Resumen: La normativa VeriFactu exige emitir facturas simplificadas (tickets) mediante software homologado que garantice la trazabilidad e incluya código QR. La factura simplificada se puede utilizar únicamente en ventas B2C de hasta 400€, aunque hay excepciones.
La factura simplificada es el documento que los comercios, bares, restaurantes y la mayoría de negocios que venden a particulares utilizan a diario. Se podría decir que es, por excelencia, “la factura utilizada en el B2C, en las operaciones con consumidores finales”, es la factura por antonomasia de los negocios locales.
Popularmente, se la denomina “ticket de compra“.
Con la llegada de VeriFactu y otros cambios normativos recientes, las obligaciones de facturación se han vuelto más complejas. La forma en la que autónomos y empresas deben facturar ha cambiado significativamente.
Estas nuevas normativas han afectado a todos los tipos de facturas y procesos de facturación, también a las facturas simplificadas (tickets de compra).
En este artículo, veremos todo lo que necesitas saber sobre las facturas simplificadas: qué son, cuándo y cómo debes utilizarlas, qué datos deben contener, cómo afecta VeriFactu a su emisión y conservación, qué tipos de facturas simplificadas existen, entre otros.
Además, si necesitas más información sobre este y otros aspectos de las normativas y procesos de facturación en España, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos sobre la temática:
- Normativa de ticket de compra: Este artículo es, en realidad, la primera parte del artículo actual, en el que vemos la normativa de ticket de compra actual, qué es una factura simplificada, entre otros.
- Qué es la factura electrónica: En este artículo vemos en detalle qué es la factura electrónica y qué cambios implica.
- Facturae y VeriFactu: Vemos cuáles son las diferencias exactas entre Facturae y VeriFactu, en qué difieren y por qué no son lo mismo.
- Quién debe facturar electrónicamente: En este artículo, vemos qué empresas y qué autónomos estarán obligados a utilizar la factura electrónica en operaciones B2B en cuanto su obligatoriedad entre en vigor.
- Quién NO debe facturar electrónicamente: En línea con el artículo anterior, en este artículo vemos que empresas y qué autónomos NO estarán obligados a utilizar la factura electrónica en las operaciones B2B.
- Ejemplo de factura VeriFactu: En este artículo, vemos un ejemplo visual (una imagen) de cómo son las facturas verificables, es decir, las facturas emitidas con un software VeriFactu.
- Factura VeriFactu: Cómo emitir facturas verificables: Vemos cómo emitir facturas verificables, es decir, facturas que cumplen con VeriFactu, y qué pasos seguir.
- Factura rectificativa: En este artículo, explicamos en detalle qué se debe hacer exactamente para anular o para modificar una factura ya emitida.
- ¿Quién está obligado a usar VeriFactu? : Vemos qué empresas y qué autónomos están obligados a utilizar VeriFactu.
- ¿Tienen las tiendas y comercios que cumplir con VeriFactu?: En línea con el artículo anterior, vemos si VeriFactu también aplica al comercio minorista y si existen excepciones.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu: En este artículo, vemos qué cambios ha habido en las fechas y cuándo entrará en vigor finalmente VeriFactu.
- Normativa de cajas registradoras: Vemos cómo se verán afectadas las cajas registradoras por las nuevas normativas (por ejemplo, por VeriFactu).
- Cómo facturar en un negocio pequeño: Damos tips para negocios pequeños sobre cómo adaptarse a las nuevas normativas de facturación.
Guía completa sobre la factura simplificada y la AEAT/Verifactu – Índice
- Qué es una factura simplificada.
- Diferencia entre una factura y una factura simplificada.
- ¿En qué sectores y tipos de operaciones se permite un límite mayor en el importe de la factura simplificada?
- Factura de canje: qué es.
- Factura de canje y VeriFactu.
- Entonces, ¿cómo convertir una factura simplificada en una factura completa?
- Requisitos de la factura simplificada.
