Requisitos de una factura en España

En España, como en muchos otros países, existen normativas que regulan los requisitos y formas de facturación. 

Además, en los últimos años, se han introducido nuevas normativas que modifican sustancialmente los requisitos de facturación previamente, que limitan considerablemente la libertad a este respecto y que incrementan notablemente el control de Hacienda; se trata de VeriFactu (introducido con la Ley Antifradue 11/2021) y de la Ley Crea y Crece, con la que se introduce la obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre autónomos y/o empresas.

En este caso, veremos todos los requisitos de facturación que rigen en España, veremos qué ha cambiado con VeriFactu y con la factura electrónica, qué deben tener las facturas para ser legales, qué información y datos son obligatorios en las facturas en España, errores de facturación comunes, entre otros.

Además, si te interesa ahondar más en la temática, te invitamos a que también eches un vistazo a estos otros artículos:

• Qué es la factura electrónica: Vemos qué es la factura electrónica, en qué consiste, cuáles son sus requisitos y a qué te obligan.
• Facturae y VeriFactu: Vemos exactamente qué es Facturae y en qué se diferencia de VeriFactu.
• Quién debe facturar electrónicamente: Vemos exactamente qué empresas y negocios deben facturar electrónicamente según las nuevas normativas (en este caso, la factura electrónica / Ley Crea y Crece).
• Quién NO debe facturar electrónicamente: Vemos qué negocios y empresas no están obligados a facturar electrónicamente, es decir, quiénes están exentos. 
• Ejemplo de factura VeriFactu: Vemos un ejemplo de cómo tiene que ser una factura VeriFactu y un ejemplo de ticket, así como los requisitos que debe cumplir cada uno.
• Factura VeriFactu: Cómo emitir facturas verificables: Vemos exactamente eso, cómo emitir facturas VeriFactu.
• Factura rectificativa: Explicamos cómo anular o cómo rectificar una factura conforme a las nuevas normativas.
• ¿Quién está obligado a usar VeriFactu? : Vemos quiénes están obligados a usar VeriFactu y quiénes están exentos.
• ¿Tienen las tiendas y comercios que cumplir con VeriFactu?: Vemos si, efectivamente, las tiendas y comercios tienen que cumplir con VeriFactu y si hay excepciones. Analizamos la obligatoriedad de VeriFactu para esta tipología de negocios concreta.
• Cuándo entra en vigor VeriFactu: Vemos los cambios que ha habido en las fechas y cuáles son las fechas definitivas de entrada en vigor (por ahora).
• Normativa de cajas registradoras: Vemos cómo afectan las nuevas normativas a las cajas registradoras.
• Normativa de ticket de compra: Vemos qué normativas y obligaciones aplican a los tickets de compra convencionales (facturas simplificadas).
• Cómo facturar en un negocio pequeño: Damos consejos y tips para negocios pequeños sobre cómo facturar y cómo adaptarse a las nuevas normativas.

Resumen: ¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura?

Para que una factura sea válida ante la Agencia Tributaria, debes asegurarte de que incluya un número identificativo que sea correlativo y guarde un orden cronológico con el resto de facturas, sin que haya saltos ni duplicidades, también se deben indicar la fecha de expedición, la fecha en la que se realizaron las operaciones, la información fiscal de ambas partes, los servicios realizados o bienes entregados, el importe, el porcentaje de retención del IRPF y un código QR que permita la verificación de la factura.

Estos son los nuevos requisitos de las facturas en España: Índice

• ¿Qué debe tener una factura para ser legal en España? ¿Qué información y datos son obligatorios?
• Facturas VeriFactu: Qué cambia y cuáles son los requisitos.
• La factura electrónica: Qué cambia y por qué no es lo mismo que VeriFactu.
• La factura simplificada (antes ticket): ¿Cuándo se puede usar?
• Límites de importe para emitir facturas simplificadas.
• Plazos legales para la emisión, envío y conservación de facturas en España.
• Consumidores finales.
• Empresas o autónomos.
• ¿Cuáles son los errores de facturación más comunes?
• Romper la correlación numérica.
• Conceptos vagos o genéricos.
• Olvidar la fecha en la que se ha realizado la operación.
• Calcular mal la base imponible y los impuestos.
• Editar una factura ya emitida.
• Usar una factura simplificada para desgravar gastos sin que consten los datos del receptor.
• No identificar correctamente a un cliente extranjero.
• ¿Qué software de facturación utilizar?

Leyes que regulan los procesos de facturación en España

Primero que nada, veamos qué leyes regulan los distintos procesos de facturación en España, de las que se derivan los requisitos y obligaciones que veremos a lo largo del artículo.

