Resumen: El precio de una caja registradora que cumpla con VeriFactu es de entre 300 y 1000 euros. Pero nuestra recomendación es que utilices un sistema TPV, ya que te resultará más versátil, más fácil, más escalable y más económico.
El precio de un sistema adaptado a VeriFactu dependerá de varios factores, pero en líneas generales, los costes suelen ser los mismos que los de cualquier sistema de TPV tradicional, entre 0 y 100 euros al mes por el software, y entre 100 y 2.000 euros (pago único) si es necesario sustituir tu hardware.
Con las cajas registradoras es otra historia: son menos opciones las que cumplen con VeriFactu, pero las hay, y su precio es de entre 300 y 1000 euros. Además, no emplean tecnología cloud.
El precio de las cajas registradoras que cumplen con VeriFactu es superior al precio de las cajas registradoras convencionales, que se situaba entre los 200 y 600 euros.
Nuestra recomendación es que NO compres una caja registradora (aunque cumpla con VeriFactu), un sistema TPV es mucho mejor que una caja registradora, puedes ver el porqué aquí.
De hecho, algunas de las soluciones de “caja registradora” adaptadas a VeriFactu que hemos visto que se están comercializando son, en realidad, sistemas TPV, pero con un teclado y una pantalla que recuerdan a las máquinas registradoras.
En este artículo, vamos a desgranar exactamente cuál puede ser el coste real de adaptación a VeriFactu y qué elementos influirán en tu presupuesto, enfocándonos principalmente, no en la adaptación mediante la adquisición de una caja registradora homologada, sino en la adaptación mediante el uso de sistemas TPV.
Además, si necesitas más información sobre la nueva normativa, te invitamos a que eches un vistazo a nuestros otros artículos:
- Caja registradora VeriFactu: Vemos las ventajas de utilizar helloCash para emitir tickets y facturas que cumplan con VeriFactu en lugar de una caja registradora.
- VeriFactu – Precios: Vemos los precios del software VeriFactu y de realizar una migración a un sistema de este tipo.
- Normativa de ticket de compra: Vemos y explicamos en qué consiste la normativa de tickets de compra actual.
- Qué es la factura electrónica: En este artículo, vemos en detalle qué es y en qué consiste la factura electrónica (la cual también será obligatoria pronto).
- Facturae y VeriFactu: Vemos cuáles son las principales diferencias entre Facturae y VeriFactu, y por qué no son lo mismo.
- Quién debe facturar electrónicamente: En este artículo detallamos qué empresas y qué profesionales estarán obligados a facturar electrónicamente una vez las obligaciones expuestas en la Ley Crea y Crece entren en vigor.
- Quién NO debe facturar electrónicamente: En este artículo detallamos lo contrario, quiénes NO estarán obligados a utilizar la factura electrónica una vez las obligaciones expuestas en la Ley Crea y Crece entren en vigor.
- Ejemplo de factura VeriFactu: En este artículo, vemos un ejemplo (con imágenes) de una factura verificable, es decir, de una factura emitida con un software VeriFactu.
- Factura VeriFactu: Cómo emitir facturas verificables: En este artículo, vemos el paso a paso necesario para emitir facturas que cumplan con VeriFactu.
- Factura rectificativa: Explicamos en qué consisten las facturas rectificativas en VeriFactu, cómo se deben emitir y cómo se debe cancelar, modificar o anular una factura en cumplimiento con las nuevas normativas.
- ¿Quién está obligado a usar VeriFactu? : En este artículo, vemos qué empresas y qué autónomos estarán obligados a cumplir con VeriFactu.
- ¿Tienen las tiendas y comercios que cumplir con VeriFactu?: En línea con el artículo anterior, en este artículo vemos cómo afectará VeriFactu a las tiendas y comercios minoristas.
- Cuándo entra en vigor VeriFactu: En este artículo, detallamos todas las fechas más importantes (pasadas y futuras) sobre la normativa VeriFactu, además, vemos cuándo entrará finalmente en vigor.
- Normativa de cajas registradoras: Vemos en detalle qué normativas regulan el uso y los requisitos que deben cumplir las cajas registradoras en España.
- Cómo facturar en un negocio pequeño: En este artículo, damos consejos sobre adaptación a las nuevas normativas orientados al pequeño comercio.