- ¿Cómo y cuánto tiempo debo conservar las facturas simplificadas?
- Tipos de facturas simplificadas.
- Factura simplificada cualificada.
- Factura simplificada recapitulativa.
- Factura simplificada rectificativa.
- Factura REBU.
- Régimen especial de las agencias de viajes.
- Régimen especial del criterio de caja.
- ¿Qué software de facturación utilizar?
- Preguntas frecuentes.
Qué es una factura simplificada
Una factura simplificada es un documento fiscal que se utiliza para registrar la venta de bienes o servicios sin necesidad de que se deban incluir los datos fiscales del cliente, es decir, es una forma de facturación más sencilla y “simplificada”. Es el conocido popularmente como ticket de compra.
Este tipo de facturas está pensado principalmente para el sector B2C, es decir, para las transacciones de bajo importe con consumidores finales que no necesitan deducirse el gasto fiscalmente.
Por ejemplo, algunos de los sectores donde su uso es más común son la hostelería, el comercio minorista, el sector de la peluquería, centros de estética, transportes, servicios a domicilio y cualquier negocio que opere con consumidores finales.
Aunque popularmente se las sigue llamando “tickets de compra”, desde 2013 la denominación correcta es factura simplificada, tal como estableció el Real Decreto 1619/2012. El cambio no fue solo de terminología: también se obligó a que aparecieran ciertos datos mínimos obligatorios y se estandarizaron ciertas cuestiones del formato.
Diferencia entre una factura y una factura simplificada
La principal diferencia entre una factura simplificada y una factura completa radica en los datos obligatorios; en la factura simplificada, no es obligatorio que aparezcan los datos fiscales del cliente, mientras que en la factura ordinaria, sí.
También existen diferencias en los límites de importe.
En las facturas simplificadas, como hemos comentado, no es obligatorio identificar al cliente. Son anónimas por defecto, lo que agiliza enormemente el proceso de venta. En muchos sectores y tipologías de negocio, sencillamente, no sería viable identificar a cada cliente y solicitar su información fiscal para poder hacer una factura (restaurantes, kioscos, máquinas expendedoras, peluquerías, supermercados, etc).
El límite general del importe para poder emitir una factura simplificada es de 400 euros (IVA incluido). Es decir, no es legal emitir una factura simplificada por un importe (IVA incluido) superior a los 400 euros. Sin embargo, este límite se amplía hasta los 3.000 euros en sectores específicos como hostelería, transporte, peluquerías, servicios a domicilio, discotecas, instalaciones deportivas, tintorería, autopistas de peaje, entre otros.
En las facturas completas, por el contrario, se debe identificar obligatoriamente al cliente con su nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. No tienen límite de importe y son obligatorias en todas las operaciones B2B (entre empresas o autónomos) y en las ventas a distancia (aunque sean ventas con particulares), independientemente del importe de la transacción.
Desde el punto de vista técnico, con VeriFactu, ambas deben emitirse con software homologado que cumpla con ciertos requisitos técnicos. También deben estar encadenadas digitalmente mediante un hash y su numeración debe ser correlativa. El software de facturación debe generar un archivo XML para cada factura emitida, en este archivo, no obstante, ambos tipos de facturas se etiquetan de forma distinta.
¿En qué sectores y tipos de operaciones se permite un límite mayor en el importe de la factura simplificada?
Como hemos comentado, el límite de importe para las facturas simplificadas es de 400 euros, no obstante, hay excepciones.
Los casos, excepciones, en los que se pueden emitir tickets de compra (facturas simplificadas) por importes superiores a 400 euros, con un límite de importe de 3.000 euros, son los siguientes:
- Ventas al por menor: Entendidas como entregas de bienes muebles corporales o semovientes (animales) en las que el destinatario no es un empresario o profesional autónomo (es decir, se trata de una venta al consumidor final).
- Ventas o servicios en ambulancia: Venta ambulante o en mercadillos.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor: Venta directa puerta a puerta.
