Cómo emitir una factura: Guía completa de emisión de facturas

En estos últimos años, se han introducido una serie de nuevas obligaciones de facturación que, si antes estar al día con las normativas que afectan a los negocios ya era difícil, ahora mismo lo es todavía muchísimo más.

Además, debido a las nuevas obligaciones, muchos negocios y autónomos se van a ver obligados a cambiar sus sistemas de facturación.

En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la emisión de facturas, teniendo en cuenta y haciendo especial hincapié en las nuevas normativas (VeriFactu). Veremos, en detalle, cómo emitir una factura y qué se debe tener en cuenta.

Además, para complementar esta guía, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre facturación:

• Cómo emitir facturas verificables: Este artículo es otra guía sobre emisión de facturas, podría considerarse una segunda parte del artículo actual, pero más centrada en VeriFactu y en qué hay que hacer para que las facturas cumplan con las nuevas normativas.
• Ejemplo de factura VeriFactu: Vemos imágenes de ejemplos de facturas completas y tickets VeriFactu, así como otra información relevante.
• Cómo emitir facturas rectificativas: Este artículo es una guía completa sobre cómo emitir facturas rectificativas o de anulación, ya que con VeriFactu modificar o corregir facturas ya emitidas no está permitido.
• Guía sobre el QR de VeriFactu: Con VeriFactu, todas las facturas, ya sea completas o simplificadas, deben llevar un código QR que permita su identificación y verificación. En este artículo lo explicamos absolutamente todo sobre este código QR.
• Normativa del ticket de compra: Vemos las normativas y detalles relevantes para la emisión de tickets, es decir, de facturas simplificadas, el tipo de factura más utilizado en los negocios B2C (es decir, cuyos clientes son principalmente consumidores finales).
• ¿Es necesario un certificado para cumplir con VeriFactu? – Vemos si, efectivamente, hace falta algún tipo de certificado para cumplir con VeriFactu, y explicamos todos los detalles relevantes al respecto.
• Qué certificado necesito para VeriFactu: En línea con el punto anterior, vemos qué tipos de certificados digitales existen y es posible utilizar para cumplir con VeriFactu.
• Ley Crea y Crece: Lo explicamos absolutamente todo sobre la normativa que impone el uso de la factura electrónica en operaciones entre autónomos y/o empresas (no debe confundirse con VeriFactu, que es una normativa diferente).
• Qué es la factura electrónica: Lo dicho, damos una explicación completa y con todo lujo de detalle sobre qué es exactamente la factura electrónica.
• Cuándo entra en vigor la factura electrónica: Vemos las últimas novedades y fechas de entrada en vigor de la factura electrónica (de lo estipulado en la Ley Crea y Crece en relación a la factura electrónica).
• Quién estará obligado a facturar electrónicamente: Vemos qué empresas estarán obligadas, según la Ley Crea y Crece, a facturar electrónicamente.
• Quién NO está obligado a facturar electrónicamente: En línea con el artículo del punto anterior, en este vemos qué empresas y autónomos NO estarán obligados a utilizar la factura electrónica.
• Cómo facturar en un negocio pequeño: Damos consejos y tips, además de un paso a paso, para empezar a facturar conforme a las nuevas normativas (para negocios pequeños).

Software de emisión de facturas: Elige helloCash – Índice

• Cómo emitir una factura usando un software de facturación y cuál elegir.
• ¿Por qué es tan importante facturar bien?
• Tipos de facturas (y cuándo usar cada una).
• Factura simplificada (El antiguo “ticket”).
• Factura completa (u ordinaria).
• Factura rectificativa (Para corregir errores).
• Factura recapitulativa.
• Factura proforma.
• La factura electrónica.
• Plazos de emisión y envío.
• Conservación de las facturas: ¿Cuánto tiempo estoy obligado a guardar las facturas que emito?
• Preguntas frecuentes.