Precio de una caja registradora VeriFactu – Índice
- ¿Cuánto cuesta realmente una caja registradora Verifactu? Desglose de precios.
- El precio del hardware (TPV, tablets y periféricos).
- Modelos de pago por el software Verifactu.
- Suscripciones mensuales (SaaS): Ventajas e inconvenientes.
- Licencias de pago único: ¿Siguen existiendo o son un mito?
- Costes de instalación, volcado de datos y puesta en marcha.
- Mantenimiento técnico y actualizaciones futuras.
- Factores de los que depende el precio de una caja registradora o software VeriFactu.
- Tamaño del negocio y número de terminales.
- Funcionalidades adicionales (Control de stock, fidelización, reservas).
- Nivel de integración: Conexión directa con otras herramientas.
- Sector de actividad: Hostelería vs. Retail vs. Servicios.
- Comparativa de escenarios: Opciones en el mercado según tu presupuesto.
- Escenario económico: Actualización de tu software actual (Si es posible).
- Escenario intermedio: Adquisición de un TPV básico “todo en uno”.
- Escenario premium: Sistemas de gestión integral y multi-tienda.
- Los riesgos de las soluciones “pirata”: Evita sanciones de hasta más de 50.000.
- Nuestra recomendación: Elige helloCash (por los siguientes motivos).
- Preguntas frecuentes sobre la adaptación a VeriFactu de las cajas registradoras y sus precios.
¿Cuánto cuesta realmente una caja registradora Verifactu? Desglose de precios
Como hemos comentado, el precio de un sistema VeriFactu es el mismo que el de cualquier sistema convencional. El precio se puede desglosar según los distintos elementos que conforman cualquier sistema TPV:
- El software: Que es, usualmente, el elemento que se encarga de la emisión de los tickets y facturas y, por ende, sobre el que recaen la gran mayoría de obligaciones de la normativa VeriFactu. El modelo de pago del software suele ser la suscripción mensual.
- El hardware: Usualmente, un datáfono, impresora térmica, cajón portamonedas y/o escáneres de códigos de barras. El modelo de pago del hardware suele ser el pago único. No obstante, los datáfonos suelen incluir comisiones adicionales por transacción.
Además, la adaptación a VeriFactu puede conllevar ciertos costes adicionales si vas a tener que migrar de sistema:
- Costes de instalación, volcado de datos y puesta en marcha.
- Mantenimiento técnico e instalaciones futuras.
El precio del hardware (TPV, tablets y periféricos)
Un sistema TPV completo se compone de software (el software TPV) y de hardware (una impresora térmica, un datáfono, cajones portamonedas, escáneres de códigos de barras, entre otros).
No obstante, la ley especifica que lo que debe cumplir con VeriFactu es la parte del sistema que emita las facturas o tickets. Usualmente, en cualquier sistema TPV, esta parte del sistema es el software.
Aunque, por extensión, hay ciertos dispositivos que también se han visto afectados por la normativa y que deberán tener ciertas capacidades técnicas mínimas. Es el caso, por ejemplo, de las impresoras térmicas, que deberán permitirte imprimir códigos QR en los tickets (con la introducción de VeriFactu en España, las facturas y los tickets deberán llevar un código QR de forma obligatoria).
Si tu impresora actual es demasiado antigua y no tiene capacidad gráfica para imprimir un código QR de forma clara, te verás forzado a cambiarla.
El coste de estos dispositivos es muy variable.
Para empezar, como mínimo, necesitarás:
- Un ordenador, tableta o móvil en el que ejecutar el software (si utilizas helloCash, te servirá cualquier tipo de ordenador, tableta o móvil). El coste suele ser de entre 100 y 500 euros.
- Un lector de tarjetas / datáfono. El precio suele ser de entre 20 y 200 euros.
- Una impresora térmica que permita la impresión de códigos QR. El precio es de entre 50 y 200 euros.
El precio de este tipo de impresoras no es excesivamente elevado, pero debes tener cuidado.
Por otro lado, también puedes adquirir elementos como el cajón portamonedas para almacenar y gestionar el efectivo de tu negocio o escáneres de códigos de barras, son opcionales, no estrictamente necesarios y su precio suele estar por debajo de los 100 euros.
Modelos de pago por el software Verifactu
El cerebro del negocio es, indudablemente, el programa de gestión, como hemos comentado. El software es el encargado de emitir las facturas y enviarlas a Hacienda. Hoy en día, existen diferentes formas de pagar por él.