- Transporte de personas y sus equipajes: Taxis, VTC, autobuses, entre otros.
- Servicios de hostelería y restauración: Bares, restaurantes, cafeterías y, en general, suministro de bebidas o comidas para su consumo en el acto.
- Salas de baile y discotecas.
- Servicios telefónicos: Prestados mediante cabinas o tarjetas que no permiten la identificación directa del portador.
- Peluquerías e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas: Gimnasios, pistas de pádel, piscinas, entre otros.
- Revelado de fotografías y servicios de estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos: Parkings públicos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Autopistas de peaje.
Factura de canje: qué es
La factura de canje es el procedimiento de facturación y administrativo por el que se reemplaza una factura simplificada anónima que ya ha sido emitida por una factura completa con los datos fiscales del receptor. Usualmente, suelen utilizarse cuando el cliente, habiendo recibido inicialmente una factura simplificada / ticket, la solicita posteriormente para poder deducirse el gasto (ya que un autónomo o empresa, para poder deducirse el gasto de una factura, sus datos fiscales deben constar en esta).
Seguro que te ha pasado más de una vez. Un cliente compra algo en tu tienda y le entregas el ticket habitual (factura simplificada anónima). Días después, ese mismo cliente te llama diciendo que necesita una factura con sus datos porque resulta que la compra era para su empresa y quiere deducirse el IVA. Ahí es donde entra en juego la factura de canje.
El objetivo de este procedimiento es permitir la deducción fiscal al cliente sin duplicar la venta en tu contabilidad. No estás vendiendo dos veces el mismo producto, tampoco estás emitiendo dos facturas diferentes (lo que te generaría un problema de contabilidad; a nivel contable, sería como si estuvieras vendiendo el mismo producto dos veces), simplemente estarías sustituyendo reemplazando la factura por otra.
Factura de canje y VeriFactu
Aquí es donde las cosas se complican un poco (por si hasta ahora no fueran ya suficientemente complicadas).
Con el Reglamento VeriFactu y la Ley Antifraude, está estrictamente prohibido editar o modificar una factura que ya ha sido emitida. Simplemente, no es posible “abrir el ticket viejo en el sistema, ponerle los datos fiscales del cliente y volvérselo a enviar”.
El documento que generases no tendría validez legal, y tanto tú como tu cliente podríais terminar teniendo problemas legales.
De todas formas, el software que utilices, si está homologado y cumple con VeriFactu, tampoco debería permitirte modificar una factura ya emitida.
La solución técnica válida y legal es la emisión de una factura de canje, que con VeriFactu se realizaría mediante una factura rectificativa.
Es decir, no existe una “factura de canje” como tal, aunque se denomine así popularmente, no existe en la normativa VeriFactu, lo que sí existe y sí se debe utilizar en este caso es la factura rectificativa.
La factura rectificativa no “borra” la simplificada original, sino que la anula o la deja sin efecto mediante una referencia interna, quedando el saldo de esta a cero, y al mismo tiempo emite una nueva factura completa con los datos correctos del cliente.
Además, este proceso debe quedar registrado en el log de eventos del sistema para mantener la trazabilidad completa de todas las operaciones, tal y como se exige en las nuevas normativas. No te preocupes, tú no tendrás que hacer nada a este respecto, el software de facturación lo hará por ti (mantener dichos registros).
Entonces, ¿cómo convertir una factura simplificada en una factura completa?
Con VeriFactu, como hemos comentado, no existe una factura rectificativa como tal. En su lugar, lo que está previsto para estas situaciones son las facturas rectificativas.
Los pasos a seguir para sustituir una factura simplificada por una factura completa con VeriFactu son los siguientes:
- Paso 1: Primero que nada, localiza la factura simplificada original en tu sistema de facturación. Necesitas tener a mano el número de factura y la fecha de emisión.