Estas son las principales normativas de facturación en España:

• Reglamento de Facturación: Implementado en el Real Decreto 1619/2012. Establece las obligaciones de facturación y los requisitos de los documentos.
• Ley del IVA: Implementada en la Ley 37/1992. Regula el Impuesto sobre el Valor Añadido; también se estipula el cálculo de cuotas y exenciones.
• Ley Antifraude: Introducida en la Ley 11/2021. Introduce medidas contra el software de “doble uso” y sienta las bases de VeriFactu.
• Ley Crea y Crece: Introducida en la Ley 18/2022. Regula la creación y crecimiento de empresas, e impone el uso obligatorio de la factura electrónica en operaciones entre autónomos y/o empresas (B2B).

¿Qué debe tener una factura para ser legal en España? ¿Qué información y datos son obligatorios?

Así pues, veamos estos requisitos de forma más pormenorizada.

Para que en España una factura sea legal, la información y datos obligatorios que debe incluir son los siguientes: 

• Número y serie: Debe ser única y correlativa (sin saltos numéricos respecto a la anterior), tal y como hemos explicado antes.
• Fecha de expedición: La fecha del día en que se emite la factura.
• Fecha de operación: Sería necesario incluir la fecha en la que se realizaron los servicios o la entrega de bienes si el servicio o la venta se realizó en una fecha distinta a la de expedición.

• Nombre completo o Razón Social: Tanto del emisor como del receptor si se trata de una factura completa (para las facturas simplificadas, es decir, los tickets, no sería necesario).
• NIF o CIF: Obligatorio para ambos (salvo en las facturas simplificadas como hemos comentado, a menos que el cliente lo solicite para deducirse el gasto).
• Domicilio fiscal: Dirección completa de ambas partes (salvo en las facturas simplificadas)

• Servicios y descripción: Texto claro del servicio prestado o producto vendido (evitando términos ambiguos).
• Base imponible: El importe de la operación antes de aplicar cualquier impuesto o descuento.
• Precio unitario: Si vendes productos, el precio de cada unidad sin impuestos.

• Tipo de IVA aplicado: El porcentaje correspondiente (21%, 10%, 4% o 0%).
• Cuota de IVA: La cantidad exacta en euros resultante de aplicar el porcentaje.
• Retención de IRPF: Si aplica (normalmente 15% o 7% para nuevos autónomos profesionales), debe restarse explícitamente.
• Importe total: La suma final a pagar.

• Justificación de exención: Si la factura no lleva IVA, debes citar el artículo de la Ley (ej. Art. 20 Ley 37/1992) o la directiva europea que lo permite. Lo mismo aplica para cualquier otra normativa o exención que se haya aplicado en la factura.
• Huella digital (Verifactu): Para cumplir con VeriFactu, la factura debe incluir un código QR identificativo y, si usas sistemas de emisión voluntaria a Hacienda, la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “Veri*Factu”.

Facturas VeriFactu: Qué cambia y cuáles son los requisitos

VeriFactu, introducido con la Ley Antifraude 11/2021, implementa una gran cantidad de cambios que afectan a la forma en la que autónomos y empresas deben facturar. Los principales cambios son los siguientes:

• Word y Excel quedan prohibidos: Se prohíbe su uso para la emisión de facturas, ya que no cumplen con los requisitos de emisión de facturas estipulados en las normativas.
• Obligación de uso de software autorizado: El software que se utilice para la emisión de facturas debe, obligatoriamente, cumplir con los requisitos técnicos estipulados en VeriFactu y estar homologado por un tercero que certifique que, efectivamente, la solución cumple con dichos requisitos. La sanción por el incumplimiento de este punto recae sobre el empresario o empresa, él es el responsable de elegir el software pertinente.
• Prohibición de modificar facturas: Con las nuevas normativas, se prohíbe la modificación o eliminación de facturas. En su lugar, para anular o rectificar una factura en VeriFactu, se debe emitir una factura rectificativa.
• Códigos QR: Todas las facturas deben llevar obligatoriamente un código QR que permita la verificación de la factura en la web de la AEAT. Vemos en detalle cómo funciona el QR y cómo se generan QR válidos en VeriFactu aquí.
• Verificación: Las facturas pueden ser verificadas mediante el código QR que deben incluir obligatoriamente.
• Envío a Hacienda: El software debe permitir el envío de los registros de facturación a Hacienda de forma automática. No obstante, no es obligatorio hacer uso de esta funcionalidad.
• Registros: El software que utilices debe generar registros sobre todas las operaciones realizadas (registros de facturación) y sobre los distintos eventos / estados del software (cuándo se enciende, cuándo se apaga, etc).
• Firma electrónica: Ciertas operaciones realizadas por el software deben ser firmadas digitalmente.