Suscripciones mensuales (SaaS): Ventajas e inconvenientes.
La norma general hoy en día es el pago por suscripción. En este modelo, el precio es de entre 0 y 100 euros al mes, dependiendo de las características del programa. No obstante, en este apartado cabe mencionar que los precios de helloCash se encuentran entre los más competitivos del mercado. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
La gran ventaja de este tipo de sistema es que utiliza tecnología en la nube.
Como toda tu información y gestión estarán siempre en la nube, el mantenimiento es prácticamente cero. Las actualizaciones se ejecutan de forma completamente automática, sin que tú tengas que hacer nada.
Además, tu información se almacena de forma segura, ya que, como hemos comentado, estará almacenada en los servidores de la empresa y esta realizará copias de seguridad automáticas de forma regular.
El principal inconveniente es que es un gasto recurrente, pero compensa enormemente ya que esto implica que:
- Tecnología cloud: utiliza tecnología cloud que, como hemos comentado, es una ventaja importante.
- Actualizaciones: El software estará siempre actualizado y al día. Si utilizas helloCash, las actualizaciones se ejecutarán usualmente de forma automática sin que tengas que hacer nada.
- Escalabilidad y mantenimiento: Usualmente, no tendrás que encargarte tú del mantenimiento técnico del software. Además, al emplear tecnología en la nube, la solución será mucho más escalable (podrás añadir muchos más dispositivos y terminales de forma mucho más sencilla).
Licencias de pago único: ¿Siguen existiendo o son un mito?
Hace años, lo normal era comprar un software instalado en tu ordenador por el que pagabas una licencia única en su día. Aunque este modelo de pago único todavía existe, cada vez es más residual. El precio de una licencia de uso de este tipo solía ser de entre 200 y 1000 euros.
Si tu solución actual funciona así, debes tener cuidado. Es muy probable que tu compañía de software te haga pagar una licencia adicional por la actualización a VeriFactu.
Además, hay ciertos proveedores que ya han anunciado que no van a adaptar sus soluciones a VeriFactu, lo que te obligará irremediablemente a buscar otra solución en el mercado.
Costes de instalación, volcado de datos y puesta en marcha
Más allá del precio directo de la herramienta, hay otros “precios ocultos” que debes considerar seriamente en tu presupuesto. Uno de los más importantes es el coste de la migración.
Si vienes de usar un sistema anticuado, tendrás una gran cantidad de datos y fichas dispersos que querrás migrar a tu nueva plataforma.
El tiempo invertido en este proceso puede no ser trivial.
En algunos escenarios, quizás necesites pagar costosas horas de consultoría tecnológica o a un informático para realizar todo el volcado de datos correctamente.
Afortunadamente, muchos programas actuales permiten la importación masiva de tu catálogo de productos o base de datos en formato CSV, ahorrándote muchas horas de introducción manual. Por ejemplo, con helloCash, es posible importar bases de datos (de clientes, de productos, etc) en formato CSV.
Mantenimiento técnico y actualizaciones futuras
Como ya hemos comentado, los costes a largo plazo pueden dispararse si utilizas programas antiguos.
Olvídate de tener que actualizar todos tus ordenadores y dispositivos uno a uno cada vez que cambie la ley.
Con las modernas soluciones alojadas en la nube, los proveedores mantienen sus sistemas constantemente actualizados y, además, realizar cualquier tipo de actualización (por ejemplo, para adaptar la solución a los cambios normativos) es mucho más sencillo y rápido.
Esto significa que no tendrás que pagar a técnicos externos para realizar el mantenimiento o para instalar cada actualización que lance el proveedor. Todo se actualiza solo de forma centralizada.
Factores de los que depende el precio de una caja registradora o software VeriFactu
No todos los negocios son iguales y, por tanto, tampoco lo son sus presupuestos. A continuación, veremos los factores de los que depende el precio y el presupuesto del sistema TPV a elegir.
Tamaño del negocio y número de terminales
El volumen de tu comercio afecta directamente al coste. Si operas un pequeño local, usar la app desde Google Play o la App Store en tu móvil será suficiente.
Sin embargo, si tienes varios empleados cobrando al mismo tiempo, necesitarás múltiples licencias o hardware adicional.