Cómo emitir una factura usando un software de facturación y cuál elegir

Facturar es muy sencillo. Para emitir una factura, lo único que necesitas es un software de facturación. Lo único que tienes que hacer es crear una cuenta en helloCash, introducir los datos fiscales de tu negocio, activar el modo VeriFactu y listo, ya podrás hacer facturas con solo unos pocos clics.

Estos son los pasos a seguir para emitir una factura:

1. Accede al menú “Caja registradora” dentro de tu cuenta de helloCash.
2. Selecciona la opción “Nuevo ticket” para iniciar una nueva venta.
3. Añade los productos o servicios necesarios escaneando los artículos o indicándolos manualmente.
4. Haz clic en el botón “Pago” una vez hayas incluido todo lo que vas a facturar.
5. Elige el método de pago que va a utilizar el cliente (efectivo, tarjeta, etc.).
6. Finaliza la operación para que el sistema genere el documento automáticamente.
7. Selecciona si deseas imprimir el ticket, descargarlo en PDF o enviarlo directamente por email o WhatsApp.

Sí, emitir una factura es así de fácil. Hemos hecho muchos artículos al respecto, en los que hemos ahondado en muchos aspectos diferentes de las normativas y procesos de facturación; no obstante, la esencia de todo puede resumirse en estos pasos descritos.

¿Por qué es tan importante facturar bien?

Facturar no es un simple trámite administrativo. Emitir tus facturas correctamente es prácticamente una obligación legal. Estas son las razones principales:

• Evitar sanciones de Hacienda: Esta es la razón más evidente. Con la entrada en vigor de normativas como la Ley Antifraude y VeriFactu, la Agencia Tributaria es mucho más estricta. Un error en la secuencialidad, la fecha o la falta de datos o formatos obligatorios puede derivar en multas considerables. 
• Acelerar el cobro: Una factura clara, que detalle bien los conceptos y los plazos, reduce los posibles errores o fricciones a la hora de la realización del pago. Hay menos margen para disputas o preguntas que retrasen el cobro, ahorrándote tiempo.
• Proyectar una imagen profesional: La factura es, a menudo, el último punto de contacto de una venta. Entregar un documento que cumpla con todos los estándares legales y tenga un diseño limpio refuerza la confianza del cliente en tu marca.
• Simplificas tu contabilidad: Facturar correctamente desde el origen te ahorra dolores de cabeza al final del trimestre.

Tipos de facturas (y cuándo usar cada una)

No todas las facturas son iguales. Hay distintos tipos de facturas, cada tipo pensado para determinadas casuísticas concretas.

Los principales tipos de facturas son los siguientes:

1. Factura simplificada (El antiguo “ticket”)

El conocido como ticket de compra (también afectado por las nuevas normativas). Es la tipología de factura más utilizada en operativas B2C, es decir, en las que el cliente es un consumidor final, por ejemplo, comercios, hostelería y venta al por menor. Desde 2013 sustituye legalmente al ticket de caja.

Como hemos mencionado, se utiliza en ventas a consumidores finales (particulares) por importes de hasta 400 € (IVA incluido). En ciertos sectores como hostelería, peluquerías o transportes, este límite sube hasta los 3.000 €.

En este tipo de factura, no es necesario incluir los datos fiscales del cliente (nombre, dirección, NIF), a menos que él te lo pida expresamente (por ejemplo, para poder deducir el gasto si es un autónomo o empresa).

2. Factura completa (u ordinaria)

Es la factura “de toda la vida” y el estándar en las operaciones entre autónomos y/o empresas.

Debe utilizarse siempre que el cliente sea otra empresa o autónomo (B2B), cuando el importe supere los límites de la simplificada antes mencionados, o cuando un particular exija la realización de una factura completa (por ejemplo, para que pueda desgravarse el gasto en su declaración de la renta).

En este tipo de factura, es obligatorio que aparezcan todos los datos fiscales, tanto los tuyos como los del cliente (Nombre/Razón social, NIF y domicilio fiscal).

3. Factura rectificativa (Para corregir errores)

Con VeriFactu, queda prohibido modificar facturas que ya hayan sido emitidas, incluso si es para realizar una corrección.