La factura electrónica: Qué cambia y por qué no es lo mismo que VeriFactu

Con la factura electrónica, se introducen ciertas obligaciones y cambios en la forma de facturar, no obstante, no es lo mismo que VeriFactu ni se ha introducido en la misma ley. 

La obligatoriedad de utilizar la factura electrónica se ha introducido con la Ley Crea y Crece. Por otro lado, VeriFactu se ha introducido con la Ley Antifraude 11/2021.

El objetivo de VeriFactu es prevenir el fraude fiscal y aumentar el control de Hacienda. Por otro lado, el objetivo de algunas de las medidas de la Ley Crea y Crece es agilizar los procesos de facturación y reducir la morosidad entre empresas y autónomos.

Los principales cambios en los procesos de facturación que se introducen con la Ley Crea y Crece son los siguientes:

• Obligatoriedad universal en operaciones B2B: Todos los empresarios y trabajadores autónomos deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas cuando operen con otros empresarios o autónomos. 
• Comunicación obligatoria de los estados de la factura: Este es el cambio más operativo. No basta con enviar la factura; el cliente (receptor) deberá informar obligatoriamente de los cambios de estado del documento:
• Formato estructurado: La factura ya no es una “imagen” (como un PDF o un escaneo), sino un archivo de datos estructurados (como XML, Facturae, UBL o EDIFACT). Esto permite que el ordenador del cliente “lea” e importe los datos automáticamente sin intervención manual.
• Acceso garantizado durante 4 años: Deberás permitir que tus clientes consulten sus facturas electrónicas de forma gratuita durante al menos 4 años, incluso si ellos (o tú) habéis dejado de usar ese software o habéis resuelto el contrato de servicios. Esto es lo que dice el texto legal original publicado en el BOE: Durante un plazo de cuatro años desde la emisión de las facturas electrónicas, los destinatarios podrán solicitar copia de las mismas sin incurrir en costes adicionales.
• Recepción de facturas en el propio software: El envío de facturas por fuera del software (por ejemplo, por correo electrónico) deja de tener validez legal como entrega de factura en operaciones entre empresas y/o trabajadores autónomos. Las facturas deben enviarse por dentro del propio software. Es decir, el software que enviará la factura al software de tu cliente.
• Interconexión de plataformas: Las plataformas privadas de facturación electrónica deberán ser capaces de intercambiar información entre ellas. Si utilizas un software concreto y tu cliente utiliza otro diferente, la factura debe llegar al software de tu cliente sin costes adicionales. 
• Software público: También existirá una solución pública de facturación gestionada por la AEAT para quienes no quieran usar software privado.

La factura simplificada (antes ticket): ¿Cuándo se puede usar?

Tenemos un artículo en el que ahondamos en detalle en la normativa del ticket de compra, que puedes leer aquí. La factura simplificada, también conocida popularmente como ticket, es el documento legal utilizado para acreditar y documentar operaciones económicas de importes bajos, usualmente con consumidores finales.

Aunque la factura simplificada permite por defecto no incluir los datos del receptor, si tu cliente es un empresario o profesional que quiere deducir ese gasto, es obligatorio que le pidas sus datos fiscales y los incluyas en el documento. Para que sea deducible, la simplificada debe llevar necesariamente el NIF, el nombre o razón social y el domicilio del destinatario; si no los lleva, Hacienda no permitirá la deducción del IVA.

Límites de importe para emitir facturas simplificadas

El límite de importe para emitir facturas simplificadas es, como regla general, de 400 euros IVA incluido. 

Existe un límite ampliado de hasta 3.000 euros (con el IVA incluido), pero este solo está permitido en sectores específicos como el comercio al por menor, la hostelería y restauración, los servicios de transporte de personas y equipajes, peluquerías, tintorerías, aparcamientos y autopistas de peaje.

Plazos legales para la emisión, envío y conservación de facturas en España

La regla depende principalmente de quién sea tu cliente. Para consumidores finales, la factura (o factura simplificada) debe expedirse y enviarse (al cliente) en el mismo momento de la operación. Para empresas o autónomos, el plazo de emisión es mayor, hasta el día 16 del mes siguiente al momento del cobro o realización de los servicios o entrega de bienes y, desde el momento de la emisión, dispondrás de un mes para enviarla al cliente.

Consumidores finales

Si facturas a un consumidor final o particular, es obligatorio emitir la factura en el mismo momento en que se realiza la operación. Una vez emitida la factura, debes enviársela o facilitársela al cliente. 

En lo que a conservación de los documentos de facturación se refiere, existe una discrepancia entre la normativa fiscal y la mercantil. La Ley General Tributaria exige guardar las facturas durante 4 años, que es el plazo de prescripción de impuestos, contados desde que finaliza el plazo para presentar la declaración correspondiente. 

