu es el certificado digital del proveedor de software o el tuyo propio: Un certificado de identidad digital.
- ¿Para qué necesito el certificado de firma digital de VeriFactu?
- Tipos de certificados válidos: ¿Qué tipos de certificados necesito para cumplir con VeriFactu?
- Certificado de persona física.
- Certificado de representante.
- Certificado de representante – Siendo tú el representado.
- Sello de entidad (certificado de empresa).
- Otro “certificado” importante: La declaración responsable del proveedor de software.
- ¿Qué software utilizar para cumplir con VeriFactu?
- Preguntas frecuentes.
El certificado que necesitas para VeriFactu es el certificado digital del proveedor de software o el tuyo propio: Un certificado de identidad digital
Así pues, el certificado que necesitarás para cumplir con VeriFactu es un certificado de identidad digital, que puede ser el propio certificado digital del proveedor de software o uno tuyo propio (ya sea tuyo, de tu persona física, o de tu empresa).
Ambas opciones son completamente válidas. No obstante, te recomendamos que, por lo general, utilices el certificado proporcionado por tu proveedor de software, ya que ello supondrá menos trabajo para ti y te ahorrará posibles errores.
¿Para qué necesito el certificado de firma digital de VeriFactu?
Dentro del ecosistema VeriFactu, el certificado digital cumple dos funciones principales:
- Firmar los registros de facturación: El certificado se utiliza para firmar electrónicamente los registros que genera el software. Esto, junto con otras medidas, garantiza la integridad de los registros y su autoría.
- Autenticar la comunicación con la AEAT: Si tu software opera en la modalidad “VeriFactu” (es decir, si has decidido que todos los registros de facturación que el software genere se envíen de forma automática a la AEAT), otra función del certificado digital es la de permitir que tu sistema se identifique (informáticamente) de forma segura ante los servidores de Hacienda.
Tipos de certificados válidos: ¿Qué tipos de certificados necesito para cumplir con VeriFactu?
La normativa permite el uso de distintos tipos de certificados electrónicos. Los más habituales son los siguientes:
Certificado de persona física
Este tipo de certificado digital está vinculado directamente con el DNI de su titular (persona física) y es una opción utilizable principalmente por los autónomos.
El certificado funciona como tu identidad digital personal y, en el contexto de VeriFactu, te permitirá firmar los registros de facturación de tu actividad empresarial que genere tu software.
Sí, es el mismo tipo de certificado que se utiliza para realizar otros tipos de gestiones con la Administración Pública y para autenticar tu identidad digitalmente con las entidades públicas.
Puedes obtenerlo gratuitamente a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o a través de otras entidades certificadoras reconocidas.
Está ligado a ti como persona física, por lo que solo es viable si facturas como autónomo y no como sociedad.
Certificado de representante
Este certificado también está vinculado al DNI de una persona física (generalmente un administrador, apoderado o representante legal, aunque también de un autónomo), pero incluye información adicional que le permite actuar en nombre de una persona jurídica, como una S.L. o una S.A.
Es decir, cuando firmas con este certificado, no lo haces solo a título personal, sino representando oficialmente a tu empresa o a otra entidad.
Para obtenerlo, necesitas acreditar ante la entidad certificadora que efectivamente tienes poderes de representación sobre la sociedad (mediante escrituras, poderes notariales, entre otros).
Aunque es una solución válida para VeriFactu, presenta un inconveniente importante: si el administrador que posee el certificado dimite de su cargo en cualquier momento, cambia de empresa o simplemente el certificado caduca y no se renueva a tiempo, toda la operativa de facturación puede verse comprometida.
Certificado de representante – Siendo tú el representado
La gran mayoría de soluciones de facturación tienen su propio certificado digital con el que firmar los registros de facturación.
Lo que hacen es firmar los registros en tu nombre, con su propio certificado, después de que tú hayas concedido al proveedor los poderes legales y de representación pertinentes (mediante la firma de un documento digital, que tendrás que firmar con tu propio certificado digital, utilizando software como AutoFirma).
Tanto si eres autónomo como si tienes un negocio de tamaño reducido o una empresa, esta es la opción que te recomendamos.