- Paso 2: Emite una factura rectificativa por sustitución. Esto es reemplazará a tu factura simplificada anterior (en realidad, la anulará). La nueva factura debe hacer referencia explícita al número de la factura simplificada que está sustituyendo.
- Paso 3: Habiendo ya anulado la factura simplificada, ahora emite una factura nueva, desde cero pero, esta vez, una factura completa. En la propia factura, haz referencia (esto es opcional pero recomendable) a la factura original y a la correspondiente factura rectificativa que hayas emitido, explicando brevemente el motivo de la emisión de esta nueva factura completa.
La factura simplificada original quedará anulada (con saldo neutro, es decir, sin efecto contable), y la nueva factura completa (que incluye el NIF y los datos del cliente) es la que tendrá validez. Todo este proceso queda registrado automáticamente en el log de eventos del sistema de facturación que utilices.
Requisitos de la factura simplificada
Toda factura simplificada debe contener una serie de datos obligatorios. Por un lado, los datos base que ya eran obligatorios hasta ahora, por otro lado, ciertos datos adicionales impuestos con la introducción de VeriFactu.
Los datos base que toda factura simplificada debe y debía incluir antes de VeriFactu son los siguientes:
- NIF y el nombre o denominación social del emisor.
- Número de factura y serie (la numeración debe ser correlativa).
- Fecha de expedición.
- Descripción clara del bien vendido o servicio prestado.
- Tipo impositivo del IVA aplicado.
- Importe total a pagar.
Con VeriFactu, como hemos comentado, se añaden nuevos requisitos que deben aparecer obligatoriamente en el documento impreso o digital que entregues al cliente:
- Código QR: Es obligatorio, debe ser legible, debe seguir ciertos formatos determinados obligatorios y debe enlazar (al ser escaneado) a la URL oficial de la Agencia Tributaria que permita la verificación de esa factura concreta. Este QR permite a cualquiera comprobar al instante la autenticidad y validez legal de la factura.
- Frase “Veri*factu”: Solo aparece si tu sistema utiliza la modalidad “VeriFactu”, también conocida como modalidad de “Remisión voluntaria”, es decir, si envías los datos de cada factura a Hacienda en tiempo real. Puedes encontrar más información sobre las modalidades de VeriFactu aquí. Si no usas esta modalidad, la frase no debe aparecer, solo el QR.
- Hash parcial: Junto al código QR debe aparecer una cadena alfanumérica que es un fragmento de la huella digital de la factura. Sirve para verificación manual en caso de que el QR no pueda escanearse por algún motivo.
Además, hay un último requisito técnico, invisible para el usuario: el software debe registrar desde qué dispositivo (caja registradora o TPV) se emitió cada factura, guardando el ID del dispositivo. Por último, cabe mencionar que el software con el que emitas la factura debe ser un software homologado y que cumpla con VeriFactu.
¿Cómo y cuánto tiempo debo conservar las facturas simplificadas?
El plazo de conservación es de 6 años según el Código de Comercio, aunque la Ley Tributaria exige un mínimo de 4 años. Por seguridad, se recomienda conservarlas durante 6 años.
Con VeriFactu, la obligación de conservación de facturas se extiende a más formatos. La conservación ya no debe ser únicamente en formato físico (el papel térmico del ticket se borra con el tiempo y ya no sirve). La obligación legal ahora es conservar el archivo informático (XML) original generado por el software, que contiene la firma digital y la huella.
Estos archivos deben estar disponibles para su consulta y envío inmediato a la AEAT en caso de requerimiento.
Tipos de facturas simplificadas
Dicho todo esto, no todas las facturas simplificadas son iguales. Existen variantes según su función específica y el tipo de operación que documentan.
Los tipos de facturas simplificadas en España son los siguientes:
Factura simplificada cualificada
Es una factura simplificada que, de forma excepcional, incluye el NIF y el domicilio del cliente. Se utiliza cuando el cliente quiere poder deducir el IVA, pero la operación no supera los límites de importe que permiten usar una factura simplificada. Es decir, es una mezcla entre una factura completa y un ticket.