Sin embargo, el Código de Comercio obliga a conservar toda la documentación del negocio durante 6 años. Por seguridad jurídica, lo más recomendable es que las guardes durante 6 años. 

OJO: Si se trata de facturas de bienes de inversión, como maquinaria o inmuebles, deberás conservarlas durante todo su periodo de amortización y regularización, lo cual puede extenderse mucho más en el tiempo.

Empresas o autónomos

En cambio, si tu cliente es una empresa o un autónomo, dispones de más tiempo, concretamente hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación o el cobro anticipado. 

En el caso de las facturas recapitulativas, que agrupan varias operaciones de un mes, los plazos son similares: el último día del mes natural para particulares y el día 16 del mes siguiente para empresas.

También dispondrás de un plazo de un mes a partir de la fecha de emisión para hacérsela llegar. No obstante, ten en cuenta que con los nuevos sistemas de facturación verificables, la remisión de los datos a la Agencia Tributaria se produce de forma inmediata o simultánea a la expedición de la factura.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes?

Algunos de los errores de facturación más comunes son la rotura de las correlaciones numéricas, el uso de conceptos vagos o genéricos, haber olvidado la fecha en la que se realizó la operación, haber calculado mal la base imponible y los impuestos aplicables, editar una factura ya emitida (ilegal con VeriFactu), intentar utilizar un ticket para desgravar gastos sin que consten los datos fiscales del receptor y, cuando se factura a un cliente extranjero, no aplicar el IVA correspondiente.

1. Romper la correlación numérica

El error consiste en saltarse números (pasar de la 10 a la 12) o duplicarlos (tener dos facturas con el número 15). También es común reiniciar la numeración cada mes (enero-01, febrero-01) sin usar una serie distinta.

Lo que la regla dice es que la numeración debe ser siempre correlativa y cronológica. La factura 15 no puede tener fecha anterior a la factura 14.

2. Conceptos vagos o genéricos

El título es bastante descriptivo. Este error consiste en poner conceptos poco descriptivos, como “Servicios prestados”, “Consultoría” o “Varios”.

En las facturas se debe detallar bien lo que se ha hecho. Por ejemplo: “Consultoría de marketing digital mes de enero de 2026” o “Reparación de fontanería en cocina”.

3. Olvidar la fecha en la que se ha realizado la operación

Por ejemplo, si emites la factura el día 2 de febrero por un trabajo que terminaste el 25 de enero, y solo pones la fecha de emisión (2 de febrero).

Si la fecha de emisión es distinta a la de cuando se realiza el trabajo o se entregan los bienes, se debe indicar explícitamente, por ejemplo: “Fecha de operación: 25/01/2026”.

4. Calcular mal la base imponible y los impuestos

Muchos autónomos aplican la retención de IRPF en facturas a particulares (no se debe) o se olvidan de aplicarla cuando facturan a otras empresas (aquí si es obligatorio).

También se debe evitar redondear en las cifras, por ejemplo, calcular el IVA sobre el total en lugar de sobre la base, lo que a veces descuadra los céntimos.

5. Editar una factura ya emitida

Con la normativa antigua, si cometías algún error en alguna factura enviada, podrías abrir Word o Excel (donde sea que tuvieras la factura), corregir el dato y volver a enviar la factura con el mismo número identificativo.

Con la entrada en vigor de VeriFactu, esto dejará de ser posible. Para corregir cualquier error, deberás emitir una factura rectificativa.

Te explicamos absolutamente todo lo que debes saber sobre la emisión y uso de facturas rectificativas con VeriFactu en este artículo.

6. Usar una factura simplificada para desgravar gastos sin que consten los datos del receptor

Para poder utilizar un ticket para desgravar un gasto, los datos fiscales del receptor de la operación (del cliente) deben aparecer en este.

7. No identificar correctamente a un cliente extranjero

El principal error suele ser facturar con IVA español (21%) a una empresa de la Unión Europea que tiene número de operador intracomunitario (ROI).

En estos casos, no se debe aplicar IVA en la factura. La factura está exenta de IVA y se debe mencionar en la misma que se trata de una “Inversión del Sujeto Pasivo”.

¿Qué software de facturación utilizar?

Si eres un autónomo o si tienes una empresa que opera principalmente con otros autónomos y empresas (es decir, operas en el sector B2B), nuestra recomendación es que utilices herramientas de facturación B2B como holded.

Si eres autónomo o si tienes una empresa que opera en el ámbito del comercio minorista o en el sector de servicios locales (por ejemplo, servicios de peluquería, estética, entre otros), nuestra recomendación es que utilices helloCash.

¿Por qué?

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Descargo de responsabilidad: Señalamos expresamente que este artículo no reemplaza el asesoramiento legal y/o fiscal.

Preguntas frecuentes

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más frecuentes de los usuarios.