Cuantos más dispositivos quieras tener conectados operando en conjunto para facilitar la gestión, mayor será la inversión requerida.
Funcionalidades adicionales (Control de stock, fidelización, reservas)
Un TPV no solo sirve para cobrar. Las opciones modernas incluyen muchas más herramientas y funcionalidades.
Si necesitas opciones para gestionar el inventario de tu negocio, generar calendarios de citas, o almacenar la información de tus clientes, tendrás que adquirir planes superiores.
A más funcionalidades, usualmente la cuota mensual subirá un poco más.
Nivel de integración: Conexión directa con otras herramientas
Si además de cumplir con VeriFactu te va a resultar necesario integrar tu software TPV con otras de tus herramientas (tu ERP, tu software de contabilidad, tu tienda online, tu web, etc), en la gran mayoría de opciones del mercado tendrás que contratar un plan de pago más caro.
Además, para ciertos tipos de integraciones, por ejemplo, integraciones a medida, necesitarás utilizar la API del proveedor y que alguien configure esa integración a medida, lo que implicará un sobrecoste inicial adicional.
Sector de actividad: Hostelería vs. Retail vs. Servicios
El tipo de negocio también define la herramienta. Si gestionas comercios minoristas (por ejemplo, tiendas de ropa), invertirás más en la adquisición de hardware, por ejemplo, para adquirir más escáneres de códigos de barras.
Si por el contrario diriges negocios de servicios (por ejemplo, clínicas de fisioterapia o de belleza), tu prioridad será adquirir una solución que te permita gestionar tus reservas / citas.
Las soluciones que se adaptan a ecosistemas específicos suelen variar su precio según las necesidades reales del sector.
Comparativa de escenarios: Opciones en el mercado según tu presupuesto
Dicho todo esto, vamos a analizar los distintos escenarios más comunes a los que te puedes enfrentar y sus costes reales.
Escenario económico: Actualización de tu software actual (Si es posible)
Si eres cliente de una herramienta moderna en la nube y pagas una suscripción mensual, estás de suerte. Este es el mejor escenario posible para ti.
Es muy probable que la plataforma que utilizas anuncie su total compatibilidad con VeriFactu sin coste adicional. En este caso, tu coste de adaptación a las normativas será de prácticamente cero euros. Tu única labor será revisar si tu solución actual ya cumple y confirmarlo con ellos.
Escenario intermedio: Adquisición de un TPV básico “todo en uno”
Si actualmente usas Excel, Word, emites facturas a mano o utilizas un sistema anticuado, tu situación es diferente. Estos métodos de facturación pasarán a ser completamente ilegales.
Tu mejor opción será contratar un software de facturación básico junto con el hardware fundamental. Si lo haces de forma inteligente y compras todo del mismo proveedor, el precio oscilará entre 20 y 30 euros mensuales, más un pequeño pago inicial por la impresora de tickets y el lector de tarjetas.
Es una inversión modesta para disponer de un sistema TPV integral y totalmente legal.
Si lo que buscas es optimizar el precio, nuestra recomendación es que utilices helloCash, ya que, como hemos comentado antes, dispone de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado (puedes ver nuestros planes y precios aquí).
Escenario premium: Sistemas de gestión integral y multi-tienda
Este es el caso de quienes tienen un software a medida o un ERP desarrollado internamente. El coste de migrar toda la enorme infraestructura a una solución diferente es alto, muy alto.
En estos casos, se suele optar por invertir fuertemente en adaptar la solución interna a VeriFactu, pagando a programadores o costosas horas de consultoría tecnológica, lo cual puede elevar la factura a miles de euros. También se puede adquirir un potente sistema premium que gestione múltiples sedes, lo que indudablemente pertenece al rango de precios más alto del mercado.
Los riesgos de las soluciones “pirata”: Evita sanciones de hasta más de 50.000
A la hora de mirar precios, intentar ahorrar utilizando soluciones “pirata” o gratuitas (pero que no cumplen con VeriFactu, es más, que ni siquiera están adaptadas al español) puede salirte increíblemente caro.
Utilizar programas que no cumplan con VeriFactu, es decir, que no permitan la alterabilidad de facturas ya emitidas, es extremadamente peligroso.