La principal ventaja de este tipo de factura es que permite al destinatario deducir fiscalmente el gasto sin necesidad de emitir una factura completa con todos los datos necesarios y obligaciones adicionales que ello conlleva.
Factura simplificada recapitulativa
Esta tipología de factura agrupa varias operaciones (tickets o albaranes) de un mismo cliente que se hayan realizado dentro de un mismo mes natural. Este tipo de factura también existe en forma de factura completa. Es útil con aquellos clientes habituales que realicen múltiples compras pequeñas dentro de un mismo mes natural. La finalidad de este tipo de facturas es simplificar la contabilidad de las partes involucradas.
En esta factura, se deben detallar las fechas y números de serie de las operaciones que se agrupen. Además, el total acumulado no puede superar el límite de 3.000 euros.
Factura simplificada rectificativa
Esta tipología de factura se emite para corregir errores o realizar modificaciones en facturas simplificadas ya emitidas. También se emplean para gestionar las devoluciones de productos.
Obligatoriamente, debe tener una serie de numeración diferente y específica (por ejemplo, la serie R). También debe indicar claramente el motivo de la rectificación y el número de la factura original (la que se va a corregir).
Factura REBU
Se aplica exclusivamente en el contexto del Régimen Especial de Bienes Usados, que afecta a negocios de antigüedades, compraventa de segunda mano y arte.
La factura debe incluir la frase: “Régimen especial de los bienes usados”. A diferencia de las facturas normales, en las REBU no se desglosa el IVA, porque este va incluido en el margen de beneficio que obtiene el vendedor.
Régimen especial de las agencias de viajes
Se trata de un régimen especial de facturación, que incluye servicios de viaje, tours y paquetes turísticos. La factura debe incluir la frase: “Régimen especial de las agencias de viajes”.
En este caso, el IVA está incluido en el precio total y no se puede desglosar ni deducir por el cliente de forma estándar, porque el régimen funciona de manera diferente al IVA convencional.
Régimen especial del criterio de caja
Aplica a aquellas empresas que han optado por pagar el IVA solo cuando cobran la factura, no cuando la emiten. Es una ventaja de tesorería importante para ciertos negocios.
La factura debe incluir obligatoriamente la frase: “Régimen especial del criterio de caja”. Esta inscripción informa al cliente de que no puede deducirse ese IVA hasta que no haya realizado el pago de la factura.
¿Qué software de facturación utilizar?
Para cumplir con todos los cambios normativos, es esencial que utilices un software de facturación que esté homologado. Las sanciones por incumplir VeriFactu o emitir facturas simplificadas (o cualquier tipo de factura) que no cumplan con los requisitos o habiendo utilizado un software que no está homologado pueden llegar a ser muy elevadas.
Más concretamente, las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por cada año fiscal en que hayas incumplido las normativas desde la introducción de su obligatoriedad y por cada solución no homologada que hayas utilizado.
Sí, las sanciones recaerían sobre ti.
Si operas en un sector en el que se emiten facturas simplificadas de forma habitual (es decir, si tienes un comercio, un negocio local de servicios como una peluquería o casi cualquier negocio de venta directa al público), nuestra recomendación es que utilices helloCash.
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Preguntas frecuentes
A continuación, responderemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.
Sí, si se incluyen los datos fiscales básicos del receptor, principalmente el nombre, NIF y dirección de este, así como el desglose completo del IVA.
No es obligatorio imprimirlo si el cliente acepta recibirlo en formato electrónico. La normativa permite la expedición y envío de facturas en formato electrónico / digital.
No, no sirve como sustituto y, de hecho, la factura proforma no tiene validez legal. La factura proforma es solo un documento informativo sin validez fiscal ni contable. Entregar una proforma y cobrar al cliente sin emitir la factura simplificada definitiva (con su QR y numeración) es una infracción tributaria sancionable.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.