Es la más fácil, la más rápida y la más ágil para ti.
Si quieres utilizar helloCash y quieres ver cómo activar VeriFactu y cómo darnos poderes para realizar las firmas digitales por ti, puedes encontrar más información en este artículo.
Sello de entidad (certificado de empresa)
Este certificado digital se utiliza para entidades jurídicas, principalmente para empresas.
A diferencia de los anteriores, el Sello Electrónico no está vinculado a ninguna persona física, sino directamente al NIF de la empresa.
Está diseñado específicamente para la actuación automatizada de aplicaciones, servidores y sistemas informáticos que operan en nombre de la organización.
En el contexto de VeriFactu, esto significa que tu software de facturación puede funcionar de forma autónoma, firmando registros sin depender de que un administrador específico esté disponible o mantenga activo su certificado personal.
Otro “certificado” importante: La declaración responsable del proveedor de software
Por un lado, está el certificado de tu identidad. Se trata del certificado digital que muy probablemente ya utilices para hacer gestiones con las entidades públicas, es el “certificado digital de toda la vida”. Su función es la de firmar digitalmente los registros de facturación.
Por otro lado, según se establece en las normativas, el software que utilices deberá cumplir con VeriFactu, y esto significa que:
- Requisitos técnicos: Deberá cumplir con ciertos requisitos de funcionamiento técnico.
- Homologación: El software deberá estar homologado por un tercero. Es decir, un tercero autorizado debe haber comprobado que, efectivamente, el software cumple con todos los requisitos.
Así, el proveedor debe facilitar a sus usuarios una declaración responsable; un documento con el que se compromete legalmente a que su solución de facturación cumpla con todas las normativas relativas a VeriFactu.
¿Qué software utilizar para cumplir con VeriFactu?
Si quieres emitir tickets y facturas que cumplan con VeriFactu, nuestra recomendación es que utilices helloCash.
helloCash es un software TPV diseñado para negocios de servicios, comercios minoristas y profesionales independientes.
helloCash destaca del resto de opciones por los siguientes motivos:
- Precios: Disponemos de una de las estructuras de precios más competitivas de todo el mercado español. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
- Plan gratuito: Además, disponemos de un plan gratuito, que podrás utilizar sin ningún tipo de compromiso.
- Facilidad de uso: Algo muy valorado por nuestros usuarios; olvídate de las anticuadas y complejas interfaces de otras soluciones de software TPV. La interfaz de helloCash es fácil, intuitiva, moderna, se siente “amigable”.
- Funcionalidades: helloCash dispone de múltiples y potentes funcionalidades, pensadas para negocios locales de servicios, comercios minoristas y profesionales independientes.
- Actualizaciones automáticas: Por lo general, todas las actualizaciones se ejecutan de forma automática, sin que tú tengas que hacer nada.
- Multidispositivo: Podrás utilizar helloCash desde cualquier ordenador, tablet y móvil.
- Sin descargas: helloCash se utiliza desde el propio navegador, desde nuestra web, iniciando sesión en ella. No se requiere ningún tipo de descarga o instalación. Para móviles y tablets, además, disponemos de una app, que podrás descargar e instalar desde Google Play y desde la App Store, en segundos, como cualquier otra app.
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Preguntas frecuentes
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.
No. Cl@ve sirve para identificarte al acceder a sedes electrónicas, pero VeriFactu exige una firma electrónica criptográfica en cada registro, algo que solo permite un certificado digital completo o un sello electrónico.
Sí. Si no delegas la firma en tu proveedor de software, el certificado debe estar instalado y accesible técnicamente en cada dispositivo físico desde el que emitas una factura para poder firmarla al instante.
Sí, es un trámite estándar y regulado. El apoderamiento se limita específicamente a la colaboración social para la gestión de facturación, sin dar acceso total ni indiscriminado a tus otras gestiones tributarias personales.
Tu sistema dejará de cumplir la normativa inmediatamente, ya que no podrá firmar los registros ni enviarlos. Deberás renovarlo de urgencia o cambiar a la modalidad de firma por el proveedor para no detener tu actividad.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.