El incumplimiento de la nueva normativa de facturación se considera una infracción muy grave ante la ley. Las sanciones recaen directamente sobre el negocio, y pueden llegar hasta los 50.000 euros por cada año fiscal en que no hayas cumplido con la legislación, y por cada sistema no normativo utilizado.
Nuestra recomendación: Elige helloCash (por los siguientes motivos)
Si tu objetivo es descargar e instalar un TPV completo y asequible, nuestra recomendación principal es que empieces usando helloCash.
A día de hoy, somos la opción favorita de más de 45.000 negocios en toda Europa.
helloCash es un software TPV pensado especialmente para pequeños comercios, negocios locales de servicios y profesionales independientes.
Los motivos por los que te recomendamos helloCash son los siguientes:
- Precios inmejorables: Disponemos de una de las estructuras de precios más competitivas del mercado español actual. No es una exageración, nuestros costes son mínimos. Puedes ver nuestros planes y precios aquí.
- Plan gratuito real: Ofrecemos un plan gratuito, con el que tendrás rápidamente a tu alcance herramientas básicas y podrás emitir tickets y facturas que cumplen con VeriFactu y TicketBAI sin gastar un euro en licencias.
- Facilidad de uso extrema: Uno de los aspectos más valorados por parte de nuestros usuarios es lo intuitivo que es nuestra solución. Todo se siente muy moderno, minimalista, profesional y amigable.
- Terminales integrados: En nuestra web encontrarás todos los dispositivos de hardware que necesitas, también terminales de pago / datáfonos. Nuestro consejo es que adquieras el hardware del mismo proveedor que adquieras el software, es decir, si vas a usar nuestro software, te aconsejamos que también utilices nuestro datáfono.
- Retiradas de dinero diarias: Si decides utilizar nuestro datáfono, podrás realizar retiradas de dinero diarias a las cuentas de tu negocio. Ya no tendrás que esperar semanas para disponer de liquidez.
- Multidispositivo: helloCash funciona en la nube, por lo que podrás utilizarlo en ordenadores, teléfonos o tabletas (iOS o Android). Todos los dispositivos estarán conectados y perfectamente sincronizados entre ellos.
- Sin molestas descargas: No requiere de ningún tipo de descarga o instalación pesada. En ordenadores, accederás desde nuestra propia página web de forma segura.
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Crear una cuenta te llevará menos de 2 minutos y no hay ningún tipo de compromiso.
Si lo ojeas por dentro y ves que encaja con lo que buscas, perfecto, habrás ahorrado muchísimo tiempo, dinero y dolores de cabeza probando otras opciones peores.
Si no, no pasa nada, como comentábamos, no hay ningún tipo de compromiso y solo habrás invertido 2 minutos.
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Preguntas frecuentes sobre la adaptación a VeriFactu de las cajas registradoras y sus precios
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes:
El precio de una caja registradora que cumpla con VeriFactu es de entre 300 y 1000 euros. Pero nuestra recomendación es que utilices un sistema TPV, y NO una caja registradora.
Lo más seguro es que no puedas adaptar tu caja registradora actual a VeriFactu. Las cajas registradoras no son tan versátiles como los sistemas TPV. El cerebro de un sistema TPV es su software, para adaptarlo a VeriFactu, basta con actualizar el software. No obstante, en las cajas registradoras, el cerebro es la propia caja registradora, el propio hardware de la caja registradora (junto a su limitado software). Las obligaciones de VeriFactu aplican al “cerebro”, al elemento técnico del sistema que gestiona la emisión de tickets y facturas.
A corto plazo, un software en la nube resulta más económico porque evitas el gran desembolso inicial de hardware y puedes usar tu propia tablet u ordenador. A largo plazo consideramos que también es más barato que una caja registradora, pese a que suele acarrear costes de suscripción mensuales (de bajo importe), puesto que el software es más fácil de mantener y más escalable.
No es estrictamente obligatorio. Pero sí aconsejamos adquirir ambos del mismo proveedor para evitar problemas de compatibilidad.
Es muy probable que sí, ya que imprimir un código QR exige capacidades gráficas similares a las de un logotipo básico. Sin embargo, deberás hacer una pequeña prueba de impresión para asegurarte de que la resolución es lo suficientemente nítida.
Puedes usar helloCash sin problema en tus dispositivos de Apple. En general, puedes utilizar helloCash en cualquier dispositivo con acceso a internet.
Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.