Para modificar o incluso anular una factura, lo que se debe usar es una factura rectificativa (lo explicamos en detalle aquí).

Este tipo de factura se utiliza cuando se ha emitido cualquier tipo de error en la emisión, por ejemplo, cualquier error en el precio o en el tipo de IVA. También se puede utilizar cuando un cliente hace una devolución de mercancía.

Debe tener su propia serie numérica y hacer referencia explícita a la factura original que corrige. Generalmente, tendrá un importe negativo.

4. Factura recapitulativa

Sirve para simplificar la gestión administrativa con clientes recurrentes. Se utiliza para agrupar y facturar distintos pagos u operaciones en una misma factura.

Se puede utilizar, por ejemplo, si se vende varias veces al mismo cliente dentro de un mismo mes natural.

Por ejemplo, en lugar de hacer una factura nueva cada vez que un cliente compra algo pequeño, se le entrega un albarán (nota de entrega) en cada transacción. Al final del mes, se agrupan todos esos albaranes y se hace una única factura con el importe total.

Es muy importante tener en cuenta lo siguiente:

• Periodo de las ventas: Todas las ventas deben pertenecer al mismo mes natural. No es posible mezclar ventas de, por ejemplo, marzo y abril en la misma factura.
• Fecha límite para emitir la factura: Este tipo de factura debe emitirse como fecha límite el día 16 del mes siguiente al mes natural en el que tuvieron lugar las transacciones por las que se va a emitir la factura recapitulativa. 

5. Factura proforma

Técnicamente no es una factura real y no tiene validez fiscal (no debes contabilizarla ni enviarla a Hacienda).

Esta factura funciona como un borrador o presupuesto previo. Sirve para que el cliente sepa cuánto le costará el servicio o para que pueda solicitar financiación antes de la compra definitiva.

6. La factura electrónica

La factura electrónica no es algo nuevo que se haya introducido con la Ley Crea y Crece. Lleva existiendo como un formato de facturación legal desde 2003, con la introducción del Real Decreto 1496/2003.

Desde el año 2015, con la aprobación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, el uso de la factura electrónica es obligatorio en operaciones con las Administraciones Públicas.

Ahora, lo que se ha introducido con La Ley Crea y Crece, entre otros, es su obligatoriedad también en operaciones B2B, es decir, en operaciones entre empresas y/o autónomos.

En pocas palabras, la factura electrónica es un archivo de datos estructurados (generalmente en formatos como XML o Facturae). Es un fichero creado por tu software que se envía directamente al software de tu cliente. Los software “hablan” entre ellos sin necesidad de que una persona teclee los datos de nuevo o envíe archivos por fuera; no es necesario enviar un PDF de la factura a tu cliente, es el software el que enviará la factura, directamente al software de tu cliente.

Plazos de emisión y envío

Los plazos de emisión y envío dependen de quién sea tu cliente. Si tu negocio opera principalmente con particulares (B2C), debes emitir y entregar la factura en el mismo momento de la operación. 

Sin embargo, si facturas a otras empresas o autónomos (B2B), tienes hasta el día 16 del mes siguiente para emitirla.

Una vez emitido el documento, dispones legalmente de un mes para enviárselo al cliente, aunque lo ideal es hacerlo cuanto antes para no retrasar el cobro. 

Ten especial cuidado en los cierres de trimestre: aunque la ley te permita emitir la factura días más tarde (por ejemplo, en abril una venta de marzo), la operación debe declararse en el trimestre en el que realmente se realizó el servicio para evitar desajustes en el IVA.

Conservación de las facturas: ¿Cuánto tiempo estoy obligado a guardar las facturas que emito?

Debes conservar las facturas que emitas durante 4 años, según lo impuesto por Hacienda, pero el Código de Comercio impone un plazo de 6 años. La ventaja de helloCash es que, al estar en la nube, actúan como archivo digital duradero, evitando que pierdas tickets porque se borre la tinta térmica o se extravíen papeles.

Preguntas frecuentes

A continuación, responderemos a algunas de las dudas más frecuentes de los usuarios.

Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.